Sección I ADMINISTRACIÓN LOCAL DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE CÁCERES

Sección I ADMINISTRACIÓN LOCAL DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE CÁCERES BOP-2016-4732 ACUERDO instrucción reguladora de la tramitación y licitación electrónica del contrato menor en la Excma. Diputación Provincial de Cáceres ANUNCIO De conformidad con lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley 7/85, de 2 de abril, de las Bases de Régimen Local, se publica la Instrucción Reguladora de la tramitación y licitación electrónica del Contrato Menor en la Excma. Diputación de Cáceres, una vez aprobado definitivamente: INSTRUCCIÓN REGULADORA DE LA TRAMITACIÓN Y LICITACIÓN ELECTRÓNICA DEL CONTRATO MENOR EN LA EXCMA. DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE CÁCERES. Primera. Objeto y finalidad. 1. La presente Instrucción tiene por objeto regular la tramitación administrativa y contable de los contratos menores financiados con cargo a los créditos de los programas de gasto de las distintas Áreas de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres, y su Organismo Autónomo de Recaudación y Gestión Tributaria. Se consideran contratos menores, al amparo de lo dispuesto en el artículo 138.3 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre (en adelante, TRLCSP), los contratos de importe inferior a 50.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 18.000 euros, cuando se trate de otros contratos. En las cuantías citadas y demás umbrales o límites cuantitativos que se fijan en la presente Instrucción no se incluye el importe del Impuesto sobre el Valor Añadido. 2. La presente Instrucción tiene por finalidad establecer un procedimiento homogéneo y normalizar unos modelos unificados en la Institución Provincial que garanticen una actuación más eficiente de los distintos órganos gestores, con la implementación de garantías adicionales que contribuyan a reforzar la publicidad y transparencia de los procedimientos, la no discriminación e igualdad de trato entre los candidatos, así como la salvaguarda en la selección de la oferta económicamente más ventajosa. Segunda. Ámbito de aplicación. Pág. 15

La presente Instrucción será aplicable a los contratos que se tramiten desde las diferentes Áreas de la Diputación, y su Organismo Autónomo, hasta el límite del contrato menor. Concretamente, se aplicará en la tramitación de los contratos menores que tramiten: - Las unidades administrativas que dependan del Diputado Delegado del Área de Infraestructuras, cuando se trate de contratos de obras, concesiones de obras públicas y contratos de servicios vinculados a inversiones, tales como redacción de proyectos, dirección, coordinación de seguridad, estudios geotécnicos, etc. - Las unidades administrativas que dependan de los Diputados Delegados del Área Gestora correspondiente, cuando se trate de contratos descentralizados (hasta 1.500, IVA no incluido). - Las unidades administrativas que dependan del Diputado Delegado del Área Economía y Hacienda, cuando se trate de contratos distintos de los anteriores. - Las unidades administrativas que dependan del Diputado Delegado del OAR. Tercera. Régimen jurídico. Conforme al régimen jurídico establecido en los artículos 23.3, 86.2, 111 y 138.3 del TRLCSP, los contratos menores: No podrán tener duración superior a un año, ni ser objeto de prórroga. No podrá fraccionarse un contrato con la finalidad de disminuir la cuantía del mismo y eludir así los requisitos de publicidad o los relativos al procedimiento de adjudicación que correspondan. La tramitación del expediente sólo exigirá la aprobación del gasto y la incorporación al mismo de la factura correspondiente, que deberá contener los datos y requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, sin perjuicio de las garantías de procedimiento adicionales que se contemplan en la presente Instrucción. En el contrato menor de obras, deberá añadirse, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba existir el correspondiente proyecto cuando normas específicas así lo requieran. Deberá igualmente solicitarse el informe de supervisión a que se refiere el artículo 125 cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra. Podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación, cumpliendo con las normas establecidas en los preceptos mencionados al comienzo de este punto Tercero, previa tramitación del procedimiento habilitado en la presente Instrucción. Conforme a lo dispuesto en la Disposición adicional novena del TRLCSP, la suscripción a revistas y otras publicaciones, cualquiera que sea su soporte, así como la contratación del acceso a la información contenida en bases de datos especializadas, podrán efectuarse, Pág. 16

cualquiera que sea su cuantía siempre que no tengan el carácter de contratos sujetos a regulación armonizada, de acuerdo con las normas establecidas en esta Ley para los contratos menores y con sujeción a las condiciones generales que apliquen los proveedores, incluyendo las referidas a las fórmulas de pago. El abono del precio, en estos casos, se hará en la forma prevenida en las condiciones que rijan estos contratos, siendo admisible el pago con anterioridad a la entrega o realización de la prestación, siempre que ello responda a los usos habituales del mercado. Cuarta. Procedimiento para la tramitación del contrato menor de obra. Respecto a los contratos menores de obras, aun cuando de acuerdo con lo establecido en el art. 219 del Real Decreto Legislativo 2/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Haciendas Locales, no estén sometidos a fiscalización previa limitada, se deberá seguir el siguiente procedimiento: 1º. La unidad correspondiente del Área de Infraestructuras, previa elaboración, supervisión, aprobación y replanteo del correspondiente proyecto o memoria descriptiva, que deberá definir con precisión el objeto del contrato y contener el presupuesto detallado de las obras, solicitará el RC, que será expedido por la Intervención. La aprobación del proyecto corresponderá al Diputado del Área de Infraestructuras, salvo que la Presidencia avoque la delegación actualmente existente o revoque dicha delegación, en cuyo caso corresponderá a la Presidencia o al Diputado que dicha Presidencia delegue. 2º. Acreditada la existencia de crédito adecuado y suficiente, la unidad de contratación del Área de Infraestructuras completará el expediente con los siguientes trámites y/o documentación: - Documento contable RC. - Resolución de aprobación del gasto en la que se recogerá la identificación del adjudicatario, el precio del contrato, y el periodo de ejecución, como elementos esenciales, además de cualquier otro aspecto que se considere oportuno reflejar. - Remitidas las certificaciones de obras conformadas a la Intervención, se procederá a la fiscalización y emisión del documento ADO. Quinta. Procedimiento para la tramitación de contratos menores de servicios, suministros y otros contratos. Respecto de los contratos menores de servicios, suministros y otros contratos, el procedimiento se regula a continuación para cada uno de los siguientes tramos: 1º. Adquisiciones por importe inferior a 600,00 euros (IVA excluido). De conformidad con las bases de ejecución, se tramitará por el Servicio Gestor, que remitirá la factura conformada a la Intervención, para que proceda en ese momento a la fiscalización y emisión del documento ADO. Pág. 17

2º. Contratos menores de importe hasta 1.500 euros (IVA excluido). Se tramita íntegramente por el Servicio Gestor, que completará el expediente con los siguientes documentos: - Propuesta de gasto, que deberá incorporar el VºBº del Diputado del Área. - Documento contable RC, que deberá ser expedido y remitido al Servicio Gestor en un plazo máximo de tres días. - Remitida la factura conformada a la Intervención, se procederá a la fiscalización y emisión del documento ADO. En todo caso, en la resolución se recogerá, como elementos esenciales, la identificación del adjudicatario, la designación del responsable del contrato, el precio y el periodo de ejecución, además de cualquier otro aspecto que se considere oportuno reflejar. - Remisión del expediente a Patrimonio, siempre que se trate de bienes de naturaleza inventariable que excedan de 300,00 euros, en precio unitario. 3º. Contratos de importe superior a 1.500,00 euros e inferior a 12.000,00 euros (IVA excluido). Se trata como compra centralizada, de manera que el expediente se inicia por el Servicio Gestor, que lo remitirá al Servicio de Compras y Suministros una vez incorporados los presupuestos. En cualquier caso, la tramitación conlleva la realización de las siguientes actuaciones: - Propuesta de gasto, que incorporará el VºBº del Diputado del Área, con solicitud de expedición del correspondiente RC por parte de la Intervención. - Constancia de la petición, por parte de esta entidad local, de al menos tres presupuestos de empresas que cuenten con la habilitación profesional necesaria. Se admitirán las propuestas sin el requisito de la solicitud de tres presupuestos, cuando concurran las circunstancias que, por analogía, permitan la adjudicación de los contratos por el procedimiento negociado sin publicidad sin que sea necesaria o posible la consulta a tres empresas conforme a la normativa aplicable en cada momento (exclusividad, servicios o suministros complementarios, etc.) - Documento contable RC, que deberá ser expedido y remitido al Servicio Gestor en un plazo máximo de tres días. - El Servicio de Compras y Suministros formulará la propuesta de resolución de aprobación del gasto. En la resolución se recogerá la designación del responsable del contrato, el precio y el periodo de ejecución, y cualquier otro aspecto que se considere oportuno reflejar. - Remitida la factura conformada a la Intervención, se procederá a la fiscalización y emisión del documento ADO, correspondiendo el reconocimiento de la obligación al Presidente, o al Diputado en el que se delegue. - Remisión del expediente a Patrimonio, siempre que se trate de bienes de naturaleza inventariable que excedan de 300,00 euros, en precio unitario. Pág. 18

4º. Contratos de importe superior a 12.000,00 euros e inferior a 18.000,00 euros (IVA excluido). Se implantará paulatinamente la licitación o consulta electrónica. Se trata, igualmente de compra centralizada, de manera que el expediente se inicia por el Servicio Gestor, que lo remitirá al Servicio de Compras y Suministros una vez incorporado el RC correspondiente. En cualquier caso, la tramitación conlleva la realización de las siguientes actuaciones: - Propuesta de gasto que incorporará el VºBº del Diputado del Área, con solicitud de expedición del correspondiente RC por parte de la Intervención. - Documento contable RC, que deberá ser expedido y remitido al Servicio Gestor en un plazo máximo de tres días. - Con carácter general, será necesario tramitar la licitación electrónica de estos contratos, siempre que sea posible, de manera que se incorporarán al expediente las proposiciones económicas según modelo aprobado, firmadas por el representante de las empresas que se han presentado a la licitación o, en otro caso, la constancia de la petición, por parte de esta entidad local, de los presupuestos a las empresas que cuenten con la habilitación profesional necesaria o cumplan los requisitos mínimos exigidos, atendiendo a la naturaleza de la prestación. Se admitirán las propuestas sin el requisito de la solicitud de tres presupuestos, o sin licitación, cuando concurran las circunstancias que, por analogía, permitan la adjudicación de los contratos por el procedimiento negociado sin publicidad sin que sea necesaria o posible la consulta a tres empresas conforme a la normativa aplicable en cada momento (exclusividad, servicios o suministros complementarios, etc.) - El Servicio de Compras y Suministros formulará la propuesta de resolución de aprobación del gasto. En la resolución se recogerá la designación del responsable del contrato, el precio y el periodo de ejecución, y cualquier otro aspecto que se considere oportuno reflejar. - Remitida la factura conformada a la Intervención, se procederá a la fiscalización y emisión del documento ADO, correspondiendo el reconocimiento de la obligación al Presidente, o al Diputado en el que se delegue. - Remisión del expediente a Patrimonio, siempre que se trate de bienes de naturaleza inventariable que excedan de 300,00 euros, en precio unitario. 5º. En todo caso, la expedición del correspondiente RC, o documento equivalente, se solicitará de forma telemática, a través de los medios informáticos disponibles en cada momento, y deberá ser remitido al centro gestor en un plazo máximo de tres días. En el mismo plazo deberá remitirse, en su caso, documentación explicativa de la no expedición. 6º. El Servicio de Compras y Suministros, en su caso, notificará la adjudicación y el responsable designado supervisará la correcta ejecución del contrato. Una vez ejecutado, y Pág. 19

conformada la factura por el responsable del Servicio gestor, se remitirá a la Intervención, para su fiscalización y contabilización. 7º. En los contratos de consultoría y asistencia técnica relacionados con obras (redacción de proyectos, direcciones de obras, direcciones de ejecución, coordinación de seguridad y salud en obra, topografía, geotecnia, detección de fugas, etc), las variaciones, con respecto al resto de contratos de servicios y suministros serían: Serán tramitados por las unidades administrativas dependientes del Diputado del Área de Infraestructuras. No se da cuenta de las adjudicaciones a la Comisión de Compras. No será necesaria la solicitud de presupuesto o consulta a varias empresas en los contratos de cuantía inferior a 12.000,00. En los contratos de cuantía superior a 12.000,00, podría justificarse, por razones de interés público basadas en la especialidad de los trabajos, la excepción de la licitación electrónica. Sexta. Definición del alcance de la prestación, criterios de valoración, formalización y responsable de la ejecución. Aún cuando el TRLCSP no exige la elaboración, aprobación e incorporación al expediente de un pliego de prescripciones técnicas, cuando la complejidad de los trabajos, el establecimiento de plazos y/o pagos parciales, o cualquier otra contingencia en la ejecución lo aconseje, el Servicio Gestor elaborará un pliego de prescripciones técnicas simplificado, con todas aquellas condiciones que considere necesarias para garantizar la correcta definición y ejecución de las prestaciones objeto del contrato. Dicho documento deberá acompañarse a la solicitud de oferta, o bien, publicarse en el momento de la licitación, al objeto de garantizar la igualdad de trato de los candidatos. Para la determinación de la oferta económicamente más ventajosa deberá atenderse a criterios directamente vinculados al objeto del contrato, tales como la calidad, el precio, el plazo de ejecución o entrega de la prestación, el coste de utilización, las características medioambientales o vinculadas con la satisfacción de exigencias sociales que respondan a necesidades definidas en las especificaciones del contrato, y siempre teniendo en cuenta la normativa en vigor y, en particular las instrucciones aprobadas en materia de contratación en el ámbito de la Diputación de Cáceres. Los criterios que han de servir de base para la adjudicación del contrato se determinarán y ponderarán por el Servicio Gestor y se detallarán en la Solicitud de la oferta. Cuando se tome en consideración más de un criterio la propuesta de resolución de aprobación justificará, conforme a los criterios establecidos y su ponderación, la oferta que resulte económicamente más ventajosa. Cuando en la solicitud de oferta no se especifiquen criterios Pág. 20

de valoración, se entenderá que el único criterio a considerar es el precio, y se considerará que la oferta económicamente más ventajosa es la que incorpore el precio más bajo. Aún cuando en los contratos menores no es necesaria la formalización del contrato de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 156.2 del TRLCSP, cuando el Servicio Gestor lo considere oportuno para garantizar el cumplimiento de la prestación contractual se formalizará el contrato en documento administrativo conforme al modelo aprobado al efecto. En todos los contratos menores, con independencia del tipo o cuantía, el Servicio Gestor será el responsable de supervisar la correcta ejecución del contrato y adoptar las decisiones y dictar las instrucciones necesarias con el fin de asegurar la correcta realización de la prestación pactada. A estos efectos, tanto la propuesta de gastos, como la resolución de aprobación designará la figura del Responsable del Contrato, entre cuyas funciones se encuentran: Verificar que el contrato se ejecuta en las condiciones establecidas. Verificar que se cumplen los plazos parciales o aquellas otras condiciones de la prestación que fueron tenidas en cuenta para la selección de la oferta económicamente más ventajosa. Requerir información al contratista así como dirigirle instrucciones, siempre que no supongan una modificación del objeto del contrato, ni se opongan, en su caso al pliego de prescripciones técnicas simplificado y demás documentos contractuales. Garantizar que no se produce desviación sobre el gasto aprobado. Conformar la factura o facturas que se presenten. En los contratos de obras, deberá dar la conformidad a la certificación correspondiente. Facilitar y agilizar la ordenación del pago, al objeto de cumplir con el plazo de pago a proveedores contemplado en el artículo 216.4 del TRLCSP. Séptima. Contenido de las facturas y requisitos para su presentación. Las facturas, como documento justificativo para el reconocimiento de la obligación, deberán adaptarse al R.D. 1619/2012, a la vigente normativa sobre el Impuesto del Valor Añadido así como del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, y contener como mínimo los siguientes datos, requisitos y documentos (Art. 59. R.D. 500/90): 1. Identificación de la Entidad. 2. Identificación del Contratista, esto es, nombre y apellidos, razón social y domicilio social completo, número o código de identificación fiscal. 3. Número de la factura. 4. Fecha de expedición. 5. Descripción suficiente de la prestación realizada (recogerá, en su caso, precios unitarios). 6. IVA, o bien, certificado de su exención. Pág. 21

7. Servicio Gestor. Además, según el Reglamento Regulador del Registro Contable de Facturas de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres y su Organismo Autónomo de Recaudación; las facturas de hasta 5.000 podrán presentarse en el Registro General de la Diputación, por correo postal o canal electrónico, siendo obligatorio presentar por el Canal electrónico (plataforma FACe) las facturas por importes superiores a 5.000, a partir del 15 de Enero de 2015 (Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica a y la creación del registro contable de facturas del sector público y Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio), y en ellas se detallará la descripción de la prestación efectuada, la identificación de los órganos administrativos con competencias en la gestión, tramitación y contabilización de los pagos, así como la del destinatario de la prestación. Como consecuencia de lo expuesto, las facturas indicarán en todo caso los siguientes órganos que tendrán competencia en cada una de las contrataciones: Órgano de contratación: Presidenta Oficina Contable: Intervención-LA0002660. Órgano Gestor: Intervención-LA0002660. Unidad Tramitadora: Tesorería-LA0002784. Comprador Octava. Publicidad. Todos los órganos de contratación de las diferentes Áreas, así como el OAR, deberán proceder a publicar en el perfil de contratante, al menos de forma trimestral, una relación de todos los contratos menores que tramiten con independencia de su cuantía. Dicha relación deberá detallar los siguientes extremos: Ejercicio Nº de Expediente Objeto Importe (IVA no incluido) Adjudicatario A la Instrucción se acompañan los formularios que deberán utilizarse para la tramitación de los contratos menores, que se redactarán y actualizarán de conformidad con la normativa en vigor en cada momento, y serán aprobados por resolución presidencial. I.- Modelo de solicitud de oferta. II.- Modelo de proposición económica. III.- Modelo de propuesta y resolución de aprobación de gasto. IV.- Modelo de documento de formalización del contrato. Pág. 22

Novena. Vigencia. Esta Instrucción entrará en vigor a partir del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Provincia, salvo en lo que se refiere a la regulación que se hace en la misma de la tramitación del contrato menor de obras, que será obligatoria cuando estén en uso todos los recursos tecnológicos necesarios, incluida la nueva aplicación que de soporte a las fases de preparación y ejecución de estos contratos. Esta instrucción deja sin efectos otras circulares o instrucciones que hasta la fecha se estuvieren aplicando en esta materia en el ámbito de la Diputación Provincial de Cáceres, y permanecerá vigente hasta su modificación o derogación. Las bases de ejecución se adaptarán, previa propuesta al Pleno de la Corporación, a lo establecido en esta Instrucción y la Ilma. Sra. Presidenta de la Diputación queda habilitada para el desarrollo y aprobación de cuantos aspectos se deriven de su correcta ejecución. A los efectos de lo dispuesto en el artículo 88.3º de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se hace constar que el presente Acuerdo es definitivo en vía administrativa y frente al mismo puede interponerse, en el plazo de dos meses a partir de su recepción, Recurso Contencioso-Administrativo ante la Sala de dicha Jurisdicción del Tribunal Superior de Justicia de Extremadura; todo ello sin perjuicio de la interposición de cualquier otro que estime procedente. Cáceres, 17 de Noviembre de 2016 EL SECRETARIO, Augusto Cordero Ceballos Pág. 23