ADMINISTRACIONES PÚBLICAS e-diputación Manual de Administración DIPUTACIÓN DE VALENCIA Carpeta de Ayuntamientos
1. MODULO DE ADMINISTRACIÓN... 4 a. Introducción... 4 b. Novedades... 5 c. Acceso... 6 d. Pantalla principal... 7 i. Cabecera... 7 ii. Cuerpo... 8 iii. Pie... 8 e. Menú Principal... 9 i. Ayuntamientos... 9 1. Búsqueda de un ayuntamiento... 9 2. Gestión de un ayuntamiento... 9 - Búsqueda de usuarios... 9 - Gestión de un usuario... 10 f. Otras opciones... 12 i. Configuración... 12 ii. Accesibilidad... 14 iii. Sugerencias y quejas... 15 2
Ilustración 1: Pantalla de acceso al módulo de tramitación... 6 Ilustración 2: Pantalla de acceso al módulo de administración... 6 Ilustración 3: Pantalla principal del módulo de administración... 7 Ilustración 4: Cabecera de la pantalla principal del módulo de administración... 7 Ilustración 5: Cuerpo de la pantalla principal del módulo de administración... 8 Ilustración 6: Pie de la pantalla principal del módulo de administración... 8 Ilustración 7: Pantalla de búsqueda de ayuntamientos... 9 Ilustración 8. Pantalla de usuarios de un ayuntamiento... 9 Ilustración 9: Pantalla de búsqueda de usuarios para un ayuntamiento... 10 Ilustración 10: Pantalla de creación de usuario para un ayuntamiento... 10 Ilustración 11: Pantalla de edición de usuario... 11 Ilustración 12: Pantalla de configuración del módulo de administración... 12 Ilustración 13: Pantalla de accesibilidad del módulo de administración... 14 Ilustración 14: Pantalla de sugerencias y quejas del módulo de administración... 15 3
1. MODULO DE ADMINISTRACIÓN a. Introducción En el presente documento se pasa a explicar las distintas funcionalidades de que consta el Módulo de Administración de usuarios para la Carpeta de Ayuntamientos. En el caso de que tenga problemas de acceso, consulta el documento de requerimientos mínimos y compruebe la configuración de firma. Ambas opciones se encuentran en la pantalla principal de acceso. Cabe destacar que desde la Diputación en ningún momento se darán de alta a usuarios para un ayuntamiento. Las únicas altas que se realizarán, serán las de los secretarios interventores de los ayuntamientos. Cuya solicitud se tendrá que dar en Diputació Directe y se tendrá que enviar la resolución del nombramiento del Secretario-Interventor al siguiente correo electrónico, diputaciodirecte@dival.es. 4
b. Novedades Evolutivo 3: Septiembre 2014 - Cambio en la capa de visualización de la plataforma - Inclusión de la pantalla de configuración de preferencias. - Inclusión de la pantalla de sugerencias y quejas. - Nueva pantalla de información sobre la accesibilidad. Atajos. - Nueva funcionalidad para gestionar permisos a nivel de servicio. - Actualización de la documentación de la plataforma. 5
c. Acceso Para acceder al módulo de administración puede acceder directamente mediante el siguiente enlace, https://www.carpetaayuntamiento.dival.es/back/init.do o a través del portal de la Diputación de Valencia, http://www.dival.es, donde en la sección de ayuntamientos nos dará la opción de acceder al Módulo de Tramitación de la Carpeta de Ayuntamientos y en ese punto podremos acceder al Módulo de Administración mediante un enlace, tal y como se muestra en la imagen. Ilustración 1: Pantalla de acceso al módulo de tramitación Una vez en el módulo de administración, al igual que en el módulo de tramitación, seleccionaremos el botón iniciar donde se nos mostrará un listado de certificados con el que poder entrar en el sistema. Ilustración 2: Pantalla de acceso al módulo de administración 6
d. Pantalla principal A continuación se explicará que es lo que nos encontramos en la pantalla principal del módulo de administración tras acceder a la plataforma. Ilustración 3: Pantalla principal del módulo de administración i. Cabecera Situado en la parte superior de la pantalla se observan tres partes bien diferenciadas. Ilustración 4: Cabecera de la pantalla principal del módulo de administración - Parte superior: Nos dice la fecha actual y nos da la opción de cambiar de idioma. Para que el cambio del idioma sea recordado para la próxima vez que se entre en la plataforma, se ha de cambiar en la parte de configuración del perfil que se explicará más adelante. - Parte intermedia: Se encuentra el gestor de eventos de relevancia respecto a la plataforma: problemas de rendimiento, de configuración Es decir, una forma de comunicar in situ de la situación actual del sistema. - Parte inferior: Nos muestra el menú principal, en este caso el acceso a los ayuntamientos que podemos administrar, los datos del usuario conectado y la posibilidad de configurar la cuenta del usuario conectado. 7
ii. Cuerpo Conforme vamos entrando en unas opciones u otras, será en esta parte donde se nos mostrará la información respecto a la opción seleccionada. Ilustración 5: Cuerpo de la pantalla principal del módulo de administración iii. Pie Mostrará la posibilidad de poder acceder a información de ayuda: manual, FAQ, accesibilidad, datos de contacto con la diputación y la posibilidad de realizar una sugerencia o queja respecto a la plataforma. Ilustración 6: Pie de la pantalla principal del módulo de administración 8
e. Menú Principal i. Ayuntamientos 1. Búsqueda de un ayuntamiento La plataforma brinda la opción de poder filtrar el listado de ayuntamientos por su denominación y de esta manera poder acceder de forma rápida al ayuntamiento que nos interesa. Ilustración 7: Pantalla de búsqueda de ayuntamientos 2. Gestión de un ayuntamiento Para acceder a la gestión de permisos de un ayuntamiento, lo único que hay que hacer es clicar en la denominación del ayuntamiento en concreto. Ilustración 8. Pantalla de usuarios de un ayuntamiento Inicialmente se mostrarán los usuarios activos para el ayuntamiento, indicándonos ciertas propiedades importantes, como puede ser el tipo de acceso o si se trata de un usuario administrador o no. También podemos ver rápidamente los inactivos clicando en la pestaña correspondiente. - Búsqueda de usuarios Si quisiéramos buscar un usuario en concreto, tenemos la opción de usar el buscador. El cual nos permite filtrar por distintos campos: nombre, nif, apellidos como se observa en la imagen posterior. 9
Ilustración 9: Pantalla de búsqueda de usuarios para un ayuntamiento - Gestión de un usuario Tanto la pantalla de alta nueva de usuario como de edición, es prácticamente la misma. Lo único, que si se trata de una edición, no se podrá modificar el NIF del usuario. Alta nueva Si se tratara de una alta nueva, simplemente, seleccionaríamos Nuevo Usuario. Ilustración 10: Pantalla de creación de usuario para un ayuntamiento Edición En el caso de tratarse de una modificación de un usuario, clicariamos sobre el nombre del usuario a editar. En el caso de edición de usuario, se podrá eliminar el usuario, aunque lo aconsejable es marcarlo como NO activo. 10
Ilustración 11: Pantalla de edición de usuario A continuación se explican algunos campos relevantes: Administrador Empleado Dip. Email Idioma Tipo Acceso Si está activo, el usuario tendrá acceso al módulo de administración. Solo sale cuando es un superadministrador el usuario conectado. Estos usuarios no se ven por parte de un usuario administrador de un ayuntamiento. Es usado para el envío de mails automáticos desde la plataforma y para ponerse en contacto la Diputación con el usuario si fuera necesario. Marca el idioma por defecto que se mostrará cuando el usuario se identifique en la plataforma. Marca que tipo de acceso tendrá el usuario para el módulo de administración. Para el caso de ayuntamientos y mancomunidades: - Gestor: El usuario tendrá permisos para poder registrar. - Pase a firma: El usuario no podrá registra, pero si que podrá realizar la tarea hasta el punto de registrarla, y es aquí donde la marca como lista para ser registrada, Pase a firma. En el manual del módulo de tramitación se explica con más detalle. Para el caso de Diputación de Valencia, se marca el permiso de acceso a los módulos: - Administración - Tramitación. - Ambos Servicios Se marcará que servicios son sobre los que tendrá permisos de acceso el usuario en el módulo de tramitación. Destacar que un usuario dado de alta en la entidad de Diputación de Valencia, se trata de un usuario del tipo supertramitador o superadministrador, dependiendo los permisos. 11
f. Otras opciones i. Configuración La plataforma posee una serie de opciones de configuración que le permite al usuario poder tener una navegación más acorde a sus necesidades, así como la posibilidad de poder enterarse de cualquier variación en la plataforma, ya sea por temas del sistema en general o porque los expedientes sobre los que tiene acceso han sufrido algún cambio. Estas mismas opciones están accesibles desde el módulo de tramitación. Ilustración 12: Pantalla de configuración del módulo de administración A continuación se detalla las distintas opciones que disponemos: Idioma Apartado de Inicio El usuario podrá definir el idioma por defecto que se mostrará cuando se identifique en la plataforma Hace referencia al menú inicial que se mostrará en el módulo de tramitación al seleccionar un servicio. Hay servicios que tienen predefinido un acceso a un menú, pero en el caso de que no lo tenga predefinido se accederá al menú que se indique aquí. Esta utilidad está enfocada a servicios que manejan expedientes 12
electrónicos que interactúen con la plataforma. Resultados en listados Tamaño de letra Avisar expiración tareas Mostrar avisos Comprobar nuevos avisos Activar envíos mail Recibir avisos por mail Activar atajos teclados Mostrar atajos en pantalla A la hora de mostrar los listados en los distintos módulos, se tendrá en cuenta este valor a la hora de paginarlos. La plataforma da la opción de poder seleccionar distintos tamaños de letras. Existen tareas que poseen un plazo de realización. Mediante esta opción el usuario puede marcase cuando quiere que una tarea sea mostrada como urgente. El usuario se podrá configurar si quiere que el último aviso no se muestre en la pantalla principal o no. Podrá indicar el tiempo que quiere que la plataforma compruebe de la existencia de nuevos avisos. La plataforma tiene un sistema de notificaciones vía mail de cambios en la plataforma: tareas nuevas, avisos nuevos Si no se quiere recibir ningún mail, en este punto se podrá indicar. Aquí se podrá indicar si no se desea la recepción de mails respecto a los avisos nuevos. Si no se desea tener los atajos activados, aquí es donde se indicaría. En la parte de accesibilidad se explicará con mayor detalle. Si está activa esta opción la plataforma marcará, subrayando, la tecla que esta activa como atajo. 13
ii. Accesibilidad Indicación de los estándares mantenidos y de las distintas opciones de navegación existentes, concretamente indicación de las teclas de acceso rápido que están habilitadas en caso de tener activo los atajos. Ilustración 13: Pantalla de accesibilidad del módulo de administración Según el menú donde se encuentra se activan unos atajos u otros como se observa en la imagen. Para hacer uso del atajo, simplemente hay que teclear la letra que se indica que está activa. Por ejemplo, si estamos en el menú de ayuntamientos y pulsamos la letra r, se nos mostraría la pantalla de configuración. 14
iii. Sugerencias y quejas A modo de poder evolucionar la plataforma según las necesidades del usuario, se permite al usuario que nos pueda enviar sus sugerencias y quejas respecto a la plataforma. Ilustración 14: Pantalla de sugerencias y quejas del módulo de administración En la mayor brevedad posible responderemos a la sugerencia o queja. 15