Projecte Implantació SIMPLIFICA Primera Fase - Fins al 31/12/2016
ABAST DEL PROJECTE A partir dels requisits i necessitats traslladats per la Diputació, ABSIS planteja un projecte centrat en l objectiu de gestionar el cicle de vida complet del document electrònic, de forma integral i integrada, permetent impulsar i garantir la posada en marxa de la gestió completa de l expedient electrònic a tota la Organització. Les fites centrals d aquesta proposta són: Impulsar i garantir la posada en marxa de la Gestió Completa de l Expedient Electrònic a tots els Ajuntaments adherits. Incorporar al procés la Signatura Digital en els Ajuntaments. 2 Afegir al procés de tramitació electrònica d'expedients el procés de Registre de Decrets. Optimitzar la implantació, formació i adaptació al canvi, mitjançant l'assistència contínua i el suport constant. L objecte d aquest projecte consisteix en la implementació de la solució Simplifica a 90 Ajuntaments de la Província, designats com a idonis per les seves característiques, per posar en funcionament aquest projecte d Administració Electrònica basat en el cicle de vida del document electrònic. Per a aquest projecte, es proposen els següents criteris de selecció d Ajuntaments partícips del Pla: Ajuntaments amb una població inferior a 2.500 habitants. Ajuntaments que disposin de la solució de Registre Web d Entrades i Sortides d ABSIS en producció. Proximitat territorial per conformar adequadament els grups col lectius de formació.
La concurrència d aquests criteris determinarà la idoneïtat de la inclusió del municipi al Projecte. La selecció final d Ajuntaments partícips en cada grup i que compleixin ambdós requisits es realitzarà de manera estratègica, amb la finalitat de garantir l èxit del projecte i optimitzar-ne la implantació, formació i adaptació al canvi. No s estableixen altres criteris addicionals, raó per la qual els mòduls a implantar, així com la metodologia utilitzada, seran comuns per a tots els municipis finalment seleccionats. 3 Per dur a terme aquest projecte s ha previst la participació directa de tècnics de la Diputació de Lleida en les tasques de direcció i coordinació, i tota la implantació serà realitzada per tècnics d ABSIS. Pel que fa al termini d execució, s estima una durada aproximada d un mes per a la posada en funcionament de cadascun dels grups establerts. Cada grup es subdividirà en subgrups. Els subgrups es compondran d un màxim de 5 Ajuntaments, per garantir l èxit durant la implantació i poder atendre adequadament les demandes de cadascú dels usuaris. Per tal de poder assolir les fites de la Fase -1, un cop avaluats els resultats del primers subgrups, es podran assolir implantacions simultànies en paral lel de cada subgrups de cinc Ajuntaments amb consultors assignats per Absis.
Per garantir la correcta implantació del projecte i els terminis establerts, ABSIS proporcionarà l assistència continua d un consultor dedicat al projecte, garantint el suport constant setmana a setmana, mentre duri el pla de treball. CLAUS D ÈXIT A partir de la proposta anterior, Absis proposa que cada Ajuntament asseguri els següents punt claus per garantir la consecució dels objectius marcats: Constituir un equip de treball conjunt entre l Ajuntament i ABSIS, que faciliti el seguiment i consecució dels objectius estratègics. En aquest equip preferiblement ha d haver persones de referència (Equip Polític, Secretaria, Caps de servei, etc.), que permetin la presa de decisions i que puguin transmetre a l Ajuntament la importància de la implantació del projecte i que estiguin compromesos amb la seva posada en marxa. Nomenar un referent intern a l Ajuntament, perquè pugui donar suport als usuaris, prioritzar les necessitats que sorgeixin i que tingui el suport de l equip de govern per poder prendre les decisions necessàries durant tota la implantació del cicle del document electrònic. Comunicar internament la posada en marxa del projecte, impulsar la participació de tots els usuaris, implicar-los i traslladar la seva importància. 4 PLA D IMPLANTACIÓ El model d implantació de la solució Simplifica per a la assegura una posada en funcionament del sistema en un temps reduït, minimitzant l impacte als usuaris i la gestió del canvi. Aquesta metodologia es basa en l experiència acumulada per l equip de persones d ABSIS que posseeix més de 10 anys d experiència en la implantació amb èxit de projectes d Administració Electrònica a Entitats Locals. Pel que fa al Pla d Implantació per a aquest projecte, i per tal d aconseguir l èxit del desplegament de la solució Simplifica, s ha dissenyat un desplegament que inclou els següents elements: - I: Pla de Comunicació i Gestió de les Adhesions.
- II: Creació d Entorns i Configuració Remota. - III: Formació i implantació del sistema. - IV: Suport als usuaris del sistema. En base a la planificació proposada, s estima oportú organitzar sis subgrups de treball de cinc municipis cadascun, de tal manera que en el transcurs d un mes es completi el desplegament a cadascun dels subgrups establerts. Si la ho considera necessari les implantacions es podran fer en paral lel assignant Absis un consultor dedicat a cada grup. Per tant el termini d execució pot fer-se entre 2 i 6 mesos segons les necessitats de la Diputació. Durant el desenvolupament del projecte, es duran a terme accions de seguiment i coordinació, la finalitat de les quals serà atendre les necessitats sorgides durant la implantació tant per a la Diputació com per a cada grup d ajuntaments. En finalitzar la implantació de cada subgrup, es formalitzarà junt amb els Ajuntaments implicats en aquesta fase la següent documentació, que permetrà donar per finalitzats els treballs: Acta de recepció definitiva de cada Ajuntament. Enquesta de satisfacció a complimentar per cada Ajuntament. 5 Activitats de Implantació El model d implantació de la plataforma assegura una posada en marxa del sistema en un temps reduït, minimitzant l impacte als usuaris i la gestió del canvi. És un model basat en el suport i acompanyament per part d ABSIS, a cadascuna de les activitats a desenvolupar durant la implantació. Atès que els Ajuntament a seleccionar ja disposen del sistema de Registre de Documents en producció, es completarà el circuit del document electrònic mitjançant els següents elements: 1. Activació d un Procediment Genèric simplificat. 2. Signatura Electrònica de documents. 3. Tramitació electrònica simplificada d expedients. 4. Registre de decrets i notificacions. Addicionalment, cada Entitat podrà contractar els procediments específics del repositori de la plataforma de El Consultor de los Ayuntamientos.
Pla de Formació ABSIS ajustarà el Pla de Formació a las necessitats d implantació d aquest projecte d acord a un conjunt de paràmetres com són la tipologia de les formacions, la quantitat d usuaris i el temari a impartir. Està previst realitzar 3 sessions col lectives de formació presencial per als usuaris de cada subgrup de treball, en dependències de la Diputació o el organisme que es decideixi. L estructura general del pla de formació serà la següent. Àmbit Sessió Contingut 1 Inici i Tramitació d Expedients Gestor Simplificat d Expedients 2 Signatura electrònica i Gestor de Notificacions Registre de Decrets 3 Entrada de Propostes i Decrets Després de la posada en marxa de cada grup, es planificaran noves sessions presencials de formació avançada, suport i resolució de dubtes. 6 Acció Formativa La formació s haurà d impartir en un aula o sala similar, on cada usuari disposi d un equip informàtic adequat, individualitzat i amb accés a les dades. La Diputació aportarà els espais i mitjans adequats per poder impartir la formació, segons el criteri indicat. La metodologia de la formació tindrà una orientació eminentment pràctica, orientada a l assimilació de coneixements per part dels futurs usuaris de forma àgil. La formació s haurà d impartir amb accés a una base de dades, per poder practicar totes les situacions que després es produiran en la gestió diària, tractant i modificant dades reals amb total llibertat. Durant la sessió de formació no s haurien de produir interrupcions: la dedicació dels usuaris ha de ser exclusiva a la sessió de formació durant el transcurs d aquesta. Les sessions de formació constaran d un mínim de 4 hores, dividides en dos blocs de 2 hores, amb una pausa intermèdia de 30 minuts.
PLA DE SUPORT ARRANCADA El pla de suport ha de garantir l assistència als usuaris del sistema en cas de que aquests es trobin amb problemes i/o dubtes en qualsevol de les fases del projecte. Per assegurar aquesta assistència, es contempla un borsa d hores en el Pla d Implantació del Projecte orientades al suport remot i l assistència a la posada en marxa de El Consultor Simplifica als Ajuntaments partícips. Finalitzada aquesta fase, la prestació de qualsevol servei de suport sol licitat per un Ajuntament, quedarà supeditada a la contractació del Servei de Suport d ABSIS per part d aquest. El servei de Suport d'absis és liderat per un equip de professionals qualificats que integren un departament dedicat exclusivament al Servei d'atenció al Client (SAC ). La seva activitat es centra en atendre incidències, consultes i peticions dels usuaris de les aplicacions d'absis. La finalitat d'aquest servei és ajudar a l'usuari de les aplicacions d'absis a treure el màxim rendiment de les mateixes i assegurar el seu correcte funcionament. A fi de facilitar la comunicació amb ABSIS, es posa a disposició de l'usuari diferents canals de contacte, a partir dels mateixos l'usuari pot reportar les seves consultes: 7 Telèfon d'atenció al Client: 973 22 40 18 Correu electrònic: secretaria@absis.es Ja que la màxima d'absis és oferir un servei de qualitat, el suport o assistència tècnica que ofereix als seus clients es subdivideix en nivells d'atenció amb la finalitat d'atendre d'una manera més eficaç i eficient les consultes rebudes. En funció del nivell establert s'estipulen uns temps en què ABSIS es compromet a donar resposta o solució a les peticions d'assistència rebudes dels clients. Serveis inclosos Servei d atenció telefònica Servei d atenció telefònica que permet al CLIENT contactar amb tècnics especialistes en cada producte per donar resposta ràpida i efectiva sobre l operatòria del producte.
El servei telefònic està disponible tots els dies laborables, excepte festius nacionals o autonòmics i causes de força major, en el següent horari: de dilluns a divendres de 08:30 a 14:30h. Servei de correu electrònic Utilització del correu electrònic com a via de comunicació en la resolució d incidències o consultes conceptuals i d operatòria. Aquesta modalitat té el mateix tractament contractual que el d atenció telefònica. Servei de teleassistència Servei per al diagnòstic i resolució de problemes mitjançant un sistema d intervenció remota dels consultors d ABSIS als equips del client amb una plataforma tecnològica d atenció online. 8
ANNEX I : CATÀLEG DE PROCEDIMENTS De contractar-ho els Ajuntament podran disposar del Catàleg de El Consultor de los Ayuntamientos amb els següents procediments, junt amb les seves plantilles de documents necessaris: Títol Llicència de tinença i conducció de gossos perillosos Llicència Municipal (Establiments oberts al públic d espectacles i activitats recreatives) Llicència Ambiental Comunicació prèvia ambiental (Activitats Annex III) Comunicació prèvia (Activitats innòcues) Comunicació prèvia d obertura (Espectacles públics i activitats recreatives) Llicència urbanística d obra major Llicència ocupació via pública (instal lació temporal de terrasses annexes a establiments de restauració de caràcter permanent) Aprovació de conveni urbanístic de planejament Sancionador en matèria de disciplina urbanística Declaració d ofici d alta com a resident en el Municipi (per variacions a les característiques personals) Declaració d ofici d alta com a resident en el Municipi (per omissió) Modificació de les Ordenances Fiscals (Impostos i Taxes) Modificació de les Ordenances Reguladores dels Preus Públics Desafectació d un bé demanial Llicències d Obra Menor Llicència primera ocupació Devolució / Execució de garantia Denominació via pública Contracte privat. Procediment negociat per a l adjudicació de contracte sense publicitat Convocatòria òrgans col legiats Suspensió i/o tall de subministrament d aigua Sancionador de Tràfic Retirada de vehicle de la via pública (consideració de residu) Recursos Procediment de constrenyiment (embargament de béns) Baixa padró (per inscripció indeguda) Baixa padró (per duplicitat) 9
Títol Declaració d ofici d alta com a resident en el Municipi (per canvi de residència) Modificació del contracte d obres Contracte Menor d Obres Contracte Menor diferent al d Obres Alta/Baixa i canvi de titularitat de subministrament d aigua Aprovació del Pressupost Baixes per anul lació Alienació parcel la sobrera Utilització privativa dels béns de domini públic Compatibilitat per exercir activitats privades Concertació d una operació de crèdit a curt termini Adjudicació i atorgament de la llicència d autotaxi Ajornament i/o Fraccionament de deutes Concertació d una operació de crèdit a llarg termini Llicència de parcel lació Arrendament local municipal Compensació de deutes Modificació de denominació de via pública Liquidació del Pressupost Contracte administratiu d explotació de bar municipal mitjançant procediment negociat amb publicitat Concessió d excedència Potestat investigadora Reconeixement de Triennis Declaració de ruïna imminent Reconeixement extrajudicial de crèdits Responsabilitat patrimonial pel procediment abreujat Concessió de subvencions Vacances, permisos i llicències Compatibilitat per exercir un segon lloc de treball o activitat al sector públic Danys al Patrimoni Municipal 10
ABS Informàtica, S.L. C/ Àlaba, 140-144 Santa Engracia, 151 ABSISDeleg: Planta 3. P.3 Planta 7, Ofic. 1 Lleida/Valencia 08018 Barcelona 28003 Madrid Sevilla T. 934 864 600 T. 915 352 478 F. 901 022 783 F. 901 022 783 abs@absis.es abscentro@absis.es www.absis.cat