Registro de Entradas y Salidas

Transcripción

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2 Documento de Versión Versión Documentación Registro de Entradas y Salidas 1

3 Documento de Versión ÍNDICE Gestión Diaria... 2 Consulta de Anotaciones... 7 Estructura Organizativa... 9 Instalación Depuración de Interesados Técnicas

4 Gestión Diaria Gestión Diaria Registrar Entradas/Salidas. Funcionalidad de las teclas Intro y Tabulador. Se ha habilitado distinta funcionalidad para las teclas Intro y Tabulador en los campos Nombre, Apellido1 y Apellido2. Tecla Intro: Al pulsar en esta tecla, y siempre que el cursor se encuentre situado en alguno de los tres campos citados, se lanzará la ventana de ayuda de nombres y domicilios. Tecla Tabulador: Al pulsar en esta tecla, y siempre que el cursor se encuentre situado en alguno de los tres campos citados, tabulará el cursor al siguiente campo Registrar Entradas/Salidas. Domicilios en Formato Normalizado. Se ha habilitado la funcionalidad de poder indicar el domicilio del interesado en formato Normalizado. Para ello hay que seguir los siguientes pasos: Marcar el parámetro Interesados Normalizados situado en la pestaña Otros Parámetros de la opción de menú: Instalación > Parámetros. Una vez marcado este parámetro aparecerá el botón en la ventana de registrar entradas/salidas. El campo Domicilio aparecerá deshabilitado de manera que tendremos que indicar el domicilio rellenando los datos (tipo de vía, vía, número, escalera, planta y puerta) en la ventana emergente que aparece al pulsar el botón : De estos campos son obligatorios: Tipo de Vía, Vía y Número. Registrar Entradas/Salidas. Campo Unidad Orgánica Interna. Se ha habilitado la funcionalidad de que al indicar un valor en el campo Unidad Orgánica el foco se desplace automáticamente al botón 2

5 Gestión Diaria Aceptar, de manera que se pueda rellenar la anotación más rápidamente pulsando en la tecla Intro. Registrar Entradas/Salidas. Asunto/Modalidad. Se ha habilitado la funcionalidad de que al indicar un asunto/modalidad el cursor se sitúe al final del campo Extracto /Explicación. Registrar Entradas/Salidas. Acceso al Mantenimiento de Domicilios Normalizados de Terceros. Se ha habilitado la funcionalidad de poder acceder al mantenimiento de domicilios normalizados de la aplicación TERCEROS Y TERRITORIO ACCEDE. Para ello hay que seguir los siguientes pasos: Marcar el parámetro Domicilios, situado en la pestaña Parámetros de la opción de menú Instalación > Parámetros, en cual se encontrará habilitado siempre y cuando se encuentre marcado el parámetro Conectado a Terceros. Una vez marcado este parámetro aparecerá el botón. Al pulsarlo accederemos al mantenimiento de domicilios de la aplicación TERCEROS Y TERRITORIO ACCEDE, desde el cual podremos traernos cualquier domicilio normalizado o no, para asociarlo al interesado de la anotación. Registrar Entradas/Salidas. Relación de Anotaciones. Se ha habilitado la funcionalidad de poder relacionar anotaciones internas (sin efecto registral) referenciándolas por el número de oficina. Para ello se ha incluido en la ventana de Relacionar Anotaciones el parámetro Oficina, de manera que: cuando nos dispongamos a relacionar anotaciones e indiquemos que la anotación no tiene efecto registral (E.R. desmarcado) y la oficina de la cual queremos seleccionar la anotación, el campo número de anotación hará referencia al número de oficina. Gestión de Reservas. Visualización de los campos Usuario y Oficina. Se ha habilitado la funcionalidad de que en la rejilla donde aparecen las reservas creadas se puede ver, para cada reserva, que usuario y en que oficina se ha realizado. Estos dos campos también se han incluido como criterios de búsqueda en la parte superior. Gestión de Reservas. Situación del foco una vez rellenada una reserva. Se ha habilitado la funcionalidad de que una vez que se rellene una reserva, al volver a la pestaña Anotaciones a Cumplimentar, el foco se situará sobre la siguiente anotación a la completada. 3

6 Gestión Diaria Modificación de Anotaciones. Asuntos Limitados. Se ha habilitado la funcionalidad de que un usuario conectado a una oficina con asuntos limitados pueda modificar cualquier anotación asociada a alguno de los asuntos/modalidades de su oficina aunque se haya registrado en una oficina diferente. Consulta de Interesados. Parámetro No en Terceros. Se ha habilitado la funcionalidad de que en la consulta de interesados se puedan consultar los interesados que no se encuentran dados de alta en Terceros. Para ello se ha creado el parámetro No en el módulo Central de Terceros, de manera que si se marca solo buscará por Interesados que no se encuentren dados de alta en la aplicación de Terceros. Consulta de Interesados. Listado de Interesados. Se ha habilitado la funcionalidad de poder sacar un listado de interesados en función de los interesados que se encuentren seleccionados en la pestaña Interesados. Para ello en la consulta de interesados se ha habilitado una nueva pestaña llamada Generación de Informes, en la cual se ha habilitado el listado Listado de Interesados, el cual contiene la siguiente información de cada interesado: Nombre y Apellidos Tipo de Documento Documento Domicilio Teléfono Registro Masivo. Se ha habilitado la funcionalidad de poder registrar anotaciones de forma masiva en función de un fichero con los datos de los interesados, para ello: El fichero con los datos de los interesados debe de tener las siguientes características: Será un Fichero de texto (delimitado por tabulaciones) generado a partir de un archivo.xsl en la aplicación Excell de Microsoft. Estará formado por las siguientes columnas: Nombre: Máximo 255 caracteres, en caso contrario se grabará mensaje de alerta de Línea invalida en el fichero de trazas indicando la línea. 4

7 Gestión Diaria Apellido1: Máximo 25 caracteres, en caso contrario se grabará mensaje de alerta de Línea invalida en el fichero de trazas indicando la línea. Apellido2: Máximo 25 caracteres, en caso contrario se grabará mensaje de alerta de Línea invalida en el fichero de trazas indicando la línea. Domicilio: Máximo 255 caracteres, en caso contrario se grabará mensaje de alerta de Línea invalida en el fichero de trazas indicando la línea. Municipio: La descripción debe de coincidir exactamente con la de alguna ocurrencia según la normativa INE. En caso contrario se grabará mensaje de alerta de Municipio Invalido en el fichero de trazas indicando la línea. Código Postal: Debe de tener 5 dígitos, en caso contrario se grabará mensaje de alerta de Código Postal invalido en el fichero de trazas indicando la línea. Provincia: La descripción debe de coincidir exactamente con la de alguna ocurrencia según la normativa INE. En caso contrario se grabará mensaje de alerta de Provincia Invalida en el fichero de trazas indicando la línea. Se ha habilitado la opción de menú Gestión Diaria > Registro Masivo. Para poder habilitar dicha opción de menú debe de ponerse en contacto con el Departamento de Soporte de REGISTRO ACCEDE de SAGE AYTOS. En esta nueva opción de menú hay que indicar: Fichero: Fichero con los datos de los interesados. Tipo de Anotación: Tipo de anotación que se generará de forma masiva. Asunto/Modalidad: Asunto/Modalidad al cual queramos asociar las anotaciones a generar. Extracto, Explicación: Extracto asociado a las anotaciones a generar. Destino/Origen: Destino u Origen de las anotaciones a generar. 5

8 Gestión Diaria Una vez indicados estos datos al pulsar en el botón Procesar se generará una anotación por cada registro del fichero indicado. En cada anotación generada los datos de Tipo de Anotación, Asunto/Modalidad, Extracto, Explicación y Destino/Origen serán comunes a todas las anotaciones. 6

9 Consulta de Anotaciones Consulta de Anotaciones Consulta de Anotaciones. Activación de los botones Ver Modificaciones y Ver Relacionadas. Se ha habilitado la funcionalidad de que los botones Ver Modificaciones y Ver Relacionadas solo se activen en el caso de que la anotación seleccionada tenga alguna modificación realizada o se encuentre relacionada con otra anotación Consulta de Anotaciones. Fichero de Destinatarios para Correos. Se ha habilitado la funcionalidad de poder generar un fichero de destinatarios para ser usado en la página de correos. A partir de una consulta de anotaciones y usando los interesados asociados a cada una de las anotaciones generar un fichero de destinatarios para correos para usar en el servicio de Notificaciones Administrativas en la página de Este fichero debe tener la siguiente estructura: Nombre Apellidos Empresa Dirección Campo Código Postal (ZIP Code) Localidad Provincia (Región/Estado) País Referencia del cliente Dimensión 38 caracteres 40 caracteres 40 caracteres 10 caracteres 40 caracteres 30 caracteres 2 caracteres 30 caracteres Para ello se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Tanto en la opción de impresión como en la consulta de anotaciones, en la pestaña Impresión se ha creado una nueva opción para sacar listados, llamada Fichero de Destinatarios (Correos) : 7

10 Consulta de Anotaciones 2. Al seleccionar esta opción y pulsar en el botón Imprimir se generará un fichero de texto separado por tabulaciones con los campos que se indican más arriba, en función de los datos de los interesados que correspondan a las anotaciones seleccionadas, apareciendo una ventana para proceder a guardar o a abrir el archivo. El nombre del archivo es destinatarios_ddmmaaaa.txt. 3. A la hora de generar el fichero hay que tener en cuenta lo siguiente: a. Si alguno de los campos supera el valor de Dimensión correspondiente aparecerá una ventana de aviso como la siguiente: Si elegimos Confirmar generará el fichero llegando hasta la ventana indicada en el punto 2. Además se generará un fichero donde se recogerán todos los errores producidos y que será visualizado al terminar el proceso. Si elegimos Cancelar no se generará el fichero de manera que habrá que modificar las anotaciones correspondientes para ver en cuales da el error y volver a lanzar el proceso. Para más información acceder a la siguiente dirección: entacion.asp y revisar la ayuda de los apartados Identificación de Certificados e Identificación de Notificaciones. 8

11 Estructura Organizativa Estructura Organizativa Oficinas de Registro. Campo Relacionar. Se ha añadido un nuevo campo en el mantenimiento de Oficinas de Registro llamado Relacionar. Su funcionalidad será controlar el efecto de las anotaciones con las cuales se puedan relacionar las anotaciones registradas en la oficina afectada. De este modo: Si en el campo se elige el valor Todas, las anotaciones generadas en la oficina se podrán relacionar con cualquier anotación, con efecto o sin efecto registral. Si en el campo se elige el valor Efecto Registral, las anotaciones generadas en la oficina solo se podrán relacionar con anotaciones con efecto registral. Si en el campo se elige el valor Sin Efecto Registral, las anotaciones generadas en la oficina solo se podrán relacionar con anotaciones sin efecto registral 9

12 Instalación Instalación Parámetros. Ventana de Ayuda de Nombres y Domicilios con anchura de 1024 pixeles. Se ha creado un nuevo parámetro en la pestaña Parámetros llamado Este parámetro es dependiente del parámetro Ayuda de Nombres y Domicilios (solo se activará para su uso en el caso de que se encuentre marcado este). Su funcionalidad consiste en que si se marca la ventana de ayuda de nombres y domicilios aparecerá con anchura de 1024 pixeles y se le añadirán los campos Tipo de Documento y Tipo de Domicilio. Parámetros. Tipo de Transporte en Entradas por Defecto. Se ha añadido la posibilidad de poder indicar un Tipo de Transporte por defecto para las anotaciones de entrada. Para ello se ha creado un nuevo parámetro en la pestaña Configuración llamado Tipo de Transporte Entradas. Parámetros. Tipo de Transporte en Salidas por Defecto. Se ha añadido la posibilidad de poder indicar un Tipo de Transporte por defecto para las anotaciones de salida. Para ello se ha creado un nuevo parámetro en la pestaña Configuración llamado Tipo de Transporte Salidas. Parámetros. Tipo de Transporte en Entradas por Defecto. Se ha añadido la posibilidad de poder indicar un Tipo de Transporte por defecto para las anotaciones de entrada. Para ello se ha creado un nuevo parámetro en la pestaña Configuración llamado Tipo de Transporte Entradas. Parámetros. Tipo de Documento a Aportar en Entradas por Defecto. Se ha añadido la posibilidad de poder indicar un Tipo de Documento a Aportar por defecto para las anotaciones de entrada. Para ello se ha creado un nuevo parámetro en la pestaña Configuración llamado Tipo de Documento Aportar Entradas. 10

13 Depuración de Interesados Depuración de Interesados Modulo de Depuración de Interesados. Se ha añadido una nueva opción de menú dependiente de Instalación denominada Depuración de Interesados. Este nuevo módulo tiene como objetivo buscar posibles coincidencias entre interesados que por algún u otro motivo se hayan repetido de forma errónea y poder depurar dicha información ya sea cambiando directamente el interesado de las anotaciones afectadas por el que consideremos correcto o generando una modificación de anotaciones de manera que se guarde un histórico de dicha modificación. Mediante el botón buscar interesado o mediante el botón Añadir conseguiremos añadir interesados a la rejilla principal de la ventana: El siguiente paso será indicar, aquel interesado que consideremos como correcto, como Interesado Principal, marcándolo y pulsando en el botón sel. Principal : 11

14 Depuración de Interesados Después se marcarán aquellos interesados a sustituir y se pulsará el botón Sustituir, provocando el cambio de interesado en las anotaciones provocando modificación de anotaciones o no: Para cualquier duda en el uso de este nuevo módulo no duden en ponerse en contacto con el Departamento de Soporte de SAGE AYTOS. 12

15 Técnicas Técnicas Acceso Directo a las Aplicaciones. En el Escritorio accede se ha añadido la posibilidad de moverse por las aplicaciones a través de la tecla de tabulación. Con la tecla de tabulación pasamos de una aplicación a otra. Para entrar en la aplicación pulsar la tecla ENTER. Acceso por Teclado al Menú. Para cada aplicación accede se ha incluido la posibilidad de moverse por las opciones de menú a través de las teclas de movimiento y/o tecla de tabulación. Por defecto al entrar en las aplicaciones se activa el menú para moverse con las teclas de movimiento, esta activación también se realiza con la tecla de función F2. Para entrar en la opción de menú pulsar la tecla ENTER. 13