TRABAJO 4: En el apoyo al área de ventas que usted está realizando en la empresa, con la información almacenada en el libro que está trabajando, se AUTOMATIZARA el formato de factura, a partir de la información de los clientes, vendedores y productos. Para esto realice: 1. Asignar Nombre a un Rango, en la hoja Clientes. Para llevar a cabo la automatización de la hoja DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 1
cotización, se deberán crear rangos de celda para realizar consultas sobre las diferentes hojas de cálculo del libro. A. Seleccionar la hoja clientes. Dar clic sobre el nombre. B. Dar clic sobre la columna A y seleccionar hasta la columna G. Hacer clic sobre la ficha formulas. Ubicar el grupo nombres definidos, desplegar la flecha, seleccionar definir nombre. C. Escriba el nombre: ListaClientes y aceptar. 2. Asignar Nombre a un Rango, en la Hoja Productos. DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 2
Una vez asignado el rango de la hoja clientes, repetir el proceso para la hoja productos y vendedores de su libro. Con el fin de que se visualice, el nombre y valor unitario cuando sea ingresado un código de producto. Seleccione las columnas de los productos y dar clic en definir nombre, asignar ListaProductos; lo mismo para la lista de vendedores. 3. Utilizar la Función CONSULTAV en la Cotización, esta para llenar los datos del cliente, DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 3
Nombre, Dirección, Teléfono, Email. A. Seleccionar la hoja Cotización. Dar Clic sobre el nombre de la hoja. Ubicarse en la celda B1, utilizar la formula =CLIENTES!A5 (celda donde aparece el documento del cliente) en la siguiente celda combinada (C1- H1) digitar la formula PARA EXCEL 2010 =CONCATENAR(CONSULTAV(B 1;ListaClientes;2;FALSO);" ";CONSULTAV(B1;ListaClientes;3; FALSO)). (Para Excel 2013 se utiliza en vez de consultav BUSCARV) DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 4
Concatenar= fórmula para unir varias fórmulas (en este caso nombre y apellido). B1= es el valor de la celda. ListaClientes= es la lista creada para buscar. (RANGO) 2= es la columna a traer. Nombre cliente FALSO= indica a la función consultav que devuelva el valor verdadero. Terminada de digitar la formula, se ve el nombre del cliente ingresado. C. Escribir la formula =CONSULTAV(B1;ListaClientes;5; FALSO) para las siguientes celdas. (Recuerde que el número (5) DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 5
depende de la columna a la que pertenece el dato que busca) 4. Utilizar la Función CONSULTAV en la cotización, está para llenar los datos de la descripción de los productos y el valor Unitario (Recuerde que para utilizar el resto de celdas con esta función, solo debe copiar la función a las otras celdas.) Función para la descripción de los productos DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 6
A. Seleccionar la hoja Cotización. Dar Clic sobre el nombre de la hoja. Ubicarse en la celda B7, digitar la formula =PRODUCTOS!A5 (Código del producto). B. Ingresar la siguiente fórmula en la celda combinada (D7-G7): =CONSULTAV(B7;ListaProductos; 2;FALSO). Repetir el procedimiento para el resto de productos. C. Ingrese la función para el valor unitario del producto (CONSULTAV) 5. Utilizar la Función SI.ERROR en la cotización, DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 7
está en las celdas que lo necesite. Seleccionar la celda J7. Modificar la formula por. =SI.ERROR(C7*H7;0). Copiar el valor a las celdas J8 hasta J31. Copiar Formulas Cuando la formula ha funcionado, es copiada sobre cada una de las celdas a seguir. Para que se visualice, la descripción de un producto y su valor unitario, se copia la formula. Para ello, Ubicar el puntero del mouse, en la esquina inferior derecha. Esperar a que cambie a DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 8
signo más. Con clic sostenido, arrastrar y soltar el puntero hasta la fila 31, conjunto de celdas combinadas D hasta G. Realizar el mismo procedimiento para copiar las fórmulas de las celdas valor unitario, valor total. 6. Utilizar el Formato Condicional, este para ser Utilizado en La Cotización donde aparezca el ERROR y necesitemos que no se vea. DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 9
Se utilizara el formato condicional, para no visualizar en la hoja, el error N/A al instante de imprimir. A. Seleccionar el conjunto de celdas D8 hasta J31. B. Hacer clic sobre la pestaña inicio, seleccionar la opción formato condicional. DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 10
C. Del menú visualizado hacer clic en nueva regla. D. Seleccionar el tipo de regla aplicar formato a las celdas que contengan. Seleccionar errores. E. Hacer clic en formato. F. En la ventana desplegada, en la opción color, seleccionar blanco. G. Aceptar en la ventana formato de celdas y Aceptar en la ventana nueva regla de formato. DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 11
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NOTA: Se utiliza el formato condicional para que los errores N/A, no se vean en la cotización, ya que al instante de imprimir, será visible. 7. Debe de Utilizar la Función SUMA en la Cotización, en el resultado del Valor total. Función suma: A. Ubicar la celda J32 e ingresar la formula. =SUMA(J7:J31). Oprimir enter para aceptar. B. Sobre la celda, se visualiza el error N/A (NO APLICA). 8. Utilizar la fórmula =J32*I33 para el IVA (16%) y el DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 13
descuento del 5% de la Cotización. 9. Utilizar La función ENTERO para el Total de la Cotización Esta función se utilizara, para que el valor de la cotización no se visualice en decimales. A. Seleccionar la celda J36. B. Ingresar la siguiente formula. =ENTERO(J32+J33-J34) 10. Utilizar el Formato de Moneda, este para las celdas donde aparecen valores numéricos. DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2016 Página 14