Carta de constitución de la PMO para IDlink

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1 TALLER CARTA DE LA PMO Carta de constitución de la PMO para IDlink Versión Fecha Descripción de cambios Autor / Editor Aprobado por Daniel Gómez Daniel Gómez González Patrocinador Ejecutivo Nombre Titulo Organización # Contacto Juan Carlos Ramírez Gerente General IDlink jramirez@idlinksolut ions.com

2 Resumen Ejecutivo <Misión de la PMO> <Objetivos y funciones claves de la PMO> <Declaración de autoridad de la PMO> <Personal de la PMO> <Principios de operación de la PMO> Este trabajo busca un diseño e implementación exitosa de una PMO, para ello se definen conceptos como visión y misión, equipos de trabajos y las características de sus integrantes, objetivos y factores de éxito. Todo lo anterior brinda un mapa más claro para la materialización de la necesidad de la Compañía, que busca contrarrestar diferentes frentes de trabajo que no están en un punto óptimo y que representan en diferentes casos gastos ocultos. Adicionalmente se planteará el qué, el cuánto y el cómo se llevará a cabo, para esto se estandarizará una metodología propia para la gestión de proyectos que permita una óptima planeación, medición, control y mejora del portafolio de proyectos. Con el fin de generar valor a los clientes internos y externos y lograr una mejora de la tasa de éxito de los proyectos bajo los criterios de alcance, tiempo, costo y satisfacción del cliente por encima del 80%. Finalmente se identificaron los roles de la PMO que se trabajará en la fase inicial y seguramente subsecuentes de la implementación, que contempla, la incursión como centro de provisión de recursos para la gestión de proyectos dentro de la organización; la calificación, entrenamiento, asignación y evaluación de los directores de proyectos, trabajar como interface entre las necesidades del negocio y en el entorno de gestión de proyectos en la organización y ser la representación de la organización de proyectos ante los niveles ejecutivos de la organización; implementación del seguimiento y control de los proyectos mediante la metodología SCRUM.

3 Justificación de la PMO <Necesidades organizacionales o problemas que justifican su existencia> La implementación de la PMO, busca contrarrestar diferentes frentes de trabajo que no están en un punto óptimo para la Compañía y que representan en diferentes casos gastos ocultos. Los proyectos se ejecutan con diferentes estándares. No hay una base de datos de lecciones aprendidas. No existen procesos claros para el desarrollo de proyectos, solamente existen lineamientos generales. Proveer un estándar repetible del manejo de proyectos, para el uso que sirva como apoyo a los gerentes de proyectos. Generar un plan de formación y de carrera. Operacionalizar la estrategia a través de proyectos enmarcados en portafolios de proyectos que permitan medir el costo e impacto real de las iniciativas en cada una de las estrategias planteadas por la compañía. Visión de la PMO <Debe capturar las expectativas y planes de largo plazo de esta organización> Convertirse en un centro de excelencia que permita a la organización alcanzar los objetivos estratégicos funcionales, de negocio y corporativos, que generen beneficios reales traducidos en un aumento del EVA. Definición de éxito en los proyectos <Cuáles son los criterios que la PMO considera que deben cumplir los proyectos para que sean considerados exitosos>

4 Esta PMO trabajará para sus proyectos los siguientes criterios de éxito: Correcta definición del foco en la generación de beneficio de cada proyecto. Mantener el control de comunicaciones y entrega de informes de seguimiento. Disminuir el ciclo de vida de los proyectos. Disminución de los procesos de control de cambios. Cumplimiento de los criterios de proyecto exitosos, definidos en los parámetros de tiempo, costo, alcance y satisfacción del cliente por encima del 80%. Mejorar la trazabilidad en todo el ciclo de vida de los proyectos. Misión de la PMO <La Misión de la PMO debe ser plenamente en apoyo de la Visión. La misión amplía la visión y proporciona orientación sobre cómo se hará la visión manifiesta> Estandarizar una metodología para la gestión de proyectos que permita una óptima planeación, medición, control y mejora del portafolio de proyectos. Con el fin de generar valor a los clientes internos y externos y lograr una mejora de la tasa de éxito de los proyectos bajo los criterios de tiempo, costo y alcance por encima del 80%. Objetivos de la PMO <Los Objetivos de la PMO, según lo acordado por la alta dirección de la PMO deben estar plenamente en el apoyo de la Visión> <Detallar cada uno de los objetivos e indicar las organizaciones involucradas en el cumplimiento de los mismos> <Listar las funciones claves o servicios a cargo de la PMO tomar como base el taller de funciones de la PMO> Específico Establecer los procesos que se van a utilizar para los pequeños, medianos y grandes proyectos.

5 Medible Alcanzable Resultado Documento no mayor a 5 hojas. Deben ser con base en las áreas del conocimiento y procesos del PMBOK 5ta Ed y metodologías ágiles en especial SCRUM. Documento con las áreas de conocimiento y procesos del PMBOK modificadas para alinearse con metodologías ágiles en especial SCRUM. 1 mes Específico Medible Alcanzable Resultado Plantear criterios de evaluación de tipo de proyecto (pequeño, mediano o grande. Plantilla de Excel, con criterios que plasmen los % y ponderaciones correspondientes a número de sprints, costo y valor que generará. 1 o 2 criterios por riesgo, inversión, retorno, alcance, tiempo y satisfacción del cliente. Criterios que permiten evaluar el tipo de proyecto (pequeño, mediano o grande). 3 semanas Específico Medible Crear formatos a la medida para el inicio, planeación, seguimiento/control y cierre de los diferentes tipos de proyectos. Pequeños: entre 5 y 10 formatos. Medianos: entre 10 y 15 formatos. Grandes: entre 15 y 50 formatos. Alcanzable Formatos con estándar de ISO 9001 Resultado Formatos diligenciados que permitan su futura consulta 1 mes

6 Específico Medible Alcanzable Compra de una licencia de Project online. Cumplimiento de curva S % de desviación entre el cronograma presupuestado y el ejecutado del montaje Resultado Montaje del Project online integrado con SharePoint y office semana Específico Medible Alcanzable Resultado Montaje de un dashboard Un gráfico de tiempo y estado por proyecto. Un gráfico de alcance y estado por proyecto. Un gráfico de costo y estado por proyecto. Un gráfico consolidado de tiempo, alcance y costo por proyecto. Las gráficas se deben basar en 3 KPI Tablero de control con 4 gráficas. 1 semana Específico Medible Alcanzable Resultado Definir 3 KPIs Deben ser KPIs, que se puedan medir con la información que tiene la empresa. Los KPIs, deben ser básicos y adecuados a la madurez actual de la empresa. KPIs. 2 semanas Factores críticos de éxito de la PMO

7 <Según lo acordado por el equipo de gobierno y liderazgo de la PMO, debe estar plenamente en apoyo de los Objetivos de la PMO y alineados con los objetivos de negocio de la empresa. La PMO tendrá más éxito en el largo plazo si estos factores se pueden lograr> De acuerdo a la importancia y la necesidad de la implementación de la PMO, la empresa estableció varios lineamientos que permitirán aumentar la tasa de éxito, de lo que inicialmente será un piloto y que posteriormente debe llegar a ser un área con toda la relevancia para el logro de los objetivos estratégicos. Evaluación del estado inicial (modelo de madurez) Definición del business case a utilizar para la evaluación de nuevos proyectos. Capacitación. Implementación en proyecto piloto. Salida a producción. Diagnóstico y evaluación de valor agregado. Métricas de la PMO < Según lo acordado por el equipo de gobierno y liderazgo de la PMO, las métricas deben medir los aspectos del rendimiento de la PMO que están directamente relacionados con su misión y deben estar también alineadas con los objetivos de negocio de la empresa> Estas métricas permiten evidenciar objetivamente el resultado de las acciones realizadas en la implementación del proyecto. Construcción de periodos base. Optimización de los procesos de inicio, planeación, seguimiento/control y cierre de los proyectos. Aumento de la tasa de proyectos exitosos, es decir, dentro del costo, alcance, tiempo y riesgos controlados. Disminución de las horas -hombre por sprint. Aumento de la utilización de reusables. Aumento de la satisfacción del cliente. Aumento del número de recompras de proyectos por parte del mismo cliente. Consolidación en el mercado nacional e incremento en la participación en el mercado

8 internacional. Personal de la PMO < Según lo acordado por el equipo de gobierno y liderazgo de la PMO, deben estar plenamente en apoyo de los Objetivos de la PMO y alineados con los objetivos de recursos de la empresa > Los colaboradores con los que se implementará la PMO son los siguientes: PMO: Colaborador Ingeniero de Sistemas o afines, con Magister en Gerencia de Proyectos, Experiencia en proyectos de más de 5 años, excelente manejo de personal propendiendo al trabajo en equipo. Opcional: Certificaciones PMP y afines. Gerentes de Proyectos: áreas de conocimientos afines a la administración, con especialización en gerencia de proyectos, experiencia en proyectos de al menos 3 años, actitud positiva para trabajo bajo presión, excelente administración de recursos y optimización de procesos Opcional: Certificaciones PMP y afines. Analista de Planeación y Control: áreas de conocimientos afines a la administración, experiencia en proyectos de al menos 1 año, actitud para aprender, orientación al resultado, alta productividad y orden. Analista financiero: áreas de conocimientos afines a la administración, con especialización en finanzas, experiencia en proyectos de al menos 1 año, actitud para aprender, orientación al resultado, alta productividad y orden.

9 Interesados (Stakeholders) de la PMO Interesado Relación con la PMO Expectativos de la PMO Junta Directiva Clientes internos de la PMO Mejorar la rentabilidad, número y tamaño de los proyectos que se pueden manejar. Gerente General Sponsor Mejorar la tasa de éxito de los proyectos (tiempo, alcance y costo) Equipo de Desarrollo Clientes internos de la PMO Proveer soporte en la ejecución de los proyectos, ayuda en estimación análoga, reusables. Gerencia de Proyectos Clientes Parte del equipo de la PMO Punto de enlace con el equipo de desarrollo Implementar mejores prácticas. Establecer plan de desarrollo e incentivos por desempeño. Diseñar y participar en la elaboración del plan de formación. Que se cumpla el presupuesto del proyecto y que ofrezca valor al negocio. Estrategia propuesta para establecer la PMO <Describe los pasos para el establecimiento de la PMO. Este esquema debe ser acordado por el equipo de gobierno y liderazgo de la PMO, y estar en apoyo de los Objetivos de la PMO y se alinea con los objetivos de negocio de la empresa> Para llevar a cabo el establecimiento de la PMO Básica y con enfoque ágil se trabajarán las siguientes estrategias: Conformación del grupo evaluador de la situación inicial. Identificación de procesos comunes y mejores prácticas de los diferentes gerentes de proyectos compatibles con la metodología a implementar. Identificación y estandarización de procesos para cada tipo de proyecto (pequeño,

10 mediano, grande). Definición de formatos para la documentación de los proyectos para cada uno de sus procesos en la etapa respectiva. Definición de estructura de gobierno para el seguimiento y control de los proyectos. Capacitación. Implementación en proyecto piloto. Ajustes según resultados del proyecto piloto. Implementación general (salida a producción). Seguimiento y control del valor generado. Borrador del presupuesto de la PMO <Presenta las estimaciones de costos de 2 años para el establecimiento y funcionamiento de la PMO. Este presupuesto inicial se acordó por el equipo de gobierno y liderazgo de la PMO, y estar en apoyo de los Objetivos de la PMO y se alinea con los objetivos de negocio de la empresa> Conceptos Presupuesto Anual ($ COP) Director PMO $ Analista de Planeación y Control PMO (1) $ Plan de Capacitaciones $ Plan de Incentivos $ Comentado [DG1]: Porcentaje de asignación para analista 40%. PMO estándar con alcance de proyectos. Para el proyecto Costo de oportunidad de las personas que se están capacitando. Total $ Futuro de la PMO <Describe la continuación de operación de la PMO de acuerdo con la visión establecida>

11 La PMO ágil se piensa en un nivel básico, sin embargo se plantea que en el largo plazo se convierta en una PMO Ágil nivel estándar, permitiendo mantener el foco de seguimiento y control, y adicionalmente se encargue de provisionar los recursos para la gestión de proyectos; calificar, entrenar, asignar y evaluar los directores de proyectos; adicionalmente representa a la organización de proyectos ante los niveles ejecutivos de la organización. Por el tipo de metodología utilizada, se espera que la PMO este en constante mejoramiento y aplicación de lecciones aprendidas y mejores prácticas dado el carácter iterativo de la metodología utilizada para diseñar la PMO Ágil.