Factory ebusiness ERP/CRM

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María José Redondo Soriano
hace 8 años
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1 Indice Nuestra Empresa Introducción Qué es? Implantación Factory ebusiness ERP. El sistema: Contabilidad Gestión de Gastos Gestión de Compras Control de Stocks Gestión de Ventas Presupuestos a Clientes TPV y Ventas Contado Gestión del Catálogo en la Web (EDU) Explotación de Datos por el Usuario Fabricación Control de Presencia CRM (Customer Relationship Management) MRP (Material Resource Planing) MRPII (Manufacturing Resource Planing) MRPIII (Money Resource Planing) 36

Clientes TPV y Ventas Contado Gestión del Catálogo en la Web (EDU) Explotación de Datos por el Usuario Fabricación

2 Nuestra Empresa Informática y Procesos de Gestión (ipgsoft) nace como empresa en marzo de 1987, aunque su experiencia en el sector data de 1984 y lo hace en una zona con grandes posibilidades lo que hace que nuestra empresa se desarrolle en un entorno en constante expansión. La empresa apuesta desde el primer momento por diseñar software que satisfaga las necesidades reales de las empresas en ese momento y se centra en programas de contabilidad, compras, control de almacén, facturación, control y analítica de costes, producción, control de presencia, nóminas,... etc. es decir aplicando software propio desde el primer momento. Esto nos ha proporcionado una experiencia envidiable a lo largo de todos estos años que hace de nuestros programas verdaderas soluciones. La dirección decide establecer unas directrices básicas que gestionen la consolidación de la empresa: 1. Flexibilidad, que nos permite adaptarnos a cualquier empresa aportando soluciones reales. 2. I+D (Investigación y Desarrollo). Apostar por un espacio I+D, que diseña nuevo software que hace que nuestra compañía evolucione, gracias a las sugerencias de nuestros clientes, recogidas en nuestras reuniones periódicas y a nuestra experiencia profesional y empresarial. 3. Calidad de Servicio, garantizando a nuestros clientes el concepto de CALIDAD TOTAL, tanto en nuestras nuevas Aplicaciones y actualizaciones, como en el soporte técnico post-venta y la formación, a cargo de técnicos altamente cualificados. Más de empresas (desde pequeños negocios hasta Multinacionales) han confiado en nuestra compañía, avalando nuestro trabajo desde

La empresa apuesta desde el primer momento por diseñar software que satisfaga las necesidades reales de las empresas en ese momento y se centra en programas de contabilidad, compras, control de

3 Introducción Enterprise Resource Planning (en adelante ERP) o Planificación de Recursos Empresariales, es una de las últimas innovaciones dentro de las aplicaciones empresariales de la Tecnología de la información. En un entorno de creciente dinamismo y ante la necesidad de hacer frente a la gestión de la gran cantidad de información, y al menor costo posible, las empresas desarrolladoras de aplicaciones orientadas a cubrir dichas necesidades nos hemos concentrado en la conjugación de las ventajas de ambos tipos de software, obteniendo como resultado las llamadas aplicaciones ERP. Las soluciones del tipo ERP tratan de llevar a cabo la racionalización y la integración entre procesos operativos y flujos de información dentro de la empresa, con el objetivo de obtener sinergias entre los recursos que forman la compañía. A lo largo del tiempo y conforme las posibilidades informáticas lo han ido permitiendo, se han ido introduciendo sistemas, aplicaciones y herramientas que ayudan a evitar los obstáculos que encuentra la empresa en su desarrollo, entre los cuales podemos mencionar: MRP, CRM...etc. Podemos enumerar una serie de ventajas que nos ofrecen este tipo de sistemas, como son: - Proporcionan información que aúnan las posibilidades de fiabilidad y actualidad de las que carecen otros soportes. - Mejoran el control de costes. - Aumentan la velocidad de respuesta y el seguimiento de los clientes. - Mejora el control y aumenta la velocidad de respuesta a pedidos. - Permite una adaptación más rápida a cambios en las operaciones del negocio o en las características del mercado. - Proporciona una base de datos unificada. - Permite gestionar conjuntamente las ofertas y las demandas de la empresa, es decir, une los pedidos de los clientes con la gestión de inventarios y la planificación de la producción de la empresa. - Ayuda a obtener una ventaja competitiva mediante la mejora de los procesos de negocio. 38

En un entorno de creciente dinamismo y ante la necesidad de hacer frente a la gestión de la gran cantidad de información, y al menor costo posible, las empresas desarrolladoras de aplicaciones

4 Qué es Factory ebusiness ERP? Factory ebusiness ERP, es una aplicación informática que representa una verdadera solución global y definitiva para la gestión de las diferentes áreas de la empresa. Contiene por un lado, la experiencia que nuestros clientes nos han aportado desde 1987, y por otro, las ventajas que una empresa como IPG Soft tiene gracias a la implantación de sistemas en más de clientes, todo ello sumado al esfuerzo de investigación llevada a cabo sobre nuestros programas, que aseguran al cliente una herramienta de trabajo completa y segura. Factory ebusiness ERP, permite gestionar el perfil de accesos por usuario, permitiendo la confidencialidad en cada una de las opciones de programa, función de máxima prioridad para cualquier empresa. Factory ebusiness ERP, es una aplicación informática escalable, pues permite añadir módulos a medida que la empresa decide mecanizar diferentes áreas de la empresa. Completan el sistema los módulos: - Contabilidad - Financiera - Presupuestaria - De Costes, por Centros de Coste - Nómina y Seguros Sociales - Cálculo de Nóminas y Seguros Sociales - Enlace con el Sistema Red de la Tesoerería de la Seguridad Social - Análisis de Costes Totales - Gestión de Pagos por Norma-34 bancaria - Enlace a Contabilidad: - Por Cuentas individuales - Por Cuenta única 39

000 clientes, todo ello sumado al esfuerzo de investigación llevada a cabo sobre nuestros programas, que aseguran al cliente una herramienta de trabajo completa y segura.

5 - Gestión de Gastos - Conceptos de Gasto - Imputación de cuenta contable por concepto - Enlace a Contabilidad - Gasto - Tantas cuentas distintas como cuentas diferentes tengas los conceptos incluidos en la misma factura - Previsión de Pagos - Gestión de Compras y Gastos - Pedidos a Proveedores - Recepción total y/o parcial - Conciliación de facturas de compra - Enlace a Contabilidad - Compra - Tantas cuentas distintas como cuentas diferentes tengas los artículos o productos adquiridos reflejados en una misma factura - Previsión de Pagos - Actualización de existencias - Control de Stocks - Control de las existencias de productos - Terminados - Semiterminados - Materias Primas - Gestión de Ventas - Presupuestos a Clientes - Emisión de Facturas Proforma - Pedidos de Clientes... en todo momento - Entregas Totales o Parciales de producto - Gestión de Albaranes - Gestión de Ventas mediante TPV / Contado 40

Tantas cuentas distintas como cuentas diferentes tengas los artículos o productos adquiridos reflejados en una misma factura - Previsión de Pagos - Actualización de existencias - Control de Stocks -

6 - Facturación - Control de Cobros - Pendientes - A remesar - Remesados - Control y seguimiento de Impagados - F A B R I C A C I O N - Gestión de : - Productos Terminados - Semiterminados - Materias Primas - Mano de Obra - Gestión del Escandallo de Productos Terminados - Control de Necesidades de Materiales (MRP) - Control de Costes de Producto (Según escandallo) - Gestión de Tareas de Fabricación - Fichaje de Personal en Fabricación - Tiempos estándar programados - Tiempos reales - Análisis de Tiempos - Listados e Informes de: - Coste de una orden de Trabajo: - De Materiales - De mano de obra - De Horas máquina - Análisis de Tareas por ordenes de Fabricación - Control de Presencia. - Gestión de múltiples calendarios de Personal - Turnos - Seguimiento de la Presencia Actual - Listados mensuales para entregar a Laboral - Conexión con el Módulo de Fabricación (Estos procesos se llevan a cabo mediante lectores de códigos de barras) 41

Fabricación - Fichaje de Personal en Fabricación - Tiempos estándar programados - Tiempos reales - Análisis de Tiempos - Listados e Informes de: - Coste de una orden de Trabajo: - De Materiales - De

7 - Gestión del Catálogo en la Web - Aplicaciones que permiten gestionar los contenidos de la página Web - Gestión del Catálogo de Productos - Manipular la página principal sin modificar la Web - (EDU) Explotación de Datos por el Usuario - Posibilidad de explotar los datos del sistema - Mediante Access - Mediante Excel - Definir nuestros propios listados e informes - CRM (Customer Relationship Management) - Gestión de Agenda por usuario - Gestionar todas las entradas de llamadas - Unificar peticiones de clientes - Gestión de Actividades del personal - Seguimiento de las oportunidades - Gestión de Mensajeria Interna -...etc. 42

Mediante Excel - Definir nuestros propios listados e informes - CRM (Customer Relationship Management) - Gestión de Agenda por usuario - Gestionar todas las

8 Implantación Factory ebusiness ERP, es una aplicación informática que, en función de los módulos a configurar, requiere de implantación en las instalaciones del cliente. El alcance del proyecto, nos marcará el tiempo de instalación, que siempre se hará de manera progresiva. La implantación incluye, como mínimo: - Traspaso de información de Ficheros Maestros del sistema anterior. - Instalación y configuración de Factory ebusiness ERP en el entorno hardware. - Impartir formación a usuarios del nuevo entorno. - Adaptación de formatos y documentos. - Soporte a usuarios durante el tiempo de implantación. Este proceso se lleva a cabo mediante visitas a las instalaciones del cliente, de forma que en cada una de ellas, se instalan módulos, se imparte formación a usuarios, se verifica la información traspasada,...etc. Cada proyecto, queda personalizado al cliente, que además de disfrutar de una adaptación total a su sistema funcional, se beneficia de las mejoras que Factory ebusiness ERP va incorporando al sistema mediante la actualización de programas, en función del contrato de mantenimiento. 43

La implantación incluye, como mínimo: - Traspaso de información de Ficheros Maestros del sistema anterior. - Instalación y configuración de Factory ebusiness ERP en el entorno hardware.

9 Implantación Leyenda: Software Información Configuración Soporte / Formación tiempo t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 FASES: 8. t1 - Aceptación del Presupuesto 9. t2 - Inicio Fase de implantación del software (De t2 a t6) 10. t3 - Inicio del Soporte y Formación (De t3 a t7) 11. t4 Configuración del Entorno informático (De t4 a t6) 12. t5 - Carga de Informacion sistema anterior (De t5 a t6) 13. t6 - Fin de la implantación. Inicio del nuevo sistema 14. t7 - Fin del Soporte o fecha de Garantía 44

t3 - Inicio del Soporte y Formación (De t3 a t7) 11. t4 Configuración del Entorno informático (De t4 a t6) 12.

10 Factory ebusiness ERP. El Sistema - - Circuito Comercial y Contable - - Pedidos de Proveedores Pedidos de Clientes Recepción Total o parcial Entrega total o parcial Albarán de Recepción o Entrega Facturación y Recepción Automática de Albaranes Facturas de Compra Facturas de Venta Previsiones de Pago y Control de Cobros: - Recibos: N19 / N58 - Gestión Remesas Contabilización de: Factura de Compra Factura de Venta Pagos de Facturas de Compras y Gastos Remesas con N-19 y N-58 45

Entrega total o parcial Albarán de Recepción o Entrega Facturación y Recepción Automática de Albaranes Facturas de

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