LANZAMIENTO PROYECTO : INTEGRA Montaje del ERP SIESA Enterprise. Barranquilla - Colombia 2012

Transcripción

1 LANZAMIENTO PROYECTO : INTEGRA Montaje del ERP SIESA Enterprise Barranquilla - Colombia 2012

2 Contenido 1. Que Queremos? 2. Como estamos? 3. Razones para Cambiar? 4. Quien es SIESA? 1. Presentación Video Corporativo 2. Que es un ERP? 5. Como lo vamos a hacer? 1. Que tenemos que cambiar? 2. Metodología a utilizar. 3. Estructura del proyecto.

3 Antecedentes

4 Antecedentes

5 Antecedentes

6 Que Queremos? INTRODUCCION Este informe pretende crear un completo marco de referencia para todas las actividades del proyecto INTEGRA para las empresas del GRUPO EMPRESARIAL JADE. En él se plasma un detalle completo de todas las actividades, los recursos y los compromisos a diferentes niveles para una implementación exitosa de la solución. En cada uno de sus componentes, este informe debe servir como guía a cada uno de los usuarios involucrados en el proyecto (tanto para las empresas del GRUPO EMPRESARIAL JADE como de SIESA) en el seguimiento y control de las condiciones optimas del proyecto. Se describirán los antecedentes, objetivos, alcance, descripción de la infraestructura tecnológica e información del proyecto como cronograma detallado de fases, actividades y tareas el cual, es responsabilidad del comité Líder de proyecto.

7 Que Queremos? OBJETIVOS GENERALES Implementar y disponer de un sistema con la tecnología adecuada para el logro de los objetivos estratégicos corporativos, integrando todas las empresas del Grupo Empresarial JADE y todos los procesos en de cadena de valor mediante la estandarización de procesos y el uso de herramientas que permitan la interacción e intercambio de información con otros sistemas. Asegurando el cumplimiento de la misión orientándonos a alcanzar la visión de cada uno de los negocios. Implementar y promover el enfoque basado en procesos, como propósito para mejorar la eficacia y la eficiencia de la Empresa para lograr los objetivos definidos. Contar con un sistema de información que garantice un ambiente de control de la información, con la disponibilidad y seguridad adecuadas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Levantar, estandarizar y formalizar los procesos de negocio que serán apoyados por el ERP. Implementar el sistema ERP UNOEE en sus módulos de financiero, comercial y POS. Generar e Integrar la información en todas las áreas de negocio permitiendo mejorar los procesos de toma de decisiones. Incrementar la efectividad y confiabilidad en la entrega de información. Disminuir el reproceso operativo de información dando oportunidad a incrementar el nivel de análisis del personal en cada uno de los procesos de su área. Mejorar la gestión, aumentar el nivel de detalle de la información mediante el uso de herramientas de Inteligencia de negocios.

8 Que Queremos? ALCANCE Este proyecto tendrá dos fases, la segunda fase se desarrollará una vez terminada exitosamente la primera fase: Fase I: Implementación de los módulos funcionales con licencias, capacitación y consultoría en: Parámetros básicos, Contabilidad General, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Tesorería, Activos Fijos, Presupuestos, Control de Inventarios, Gestión Comercial y Gestión de Compras. Fase II: Capacitación y consultoría en: Parámetros básicos, Gestión de venta en el POS.

9 Como Estamos? Antecedentes En la actualidad contamos con diversos sistemas de información (software de terceros, desarrollos internos, hojas de cálculo), que soportan el flujo cotidiano de la información en todos los niveles de la compañía. La interacción de estos sistemas de información, se realiza a través de interfases semi-automáticas tal como se describe en la grafica. Este entorno ha conllevado a lo largo del tiempo, a generar ineficiencia en el acceso a los datos, imprecisión en la calidad de la información, cargos administrativos dedicados a la gestión de la información, entre muchos otros impactos. Hemos detectado las siguientes debilidades: Alto Reprocesamiento de información, Lentitud en la entrega de información para la toma de decisiones, Bajo nivel de colaboración e información dispersa en toda la organización bajo la responsabilidad de cada usuario y falta de integridad en la información y la Dirección ha decidido fortalecer su entorno con una solución totalmente integrada e identificada con la visión y los procesos del negocio. Activos Fijos Nomina Tesorería Contabilidad BI Financiero Excel e Informes Inventarios Cartera BI Comercial PDV Facturación Pedidos Interfase Semiautomatica Interfase otros Sistemas Fuerza Ventas

10 Razones para Cambiar Los procesos de negocios reflejados en sistemas antiguos e inflexibles se vuelven restrictivos. La tecnología de sistemas queda desactualizada y dificulta la integración con nuevas aplicaciones. Los cambios en el proveedor de software, tales como el cambio a nuevas tecnologías, afectan directamente las capacidades de sostenibilidad, mantenimiento y crecimiento del software. El costo total de propiedad es la acumulación de todos los costos, y no sólo los de software o TI, sino todos los relacionados con el logro de que el sistema cumpla con su objetivo. Finalmente se decidió que la solución de SIESA (Sistemas de Información Empresarial) era la mejor por los siguientes aspectos: Se redefinió la relación comercial SIESA Empresa. Cubrimiento funcional con las soluciones y desarrollos ofrecidos. Se cubren las necesidades básicas para el manejo de la Empresa y puntos de venta. Solidez y Estabilidad financiera. Experiencia de 28 años en el mercado Colombiano. Evaluación realizada a clientes que ya han implementado UnoEE. Metodología de implementación (PREMIUM).

11 Quien es SIESA?

12 Qué es un ERP? E: Enterprise R: Resourse P: Planning. La Planificación de Recursos Empresariales, o simplemente ERP (Enterprise ResoursePlanning), es un conjunto de sistemas de información gerencial que permite la integración de las operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad De esta manera, a través del ERP, en vez de estar los programas trabajando de manera independiente uno del otro y sin tener una conexión entre si, trabajan de una forma integrada que permite la interconexión entre todos ellos. Tampoco hay que considerar que un ERP es un sistema que integre sólo un sector de la compañía (por ejemplo la contabilidad), sino que tienen que estarlo todas las partes que permiten los procesos de negocios de la empresa. Laintegracióndetodosestosdatosenunabasededatos centralizada permite la optimización de los procesos ylaobtencióndelainformacióndemaneramásrápiday precisa y además, todos los usuarios pueden compartir la información y acceder a ella en forma constante. Esta es una de las características fundamentales que diferencian al ERP de otro software de gestión: la integridad de sus sistemas. Pero además cuenta con más particularidades que influyen en su diferenciación con otras aplicaciones, y que son la división interna en módulos, lo que permite que se vayan instalando según las necesidades de cada cliente, y por esto mismo, la adaptabilidad

13 Cómo lo vamos a hacer? Metodología de Gestión Integral Fase V Operación Real Unoee Corte al Nuevo Sistema Uno enterprise Carga de Saldos Iniciales Fase IV Implementación Sesiones Piloto Desarrollos y Modificaciones Fase III Desarrollo y Cambios FILTROS Fase II Ambientación y Diseño Cambios Unoee PROTOTIPOS Preparación Ejecución Cambios PPC Capacitación Unoee Diagnostico de Operaciones Fase I Planeación del Proyecto Definición del Proyecto