Presidencia de la República Oficina Nacional de Servicio Civil Manual de Organización Departamento de Desarrollo Institucional Guatemala, noviembre de 2010
PRESENTACIÓN La Oficina Nacional de Servicio Civil, por ser una Institución de servicio, necesita contar para el ejercicio de sus funciones con instrumentos técnicos que le permitan realizar una gestión eficaz y oportuna. Entre estas herramientas de carácter administrativo figuran los Manuales de Organización y de Procedimientos. Dichos documentos presentan una panorámica general de la Organización, conteniendo como parte toral la descripción de los puestos que detallan el que hacer de los mismos a lo interno de cada Unidad Administrativa de la Institución. Dentro de ese marco de referencia y en vista de la necesidad que se tiene en los diferentes Departamentos y/o Unidades de la Oficina, de contar con estos instrumentos administrativos, se ha elaborado el Manual de Organización del Departamento de Desarrollo Institucional, con la finalidad de que el mismo contribuya a lograr la eficiencia y eficacia en el desempeño de las competencias que la ley le asigna. Es por ello que la Dirección de esta Institución, consciente del valor que reviste para una organización el contar con herramientas de esta naturaleza, autoriza a que el documento en referencia sea utilizado como un medio que facilite y coadyuve en la ejecución de las diversas actividades cotidianas que competen al Departamento. Guatemala, noviembre de 2010 Lic. Marcotulio Meoño Ramírez Director Oficina Nacional de Servicio Civil
CONTENIDO Introducción i I. Antecedentes Históricos de la Oficina Nacional de Servicio Civil 1 II. Estructura Organizacional de la Oficina Nacional de Servicio Civil 5 III. Organigrama Estructural Oficina Nacional de Servicio Civil 6 IV. Base Legal del Departamento 7 V. Misión y Visión del Departamento 8 Misión 8 Visión 8 VI. Objetivos del Departamento 9 General 9 Específicos 9 VII. Estructura Organizacional del Departamento 10 VIII. Organigrama del Departamento 11 IX. Organigrama de Puestos del Departamento 12 X. Funciones del Departamento 13 XI. Descripción de cada Órgano 14 Jefatura 14 Secretaría 14 Sección de Planificación y Proyectos 14 Sección de Comunicación Social 15 XII. Descripción de Puestos 16 Jefe(a) del Departamento 16 Secretaria del Departamento 21 Encargado de Planificación Institucional 26 Encargado de Análisis Organizacional Interno 31
Encargado de Actualización de Instrumentos de Organización del Sector Público 35 Coordinado de Capacitación Externa 39 Encargado de Cooperación Internacional y Becas 44 Encargado del Centro de Documentación 49 Asesor de Comunicación Social 53 Anexos 58
INTRODUCCIÓN El Departamento de Desarrollo Institucional de la Oficina Nacional de Servicio Civil, en aras de fortalecer el rol de la Institución a través de la correcta administración de los recursos humanos ha realizado la actualización del Manual de Organización del Departamento de Desarrollo Institucional, el cual es un documento técnico que contiene entre otros apartados, la estructura organizacional del mismo, las funciones de las unidades administrativas que la integran, así como los deberes y responsabilidades que corresponden a cada uno de los puestos de trabajo que dispone el Departamento, para el ejercicio de sus labores. El Manual, constituye un instrumento de suma utilidad para el personal de la Oficina, ya que contiene información real y objetiva sobre el accionar del referido Departamento. Disponer de un documento administrativo que sirva de medio de consulta dentro del Departamento y la Oficina en general. Definir con claridad las relaciones de autoridad y responsabilidad entre los diferentes puestos de trabajo del Departamento. Describir con exactitud las funciones que corresponden a cada puesto de trabajo. Identificar los canales de comunicación a través de los cuales se realiza el proceso de comunicación formal. Delimitar el ámbito de acción de cada unidad administrativa. Disponer de un instrumento administrativo que facilite el proceso de reclutamiento y selección de personal. Dada la importancia que tiene el Manual de Organización en el funcionamiento de este Departamento y en cumplimiento a las funciones del Departamento de Desarrollo Institucional, se considera necesario que el mismo sea actualizado periódicamente, con el fin de adaptarlo a los diferentes cambios que se realicen en el futuro como parte de la dinámica de administración de personal. - i -
I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL Antes de la Constitución de 1945 las relaciones entre el Estado como patrono y los servidores públicos eran reguladas por diferentes leyes, lo que provocaba cierto desorden en su aplicación, además no se contaba con una reglamentación que garantizara a los empleados un mínimo de derechos y les asegurara estabilidad laboral y estímulo en su trabajo. A partir de 1947 las relaciones entre patronos y trabajadores del sector privado, han sido reguladas por el Código de Trabajo ; sin embargo, los empleados públicos no contaban con la misma protección y prerrogativas que otorgaba dicho instrumento, por lo que durante mucho tiempo estuvieron desprotegidos. En ese tiempo la administración de personal se realizaba en forma empírica y casuística y se padecía dentro del Sector Público en general, de una desorganización administrativa con relación al sistema de ingreso al servicio y una falta de normativos que regularan las acciones de personal y el régimen de retiro; lo cual permitía que las decisiones se tomaran en forma subjetivas e impregnadas de favoritismo político o conveniencias personales y no con criterios técnicos jurídicamente respaldados. De esa cuenta el 4 de febrero de 1955, a través de Acuerdo sin número, se creó la Oficina de Censo y Clasificación de Empleados Públicos con miras a emitir el Estatuto del Servidor Público. El 29 de febrero de 1956, por Decreto Presidencial número 584, se aprobó el Estatuto Provisional de los Trabajadores del Estado, el cual constituyó un primer avance en el intento por regular las relaciones mencionadas, aunque no con mucho éxito, ya que el recurso humano del Estado necesitaba de un macrosistema técnico de administración de personal. El 5 de abril de 1957, a través del artículo 1º. de Acuerdo sin número, el Presidente Constitucional de la República, crea como dependencia directa de la Secretaría General de la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Personal, el cual el 9 de enero de 1858 fue denominado Departamento de Servicio Civil y pasó a depender del Ministerio de Trabajo y Bienestar Social, su principal función era realizar estudios encaminados a la elaboración de un Plan de Clasificación de Puestos y el Registro de Acciones de Personal de los Empleados Públicos del Orden Civil. - 1 -
La Constitución Política de la República de 1965 en el título X de Disposiciones Transitorias y Finales, en el Capítulo Único, Artículo 2, señala que el Congreso de la República debía emitir la Ley de Servicio Civil, prevista en el artículo 120 de la referida Constitución, para establecer un sistema técnico, armónico, eficiente y dinámico de la Administración Pública. Con este objeto en el año 1967 se instaló una Comisión Bipartita conformada con representantes de los Organismos Ejecutivo y Legislativo, con el propósito de emitir el proyecto de Ley de Servicio Civil. En la exposición de motivos de dicho proyecto, se destacó como una necesidad impostergable poner orden jurídico y técnico en los aspectos de la Administración del Recurso Humano del Estado. Para el efecto se propuso el llamado Sistema de Servicio Civil, a fin de contar con un régimen laboral de derecho para regular las relaciones entre la Administración Pública y sus trabajadores, que constituyera el instrumento para garantizar dignidad y estabilidad laboral a quienes hacen carrera en el servicio público. Fue así como finalmente el 02 de mayo de 1968 el Congreso de la República emitió la Ley de Servicio Civil, según Decreto 1748, misma que cobró vigencia el 01 de enero de 1969. Así se creo finalmente la Oficina Nacional de Servicio Civil, -ONSEC- cuya misión es constituirse en el órgano ejecutivo encargado de la aplicación y cumplimiento de esta Ley, en todo el territorio de la República de Guatemala. La misma debe estar integrada por un Director, un Sub-director y el personal indispensable para su funcionamiento; la cual puede a juicio del Presidente de la República crear oficinas regionales dependientes de la ONSEC. Sin embargo, con el fin de lograr los propósitos y principios para los cuales se promulgó la Ley de Servicio Civil, era necesario desarrollar sus preceptos, así como, precisar los procedimientos para su correcta aplicación, ya que durante varios años se regularon las relaciones entre el Estado y sus trabajadores, sin que existiera un reglamento específico que fijara las normas y especialmente los procedimientos para la aplicación de éstas. Esta ley ha sido de suma importancia para los trabajadores del Estado hasta la fecha, ya que integra en un solo cuerpo todos los elementos de un Sistema de, Administración de Personal, a efecto de garantizar a los empleados estabilidad laboral y establecer las normas para la aplicación. - 2 -
Su ámbito de aplicación se extiende a los servidores públicos del Organismo Ejecutivo y a algunas Entidades Descentralizadas del Estado que carecen de su propia Ley y Reglamento en materia de Recursos Humanos. La Oficina Nacional de Servicio Civil dispuso de Manual de Organización y Funciones, hasta el mes de abril de 1974, mediante Resolución DSC-1-74, a través de la cual se aprobó el Manual de Organización Interna de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Su estructura organizacional tuvo cambios progresivos que facilitaron el desarrollo de las funciones asignadas y el logro de los objetivos propuestos; al mes de enero de 1986 estaba integrada de la forma siguiente: Dirección Subdirección Departamentos Clasificación de Puestos y Salarios Jurídico Clases Pasivas Servicios Administrativos Nombramientos y Registros Reclutamiento y Selección de Personal Racionalización Administrativa La Ley de Servicio Civil, contiene en el capítulo I los Órganos Directores que deberán velar por su correcta aplicación, siendo ellos: Dirección Suprema: Presidente Constitucional de la República Órganos Superiores: Junta Nacional de Servicio Civil Oficina Nacional de Servicio Civil - 3 -
El 15 de enero de 1998 mediante Acuerdo Gubernativo No. 18-98, se aprobó el Reglamento de Ley de Servicio Civil, el cual ha sido modificado parcialmente en su articulado por los Acuerdos Gubernativos, 564-98, publicado en el Diario Oficial el 31 de agosto de 1998; 77-2002, publicado el 8 de marzo del 2002; 128-2002, publicado el 23 de abril del 2002; y, 134-2002, publicado el 25 de abril del 2002, 150-2008 publicado el 3 de junio de 2008 y el 196-2010 publicado el 14 de junio de 2010. - 4 -
II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL Por medio del Acuerdo Gubernativo No. 691-95 de fecha 12 de diciembre de 1995, se aprobó la reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil. En el Acuerdo Gubernativo No.217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, se instituyeron las unidades de Administración Financiera -UDAF- y Auditoría Interna -UDAI- en las entidades del Sector Público no Financiero y para atender los términos del mismo, se emitieron los Acuerdos de Dirección números D-97-0047 y D-98-006 con la finalidad de establecer dentro de la estructura administrativa de la ONSEC, las unidades mencionadas. A través del Acuerdo de Dirección No. D-2005-016 del 12 de mayo de 2005, la Unidad de Cómputo fue trasladada del Departamento de Desarrollo Institucional, a la Dirección de ONSEC, como una dependencia adscrita a la misma. Cabe mencionar que de conformidad con lo establecido en el Decreto 57-2008, de fecha 23 de septiembre de 2008, se establecen las Unidades de Información Pública en las Entidades del Sector Público, por lo que hace necesario crear la Unidad de Información Pública de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC, acción que se realizo mediante el Acuerdo de Dirección número D-2009-0018 de fecha 7 de abril de 2009. Asimismo a través del Acuerdo de Dirección No. D-2010-088 de fecha 27 de septiembre de 2010 se creo la Unidad de Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público y por medio del el Acuerdo de Dirección No. D-2010090 de fecha 27 de septiembre de 2010 se crea la Unidad de Soporte de Nómina con carácter permanente. Dirección: Dirección Subdirección Departamentos: Asuntos Jurídico Laborales Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Normas y Selección de Recursos Humanos Previsión Civil Desarrollo Institucional Administración Interna Unidades: Administración Financiera Auditoría Interna Cómputo Información Pública Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público Soporte de Nómina - 5 -
III. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL DIRECCIÓN DIRECCIÓN SUB-DIRECCIÓN UNIDAD DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN PERMANENTE DEL SERVIDOR PÚBLICO* UNIDAD DE SOPORTE DE NÓMINA* UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA UNIDAD DE CÓMPUTO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DESARROLLO DE INSTITUCIONAL DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE DE ADMINISTRACIÓN PUESTOS, DE REMUNERACIONES PUESTOS, Y REMUNERACIONES AUDITORÍAS Y ADMINISTRATIVAS AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO NORMAS Y DE SELECCIÓN NORMAS DE Y SELECCIÓN RECURSOS DE HUMANOS RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO REGISTROS Y DE VERIFICACIÓN REGISTROS DE Y VERIFICACIÓN ACCIONES DE DE RECURSOS ACCIONES DE HUMANOS RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE ASUNTOS DEPARTAMENTO JURÍDICO- DE ASUNTOS LABORALES JURÍDICO- LABORALES DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO PREVISIÓN CIVIL DE PREVISIÓN CIVIL Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Fecha: enero de 2011-6 -
IV. BASE LEGAL DEL DEPARTAMENTO Este Departamento fundamenta su gestión en las leyes y disposiciones siguientes: Constitución Política de la República de Guatemala del 3 de junio de 1985. Decreto No. 1748 del Congreso de la República; Ley de Servicio Civil, publicado el 23 de mayo de 1968. Acuerdo Gubernativo No. 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil y sus reformas. Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No. 101-97 del Congreso de la República. Acuerdo Gubernativo No. 691-95; Reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil, publicado el 21 de diciembre de 1995. Acuerdo de Dirección No. D-98-0006 de la Oficina Nacional de Servicio Civil, del 16 de marzo de 1998. Presupuesto General de Ingresos y Egresos, decreto que emite el Congreso de la República anualmente. Acuerdo de Dirección de la ONSEC No. D-2005-016 del 12 de mayo de 2005. Convenio de desconcentración de la Nómina de Sueldos y Salarios entre ONSEC y la Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas a partir del 14 de febrero del 2003. Acuerdo de Dirección No. D-2005-053 de fecha 29 de diciembre de 2005. Acuerdo de Dirección No. D-2009-006 de fecha 02 de marzo de 2009. - 7 -
V. MISIÓN Y VISIÓN DEL DEPARTAMENTO MISIÓN Somos el Departamento encargado de proporcionar apoyo técnico-profesional para el fortalecimiento y modernización de la Oficina Nacional de Servicio Civil a través de la formulación de planes, proyectos y estudios de desarrollo administrativo así como la coordinación de actividades de capacitación externa y de comunicación social aplicando los principios de servicio, orientación a resultados, trabajo en equipo, honestidad compromiso y responsabilidad. VISIÓN Ser el ente coordinador de las políticas y estrategias formuladas en los planes y programas de trabajo, para la modernización y fortalecimiento de la Oficina promoviendo la eficiencia, eficacia y calidad en los servicios que se brinda a la población. - 8 -
VI. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO GENERAL Fortalecer a la Oficina y a las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas, en materia de capacitación y organización institucional a través de un programa de comunicación y enlace entre la Oficina y el Sector Público guatemalteco. ESPECÍFICOS Mantener actualizados afiches, trifoliares y el organigrama, con el objeto de que los funcionarios y empleados estatales y el público en general ubique los puestos y las funciones que desempeñan los colaboradores del Sector Público. Capacitar al personal de las instituciones de la Administración Pública, para coadyuvar a la profesionalización y mejoramiento de la función pública y gestión de recursos humanos. Mantener actualizados los procesos administrativos y la organización de las Instituciones Públicas, para mejorar la eficiencia en el funcionamiento del personal y la eficacia en la prestación de los servicios en concordancia con el programa de modernización del Estado. Brindar apoyo técnico-profesional a ONSEC y a las Instituciones de la Administración Pública, en materia de organización y planificación institucional, capacitación e información documental. Gestionar, implementar y evaluar acciones de capacitación y cooperación científica-técnica no reembolsable, que brinde soporte a los requerimientos tecnológicos que demanda la modernización del Servicio Civil. - 9 -
VII. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO El Departamento de Desarrollo Institucional, para el cumplimiento de sus funciones se integra de la siguiente manera: Jefatura Secretaría Sección de Planificación y Proyectos Sección de Comunicación Social - 10 -
VIII. ORGNIGRAMA DEL DEPARTAMENTO JEFATURA Secretaría Sección de Planificación y Proyectos Sección de Comunicación Social Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Autorizado Por: Jefatura del Departamento de Desarrollo Institucional Fecha: noviembre de 2010-11 -
IX. ORGANIGRAMA DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO Jefe del Departamento Asesor Profesional Especializado IV Secretaria del Departamento Secretario Ejecutivo Ministerial II Sección de Planificación y Proyectos Sección de Comunicación Social Encargado de Planificación Institucional Asistente Profesional Jefe Encargado de Análisis Organizacional Interno Profesional III Encargado de Actualización de Instrumentos del Sector Público Profesional I Coordinador de Capacitación Externa Profesional III Asesor de Comunicación Social Asesor Profesional Especializado IV Encargado de Cooperación Internacional y Becas Profesional III Encargado del Centro de Documentación Profesional I Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Autorizado Por: Jefatura del Departamento de Desarrollo Institucional Fecha: noviembre de 2010-12 -
X. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO De acuerdo a la estructura organizacional, del Departamento esta divido en: Sección Planificación y proyectos y la Sección de Comunicación Social, con el propósito de mantener un equilibrio en el desarrollo de sus funciones y con ello alcanzar los objetivos planteados, a continuación se describen las funciones que se ejecutan en el Departamento: Consolidar el Plan Operativo Anual -POA- y el Plan Estratégico de la ONSEC. Apoyar en la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto, elaborar informes institucionales a solicitud de la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia de la República -SEGEPLAN-. Formular proyectos institucionales, a nivel de idea o primera aproximación de perfil según las características del mismo, los cuales son planteados con base en las necesidades detectadas a través del Diagnóstico de Necesidades Institucionales o a requerimiento de Dirección. Elaborar y actualizar manuales de organización y de procedimientos de las unidades administrativas de la ONSEC. Suscribir convenios de apoyo con otras instituciones gubernamentales o no gubernamentales, así como la búsqueda para donación de equipo y de fuentes de financiamiento para la ejecución de proyectos institucionales con organismos internacionales y países amigos, al igual que oportunidades para becas, pasantías y cursos cortos para el fortalecimiento del personal de ONSEC. Coordinar Capacitaciones a Instituciones del Estado, sobre temáticas de Servicio Civil y de Clases Pasivas Civiles del Estado, en la ciudad capital y en el interior del país. Elaborar y/o actualizar documentos técnicos y legales, para proveer a las Instituciones y usuarios en general de información relacionada con el Sistema de Servicio Civil, Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado y el Sector Público guatemalteco. Ser el vínculo de información de la Dirección ante los medios de comunicación y la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia, así como el diseño y edición de documentos. - 13 -
XI. DESCRIPCIÓN DE CADA ÓRGANO JEFATURA Coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la planificación y evaluación institucional, formulación de proyectos, información documental, cooperación técnica, actualización y edición de documentos oficiales y capacitación externa, velando por la correcta administración de estos procesos, conforme lo establecen las bases legales en que se rigen las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas, así como por el eficiente desempeño de las funciones del recurso humano que tienen a su cargo, por lo que es la responsable del cumplimiento de los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual (POA). SECRETARÍA Brindar apoyo a la Jefatura en actividades secretariales, específicamente en la recepción, control, redacción, transcripción y archivo de documentos de correspondencia oficial, así como atender al público que requiere información o audiencia con la Jefatura del Departamento, realizar los procedimientos establecidos para llevar el control de documentos y expedientes internos del Departamento. Hacer las requisiciones de materiales y suministros. Distribuir los materiales y suministros al personal del Departamento y mantener un control de existencias de los mismos. SECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS Proporcionar orientación y asesoría para la elaboración, integración, evaluación y seguimiento de los documentos técnicos de planificación (planes y programas de trabajo) de la Oficina Nacional de Servicio Civil, así como todos aquellos que revelen resultados de gestión, asimismo brindar asesoría y apoyo en la formulación de estudios administrativos, diagnósticos, proyectos y programas de trabajo encaminados a fortalecer el cumplimiento de los objetivos y metas de la Oficina. - 14 -
SECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Fortalecer las relaciones interpersonales entre los trabajadores y las autoridades de la ONSEC, creando un clima organizacional adecuado a través de la coordinación y la ejecución de actividades sociales, culturales y deportivas que fortalezcan la comunicación y motiven el buen desempeño del trabajo. Informar a los medios de comunicación sobre los principales servicios que brinda la Oficina, y revisar los medios informativos escritos nacionales, así como brindar apoyo en la elaboración de documentos administrativos. Diseñar y editar documentos diversos con el propósito de divulgar el Sistema de Servicio Civil y el Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado. - 15 -
XII. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Contiene una panorámica general y específica de cada una de las funciones de los puestos y los requisitos mínimos que debe llenar la persona para ocuparlos. I. IDENTIFICACIÓN JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: ASESOR PROFESIONAL ESPECIALIZADO IV CÓDIGO: 9840 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO FUNCIONAL: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL CÓDIGO DE ESPECIALIDAD: 0015 NÚMERO DE PLAZAS: UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS FECHA: NOVIEMBRE 2010 JEFE INMEDIATO: DIRECTOR (A) DE LA ONSEC SUB-ALTERNOS: EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades que realizan los colaboradores del Departamento, así como brindar asesoría y apoyo logístico a la Dirección de la Oficina, en las áreas de planificación, proyectos, organización y métodos, capacitación externa, clima organizacional e información que genera la ONSEC. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Coordinar y supervisar las actividades asignadas al personal del Departamento, para garantizar la calidad en el trabajo que realizan. Asesorar a la Dirección en la realización de proyectos relacionados con desarrollo institucional u otros que se estimen necesarios. Velar porque el personal que del Departamento cumpla eficientemente con los objetivos trazados, dar seguimiento a la ejecución de las actividades programadas en el Plan Operativo Anual. - 16 -
Asignar, revisar, aprobar y autorizar el traslado a Dirección los proyectos formulados y darle seguimiento para su aprobación. Aprobar los documentos que se elaboran en el Departamento. Supervisar la coordinación con los diferentes Departamentos de la Institución actividades de capacitación a nivel institucional cuando sea solicitado por las Instituciones del Estado Promover la actualización permanente de los conocimientos técnicos del personal a su cargo en los diversos campos de su especialización. Planificar y coordinar las actividades del Departamento, así como actividades extraordinarias requeridas por la Dirección. Atender consultas en materia de Desarrollo Institucional que plantean los usuarios ya sea personalmente o por la vía telefónica. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Coordinar la elaboración del Plan Operativo Anual -POA-, Memoria de Labores, Anteproyecto de Presupuesto, Manuales de Organización y de Procedimientos de la ONSEC, Manual de Organización del Sector Público, Organigrama del Sector Público y otros documentos e informes ejecutivos que se generan en el Departamento. Participar en comisiones específicas, designadas por la Dirección. Participar con el Director de la Oficina en reuniones con autoridades de Gobierno. Participar en reuniones de Jefes de Departamento. Atender solicitudes de asesoría en aspectos relacionados con normas, procedimientos de control y otras relacionadas con el Departamento. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Director(a) de la Oficina. - 17 -
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Desarrollo Institucional, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión, sobre el personal del Departamento de Desarrollo Institucional. c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias y de las que desarrolla el personal del Departamento, así como las que le indique la Dirección de la Oficina y por el manejo de información y documentos confidenciales. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. - 18 -
d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisión, revisión, análisis y aprobación de los documentos que se emiten en el Departamento. ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal del Departamento. Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. Externamente con la Contraloría General de Cuentas, SEGEPLAN y Instituciones del Estado. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afín al puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado III y ser colegiado activo. OPCIÓN B: Acreditar título universitario en el grado académico de Licenciado en la carrera profesional que el puesto requiera. Siete años de experiencia en labores afines y ser colegiado activo. - 19 -
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual. - 20 -
I. IDENTIFICACIÓN SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: SECRETARIO EJECUTIVO MINISTERIAL II CÓDIGO: 6240 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO FUNCIONAL: SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO CÓDIGO DE ESPECIALIDAD: 0006 NÚMERO DE PLAZAS: UNA ESPECIALIDAD: ACTIVIDADES SECRETARIALES FECHA: NOVIEMBRE 2010 JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo de oficina que consiste en asistir a la Jefatura del Departamento en la realización de las actividades secretariales, observando los procedimientos establecidos para el registro, archivo, custodia y traslado de documentos. Asimismo brinda apoyo a las diferentes Secciones del Departamento para la realización de sus actividades, y en la coordinación de actividades de capacitación externa. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Elaborar oficios, providencias, circulares y otros documentos oficiales relacionados con las funciones del Departamento llevando su control en orden correlativo. Atender llamadas telefónicas, recibir mensajes y realizar llamadas telefónicas oficiales a solicitud de la Jefatura del Departamento. Atender a las personas que requieren audiencia con la Jefatura o personal del Departamento. Recibir correspondencia interna y externa dirigida a la Jefatura, clasificándola para orientar su trámite. - 21 -
Transcribir los documentos específicos que le son asignados por la Jefatura del Departamento y elaborar proyectos de oficios, providencias, circulares y transcribir informes circunstanciados, emitidos por la Jefatura del Departamento. Actualizar y ordenar el archivo del Departamento. Gestionar la reproducción de fotocopias a los documentos oficiales requeridos por el Departamento. Entregar a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina los documentos oficiales que son emitidos en el Departamento. Apoyar en la coordinación y logística cuando se realizan eventos de capacitación externa y elaborar los informes respectivos, en ausencia del Coordinador de Capacitación Externa. Elaborar requisiciones de útiles de oficina, imprenta y compras del Departamento. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Reportar a la Unidad de Recursos Humanos del Departamento de Administración Interna, la inasistencia eventual del personal del Departamento. Solicitar la reparación de mobiliario y equipo que se encuentra en mal estado. Integrar y transcribir el informe mensual del avance del Plan Operativo Anual -POA- del Departamento. Proporcionar información a los usuarios ya sea personalmente o vía telefónica. Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. - 22 -
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Desarrollo Institucional, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. - 23 -
d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debido a que necesita poner en práctica los conocimientos secretariales que posee, así como manejar procesos administrativos para el desarrollo de sus funciones. ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal del Departamento. Dentro de la Institución se relaciona con las secretarias de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil - ONSEC-. Externamente con las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título o diploma de nivel de educación media y seis meses de experiencia como Secretario Ejecutivo Ministerial I. - 24 -
OPCIÓN B: Acreditar título o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe y tres años de experiencia en labores secretariales. En el caso que se requiera, dominio de un idioma. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. - 25 -
I. IDENTIFICACIÓN ENCARGADO DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: ASISTENTE PROFESIONAL JEFE CÓDIGO: 9760 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO FUNCIONAL: ENCARGADO DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL CÓDIGO DE ESPECIALIDAD: 0015 NÚMERO DE PLAZAS: UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS FECHA: NOVIEMBRE 2010 JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en elaborar documentos técnicos de planificación e informes de gestión a nivel institucional que sirvan de base para el cumplimiento de las metas y objetivos de la Oficina. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Coordinar la elaboración del Plan Estratégico de la ONSEC, integrándolo para su ejecución. Elaborar los lineamientos que deben seguir los Departamentos y/o Unidades de la Oficina, para la elaboración de los documentos de planificación anual e informes de gestión. Coordinar la elaboración del Plan Operativo Anual -POA- de la ONSEC, integrándolo para su ejecución. Elaborar diagnósticos de necesidades de la Oficina en áreas específicas y presentar los informes correspondientes. - 26 -
Elaborar los informes del avance de las metas contempladas en el Plan Operativo Anual -POA- de la ONSEC, para conocimientos de la Dirección de la Oficina. Elaborar proyectos de oficio para solicitar información estadística a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. Recibir, analizar e ingresar a la base de datos la información estadística del Plan Operativo Anual -POA-, que trasladan los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. Atender los requerimientos de información relacionada con su área de trabajo. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Elaborar cuatrimestralmente el informe del avance de las metas e indicadores de gestión para su traslado a la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, quienes a la vez deben remitirla en forma integrada a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas. Elaborar conjuntamente con la Unidad de Administración Financiera -UDAFel Anteproyecto de Presupuesto de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Elaborar la Memoria de Labores y otros informes Institucionales de la Oficina, con base en la información que trasladan los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. Integrar la programación cuatrimestral de metas del Plan Operativo Anual -POA-, basándose en la información proporcionada por los Departamentos y/o Unidades de la ONSEC. Elaborar informes especiales requeridos por la Jefatura del Departamento. Participar a requerimiento del Jefe de Departamento en reuniones de trabajo para estudiar y analizar los proyectos del Departamento u Oficina. Participar en la realización de estudios para la aplicación de la política en materia de recursos humanos. Apoyar en la formulación de proyectos, con base a las necesidades prioritarias de la Oficina. - 27 -
Apoyar en la actualización de manuales de organización y procedimientos de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. Atender los requerimientos de información formulados por la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia y por la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas. Apoyar al enlace titular de la Red de la Función Pública -REDFUP- en las actividades establecidas para el cumplimiento de los planes de trabajo de la Red. Apoyar en la coordinación de actividades de capacitación organizadas por el Departamento. Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Desarrollo Institucional, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. - 28 -
V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos que se emiten en el Departamento. ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal del Departamento. Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades que integran la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. - 29 -
Externamente con: la Contraloría General de Cuentas, Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, Instituto de Administración Pública, instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas que se rigen por la ley de Servicio Civil y su Reglamento. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de una carrera universitaria afín al puesto y seis meses de experiencia como Asistente Profesional en la especialidad que el puesto requiera, que incluya supervisión de personal. OPCIÓN B: Acreditar haber aprobado el octavo semestre en una carrera universitaria afín al puesto y un año de experiencia en tareas relacionadas con el mismo, que incluya supervisión de personal. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual. - 30 -
I. IDENTIFICACIÓN ENCARGADO DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL INTERNO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: PROFESIONAL III CÓDIGO: 5030 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO FUNCIONAL: ENCARGADO DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL INTERNO CÓDIGO DE ESPECIALIDAD: 0015 NÚMERO DE PLAZAS: UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS FECHA: NOVIEMBRE 2010 JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en elaborar estudios de rediseño de procesos, manuales de organización y procedimientos de los diferentes Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil y otros instrumentos administrativos de organización y métodos que contribuyan a mejorar el desempeño institucional. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Elaborar el plan de trabajo para la actualización de los manuales administrativos de la Institución. Actualizar los manuales de organización y procedimientos de los Departamentos y/o Unidades de la ONSEC. Actualizar las descripciones de puestos que se integraran a los manuales de organización y procedimientos de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. Apoyar en la atención de consultas que plantean los usuarios, ya sea personalmente o por la vía telefónica. - 31 -
b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Apoyar en la revisión e integración del informe mensual y cuatrimestral de avance de metas del Plan Operativo Anual -POA-, de la Institución. Brindar asesoría en materia de organización y métodos al personal de las Instituciones del Sector Público que lo requieran. Proponer proyectos de organización y métodos que fortalezcan el funcionamiento administrativo de la Oficina. Elaborar estudios de rediseño de los procesos de las funciones que se realizan en los Departamentos y/o Unidades de la Oficinas. Elaborar el Plan Operativo Anual -POA-, Anteproyecto de Presupuesto y Memoria de Labores del Departamento. Elaborar informes especiales requeridos por la Jefatura del Departamento y la Dirección de la Oficina. Participar en reuniones de trabajo con el personal del Departamento. Apoyar en la realización de actividades especiales programadas por el Departamento y la Oficina. Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Desarrollo Institucional, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. - 32 -
c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos que se emiten en el Departamento. - 33 -
ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de un esfuerzo físico, ya que la mayor parte permanece sentado. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal que integra el Departamento. Dentro de la Institución con los Departamentos y Unidades que integran la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, seis meses de experiencia como Profesional II en la misma especialidad y ser colegiado activo. OPCIÓN B: Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, dieciocho meses de experiencia profesional en labores relacionadas con el puesto y ser colegiado activo. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual. - 34 -
ENCARGADO DE ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: TÍTULO FUNCIONAL: INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO PROFESIONAL I CÓDIGO: 5010 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. ENCARGADO DE CÓDIGO DE 0015 ACTUALIZACIÓN DE ESPECIALIDAD: INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: NOVIEMBRE 2010 DE RECURSOS HUMANOS NÚMERO DE PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en realizar tareas relacionadas con la actualización del Manual de Organización, Organigrama Estructural del Sector Público y otros instrumentos que contienen información general sobre las funciones y estructura de las Instituciones del Sector Público. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Revisar diariamente el Diario de Centroamérica y registrar en la base de datos las disposiciones legales que modifican la estructura de las Instituciones del Sector Público, para su actualización. Entregar a los usuarios que lo soliciten el Manual de Organización del Sector Público, Organigrama del Sector Público y Digesto de la Administración de Personal del Sector Público, en versión electrónica o impresa, así como atender consultas que plantean los usuarios ya sea personalmente o por vía telefónica. - 35 -
Actualizar el Manual de Organización del Sector Público, efectuando las modificaciones que corresponden a cada Institución, con base a las disposiciones legales emitidas para el efecto. Actualizar el directorio de Funcionarios del Sector Público y el directorio de Directores de Recursos Humanos del Sector Público. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Actualizar el Organigrama del Sector Público, conforme a las disposiciones legales que modifican su estructura. Coordinar la reproducción en versión escrita y electrónica de las nuevas ediciones del Manual de Organización del Sector Público, Organigrama del Sector Público, Ley de Servicio Civil, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y Digesto de la Administración de Personal del Sector Público y otros documentos que se requieran. Coordinar con la Unidad de Cómputo la actualización del Manual de Organización, Organigrama Estructural del Sector Público y otros instrumentos, en la página web de la ONSEC. Asesorar sobre aspectos administrativos al personal de la Oficina, así como al personal de las dependencias del Sector Público que lo solicitan. Apoyar en la coordinación de actividades de capacitación externa. Apoyar en la elaboración o actualización de manuales de organización y procedimientos. Apoyar en la realización del Plan Operativo Anual -POA-, Anteproyecto de Presupuesto y Memoria de Labores del Departamento. Elaborar proyectos específicos relacionados con su área de trabajo. Elaborar informes periódicos de actividades realizadas y de avance de metas del Plan Operativo Anual. Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. - 36 -
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Desarrollo Institucional, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. - 37 -