CASO PRÁCTICO UNIVERSIDAD DE SEVILLA GESTIÓN INTEGRAL GRAN DESPLIEGUE
UN ESTUDIANTE, UN PORTÁTIL Asseco es una compañía que o p e r a e n 2 2 países a nivel mundial gracias un equipo de más de 15.000 profesionales. Gestión integral de la operativa despliegues de grandes dimensiones Este documento presenta los puntos clave de desarrollo en la gestión integral del despliegue llevado a cabo por la Universidad de Sevilla, Un alumno, un portátil. Un programa cuyo objetivo es el de suministrar un equipo portátil a todos los alumnos de nuevo ingreso de la Universidad de Sevilla, proporcionándoles de esta manera un acceso sencillo a las nuevas tecnologías, así como a los servicios del Campus Virtual de la propia entidad. Un programa por el cual los alumnos pueden solicitar la cesión de un equipo informático por parte de la Universidad de Sevilla como herramienta de trabajo durante el periodo lectivo. Asseco Spain ha sido seleccionado por la Universidad de Sevilla como el partner encargado de coordinar todos los aspectos técnicos y logísticos, así como gestionar el suministro de todos los servicios asociados a la iniciativa. El alcance de este despliegue sitúa a la Universidad de Sevilla como pionera en este tipo de implantación masiva de soportes de nuevas tecnologías para alumnos, una operativa ejemplar en cuanto servicios y soporte al alumnado, así como una gran ventaja competitiva para los alumnos gracias a la avanzada tecnología de HP. Cesión por parte de la Universidad al alumno: Equipo portátil + Ratón + Mochila Gestión telemática integral de las solicitudes: Portal web de acceso a medida (Front Office) Garantía y Soporte técnico extendido durante todo el periodo de cesión (4 años) Entrega directa en los puntos de recogida de cada localidad Software específico de seguridad para la Universidad de Sevilla Equipos completamente personalizados, serigrafía láser, adhesivos identificativos, etc... Portal web de monitorización de la operación: Back Office personal Universidad
Entregando un equipo a cada alumno las cifras de la operación La Universidad de Sevilla cuenta con 25 centros propios y 6 adscritos, lo que conforma un total de 125 Departamentos Universitarios y 156 Áreas de Conocimiento al servicio de más de 45.000 alumnos. Con más de 9.000 alumnos cursando 1er y 2º ciclo en centros propios y adscritos, la iniciativa un estudiante, un portátil se pone en marcha con un máximo de 10.000 solicitudes. Durante el curso 2010-11 se atendieron un total de 10.126 solicitudes, siendo de estas 9.636 en firme. Alumnos Matriculados Equipos Entregados 2010-11 2011-12 13000 9750 6500 3250 0 El despliegue se completó en un tiempo récord de tan sólo 3 meses, desde la selección del hardware más adecuado, hasta la entrega de los equipos al usuario final (alumno). 9.636 equipos 3 meses operación
ASSECOGRANDESDESPLIEGUES Servicios integrados un único proveedor, todos los aspectos Para asegurar el correcto funcionamiento de la operativa y gestión del despliegue, la Universidad de Sevilla ha confiado en Asseco Spain como proveedor único de servicios, soporte, integración y hardware. El despliegue se ha llevado a cabo mediante 3 fases de actuación que han permitido disponer del desarrollo, integración y metodología diseñada a medida de la Universidad de Sevilla. Asseco Spain ha coordinado todos los aspectos del mismo, tanto a nivel de operativa, como de desarrollo, integración y procesos. F1 DEFINICIÓN: La primera fase de actuación engloba todos los aspectos relacionados con la definición de la solución, selección del equipamiento, personalización mediante la maqueta creada para la Universidad de Sevilla, Se ha creado una solución y un circuito de trabajo completamente adaptada a las necesidades de la Universidad desarrollo de herramientas de Front y Back Office, integ ración con sistemas propios de la Universidad, conexión con la entidad financiera para facilitar los pagos, etc. F2 LOGÍSTICA: En esta fase se llevará a cabo toda la operativa de inscripciones, entrega de material, reporting a los diferentes actores del despliegue, etc. F3 SOPORTE: Es la fase de mayor duración en el tiempo, ya que permitirá que los alumnos disfruten de una garantía extendida de 4 años en sus equipos, así como personal experto en mantenimiento y soporte técnico. Entra además en funcionamiento el programa de retirada voluntaria del equipamiento durante el primer año del programa.
ASSECOGRANDESDESPLIEGUES Tiempos de entrega primeros pedidos servidos 30 días El desarrollo de la operación llevada a cabo con Universidad de Sevilla ha estado marcado por los tiempos de entrega, siendo el tiempo de envío de los primeros equipos de tan sólo 30 días desde la adjudicación de la operación a Asseco. En el caso de Universidad de Sevilla se ha seleccionado un tiempo de vida útil de los equipos de 4 años, el correspondiente a la duración de los grados que cursan los alumnos. En este operativo, el alumno puede disfrutar del equipo como una cesión de la Universidad durante un periodo de un año, tras el cual le serán devueltos los 150 euros que depositó al comenzar el curso, siempre que el equipo se encuentre en perfectas condiciones. Igualmente el alumno puede optar por conservar el equipo durante todo el curso de sus estudios, no siendo reembolsables los 150 euros al acabar el periodo estipulado de 4 años. Pasado ese periodo la Universidad de Sevilla ha decidido que el equipo pase a ser propiedad del alumno. Desde que el alumno recibe el equipo, dispone de cobertura completa ante incidencias de tipo técnico, así como un call center de soporte técnico y personal in-house integrado en el Campus en que esté cursando sus estudios. Los equipos llevan 4 años de garantía.
DEFINICIÓN Configuración de la oferta personalizada para Universidad de Sevilla El proyecto de la Universidad de Sevilla ha supuesto un alto nivel de personalización del equipamiento, tanto a nivel de software como hardware y personalización exterior (marcaje, serigrafía láser...) HP ha sido el fabricante escogido para la iniciativa, y la movilidad la apuesta de la Universidad al seleccionar únicamente equipos p o r t á t i l e s c o n c o n e c t i v i d a d inalámbrica. HARDWARE: La Universidad de Sevilla, junto con expertos de Asseco ha seleccionado el equipo deseado para sus alumnos, pasando este las pruebas de calidad del departamento IT. A partir de este momento el departamento de compras de Asseco se ocupará de las negociaciones con el fabricante, así como las reservas de stock, accesorios y posterior integración en el laboratorio de Asseco. SOFTWARE: Asseco junto con la Universidad de Sevilla diseña y crea la maqueta que servirá de master para ser replicado en todos los equipos que se sirvan. En esta operación los equipos estaban preparados para trabajar en plataformas Windows 7 y Guadalinux, además se llevó a cabo la integración de Smart Tracking & Protection (STP), el software de control y monitorización de seguridad de Asseco para equipos móviles. Por ultimo, en el caso de la Universidad de Sevilla, se cargó todo el software y accesos correspondientes a sus servicios de Campus Virtual. SERIGRAFIA Y ADHESIVOS CONTROL: En este punto, con el equipo listo a nivel de hardware y software personalizado instalado, DVDs de recuperación creados con la imagen de Universidad de Sevilla y servicios asociados al equipo, se procede a la personalización exterior. La Universidad de Sevilla ha seleccionado en este caso adhesivos de control del equipamiento (número de Asseco ofrece servicios de personalización integrales: tanto a nivel de software como a nivel de hardware, accesorios y personalización exterior del equipamiento serie, punto de servicio técnico,...) serigrafía láser con el logotipo sobre la superficie del equipamiento (carcasa personalizada), grabado del logotipo en bolsa y ratón (accesorios personalizados) y bundlelizado de todos los productos junto con el kit de bienvenida (carta personalizada del Rector, pequeño folleto explicativo, etc..) PACKAGING: En el caso de la Universidad de Sevilla el packaging se ha realizado mediante flejado de los productos e inclusión de los mismos en una caja con las etiquetas identificativas correspondientes para el sistema de reporte y seguimiento de expediciones. En cualquier caso la personalización es totalmente realizada a medida para cada cliente, Asseco le ofrece un completo abanico de soluciones y opciones como ampliación de disco duro, diseño de caja personalizada con su imagen corporativa, carga de software propio, carga de soluciones de software de terceros, etc. Si necesita más información puede contactar con nosotros. www.asseco.es
Proceso de creación y duplicado de los DVDs de instalación y recuperación del sistema operativo personalizado por Universidad de Sevilla. Proceso de flejado de equipamiento con material de alta resistencia, fijado mediante calor. Proceso de serigrafiado de logotipo en la cubierta del equipo mediante grabado láser de alta calidad.
Diseño, implementación e integración de sistemas de Front y Back Office de gestión Los alumnos pueden acceder a la compra de equipamiento, mediante una aplicación desarrollada a medida para la Universidad de Sevilla. El sistema está compuesto de un acceso Front-Office para estudiantes y un área de Back-Office para gestión de pedidos, herramientas de reporte, estado de las órdenes, etc... Los alumnos pueden acceder desde la página de la Universidad de Sevilla o bien directamente al programa un estudiante, un portátil, donde completan los datos de solicitud de su equipo e imprimen la orden de compra al igual que la carta de pago para acudir a su entidad financiera. Una vez el alumno realiza el pago de la cantidad acordada con la Universidad, en el caso de la Universidad de Sevilla el formato de venta era mediante cesión con un co-pago de 150 euros. Si el alumno devuelve el equipo el primer año, la Universidad le devuelve los 150 euros, pudiendo así mismo el alumno quedarse el equipo en propiedad transcurridos 4 años por esos únicos 150 euros que depositó al comenzar el grado. La herramienta permite igualmente realizar labores de tracking de transporte, situación del pedido, reporte de incidencias, etc.., así mismo y desde el área de backoffice podemos obtener los gráficos de equipos entregados, situación de los pedidos, pedidos pendientes, expediciones en curso, etc... Asseco trabaja con un equipo propio de desarrolladores capaz de personalizar la herramienta al tipo de despliegue u operación deseada. Podemos además integrar su programa con un sistema de selfservice o selfticketing dentro de sus instalaciones o en puntos de distribución.
Servicio de Coordinación y Reporte SCR plataforma propia de Asseco Spain Asseco pone a su disposición su plataforma SCR, Servicio de Coordinación y Reporte. Una plataforma exclusiva y dedicada, capaz de dar soporte a los diferentes actores que participan en un gran despliegue. Coordinación de entregas logísticas, con el cliente final (alumno) y con servicios de transporte y entrega. Coordinación de pedidos, reporte, estado, envíos, órdenes de logística, etc... Coordinación e información al cliente en tiempo real, la Universidad de Sevilla se ha apoyado en este servicio exclusivo de Asseco para poder controlar el estado de la operación en todo momento. Servicio de preventa a cliente, nuestro call center es capaz de proporcionar soporte preventa a los alumnos: dudas sobre el equipamiento, duración de la promoción, periodo de adhesión, etc... Renovación Tecnológica Permanente RTP de Asseco Servicios Financieros Asseco le ofrece soluciones de Renting IT, una modalidad de adquisición de equipamiento que le permitirá mantener su parque informático permanentemente actualizado. Asseco cuenta con un programa de Renting especialmente diseñado para entornos educativos, con programas totalmente adaptados a la tipología del receptor del equipamiento. Integrando en una misma cuota todos los servicios relativos a suministro, mantenimiento, software específico, seguro, etc..
ASSECOGRANDESDESPLIEGUES Solución desarrollada a medida cubrimos el 100% de sus necesidades Asseco pone a su disposición un completo portfolio de soluciones y servicios. Cubrimos el 100% de sus necesidades brindándole un alto nivel de servicio y facilitándole todas las herramientas en un único proveedor. Asseco cuenta con una plataforma logística propia de más de 4.500 m2 para gestionar g r a n d e s d e s p l i e g u e s, e s t a infraestructura se completa con más de 40 puntos de servicio distribuidos a nivel nacional, laboratorio técnico propio y una red de 160 técnicos que proporcionan cobertura a nivel nacional. Asseco trabaja con unidades de negocio diferenciadas y focalizadas que trabajan de manera unida ofreciéndole soluciones: soporte financiero en sus despliegues, unidad de desarrollo y programación de software propia, unidad de creación y gestión de contenidos de marketing, etc... Toda esta infraestructura unida a nuestro negocio de distribución IT nos permite disponer de ventajosos acuerdos de distribución con los principales fabricantes del mercado, siendo además servicio técnico oficial de varios de ellos. Asseco le proporciona adicionalmente soluciones de software propietario como STP, Smart Tracking & Protection, el software anti-fraude que evita robos de información en su parque de equipos y dispositivos portátiles. Assecología Al finalizar la vida útil de su equipamiento, Asseco le ofrece la posibilidad de retirarlo de sus instalaciones, borrar los datos de carácter confidencial, realizar un reciclado de componentes, etc...
Para más información, visite nuestra web www.asseco.es ASSECOSPAIN Julián Camarillo, 29, D2 28037 Madrid, ES