ERP Crecimiento Planificado de Sistemas de Información

Transcripción

1 ERP Crecimiento Planificado de Sistemas de Información INTRODUCCIÓN En el marco de competencia actual y con los retos que implican una economía global, es necesario que las empresas vean en los sistemas de información una herramienta que le permitirá adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus operaciones. Una de las soluciones más viables para las empresas son las soluciones ERP las cuales les permitirán el grado de optimización deseado, pero es importante conocer que es una solución de este tipo, además, el porque es importante contar con un sistema ERP en la compañía. La determinación de adquirir un sistema ERP debe ser sumamente estudiada, ya que no solo implica el hecho de adquirir el software, implica mas que nada un cambio en la cultura organizacional, en la forma de realizar las operaciones, implica la trasformación de los procesos, todo con el fin de lograr el avance y liderazgo de la compañía. Una vez implementado el ERP, se puede todavía extender el alcance implementado otras aplicaciones tales como CRM (administrar la relación directa con el cliente) y SCM (administrar la cadena de suministros). De tal manera que al tener la herramientas tecnológicas integradas al ERP, se puede llegar al E-business. Implantar ERP en una empresa de gran magnitud resulta, un proceso tedioso y costoso. Es vuelve una tarea difícil, más a un el poder integrar todos los módulos estratégicos de una empresa (Ventas, Administración, Contabilidad, Producción, etc). Creemos que con una planificación adecuada desde el comienzo de la empresa (cuando el tamaño y el volumen de producción son bajos), se puede lograr una integración de los sistemas de información a un costo más bajo, y con menos resistencia al cambio por parte de los empleados. A continuación se presenta la definición de ERP y una introducción a la base teórica de nuestra investigación

2 Planeación de Recursos Empresariales ERP: Enterprise Resources Planning Qué es? ERP: Enterprise Resource Planning (Planeamiento Empresarial de Recursos) Es un sistema de gestión de la información estructurado para satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el ofrecimiento de una solución completa que permite a las empresas evaluar, implementar y gestionar más fácilmente su negocio. Ya que implica utilizar la información a través de la organización de formas más proactiva en áreas claves como ser: fabricación, compras, administración de inventario, control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas, mercadeo. Solución de Software que atiende las necesidades corporativas tomando el Enfoque de Procesos de una organización para lograr los objetivos organizacionales por medio de la integración de todas las funciones de una empresa. Los productos ERP están dirigidos a integrar las distintas áreas funcionales de la empresa, tiene una orientación a procesos, se basan en las mejores prácticas de negocio mundiales, e incluyen herramientas de análisis de información para la toma de decisiones. Además están orientados desde sus inicios para corporaciones conformadas por múltiples compañías. La decisión por un producto ERP se debe al alto grado de integración, seguridad y confiabilidad que trae inherentemente un ERP.

3 Porqué un producto ERP y no un desarrollo propio? Desarrollo Propio Paquete ERP Un proyecto de desarrollo necesita significativo tiempo para ejecutarse. Las aplicaciones ya se encuentran diseñadas y desarrolladas, se requiere tan sólo personalizar al producto. Esto significa menos tiempo en los planes de trabajo. Se deben desarrollar todas las necesidades de la empresa, consumiendo recursos y tiempo. Casi todos los problemas y necesidades de la empresa se encuentran desarrolladas La documentación es difícil de obtener. La documentación es parte del sistema. El mantenimiento es dependiente de personas La casa de software central del ERP se hace cargo del mantenimiento La implementación corporativa es difícil, debido a que cada unidad sigue distintas opciones tecnológicas. El propio paquete fue concebido como un producto multiplataforma. La incorporación de nuevas tecnologías es sumamente compleja (Workflow, EDI, acceso y transacciones por internet, comercio electrónico, etc.) La adaptación a las nuevas tecnologías es casi automático (a cargo de la casa de software y mediante actualizaciones). Por qué utilizar un ERP? Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las empresas a ser cada vez más competitivas. Para ser competitiva es necesario que una compañía tenga optimizado e integrado sus flujos internos de información y sus relaciones comerciales externas, y así conseguir objetivos básicos como son las mejoras de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reducción de costos. Las tecnologías de la información han permitido, en gran medida, la consecución de dichos objetivos.

4 Quiénes son los mayores beneficiarios de los ERP s? Hasta ahora los grandes corporativos, especialmente los que están dedicados a la manufactura y la distribución pero el mercado se está extendiendo hacia las empresas de menor tamaño. Qué tan accesible son los ERP para las pequeñas y medianas empresas? * En uno de los puntos en donde debe de trabajar duramente la pequeña y mediana empresa, es en el de incrementar y la Cultura Tecnológica en todas las áreas de la empresa, ya que de esta depende que tenga éxito, buen funcionamiento la implementación de un sistema ERP y sobre todo hacerle conocer que la implementación de estos sistemas no es nada mas para las grandes corporaciones. * Por la falta de cultura tecnológica que en ocasiones sufren las empresas pequeñas y medianas, al momento de querer implementar un sistema ERP, surge el miedo de hacerlo por ellos mismos por lo que se les recomienda que se adopta la opción de ver un Outsourcing adecuado, el cual este altamente capacitado para que pueda dar soporte a todas aquellas dudas y /o problemas que presente la empresa. * Para aquellas empresas que están un poco atrasadas con relación a las Tecnologías de Información, se le pueden brindar opciones de mejora como el implementar soluciones empresariales preinstaladas en servidores en los cuales el no es responsable del mantenimiento, usando solamente buscadores de Internet, permitiéndole trabajar en cualquier lugar y equipo. * Otro factor importante que hay que tomar en cuenta es la formación del equipo de trabajo, los cuales deben de tener un amplio conocimiento de lo que sé este realizando para posteriormente capacitar a las personas que van a estar involucradas en la realización de las tareas cotidianas. * Es necesario tomar en cuenta el tiempo que va a requerir la implementación, así como el costo que se van a realizar.

5 * Es necesario hacer una búsqueda adecuada de cuales son los diferentes proveedores de este tipo de software ya que como se trata de empresas intermedias no cuentan con los suficientes recursos y por tanto se deben de inclinar por proveedores no muy caros y que ofrezcan calidad en el servicio. * Se debe de buscar un software especial el cual ofrezca una integración real entre aplicaciones como por ejemplo: CRM, EAM, E-Business e incorporar en sus estrategias de negocios aplicaciones que estén basadas en WEB, para que le permita a la empresa vender sus productos a través de este medio. * Seleccionar sistemas ERP para que puedan operar en un entorno de negocio electrónico (e-business) que le permitan a la empresa participar en comunidades de comercio virtual. Implementación de un ERP Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solución ERP: ü Aumento de su Competitividad Las empresas para mantenerse requieren de continuas optimizaciones de sus costos, ya se de producción, comercialización o administración y además deben incrementar constantemente su productividad. ü Un mejor control de sus operaciones Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones. ü Integración de información Es importante integrar la información en la áreas vitales de la empresa como finanzas, distribución y manufactura. La selección de un sistema ERP es un proceso complejo, que se ve influido por la cultura informática que tenga la organización y que pueda verse afectada por la resistencia al cambio o a la idea errónea de que

6 este tipo de proyectos consumen grandes cantidades de dinero, tiempo y esfuerzo. La implantación de un sistema para la planeación de los recursos empresariales (ERP), es un proyecto muy complejo debido a su profundo impacto en los procesos de la empresa. Es por ello que la implantación de un ERP significa: *Un cambio cultural en la empresa. *Un cambio en los procesos de negocio. *Un cambio en la disciplina de trabajo. *Un cambio en la organización. Cuánto tiempo toma implementar un ERP? Depende de la empresa pero por lo general de dos a cinco meses. Cómo se hace el cambio? Primero hay que identificar las áreas de oportunidad y después realizar un proceso de transformación para automatizar todas las operaciones de la empresa. Factores Ambientales que provocan el uso de un ERP Aumento en la necesidad de modernizar los procesos de negocios. Expansión de las estrategias de globalización por parte de las compañías. Generación de acciones organizacionales para una mayor flexibilidad y agilidad. Extensión de los procesos de administración de la cadena de suministros. Creciente énfasis en un servicio al cliente más eficiente. Mayor acceso a la información, requisito cada vez mayor.

7 Limitación de la funcionalidad de los sistemas heredados en un ambiente cambiante. Beneficios de Implementar un ERP Es indispensable considerar lo beneficios que traerá la implantación de un sistema ERP: Integración de los procesos de información entre las diferentes áreas Información disponible e inmediata para la toma de decisiones Incremento en la productividad Mejora en los tiempos de respuesta Rápida adaptación a los cambios Escalabilidad del sistema Integridad de los datos Seguridad definida por el usuario. Reducción en los costos Nuestra Investigación Nuestra Investigación estará encaminada en identificar cada uno de los módulos que posee un ERP, para así aplicarlos en una empresa desde sus inicios. Empresa que implanta ERP Inicio de la Empresa Modulos: Ventas, Contabilidad, Producción

8 Historia de la creación de los Sistemas ERP Los antecedentes de los ERP datan de la Segunda Guerra Mundial, cuando el gobierno estadounidense empleó programas especializados que se ejecutaban en las enormes y complejas computadoras recién surgidas en los principios de los años 40 para controlar la logística u organización de sus unidades en acciones bélicas. Estas soluciones tecnológicas, conocidas como los primeros sistemas para la Planeación de Requerimiento de Materiales (Material Requirements Planning Systems o MRP Systems), son el antecedente histórico más remoto de los actuales ERP. Pero la historia no para allí. Para fines de los años 50, los sistemas MRP brincaron las trincheras del ejército para hallar cabida en los sectores productivos en especial de los Estados Unidos. Las compañías que los adoptaron se dieron cuenta de que estos sistemas les permitían llevar un control de diversas actividades como control de inventario, facturación, y pago y administración de nómina. De manera paralela, la evolución de las computadoras favoreció que estos sistemas fueran creciendo en cuanto al número de empresas que optaban por ellos. Claro que esas computadoras eran muy rudimentarias pero contaban con la capacidad de almacenamiento y recuperación de datos que facilitaban procesar transacciones, es decir, manejar información y canalizarla apropiadamente a aquellas áreas que al integrarla podían ejecutar acciones de manera mucho más rápida. En el lapso de los años 60 y 70, los sistemas MRP evolucionaron para ayudar a las empresas a reducir los niveles de inventario de los materiales que usaban. Ello porque al planear sus requerimientos de insumos, con base a lo que realmente les demandaban, los costos se reducían ya que se compraba sólo lo necesario. Para la década de los 80 estas soluciones tecnológicas pasaron a usar otras siglas: MRP II o Planeación de los Recursos de Manufactura (Manufacturing Resource Planning). Y su alcance fue distinto: permitían atender factores relacionados con la planeación de las capacidades de manufactura; un MRP II, a diferencia de los sistemas previos, reconocía que las empresas padecían interrupciones en la operación, cambios súbitos, y limitaciones en recursos que iban más allá de disponibilidad de materiales.

9 A principios de los años 90, había dos posiciones en el escenario de soluciones tecnológicas para empresas. Por un lado los MRP y por otro los MRPII. Pero el mundo había cambiado y estas soluciones nacidas en los ambientes de manufactura ya eran insuficientes para un mercado donde había organizaciones de todo tipo: de servicios, financieras, comerciales, entre otras, que también necesitaban una solución para controlar sus procesos y en consecuencia, ser más competitivas (había surgido una nueva clase de competidores) con lo anterior surge el ERP. Esto implica potenciar las técnicas para obtener el máximo aprovechamiento posible de la implantación de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, o Sistemas Integrados de Gestión) cuyo objetivo para los directivos de las compañías interesadas en este sistema debe ser asegurar la capacidad de reacción ante las nuevas demandas de los clientes, explorar nuevos canales de venta, como Internet o los call centers, u optimizar el rendimiento de la cadena de suministros. Para obtener todos los beneficios posibles de los sistemas ERP se requiere un proceso posterior(a la implementación) de aprendizaje y mejora continua. En definitiva, se señala que la clave radica en crear un ambiente interno de innovación constante que permita a la empresa crear valor añadido. Dentro de las ventajas obtenidas hasta este momento se encuentran: El 30% de las firmas que han implantado últimamente sistemas ERP asegura que ha conseguido una mayor eficiencia, rapidez y productividad en sus transacciones. Además, veinte de cada cien consideran que han mejorado en la solución de errores en los informes, y el 15% menciona como principales ventajas la mejora en la gestión de los cambios de personal y en la corrección de fallos e funcionalidad.

10 Integrantes Pamela Alejandra Martínez Alejandra Argueta Mayra Zavala Federico Rodríguez Victor Ordóñez Paris H Castillo