Introducción a Excel. Jorge Barrientos

Transcripción

1 Introducción a Excel Jorge Barrientos [email protected]

2 Grid - Malla Una hoja de trabajo es un grid de celdas en donde digitamos nuestra información y formulas. Ocupa casi toda el área de la ventana de excel.

3 Datos básicos El grid divide la hoja de trabajo en líneas y columnas. Las columnas son identificadas con letras. Las líneas son identificadas con números.

4 Datos básicos La unidad básica de la hoja de trabajo es la celda. La celda se identifican por la columna y línea. Una celda puede almacenar hasta 32,000 caracteres.

5 Datos básicos Una hoja de trabajo puede llegar a utilizar 16,000 columnas y 1,048,576 líneas. Si se desea utilizar mas columnas o líneas de las que permite la hoja de trabajo, debe crearse una nueva.

6 Nombre a las columnas La forma mas común y útil de ordenar nuestra información en una hoja de trabajo es una tabla con encabezados para cada columna.

7 Moverse en el grid Aprender a como movilizarse en una hoja de trabajo es una habilidad indispensable. Para movernos de celda a celda: Utilizar las teclas con flecha del teclado. Dar clic a la celda con el mouse.

8 Moverse en el grid

9 The Ribbon Archivo: En realidad no es una barra de herramientas, nos permite tener una vista fuera de la hoja de trabajo. Inicio: Incluye algunos de los botones mas utilizados, copiar y pegar, dar formato y buscar datos.

10 The Ribbon Insertar: tiene opciones para agregar objetos como tablas, gráficos, mini gráficos y enlaces. Diseño de pagina: opciones para alistar la hoja de trabajo para su impresión.

11 The Ribbon Insertar: tiene opciones para agregar objetos como tablas, gráficos, mini gráficos y enlaces.

12 The Ribbon Diseño de pagina: opciones para alistar la hoja de trabajo para su impresión. Establecer márgenes, orientación y otras opciones de la pagina.

13 The Ribbon Formulas: son instrucciones matemáticas que utilizamos para realizar cálculos.

14 The Ribbon Datos: opciones para poder obtener información de una fuente de datos externa. Además opciones para manejar grandes cantidades de información, así como agrupar, ordenar y filtrar.

15 The Ribbon Revisar: contiene opciones para revisión ortográfica, administrar comentarios, y control de cambios.

16 The Ribbon Vista: opciones para poder visualizar nuestra hoja de trabajo de diferentes formas.

17 La barra de formulas Se encuentra entre la hoja de trabajo y el listón (ribbon). En ella se despliega la dirección de la celda activa, así como el contenido.

18 La barra de formulas Podemos utilizarla para ingresar o editar datos, en lugar de hacerlo en la hoja de trabajo.

19 El formato de archivos excel Desde sus inicios los archivos Excel tenían una extensión.xls, cuando Excel 2007 apareció, introdujo un nuevo formato de archivo con la extensión.xlsx.

20 Ventajas del nuevo formato Es mas compacto ya que utiliza un formato de compresión (Zip). Hasta un 75% mas compacto que el formato xls.

21 Ventajas del nuevo formato Menos propenso a errores: el formato.xlsx separa cuidadosamente el contenido, imágenes y código de macros en secciones diferentes.

22 Ventajas del nuevo formato Es extensible: el formato.xlsx utiliza XML (extensive Markup Language), que es una manera estandarizada de almacenar información.

23 Excel 2007 y 2010 Excel 2007 y 2010 utilizan el mismo formato.xlsx, sin embargo Excel 2010 introduce nuevas formulas que no están incorporadas en la versión 2007.

24 Excel 2003 y anteriores Existen 2 opciones: Salvar el documento en formato Libro Excel Instalar addin que puede ser descargado desde

25 Recomendación Cuando almacene sus hojas electrónicas en otros formatos, es recomendable guardar una copia en formato estándar.xlsx.

26 Recomendación Cada nueva versión de Excel introduce nuevas características, inexistentes en versiones previas.

27 Protección con password Si queremos proteger la información contenida en nuestras hojas electrónicas podemos colocarle un password para poder abrirlas o editarlas.

28 Protección con password Excel posee dos mecanismos para proteger sus archivos: Prevenir la apertura del archivo si no se posee el password. Permitir abrir el archivo sin poder modificarlo a menos que posean el password.

29 Tipos de dato Cuando ingresamos datos en las celdas de una hoja de trabajo no especificamos el tipo de dato. Excel examina la información y la clasifica automáticamente.

30 Tipos de dato Excel distingue entre 4 tipos de dato: Texto ordinario: este tipo de dato incluye encabezados de columna, descripciones y cualquier contenido que no identifique como los otros tipos.

31 Tipos de dato Números: este tipo de dato incluye valores monetarios, enteros, fracciones, porcentajes, y cualquier otro tipo de dato numérico. Los números son el ingrediente básico en Excel.

32 Tipos de dato Fechas y hora: este tipo de dato incluye fechas, horas, e información combinada de fecha y hora. Se puede ingresar información de fecha y hora en una gran variedad de formatos.

33 Tipos de dato Verdadero y falso: este tipo de dato pueden contener uno de dos valores: TRUE o FALSE. Se utilizan poco, pero pueden ser útiles en el uso de formulas.

34 Como Excel identifica texto Si la celda cumple con uno de los siguientes criterios, Excel automáticamente lo trata como texto: Contiene al menos una letra Contiene un signo de puntuación que Excel no interpreta como numérico.

35 Como Excel identifica números Excel automáticamente interpreta cualquier celda que contiene solo caracteres numéricos como un número.

36 Como Excel identifica números Puede ingresar los siguientes caracteres sin ocasionar problemas: Un punto decimal Una o mas comas Un signo de moneda, al inicio del numero Un signo de %, al inicio o final Un signo + o delante del numero Un símbolo = al inicio

37 Como Excel identifica fecha y hora Cuando ingresamos una fecha existen muchos formatos. Podemos ingresar una fecha completa (may 23, 2014) o abreviada utilizando guiones o slashes ( ).

38 Como Excel identifica fecha y hora Sin embargo si la fecha ingresada no existe, Excel la tomara como texto. Ej

39 Como Excel identifica fecha y hora En lugar de utilizar un número para el mes, podemos utilizar la abreviación del mes con 3 letras, pero debemos colocar el mes en el medio (15/sep/2012).

40 Como Excel identifica fecha y hora Cuando utilizamos 2 dígitos para identificar el año, Excel trata de identificar cuales son los primeros 2 dígitos. Cuando los 2 dígitos van de 00 a 29 Excel asume 20, si va de 30 a 99 asume 19.

41 Como Excel identifica fecha y hora Si no colocamos año, Excel asume el año actual. Excel entenderá y desplegara diferente las fechas dependiendo de la configuración regional de su computadora.

42 Como Excel identifica fecha y hora Digitar horas es mas fácil que digitar fechas. Se utilizan números separados por dos puntos (:). Se debe incluir por lo menos los componentes de hora y minutos (6:35).

43 Como Excel identifica fecha y hora Excel almacena las fecha como una serie de números. Considera el 01/01/1900 como día 1, 02/01/1900 es el día 2, de esa forma hasta el año 9999.

44 Como Excel identifica fecha y hora Si se ingresa una fecha antes de 01/01/1900, Excel la tratara como texto.

45 Como Excel identifica fecha y hora De manera similar a las fechas, Excel almacena las horas como fracciones entre 0 y 1. El numero 0 representa las 12:00 a.m. y representa las 11:59:59 p.m.

46 Seleccionar celdas Antes de realizar cualquier cambio a una hoja de trabajo, debemos seleccionar las celdas que queremos modificar.

47 Selec. rango contiguo de celdas Un rango continuo de celdas es un bloque de celdas que forman un rectángulo.

48 Selec. rango contiguo de celdas La manera mas fácil es seleccionar la celda superior izquierda del rango, y luego arrastrar con el mouse hasta la ultima celda que deseamos incluir en el rango.

49 Selec. rango contiguo de celdas Una vez seleccionado el rango de celdas podemos realizar: Copiar el contenido Dar formato Pegar contenido

50 Selec. celdas no contiguas En algunos casos necesitamos seleccionar celdas que no se encuentran contiguas, es decir no forman un rectángulo. Para ello se debe utilizar la tecla Ctrl e ir seleccionando las celdas.

51 Selec. automática de celdas Excel ofrece una forma diferente de seleccionar celdas, denominada Auto selección.

52 Selec. automática de celdas Pasos a seguir para utilizar Auto selección: Moverse a la primera celda que desea seleccionar Presione la tecla shift. A continuación de doble clic en el borde de la celda en la dirección que desea realizar la selección. Excel completa la selección automáticamente.

53 Selec. de celdas con el teclado Seleccione la primera celda Presione la tecla shift y con las teclas de flechas mueva a la izquierda o derecha. Puede utilizar el modo extendido presionando la tecla F8

54 Selec. de celdas con el teclado Ctrl + Space para seleccionar la columna actual Shift + Space para seleccionar la línea actual Ctrl + Shift + Space para seleccionar el rango de celdas contiguas Ctrl + Shift + Space (2 veces) para seleccionar toda la hoja de trabajo

55 Mover celdas Una de las razones mas comunes al seleccionar celdas es para copiarlas o moverlas de un lugar a otro.

56 Mover celdas Consideraciones: Excel permite cortar o copiar una sola celda o un rango contiguo. Al realizar la copia o cortado de la celda, todo se va en la copia, tanto contenido como el formato.

57 Mover celdas Consideraciones: Cuando pegamos celdas en nuestra hoja de trabajo. Podemos pegarla en un área vacía o en un área que tiene datos. En el segundo caso, Excel sobre escribirá la información de las celdas con los datos pegados.

58 Cortar y pegar Copiar y pegar El procedimiento básico para cortar/copiar y pegar es el siguiente: Seleccione las celda(s) que desea cortar o copiar Si desea cortar presione las teclas Ctrl + X, para copiar Ctrl + C Seleccione la celda donde desea mover o copiar y presione la tecla Enter o presione las teclas Ctrl + V

59 Insertar columnas Para insertar una nueva columna, siga los siguientes pasos: Encuentre la columna situada a la derecha de donde quiere insertar la nueva columna De clic al botón derecho del mouse y seleccione insertar

60 Insertar líneas Para insertar líneas es similar a las columnas: Encuentre la línea situada abajo de donde quiere insertar la nueva línea De clic al botón derecho del mouse y seleccione insertar

61 Hojas de trabajo y libros Los expertos en Excel están de acuerdo en que la mejor forma para manejar diferentes tablas de información es utilizar una hoja de trabajo para cada tabla.

62 Hojas de trabajo y libros Para movernos de una hoja a otra, tenemos las siguientes opciones: Dar clic al tab de la hoja de trabajo Presionar Ctrl + Page Down para movernos a la siguiente hoja de trabajo Presionar Ctrl + Page Up para movernos a la anterior hoja de trabajo