Versión 1.2 Mayo 2017
1 Prólogo El sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires, conocido como GDEBA, es una plataforma que permite la gestión digital de todos los trámites de la administración central de la Provincia de Buenos Aires. Los objetivos que persigue la implementación son despapelizar el procedimiento administrativo, eficientizar la gestión administrativa y facilitar la generación electrónica, registro y archivo de la documentación. La administración general de GDEBA y su ejecución está a cargo de la Dirección Provincial de Modernización Administrativa, perteneciente a la Subsecretaría para la Modernización del Estado de la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Provincia de Buenos Aires. La plataforma GDEBA, con cada uno de los módulos que la compone, garantiza la rapidez, inviolabilidad y acceso a la información para cada trámite del Gobierno Provincial. De esta manera, propicia el acercamiento del estado al vecino, con mecanismos que agilizan, transparentan y resguardan cada trámite en pos de una gestión pública eficiente. El dictado de las capacitaciones en GDEBA, destinadas a todos los agentes de la administración pública provincial, está a cargo del organismo capacitador por excelencia de la provincia de Buenos Aires, el Instituto Provincial de la Administración Pública, IPAP, cuya tarea continua consiste en buscar la jerarquización de la función pública a través de actividades formativas, entendiendo a la capacitación como herramienta y recurso que posibilita el desarrollo humano y organizacional. Para descargar la última versión del manual, ingresar a www.gdeba.gba.gob.ar
2 Índice Glosario... 4 Funcionamiento de la Firma Digital... 5 Condiciones Previas... 6 Procedimiento para la Instalación del Dispositivo... 7 Instalación de certificados... 13 Instalación de Drivers... 17 Cambio de clave de Token USB... 21 Firma con TOKEN... 24 Revocación de Certificados Digitales... 26 Problemas frecuentes... 27
3 Firma Digital con Token USB El presente documento describe el procedimiento de firma digital y la instalación del dispositivo Criptográfico de Firma Digital (Token), necesario para la firma de actos administrativos dentro del módulo GEDO de GDEBA. De acuerdo a la ley 25.506 de Firma Digital, se entiende por tal, al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. En cambio, se entiende por firma electrónica al conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital. Una firma digital es válida si cumple con los siguientes requisitos: - Haber sido creada durante el período de vigencia del certificado digital válido del firmante; - Ser debidamente verificada por la referencia a los datos de verificación de firma digital indicados en dicho certificado según el procedimiento de verificación correspondiente; - Que dicho certificado haya sido emitido o reconocido, según el artículo 16 de la presente, por un certificador licenciado. Del requerimiento de firma, cuando la ley requiera una firma manuscrita, esa exigencia también queda satisfecha por una firma digital.
4 Glosario Documento: Constituye documento, cualquiera sea su soporte, una entidad identificada y estructurada que comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clase de información. Firma digital: es la creada y verificada mediante técnicas de criptografía asimétricas, similares a las utilizadas para encriptación. Se generan dos claves complementarias y se asignan al usuario. Una de ellas, una clave de firma, es guardada en privado constituyendo una clave de uso privado, mientras que la otra, una clave de verificación de firma es publicada, conformando una clave pública. Su utilización otorga los parámetros de seguridad necesarios que brindan certeza de autenticidad y, paralelamente, mejora y racionaliza los circuitos y tiempos administrativos. Firma electrónica: conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizados por el suscriptor como su medio de identificación. En caso de ser desconocida la firma electrónica, corresponde a quien la invoca acreditar su validez. Token: dispositivo criptográfico que deberá aplicarse para firmar ciertos documentos, que son los de mayor jerarquía administrativa. Certificados digitales: son aquellos que implementa y promueve la autoridad de aplicación y emite la DPSIT, como autoridad certificante, para la utilización de la firma digital y la firma electrónica por parte de los suscriptores, en el ámbito de aplicación establecido.
5 Funcionamiento de la Firma Digital El emisor posee claves asimétricas y el documento que desea firmar. Mediante un software el emisor procesará el documento con una función hash para obtener un valor o código (hash, digest o huella digital) que es único para ese documento. Una vez obtenido el valor hash, el software lo firmará utilizando la clave privada del emisor. El valor o código obtenido será lo que llamamos la firma digital del documento. La firma digital es el hash del documento encriptado con la clave privada del firmante.
6 Condiciones Previas Para seguir correctamente los pasos del presente instructivo es necesario que se cumplan las siguientes precondiciones: - Contar con el dispositivo de firma digital (Token). - - Tener los conocimientos básicos para la utilización de GDEBA. Poseer una terminal (PC o Notebook): - Con sistema operativo Microsoft Windows instalado. - Con al menos un puerto USB disponible. - Encontrarse instalada y configurada la versión Java 1.8.0_91 o superior en la terminal. - Encontrarse instalada la aplicación SafeNet Authentication Client (SAC) o la aplicación de Athena Macro Seguridad (MS ID-Protect). En caso de no contar con la misma, solicitar el instalador al proveedor del Token.
7 Procedimiento para la Instalación del Dispositivo A continuación, se detalla paso a paso el procedimiento de instalación del dispositivo: Insertar el dispositivo Token en un puerto USB de la terminal. Windows mostrará una ventana indicando que se ha detectado un nuevo dispositivo e instalará los controladores necesarios. La barra de progreso indicará el porcentaje completado hasta el momento (la imagen puede variar dependiendo la versión de Windows que se encuentre instalada): A continuación, se proceden a instalar las extensiones necesarias para el navegador Mozilla Firefox. (La instalación del navegador en la terminal es precondición para los pasos que siguen a continuación). En el presente caso produciremos un documento desde el módulo GEDO y lo firmaremos con TOKEN, para ello será necesario seguir los pasos indicados a continuación: Ingresar en el sistema GDEBA con el usuario y la contraseña.
8 A través de la ventana Escritorio Único acceder al módulo GEDO. Luego se procederá a iniciar un documento a través del botón Inicio de Documento. Al abrirse el cuadro de dialogo, se debe seleccionar el tipo de documento que se quiere generar. El listado incluye todos aquellos documentos que se realizan en la administración pública. El módulo ofrece los documentos agrupados según criterios temáticos.
9 Se seleccionará el documento pertinente. Luego de elegir el documento, podremos visualizar la descripción del mismo. En el presente ejemplo produciremos un ejemplo de Acta. El siguiente símbolo representa efectúa a través de firma digital. un documento cuya firma se Para iniciar la producción del documento de forma propia, se debe presionar el botón Producir yo mismo. El módulo muestra la siguiente pantalla:
10 Una vez ingresados los campos de producción, al momento de la firma se elegirá el botón Firmar con Token USB : Nos aparecerá un cartel indicando que debe instalarse la extensión de Mozilla Firefox:
11 Al hacer clic en OK y luego en Permitir se procederá a su instalación: Posteriormente visualizaremos y aceptaremos la siguiente solicitud:
12 En este momento se deberá descargar e instalar la siguiente aplicación: El sistema me solicitará la actualización de JAVA en caso de no encontrarse instalado o hallarse desactualizado: Para continuar con la firma debemos tener además instalados los certificados que se detallan en el apartado siguiente, para cuyo fin remitiremos a su lectura.
13 Instalación de certificados Instalación de Certificado AC-RAIZ de Firma Digital Abrir el navegador Mozilla Firefox. Ingresar a la siguiente URL: https://pki.jgm.gov.ar/app Hacer clic sobre el botón Descargue AC-RAIZ:
En la siguiente página Obtener el Certificado Raíz de la Autoridad Certificante, en la parte inferior, hacer clic sobre el botón Instalar certificado Raíz, para descargarlo. 14
15 Se abrirá una ventana emergente en la cual se deben tildar todas las opciones, quedando tal como se ve en la imagen a continuación. Hacer clic sobre el botón Aceptar para completar la configuración: El mensaje se cerrará y quedará activo el navegador en la página Obtener el Certificado Raíz de la Autoridad Certificante, en la parte inferior, hacer clic sobre el botón Instalar certificado Autoridad Certificante, para descargarlo.
16 Se abrirá una ventana emergente en la cual se deben tildar todas las opciones, quedando tal como se ve en la imagen a continuación. Hacer clic sobre el botón Aceptar para completar la configuración: Posteriormente y para culminar con la firma continuaremos con la instalación de los Drivers. Para cuyo fin remitimos su lectura al punto siguiente.
17 Instalación de Drivers Para poder realizar la instalación del Driver del TOKEN, debo posicionar el mouse sobre el ícono que representa el instalador del Software, hacer clic derecho y ejecutar como administrador. De esta forma, se podrá visualizar la presente ventana, debiendo hacer clic en el botón siguiente :
18 Luego de leer el contrato de licencia, deberán aceptarse los términos del mismo. Luego de aceptar, elegiremos la instalación típica y hacemos nuevamente clic en siguiente.
19 Posteriormente, procederemos a hacer clic en instalar. A continuación veremos el estado de instalación a través de una barra de porcentaje:
Luego de completarse el estado al 100 %, se concluirá la instalación debiendo hacer clic en finalizar. 20
21 Cambio de clave de Token USB Paso 1: Hacer clic derecho sobre el ícono de IDProtect Monitor. Paso 2: Hacer clic en Administrar PIN.
Paso 3: Hacer clic en Cambiar. 22
Paso 4: Ingresar en el primer casillero el PIN actual y en los siguientes casilleros ingresar el PIN nuevo. Por último hacer clic en Cambiar. 23
24 Firma con TOKEN Ingresaremos nuevamente a la plataforma GDEBA, y en el momento de seleccionar la opción de Firma con token USB, seleccionaremos el certificado para llevar a cabo la firma: Para finalizar se ingresará el PIN del usuario, y haciendo clic en Verificar se completará el proceso de firma.
Posteriormente se podrá visualizar el número GDEBA correspondiente a ese documento. 25
26 Revocación de Certificados Digitales Hay tres tipos de revocación de certificados digitales: Revocación con clave privada: revocación con acceso a la clave privada almacenada en el token. Es una revocación online. Revocación con PIN de revocación: si el suscriptor no tiene acceso a su clave privada (ejemplo: si perdió el token, si no recuerda la clave, etc.), puede solicitar la revocación mediante el PIN de revocación que le fuera enviado por mail cuando gestionó la emisión de su certificado. También es una revocación online. Revocación personal en la AR: si el suscriptor no tiene acceso a su clave privada y tampoco tiene su PIN de revocación, tiene que acercarse a la AR con su DNI revocar su certificado.
27 Problemas frecuentes A continuación se detallan algunos de los problemas más comunes con la firma con token y sus posibles soluciones: 1) Si el Token se encuentra enchufado pero aparece desconectado, puede deberse a las siguientes variables: 1.1) No esté correctamente enchufado 1.2) No funciona el puerto USB 1.3) No funciona el token 1.4) Suele ocurrir que Windows reserva el puerto de la primera conexión del token y no lo reconoce en los otros puertos USB. Probar en todos los puertos. 2) Olvidé la clave del token: no hay forma de resetearla. El usuario debe solicitar la emisión un nuevo token. 3) Solución de problemas de certificados o problemas de mayor gravedad: derivarlo con la autoridad de registro para que el usuario coordine el arreglo. En nuestro caso la DPSIT. 4) Usuario pierde el token: revocar certificado. 5) Usuario no desea que el certificado continúe vigente: revocar certificado.
Ante cualquier duda, contactarse con: 28