Unidad V MANEJO DE SOFTWARE PARA DOCUMENTAR

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1 Unidad V MANEJO DE SOFTWARE PARA DOCUMENTAR

2 Unidad V: Manejo de software para documentar Semana 13 A. PRESENTACIÓN Para la construcción del documento el siguiente paso es elegir el programa de cómputo en el que se realizará, este tema es relevante pues de las posibilidades y uso que se haga del programa los resultados serán los que se esperaban al establecer los objetivos del mismo. En los siguientes párrafos se presentará una breve descripción de algunos de los programas más empleados para la elaboración de documentos, cada uno de ellos tiene características específicas que los hacen más o menos adecuados para cada necesidad; la elección dependerá de elementos ya conocidos como el objetivo, tipo de elementos a utilizar, el mensaje, el lector y la forma de transmisión del contenido. Debe tomarse en cuenta que en la elaboración de documentos técnicos es importante que el formato o la apariencia sea agradable y clara a la vista, pero esto no es más relevante que la estructura y coherencia del contenido. B. OBJETIVO ESPECÍFICO El alumno describirá los distintos programas para la elaboración de documentos, distinguiendo los usos de cada uno para la presentación final del documento. Licenciatura en Derecho 2

3 C. TEMA Y SUBTEMAS 5. MANEJO DE SOFTWARE PARA DOCUMENTAR 5.1 FrameMaker. 5.2 InDesign. 5.3 Writer. 5.4 Word. 5.5 LaTex. D. MAPA MENTAL: UNIDAD V Licenciatura en Derecho 3

4 E. CONTENIDO 5. Manejo de software para documentar Conoces los diversos tipos de software que existen para realizar documentos? Existen varios tipos de software a elegir para la realización de documentos, en particular para la realización de documentos técnicos, entre ellos se encuentra FrameMaker, InDesign, Write y Word. Enseguida se presentan sus características más importantes, algunos aspectos de su utilización y la extensión de sus archivos. 5.1 FrameMaker Para qué tipo de documento utilizarías FrameMaker? Adobe FrameMaker es un programa desarrollado por la empresa Adobe para la creación y publicación de documentos, dirigido a escritores de contenido técnico. Funciona a través de flujos de trabajo y un entorno basado en plantillas, con lo que se busca simplificar la elaboración del contenido y mantener la uniformidad y características que den coherencia al formato final. Características Frame Maker ofrece soporte para la creación basada en estándares, entre ellos para Darwin Information Typing Architecture (DITA), estándar basado en XML para crear, producir y entregar información técnica. A través de sus opciones, permite la creación de contenido que puede ser publicado en varios formatos como XML/HTML, impresión en papel o PDF. Es especialmente útil a los documentadores técnicos para crear, estructurar, revisar y publicar con facilidad contenido extenso y complejo, en el que además se utilice simbología específica. Utilización Licenciatura en Derecho 4

5 FrameMaker puede incluir distintos tipos de contenido y posibilita el acceso a contenido almacenado para ahorrar tiempo en búsqueda e intercambio de información a incluir en el documento. Entre otras opciones, FrameMaker ofrece soporte para la impresión de alta calidad, el uso de del formato de documentos PDF y la integración de gráficos vectoriales escalables. La siguiente imagen muestra la ventana principal de FrameMaker. Figura1: Fuente: Esta herramienta ofrece además del tratamiento de textos, la posibilidad de emplear opciones de XML para estructurar, almacenar e intercambiar información. Además permite elaborar documentos interactivos mediante la incorporación de elementos multimedia. Los archivos realizados en FrameMaker tienen la extensión.fm. Extensión del archivo Licenciatura en Derecho 5

6 5.2 InDesign Qué tipo de documento realizarías con InDesign relacionado con tus asignaturas? InDesign es un programa de la empresa Adobe para la creación de composiciones profesionales para la edición digital e impresa. Entre sus características se incluyen las posibilidades múltiples opciones para el uso de la tipografía y la aplicación del color. Otras características son sus opciones de presentación o reproducción, que puede ser desde una impresión de alta calidad hasta la visualización en Adobe Flash Player y en formato PDF, lo que le da cierto nivel de interactividad. InDesign es útil para crear composiciones para revistas, publicaciones periódicas y folletos, con opciones de PDF y documentos interactivos. Características Utilización Los documentos resultantes pueden convertirse en originales para impresión en alta resolución o para consultarse a través de Internet. La imagen siguiente presenta la pantalla de trabajo del programa. Figura 2: Fuente: Licenciatura en Derecho 6

7 Los archivos que resultan del empleo de InDesign tienen la extensión.indd. Extensión del archivo 5.3 Writer Qué ventaja encuentras en Writer respecto a otros programas? Writer es un procesador de textos que parte de la suite de ofimática Apache OpenOffice de la Apache Software Foundation (ASF). Este programa puede correr en cualquier sistema operativo (multiplataforma, entre ellos Linux, Mac OS y Microsoft Windows, y soporte para varios idiomas. Características Writer se integra con otras aplicaciones de Apache OpenOffice, entre las que se encuentran programas para presentaciones, hoja de cálculo, bases de datos y publicación de documentos. En Writer es posible exportar la información a más de 20 formatos de archivo de texto, entre ellos PDF o XML, además de que es editor de HTML. Writer es compatible con diversos programas y formatos, entre ellos con Microsoft Word; su estructura y apariencia es muy parecida también a dicho programa, aunque tiene sus particularidades, una de ellas es que Writer es software libre. El entorno de Writer presenta, entre otros, los siguientes elementos: Barra de Menú. Barra de Herramientas. Regla Vertical. Regla Horizontal. Barra de Estado. Licenciatura en Derecho 7

8 En la siguiente imagen se observa la pantalla de trabajo de Writer: Barras de menú Barras de herramientas estándar y de formato Reglas Marco de Límite de texto Barras de desplazamiento Barra de estado Figura 3: Fuente: Writer es útil para la elaboración de documentos en general, se trata de un procesador de textos como cartas, proyectos, informes o folletos. Cuenta con plantillas predeterminadas y opciones para personalizar formatos. Utilización Se emplea para elaborar documentos donde la mayor parte del contenido sea texto, pero con las opciones de integrar elementos de apoyo como gráficos, imágenes, tablas y uso de colores y tipografía específica. Writer es recomendable para todo tipo de documentos, incluso posee un editor de fórmulas (Math) gratuito para el caso de que se requiera utilizar simbología de matemáticas. No es un sistema de especializado en diseño editorial, es práctico para la documentación técnica, donde lo que se requiere es de opciones para presentar un contenido estructurado, claramente definido, legible y coherente, donde no es preciso de un diseño muy elaborado que pueda distraer del objetivo del texto. Los archivos de Writer tienen la extensión.odt. Extensión del archivo Licenciatura en Derecho 8

9 5.4 Word Qué encuentras en común en la pantalla inicial de InDesig, Writer y Word? Word de la empresa Microsoft es un procesador de textos que permite crear documentos de diversos tipos, como informes, cartas, invitaciones, artículos, y textos que en general no sean demasiado extensos ni requieran de diseño avanzado. Este programa se apoya para su funcionamiento en barras de trabajo y opciones que disminuyen la necesidad de utilizar otro tipo de software ya que posee opciones para gráficos, manejo de referencias bibliográficas, diseño de página, y es compatible con una gran cantidad de programas que se integran como complementos, como convertidores de formatos, administradores de referencias o los propios programas de la misma suite Office (para elaborar presentaciones, gráficas y cálculos, publicaciones, etc.). Características Entre los principales elementos que lo conforman están las barras y cinta de opciones, esta última formada por pestañas principales y pestañas de herramientas, organizadas en grupos según su función, y que se encuentran en la parte superior de la pantalla (versión 2013). Cada pestaña y grupo; tiene un nombre específico que orienta sobre las herramientas que se encontrarán en cada sección. Una vez que se selecciona alguna pestaña aparecen sus herramientas específicas representadas por íconos acompañados de texto que da idea de la función que realiza. Licenciatura en Derecho 9

10 En la siguiente imagen se aprecia la barra de acceso rápido a herramientas y la cinta de opciones con sus pestañas principales. Barra de acceso rápido a herramientas Pestañas principales de herramientas Cinta de opciones En la siguiente imagen se observa el área de trabajo del programa y sus elementos generales. Word ofrece opciones para el formato del documento, que incluye opciones de tipografía, colores, fondos, inserción de elementos como gráficos, imágenes, tablas y estilos, así como opciones para incluir referencias en el texto, diseñar la página en cuanto a tamaño y márgenes, además de opciones de visualización, impresión y formato de salida. Licenciatura en Derecho 10

11 Es un programa de amplio uso en todos los ámbitos, desde el casero y académico hasta el comercial o empresarial. Utilización Se utiliza en la elaboración de documentos en general, donde es posible elegir entre una variedad de formatos de salida y opciones de presentación predeterminados y de creación por parte del usuario. Word no es un propiamente un programa para diseño de publicaciones profesionales, pues si bien permite el uso de diferentes elementos como imágenes, gráficas e hipervínculos, no tiene un soporte para documentos científicos complejos o textos muy grandes. Por otra parte, su amplio uso y constante actualización, lo hace un programa atractivo por su compatibilidad tanto entre los mismos programas de Microsoft Office como de otros sistemas y amplias posibilidades para la documentación técnica que no requiere de extensa simbología especializada o de textos muy grandes. La extensión de los documentos creados en Word es.doc o.docx. Extensión del archivo 5.5 LaTex Con qué elementos se podrían comparar en la documentación técnica el preámbulo y cuerpo en LaTex? Características Si bien hay muchos programas en el mercado para el diseño de textos, LaTex se ha mantenido vigente desde hace más de 10 años en el ámbito académico y científico de todo el mundo. Algunos de los factores que lo han permitido es el que los mismos científicos y técnicos pueden generar directamente materiales con calidad profesional, sin la intervención de diseñadores e impresores. A través de LaTeX se puede realizar un proceso integral de edición de materiales listos para su impresión final. Entre sus características está el que se distribuye bajo distintos sistemas operativos, entre ellos Windows. Éste es un programa de código abierto, gratuito, que permite anexarle otros programas para incluir la simbología científica deseada. Licenciatura en Derecho 11

12 LaTeX es un lenguaje, elemento de un sistema de tratamiento de textos científicos que se complementa, en principio, por un compilador. Uno de los compiladores más utilizados es TecNic Center, a través del cual se edita y visualiza el texto para finalmente exportarlo a un formato de impresión, como.pdf,.dvi o.ps. Procedimiento para LaTex Su sistema tiene un procedimiento parecido al de html, pues no va presentando el formato final al momento que se escribe, sino que primero elabora un código fuente y después se procesa para observar el texto del documento. Partes del documento LaTex De manera general, un documento en LaTeX se compone de dos partes esenciales: Preámbulo. Se trata de la selección de un conjunto de macros con los que se especifica cuál será el aspecto general y el estilo del documento, también se establecen las reglas gramaticales del idioma seleccionado. Cuerpo. Se colocan el texto, los gráficos y la simbología que se utilizarán, como es el caso de las expresiones matemáticas. En la siguiente imagen se observa el preámbulo y cuerpo de un texto en LaTeX: Licenciatura en Derecho 12

13 LaTeX es un sistema de preparación orientado principalmente a la elaboración de documentos científicos y técnicos de alta calidad que serán publicados de forma impresa, no es propiamente un procesador de textos y es empleado principalmente por matemáticos, físicos e informáticos. No es el más adecuado para textos sencillos que no requieran simbología, sino que es útil precisamente para incluir fórmulas matemáticas, químicas, físicas y diagramas, entre otras. Utilización de LaTex De ahí que LaTeX es una herramienta por excelencia para la documentación técnica. Está diseñado para trabajar a través de un mapa inicial del material, organizado en secciones bien delimitadas y características específicas de formato desde el inicio. La extensión de los archivos LaTeX es.tex. Extensión de LaTex Licenciatura en Derecho 13

14 F. CONCLUSIÓN En función del tipo de documento técnico que se necesite elaborar es la elección de la herramienta de cómputo que resultará adecuada. Así, si el documento es largo con una gran cantidad de información y secciones, posiblemente FrameMaker resulte adecuado; si se trata de una publicación que tendrá amplio contenido gráfico posiblemente InDesign resulte la mejor opción; si el documento es sobretodo texto y no es demasiado extenso, la propuesta es Write o Word; y si no se cuenta con presupuesto para un procesador de textos, entonces definitivamente Write es recomendable. Licenciatura en Derecho 14

15 G. LECTURAS COMPLEMENTARIAS Adobe (2013) Adobe InDesign, Ayuda y tutoriales. Consultado en: Adobe (s/f) FrameMaker11 and FrameMaker Publishing Server 11 Reviewer s Guide. Consultado en: MEMAKER11_REVIEWERS_GUIDE.PDF Microsoft Office (s/f). Guía de inicio rápido en Microsoft Word Consultado en: HA aspx?CTT=1 Open Office Writer (s/f) Manual de Apache Open Office. Consultado en: Sánchez M., J. (s/f) Software libre para diseñar. Consultado en: Licenciatura en Derecho 15

16 H. GLOSARIO Término Extensión de un archivo HTML PDF Software libre XML Significado Son los caracteres asociados al nombre de un archivo que se escriben después de un punto. La extensión normalmente está integrada por 2 a 4 caracteres que identifican su formato. El HTML o HyperText Markup Language, es un lenguaje de programación con el que se escriben documentos que pueden accederse desde Internet mediante otros programas llamados navegadores (Safari, Firefox, Chrome, Explorer). Portable Document Format (PDF) o formato de documento portátil, que se integra con texto, imágenes vectoriales e imágenes de mapa de bits. Software en el que los desarrolladores del mismo permiten utilizar, copiar modificar y redistribuir el programa en cuestión. Este tipo de software generalmente es gratuito aunque no en todos los casos. Lenguaje de Etiquetado Extensible simple y estricto que interviene en el intercambio de una gran variedad de datos. XML es un formato que permite la lectura de datos a través de diferentes aplicaciones. Se trata de un lenguaje muy similar a HTML pero con la función principal es describir datos y no de mostrarlos. Las tecnologías XML son un conjunto de módulos que ofrecen servicios para estructurar, almacenar e intercambiar información. Licenciatura en Derecho 16

17 I. FUENTES DE INFORMACIÓN a) Cibergráficas Adobe (s/f). Adobe FrameMaker11. Consultado en diciembre de 2013 en: Adobe (s/f). InDesign CC. Consultado en diciembre de 2013 en: Apache Open Office. (s/f). The Free and Open Productivity Suite. Consultado en diciembre de 2013 en: IES Gaviota (s/f). El Lenguaje HTML. Consultado en diciembre de 2013 en: Licenciatura en Derecho 17