5. Bolsas de viaje 5.0. Cómo se gestionan los gastos de viaje del personal AJENO a la UJA? Quienes pueden utilizar el formulario de Bolsas de Viaje? Caben tres posibilidades en la tramitación de los gastos de viaje del personal ajeno a la UJA: Primera, podrá ser la propia Universidad de Jaén quien realice (mediante el procedimiento habitual de gestión del gasto pedido-) la reserva y el pago al proveedor de su alojamiento, locomoción y manutención. Se imputarán: Con cargo al Capítulo II: - A la partida presupuestaria 226.06.06 gastos de estancia y transporte de personal invitado, para el personal ajeno que participe: o En la impartición de docencia/ponencia/conferencia en los Másteres Oficiales y en las enseñanzas no regladas (Másteres o En la impartición de docencia/ponencia/conferencia en cursos, jornadas, congresos, talleres, mesas redondas, etc., celebrados o En los Tribunales y tutorización de Trabajos Fin de Másteres Oficiales y en las enseñanzas no regladas (Másteres No Oficiales, Títulos de Experto y Especialistas) de la UJA. - Subconcepto 226.99 Otros para el resto de personal ajeno que realice alguna actividad NO RELACIONADA en el párrafo anterior. Con cargo al Capítulo VI: - al 64X.70 ó partida 64X.XX.70 Dietas y Locomoción personal externo a la UJA. Segunda, podrán abonársele dichos gastos mediante Bolsa de Viaje, haciendo constar en la liquidación de la misma, de forma detallada, un desglose de los distintos conceptos (alojamiento, locomoción y manutención) los cuales deberán estar justificados todos con factura. En el caso de no estar justificados, se le aplicará el correspondiente descuento de IRPF (ver pregunta 5.1). Tercera, en el caso de que junto a una retribución de personal además se quieran pagar gastos de viaje que lleven descuento de IRPF, se seguirá aceptando que éstos se incluyan dentro de la propia retribución, debiéndose indicar en el concepto del pago un desglose de los distintos conceptos, imputándose a la misma partida presupuestaria de la retribución de personal. Página 1
Quienes pueden utilizar el formulario de Bolsa de Viaje? Se utilizará para abonar los gastos de viaje ocasionados por el personal ajeno de la UJA, como son: - Becarios de Colaboración (con Centros y Vicerrectorados, Apoyo a Másteres y Departamentos). - Personal que imparta docencia/ponencia/conferencia en los Másteres Oficiales y en las enseñanzas no regladas (Másteres No Oficiales, Títulos de Experto y Especialistas) de la UJA. - Personal que impartan ponencias/conferencias en cursos, jornadas, congresos, talleres, mesas redondas, etc., celebrados - Personal que participen en los Tribunales y tutorización de Trabajos Fin de Másteres Oficiales y de Tribunales de Títulos Propios de la UJA (Trabajos Fin de Másteres NO Oficiales, Experto y Especialistas). - Alumnos/as, salvo aquellos que participen en los órganos colegiados y en los procesos electorales de la UJA, que le será de aplicación lo establecido para las indemnizaciones por razón del servicio que reglamentariamente les pudieran corresponder. - Alumnos/as con estancias de investigación en España. - Deportistas que viajen con cargo al presupuesto del SAFYD. - PDI que estén en excedencia. En general al personal externo de la UJA para la realización de actividades que se financien con cargo al presupuesto de ésta. 5.1. Qué gastos se pueden justificar en una Bolsa de Viaje y cómo se deben tramitar? En una Bolsa de Viaje se justificarán los gastos ocasionados por los desplazamientos del personal AJENO de la UJA, donde se hará constar de forma detallada, un desglose de los distintos conceptos (alojamiento, locomoción y manutención, haciendo mención del itinerario, fecha y motivo que ocasionó el desplazamiento). Los gastos que se liquiden en una Bolsa de Viaje (alojamiento, manutención y locomoción) deberán estar justificados todos con factura. En el caso de no estar justificados, se les aplicará el correspondiente descuento de I.R.P.F. Página 2
Es IMPORTANTE que se tenga en cuenta lo siguiente: Las facturas deberán ir a nombre del interesado, en ningún caso se emitirá a nombre de la Universidad. La cantidad a indemnizar por los conceptos de alojamiento, manutención y locomoción, será el importe que se justifique, con el límite máximo establecido para las indemnizaciones por razón del servicio, según las Normas Generales de Ejecución Presupuestaria del Presupuesto de la UJA. Aquellos gastos no justificados mediante factura, se le aplicará el correspondiente descuento por I.R.P.F. establecido en la normativa vigente: - Tipo I.R.P.F. del 2% para los nacionales o extranjeros residentes (salvo que el interesado especifique otro superior) para el personal ajeno que participe en los Tribunales de Trabajos Fin de Másteres Oficiales y de enseñanzas no regladas (Másteres No Oficiales, Títulos de Experto y Especialistas), y aquellos que participen en alguna actividad NO RELACIONADA con: la impartición de docencia, conferencias y ponencias en cursos, jornadas, talleres, másteres oficiales y no oficiales, celebrados - Tipo I.R.P.F. del 15% para los nacionales o extranjeros residentes, que impartan docencia/ponencia/conferencia y tutorización en los Másteres Oficiales y de enseñanzas no regladas (Másteres No Oficiales, Títulos de Experto y Especialistas), de la UJA, así como en cursos, jornadas, congresos, talleres, mesas redondas, etc., celebrados - Tipo I.R.P.F. del 24%, para los extranjeros no residentes a excepción de los nacionales de aquellos países con los que existe convenio internacional para evitar la doble imposición, a los que se les practicará la retención que dicho convenio establezca, que realicen alguna actividad en la UJA, los que impartan docencia/ponencia/conferencia en cursos, jornadas, congresos, talleres, mesas redondas, etc., celebrados por la UJA o participen en los Tribunales y tutorización de Trabajos Fin de Másteres Oficiales y de enseñanzas no regladas (Másteres No Oficiales, Títulos de Experto y Especialistas) de la UJA. En el caso de que junto a una retribución de personal además se quieran pagar gastos de viaje que lleven descuento de IRPF, se seguirá también aceptando que éstos se incluyan dentro de la propia retribución, debiéndose indicar en el Página 3
concepto del pago un desglose de los distintos conceptos, imputándose a la misma partida presupuestaria de la retribución de personal. En la documentación justificativa del gasto, no se admitirán liquidaciones con enmiendas, ni tachaduras. Si el perceptor del pago no está dado de alta en el programa Universitas XXI-Económico, deberá adjuntar fotocopia del D.N.I., así como, facilitar el número IBAN a través de una declaración/comunicación debidamente firmada o cualquier otro documento que acredite la titularidad. Si el interesado cambia de domicilio o residencia fiscal, deberá de cumplimentar en los formularios respectivos dichos datos. Los gastos justificados en una Bolsa de Viaje se imputarán: Con cargo al Capítulo II: - A la partida presupuestaria 226.06.06 gastos de estancia y transporte de personal invitado, para el personal ajeno que participe: o En la impartición de docencia/ponencia/conferencia en los Másteres Oficiales y en las enseñanzas no regladas (Másteres o En la impartición de docencia/ponencia/conferencia en cursos, jornadas, congresos, talleres, mesas redondas, etc., celebrados o Participen en los Tribunales y tutorización de Trabajos Fin de Másteres Oficiales y de enseñanzas no regladas (Másteres - Subconcepto 226.99 Otros para el resto de personal ajeno que realice alguna actividad NO RELACIONADA en el párrafo anterior. Con cargo al Capítulo VI: - al 64X.70 ó partida 64X.XX.70 Dietas y Locomoción personal externo a la UJA. 5.2. Un ciudadano Argentino es invitado por nuestra Universidad para participar en un proyecto de investigación A la hora de calcularle la manutención qué cantidades debo aplicarle en dicho concepto? Le aplicaríamos los importes correspondientes a dietas españolas, teniendo en cuenta que desde la salida del territorio extranjero a la entrada al territorio español se considera una sin pernocta territorio nacional, y resto de los días se le aplicará lo que proceda en el territorio nacional, dicha liquidación se le Página 4
tramitará mediante el formulario Bolsa de Viaje. Si la permanencia es superior a un mes, se abonará las cantidades diarias por manutención sin pernocta. Los gastos que se liquiden por manutención deberán estar justificados con factura, en su defecto se le aplicará el correspondiente descuento por IRPF (ver pregunta 5.1). 5.3. Una inscripción a un congreso realizada por personal ajeno a la UJA Podrá justificar el pago de la misma en una Bolsa de Viaje? El mencionado gasto No se podrá justificar en una liquidación de Bolsa de Viaje, se tramitará como una ayuda (aplicándole la deducción por IRPF que le corresponda), ésta se tramitará mediante un escrito del responsable del Centro de Gasto donde autoriza el pago de la misma, debiéndose adjuntar, una copia del certificado de asistencia, el resguardo original de haber efectuado el pago de la inscripción al congreso (no serán abonables las comisiones bancarias) o factura a nombre del interesado, en ningún caso se emitirá a nombre de la Universidad. La imputación del gasto se realizará: Capítulo IV: - Subconcepto 480.99.99 Otras becas y ayudas propias a estudiantes, cuando el perceptor de la ayuda sea estudiante. - Subconcepto 482.99 Otras becas y ayudas propias a la UJA, para el resto de personal. Capítulo VI: - Subconcepto 64X.99 ó partida 64X.XX.99. Página 5