WCA HOSPITAL POLITICA FINANCIERA Número: FIN-104 Fecha: 29/12/15 MATERIA Política de Facturar y Cobrar I. OBJETIVO Esta política pertenece a WCA Hospital (WCA) y sus médicos empleados y contratados bajo el Número de Identificación del Impuesto Federal 16-0743226, junto a la Política Administrativa de WCA Hospital A- 9 (o sea, el Programa de Ayuda Financiera también conocido como Cuidado de Caridad), tiene intención de cumplir con los requisites de las leyes locales, estatales y federales, inclusive sin límites la sección 501(r) del Código de IRS (Departamento de los Ingresos y Impuestos), como enmendado, y su reglamento. Esta política establece los actos que puede tomar el WCA Hospital si no se paga por el cuidado médico recibido, incluyendo pero no limitado a los actos extraordinarios de cobranza (AEC). Los principios detrás de esta política son de tratar igualmente todos los pacientes y los individuos responsables con dignidad y respeto, así como también asegurar que los procedimientos de facturar y cobrar son cumplidos con uniformidad y que asegurar que los esfuerzos razonables son hechos para determinar si el Individuo Responsable (o los Individuos Responsables) por el pago total o parcial de la cuenta del paciente tiene derecho a la ayuda económica bajo de la Política de la Asistencia Financiera (PAF). II. DEFINICION Resumen del Lenguaje Llano significa una declaración escrita que le notifica al Individuo a quien el WCA Hospital ofrece la ayuda económica bajo de PAF para los servicios del paciente ambos hospitalarios y necesarios y contiene la información requerida ser incluida en tal declaración bajo de PAF. Cantidades Facturadas Por Lo General significa que los pacientes aprobados por PAF no serán facturados más que la cantidad media aplicando el método de ver detrás, o sea en inglés look back method. Este método utiliza el Informe del Reembolso y las Estadísticas que viene del Proveedor de Medicare del año previo. La metodología de los cálculos es lo mismo, aunque el porcentaje de AGB es distinto y basado en si los servicios son para pacientes internos o externos. Periodo para Solicitar significa el periodo en que WCA Hospital tiene que aceptar y tramitar la solicitud para la ayuda económica bajo de PAF. El Periodo para Solicitar comienza al día cuando proporcione el servicio y termina después de que 120 días hayan pasado desde la primera factura después del dar de alta. Las personas quienes indican que califiquen dentro del period de 120 dias, pueden obtener una extension de no más de 240 días. Fecha tope para Facturar significa la fecha después de que WCA Hospital o una agencia de cobranza pueden iniciar un AEC contra el Individuo Responsable que no haya solicitado un aviso escrito por la ayuda económica bajo de PAF. Se especifica la Fecha Tope para Facturar en un aviso escrito y luego 1
dado al Individuo Responsable por lo menos 30 dias antes de la fecha tope, aunque no antes de 120 dias después de la primera cuenta después del dar de alta. Fecha Tope para Hacer Completo significa la fecha después de que WCA Hospital o un agencia de cobranza puede iniciar ó iniciar de nuevo un ACE contra un individuo (o los individuos) que ha enviado un PAF inacabada si ese Individuo no ha dado la información perdida y/o los documentos necesarios para terminar la solicitud o la solicitud rechazada. Se especifica la Fecha Tope para Hacer Completo en un aviso escrito y no más temprano que 1) los 30 dias despues de que el WCA Hospital proporciona al Individuo esta noticia; or 2) el ultimo dia del Periodo para Solicitar. Acto Extraordinario de Cobranza (AEC) significa cualquier acto contra un Individuo (o Individuos) responsable por pagar la factura de una cuenta auto-pago que requiere un proceso legal o judicial o dando información adversa sobre el Individuo Responsable a las agencias del consumidor y crédito. AEC no incluye el traslado de una cuenta auto-pago a otra persona u otra parte para cobrar sin el uso de algún AEC. Individuos que Tienen Derecho a PAF significa un Individuo Responsable que tiene derecho a la ayuda económica bajo de PAF indiferente al Individuo (o Individuos) que haya pedido la ayuda financiera. Política de Ayuda Financiera (PAF) significa el Programa de Ayuda Financiera del WCA Hospital para los Pacientes que no Tienen Seguro o Poco Seguro Médico, que incluye los criterios de elegibilidad, cómo calcular los precios y cargos y las medidas para divulger la política, así como también los parámetros del Programa de Ayuda Financiera. SFP significa los Servicios Financieros del Paciente (SFP), el departamento del WCA Hospital que está encargado de facturar y cobrar las Cuentas de Auto-Pago. Individuo(s) Responsible(s) significa el paciente y otra persona cualquiera que tiene la responsabilidad de la Cuenta de Auto-Pago. Cuenta de Auto-Pago significa la porción de la cuenta del paciente de que tiene la responsabilidad el Individuo (ó los Individuos) u otros Individuos Responsables, menos los pagos hechos por cualquier compañía del seguro médico o por medio de la tercera parte (incluso co-pagos, co-seguro y los deducibles) y menos cualquier reducción o dar por pedido hecho con respecto a la cuenta del paciente después de la solicitud al Programa Financiero, como es aplicable. III. POLITICA A. Sujeto a las cláusulas de esta política, el WCA Hospital puede tomar cualquiera y toda acción legal, incluso ACE para obtener el pago debido por los servicios médicos proporcionados. B. WCA no hará ACE, ni directamente ni por medio de la agencia de cobranzas ni por tercera parte cualquiera, antes de hacer esfuerzos razonables para determiner si el Individuo(s) Responsable(s) tiene derecho a la ayuda financier bajo de PAF. En los casos donde la correspondencia al Individuo Responsable no llega o el paciente no quiere llenar la solicitud, la cuenta puede pasar rápidamente por el ciclo de facturar y luego ser enviado a la agencia de cobranza. Si el Inviduo(s) Responsable(s) da una nueva dirección o domicilio ó llena una nueva solicitud, todos los previos esfuerzos de obtener el pago serán terminados. C. Les ofrecerán a todos los pacientes un Resumen del Idioma Llano (RIL), así como también una solicitud para la ayuda financier bajo de PAF como parte de la primera factura enviada después del dar de alta, incluso el acceso a SLP en la página de web del WCA Hospital www.wcahospital.org. 2
D. Por lo menos tres distintos estados de cuenta para la cobranza de las Cuentas de Auto-Pago serán enviados al último domicilio conocido de cada Individuo(s) Responsable(s); estipulado, no obstante, que no será necesario enviar Estados de cuentas adicionales al Individuo Responsable si él o ella envia una solicitud completa para la ayuda financiera bajo de PAF ó si ha pagado totalmente. Por lo menos 60 días habrán transcurridos entre el primer y el ultimo envio del estado de cuenta. El Individuo Responsable tiene la obligación de proporcionar al WCA Hospital el domicilio actualizado en el momento de recibir los servicios ó cuando cambia su domicilio. Si el WCA Hospital no puede obtener el domicilio correcto, enviarán los Estados de cuenta a una agencia de cobranza y no al domicilio del Individuo Responsable. Si un estado de cuenta no tiene un domicilio válido, será determinado que un esfuerzo razonable será habido hecho. Todas las cuentas de auto-pago incluirán pero no limitada: 1. Un resumen exacto de los servicios hospitalarios incluidos por el estado de cuenta; 2. Los cargos por tal servicios; 3. La cantidad requerida ser pagada por el Individuo(s) Responsable(s), ó si no es sabido tal cantidad, un cálculo aproximado de buena fe con respecto a tal cantidad desde la fecha de la primer estado de cuenta); y 4. Una noticia escrita y notoria que avisa e informa al Individuo(s) Responsable(s) sobre la disponibilidad de la Ayuda Financiera bajo de PAF del Hospital, incluso el número teléfonico del departamento y la dirección electrónica y directa donde se obtienen copias de los documentos. 5. No se cobrarán más que BGA a los pacientes que cumplan con los requisitos para la Ayuda Financiera del WCA Hospital no serán. E. Por lo menos un estado de cuenta enviado incluirá una noticia escrita que informará al Individuo(s) Responsable(s) sobre los ACE que serán tomados si el Individuo Responsable no solicita para la ayuda financiera bajo de PAF ó paga la cantidad debida por la fecha tope. Tal estado de cuenta será proporcionado al Individuo Responsable por los menos 30 días antes de la fecha tope especificada en el estado de cuenta. Un SLP será parte del primer estado de cuenta relacionado al dar de alta. El Individuo Responsable tiene the obligación de proporcionar su domicilio actualizado cuando reciba el servicio médico o cuando cambie su domilicio. Si un estado de cuenta no tiene un domicilio válido, será determinado que un esfuerzo razonable será habido hecho. F. Antes de iniciar cualquier ACE, un intento oral será hecho para ponerse en contacto por teléfono con el Individuo Responsable (si tiene número telefónico), por lo menos una vez mientras el Hospital está tratando de enviar la serie de Estados de cuenta (por correo normal ó correo electrónico) si todavía el Individuo Responsable no ha pagado lo que debe. Durante la conversación, el paciente o el Individuo Responsable será informado sobre la ayuda financiera disponible bajo de PAF. G. Se pueden comezar los ACE en la siguiente manera: 1. Si el Individuo Responsable no solicita por 120 días después del primer estado de cuenta relacionado con el primer dar de alta ó 240 días si el paciente califica por una extensión, la ayuda financiera bajo de PAF, y las Partes Responsables reciben un estado de cuenta con fecha tope definida por la Sección E arriba, entonces el WCA Hospital o una agencia de cobranza puede iniciar los ACE. 2. Si el Individuo Responsable envia una solicitud inacabada para la ayuda financiera bajo de PAF antes de la fecha tope, entonces no se pueden iniciar los ACE hasta que cumplan cada uno de los siguientes pasos: 3
a. SFP proporciona al Individuo Responsable con una noticia escrita que describe la información o los documentos requeridos bajo de PAF para hacer completa la solicitud para la ayuda financiera, que también incluirá una copia de SLP. b. SFP proporciona al Individuo Responsable con anticipación de 30 días mínimos una noticia escrita de los ACE que el WCA Hospital ó una agencia de cobranza puede iniciar contra el Individuo Responsable si la solicitud de PAF no está completa ó si el paciente o el Individuo Responsable no ha pagado; estipulado, no obstante, que la Fecha Tope para hacer el pago no será fija antes de 120 días después del primer estado de cuenta relacionado al primer dar de alta. c. Si el Individuo Responsable quien envió la solicitud inacabada termina la solicitud para la ayuda financiera, y SFP determina seguramente que el Individuo Responsable no tiene derecho a ninguna ayuda financiera bajo de PAF, el WCA Hospital informará al Individuo Responsable del rechazo por medio de noticia escrita. d. Si el Individuo Responsable quien envió la solicitud inacabada ni llena ni envia la solicitud por la Fecha Tope dada en la noticia bajo la Sección III.G.2b arriba, entonces se pueden iniciar los ACA. e. Si una solicitud, completa o inacabada, para la ayuda financiera bajo de PAF, es enviada por el Individuo Responsable en cualquier tiempo antes de la Fecha Tope, el WCA Hospital suspenderá los ACE mientras que la solicitud esté en trámites. H. Después del inicio de los ACE permitido bajo de Sección III.G arriba, las agencias de cobranza serán autorizadas de hacer informes a las agencias de crédito sobre las cuentas todavía no pagadas, así como también iniciar demandas judiciales o legales, embargar sueldos, obtener gravámenes y luego ejecutar tales gravámenes ejerciendo todas las maneras legales de cobranza. WCA Hospital y las agencias externas de cobranza pueden tomar cualquiera y todas las demandas, incluso aunque no limitado a las llamadas telefónicas, noticias por correo y utilizar skip tracing, o sea el proceso de localizar una persona por muchas maneras. IV. DISPONIBILIDAD DE LA POLITICA POLICY AVAILABILITY Póngase en contacto con el Departamento de Negocios (Business Office) 716-664-0459 ó 855-221-0343 para información con respecto a la elegibilidad o los programas a su disposición, ó para pedir una copia de PAF, la solicitud de PAF ó la política de cobranza ó si usted necesita una traducción al español de la dicha información. Se encuentra la divulgación completa de la PAF, la solicitud de PAF ó la Política de Cobranza en la siguiente página de web <www.wcahospital.org>. Una copia escrita de dicha información se obtiene por medio del hospital ubicado en 207 Foote Ave., P.O. Box 840, Jamestown NY 14701, en la oficina del servicio al cliente ó la oficina de entrada y registro ó la sala de emergencias. Electronically signed by: X Edmund Neumann Senior Director Revenue Cycle 4
X Charles C. Nazzaro Chief Financial Officer FIN-104 5
ANALISIS ANUAL FECHA ANALIZADO POR COMENTARIOS 6