Unidad IV. Los formatos de los documentos

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1 Unidad IV Los formatos de los documentos 129

2 Do cumentación técnica Esquema conceptual: Unidad IV Características Programas para realizarlo Utilización 1. Texto plano Características Programas para realizarlo Estructura principal 2. HTML 3. Postscript Características Programas para realizarlo Utilización 130 UNIDAD IV Los formatos de los documentos 5. Otros formatos 4. PDF RTF SWF Características Ventajas Programas para realizarlo Utilización

3 Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos Semana 12 Presentación Una vez que se tienen presentes los conceptos básicos de la documentación técnica y las técnicas del mapeo de información, que se tiene un contenido por elaborar y que se han definido las características del mismo, es pertinente revisar algunos de los tipos de formato más comunes en los que el documento final puede presentarse. La elección del formato dependerá, entre otras cosas, del contenido, los destinatarios, la forma de distribución y la consulta. Enseguida se presentarán brevemente algunos de los formatos más empleados actualmente, que son TXT, HTML, Postscript, PDF, RTF y SWF. Objetivos específicos El alumno analizará los distintos formatos en que pueden realizarse los documentos y distinguirá los usos de cada uno para la presentación final del documento. 131 Tema y subtemas IV. I. Los formatos de los documentos IV.1 Texto plano IV.2 HTML IV.3 Postscript IV.4 PDF IV.5 Otros formatos

4 Do cumentación técnica IV.1 Texto plano Características del texto plano Con qué programa se usa El texto plano es el texto que no tiene ningún formato en especial, como tipo de letra, color, tamaño, relleno, subrayado, cursiva, imágenes, etc. Está formado solamente con caracteres sin formato con un código que reconoce la computadora como: ASCII, ISO , ANSI, UTF-8, Unicode, entre otros. Para elaborar y modificar este tipo de texto se emplean editores como el Bloc de notas de Windows, el programa Word de Microsoft, o incluso editores de páginas web. El texto plano es útil sobre todo para textos pequeños que no requieren formato alguno o para reutilizarlos fácilmente en algún procesador, ya que precisamente su falta de formato permite que se adapte fácilmente a otros de manera automática. También es útil para guardar información breve y de manera rápida. La siguiente imagen corresponde al Bloc de notas de Windows : 132 Utilización del formato plano El formato plano es útil también cuando se selecciona texto con formatos especiales e imagen, ya que es muy minucioso capturar sólo el texto, así que es posible seleccionarlo todo y luego, prácticamente en cualquier programa editor de textos, pegar sólo el texto, de tal forma que solamente será esa parte lo que aparecerá en el procesador y además si se desea se adaptará automáticamente al formato del texto destino. Los archivos en texto plano, normalmente tienen la extensión.txt.

5 Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos IV.2 HTML El html o Lenguaje de Marcado de Hipertexto (Hyper Text Markup Language) es un sistema de códigos que permite crear páginas web. El html está hecho de etiquetas y atributos que especifican las características que tendrá la página web. Aunque hay programas específicos, como Dreamweaver o Expression Web para elaborar páginas web, que poseen opciones automáticas, menús y diseños preestablecidos, para utilizar el html directamente y crear páginas web, se debe contar con: Características del html Con qué programa se usa el html Un editor de texto (Bloc de notas, Wordpad en Windows y en el caso de Mac, SimpleText o Teachtext). Un navegador que interprete las etiquetas y atributos y los despliegue en la pantalla. Con el html se le da estructura a alguna información para presentarla en formato de página web, se organiza el color, el estilo y las imágenes que llevará. Este lenguaje también especifica las formas de visualización en los navegadores. Por lo general, la estructura principal de una página web está organizada por etiquetas. Las etiquetas tienen diversas funciones, como dar un formato específico al texto, separar y dar estructura a cada parte del contenido del texto. Las etiquetas más comunes son: Estructura principal del html 133 ETIQUETA <HTML> <HEAD> <TITLE> </TITLE> </HEAD> <BODY> </BODY> </HTML> FUNCIÓN Empieza un documento HTML Zona de cabecera Zona de título Termina zona de título Termina zona de cabecera Zona de cuerpo del documento Termina zona de cuerpo del documento Termina documento HTML Los atributos que podrían complementar la etiqueta <FONT> son: ETIQUETA FACE= x COLOR= x SIZE= x FUNCIÓN Para definir el tipo de letra (éste deberá estar precargado en la computadora del usuario de lo contrario no se verá esta fuente y la máquina ocupará otra). Color de la fuente Tamaño de la letra

6 Do cumentación técnica Esta pantalla muestra parte del código html de una página sencilla: 134 En la siguiente imagen se observa el resultado visto desde el navegador. El uso de este lenguaje no es el óptimo para escribir textos. En documentación técnica se limita básicamente a la presentación del texto en página web, con las funcionalidades que representa, como el uso de hipertexto y de otras opciones multimedia. Aun sí, el html permite reflejar en sus resultados la técnica del mapeo de información. Estos archivos tienen la extensión.html o.htm.

7 Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos IV.3 Postscript PostScript es un Lenguaje de Descripción de Página (Page Description Language), que identifican muchas impresoras y cuyo formato de archivo se emplea para utilizarse en la impresión profesional. Un archivo PostScript es un archivo técnicamente de texto plano, pero no puede ser visualizado más que con una impresora PostScript o a través de un programa visualizador. Características del Postscript Al Postscript se le conoce también como un formato de documentos que creó la empresa Adobe para referirse a documentos listos para imprimir en una impresora que tenga los controladores necesarios para este formato. Para tener un documento en este formato debe diseñarse en algún procesador o programa de diseño y convertirlo en PostScript. Cuando está en este formato no puede editarse directamente sino que debe modificarse en el programa original. Una vez en PostScript quedan listo para ser impreso. Una característica de este formato es que para poder observar los archivos se necesita un programa visor, para UNIX y para Windows existe un programa gratuito llamado GhostView, que además posibilita imprimir el documento aunque la impresora no sea PostScript. Entre las ventajas de PostScritp se encuentra la salida de color con alta resolución y su flexibilidad para el cambio de escala y tamaño de los elementos del documento sin pérdida de información. Este formato hoy en día es un estándar para almacenar documentos listos para imprimir. Se emplea cuando se desea tener un formato de salida directa a impresión con calidad y sin riesgos de errores o modificaciones en los formatos por cambios de programas al enviar a imprimir. Debe tenerse cuidado de que la impresora esté configurada correctamente para el formato PostScript. Los archivos PostScript tienen la extensión.ps. Con qué programa se usa el Postscript Utilización del Postscript 135 IV.4 PDF El Formato de Documento Portátil o pdf permite obtener un archivo a partir de otros programas y visualizar la información que en tal formato se encuentre desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático. Algunas de sus ventajas son: Integridad de la información: los archivos pdf tienen como resultado el Características del pdf Ventajas del pdf

8 Do cumentación técnica mismo aspecto y muestran la misma información que los archivos originales, ya sea que incluyan texto, 3D, gráficos en color, dibujos, fotos, diagramas o notas al margen, esto de manera independiente de la aplicación utilizada para crearlos. Así, cuando se abre un formato en pdf, además de que el archivo suele ser más ligero que el original, no cambian los tipos, estilos de letra, imágenes, etcétera. Seguridad: los archivos pdf pueden firmarse electrónicamente o protegerse con contraseñas. Capacidad de búsqueda: los programas lectores de pdf tienen la particularidad de mostrar opciones de búsqueda de texto con lo que se facilita encontrar información específica de lectura de marcadores o a través de índices (si originalmente se le dio el atributo al convertir el archivo a pdf). A través del programa lector del pdf puede abrirse en cualquier plataforma y sistema operativo. Son editables con Adobe Acrobat. 136 El formato pdf actualmente es un estándar formal abierto y los más recientes desarrollos de los lectores de documentos pdf soportan no sólo enlaces de hipertexto, anotaciones, anclajes de página, marcos, etc. sino también imágenes, miniaturas, audio y video en movimiento, etc; por lo que amplían enormemente el nivel 2 PostScript. El lector pdf de Adobe puede ser descargado de forma gratuita desde el sitio web de Adobe. Con qué programa se usa Utilización del pdf El pdf fue inventado por Adobe Systems. Se basa en el modelo de lenguaje Postscript para describir el texto, los gráficos y las imágenes y aunque cada vez son más programas (editores de texto, diapositivas o navegadores) que incorporan extensiones para convertir sus archivos a pdf, Adobe Acrobat es el programa que permite crearlos y elegir entre una amplia serie de atributos para aplicarlos al archivo resultante. También es el programa que generalmente permite leer los archivos en pdf. En la documentación técnica, este formato es de utilidad para la presentación final del documento, ya que el resultado es un documento más ligero que conserva hipervínculos, índices y todas las propiedades de imagen del documento original. Son varios los programas que permiten exportar el formato original a pdf.

9 Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos IV.5 Otros formatos RTF El Formato de Texto Enriquecido (Rich Text Format o rtf) fue desarrollado por Microsoft en 1987 con el fin de hacer posible el intercambio de documentos en diferentes plataformas. De esta forma los procesadores de texto más utilizados pueden leer y escribir documentos rtf. Todos los programas de procesamiento de textos de mayor difusión, así como los clientes de correo electrónico y los sistemas operativos pueden leer archivos rtf. El formato rtf es un método de codificación de texto que incluye formato e imágenes, facilita la transmisión de información entre distintos dispositivos, sistemas y aplicaciones, ya que produce un documento que puede leerse y editarse en cualquier otro contexto diferente al original. El formato rtf Características del formato RTF Esta característica es posible debido a que un documento rtf en esencia se almacena como texto plano, el cual describe al sistema las características del documento, al que se le añaden propiedades derivadas del rtf. El formato rtf por lo general no propaga virus, si se envía por correo electrónico, es menor el peligro latente de enviar macros dañinas a otros usuarios, ya que este formato no utiliza macros. 137 Actualmente rtf es un formato abierto. Este formato se usa de forma predeterminada en WordPad, además de muchos otros programas, como Microsoft Office, OpenOffice, AbiWord, TextEdit, etcétera. Con qué programa se usa el rtf La siguiente imagen es un documento en rtf, elaborado en WordPad.

10 Do cumentación técnica Utilización del rtf Debido a que el rtf es un formato de texto compatible que permite exportarse e importarse desde y hacia cualquier versión de Word, otros procesadores de textos y otros programas como los de diseño, base de datos y presentaciones, se recomienda usar para información que se presentará, se diseñará o se reutilizará para ciertos fines en distintos formatos. Sin embargo, deben tenerse precauciones al emplearlo, ya que incluso entre versiones del mismo programa, la apertura de documentos no presenta los contenidos con la misma fidelidad. Es recomendable hacer pruebas de compatibilidad antes de elaborar un documento para exportar, sobre todo si es un documento extenso. La extensión de los archivos de este formato es.rtf. Identificas la diferencia entre el formato TXT y el RTF? 138 Características del swf Con qué programa se usa el swf SWF swf es un formato de archivo de gráficos vectoriales que tiene la función de crear archivos de tamaño pequeño interactivos para ser utilizados en cualquier plataforma a través de navegadores web, ya sea con un ancho de banda reducido o sin conexión. Uno de los programas que se emplean para convertir cualquier archivo imprimible en formato swf es FlashPaper, que convierte archivos en documentos de Flash o archivos pdf preparados para consultarse en la web. Los documentos resultantes se ven de la forma como se verían impresos en papel, tienen controles para desplazamiento y la opción de integrarse con Microsoft Office a través de un menú. El texto tiene las opciones comunes de copiar y pegar, incluye soporte para búsqueda de texto y selección, hipervínculos y marcas de lectura. La siguiente imagen muestra la forma como se observa un texto en formato FlashPaper.

11 Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos Otra opción para crear un archivo.swf desde otro programa es en Adobe In- Design. 139 Los documentos en swf se pueden incrustar en una página web directamente, no tienen que abrirse como un vínculo aparte. Los documentos pueden ser publicados utilizando herramientas de edición web tales como Macromedia Contribute, Dreamweaver o cualquier editor html. Utilización del swf Este formato de documento es aconsejable si se quiere presentar en Internet contenidos que se carguen rápidamente en la red y puedan visualizarse con Flash Player. Los archivos FlashPaper tienen la extensión.swf.

12 Do cumentación técnica Reactivos de autoevaluación Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero 1. El formato txt es el más adecuado para cuando se busca incorporar imágenes al documento. 2. El html es un lenguaje utilizado para elaborar páginas web y se estructura mediante etiquetas. 3. Un formato ideal para realizar documentación técnica es el html. 4. PostScript es un formato en el que es posible editar directamente el contenido del texto. 5. En cualquier procesador de textos es posible leer los archivos en PostScript Un documento convertido a pdf tiene la desventaja de no poder visualizarse sino únicamente a través del programa en el que se creó. 7. El formato pdf es útil para presentar al lector el documento técnico, ya que será ligero y el formato del diseño del texto se conservará intacto. 8. El formato rtf permite el uso de formato en el texto, como negritas, cursiva o tipos de letra y además la incorporación de imágenes en el documento. 9. Para leer un documento en swf se emplea un navegador de Internet con Flash Player incorporado, así puede visualizarse rápidamente con todas sus propiedades. 10. Los archivos en swf pueden insertarse en documentos html.

13 Unida d IV. L os formatos de los d o cumentos Glosario Macros: Almacenamiento cronológico de pulsaciones de teclas, acciones de comandos, instrucciones, e incluso movimientos del mouse, con el fin de automatizar o economizar procedimientos. Gráfico vectorial: Una imagen vectorial es una imagen digital formada por objetos geométricos independientes (segmentos, polígonos, arcos, etc.), cada uno de ellos definido por distintos atributos matemáticos de forma, de posición, de color, etcétera. Las imágenes vectoriales son más flexibles que las de mapa de bits porque pueden ser redimensionadas y extendidas sin perder calidad. La animación por gráficos vectoriales suele ser más sencilla y ocupar menos espacio que las de gráficos de mapa de bits. Su representación suele requerir menos memoria y menos espacio de almacenamiento. Fuentes de información González, M. (2005). Documentación Técnica. México: UNID. 141 Lamarca, M. Hipertexto: El nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Consultado el 18 de septiembre de 2009 en info/documentos/texto.htm#ascii Manchado, E. y Santos, J. (2000). RTHC: Libertad para el formato RTF. Consultado el 19 de septiembre en 2hispalinux/conf-04/04-html/formato_ RTF.html

14 Do cumentación técnica Panel de verificación Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero 1. El formato txt es el más adecuado para cuando se busca incorporar imágenes al documento. 2. El html es un lenguaje utilizado para elaborar páginas web y se estructura mediante etiquetas. F V 3. Un formato ideal para realizar documentación técnica es el html. F 4. PostScript es un formato en el que es posible editar directamente el contenido del texto. F 5. En cualquier procesador de textos es posible leer los archivos en PostScript. F Un documento convertido a pdf tiene la desventaja de no poder visualizarse sino únicamente a través del programa en el que se creó. 7. El formato pdf es útil para presentar al lector el documento técnico, ya que será ligero y el formato del diseño del texto se conservará intacto. 8. El formato rtf permite el uso de formato en el texto, como negritas, cursiva o tipos de letra y además la incorporación de imágenes en el documento. 9. Para leer un documento en swf se emplea un navegador de Internet con Flash Player incorporado, así puede visualizarse rápidamente con todas sus propiedades. F V V V 10. Los archivos en swf pueden insertarse en documentos html. V