DOCUMENTACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA ZONA DE EXPOSITOR ENVÍO DE INVITACIONES AUTOR:. FECHA DE MODIFICACIÓN: 30 de Octubre de 2012 FECHA DE CREACIÓN: 11 de Marzo de 2010
ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN... 2 2. REALIZAR EL ENVÍO DE INVITACIONES... 3 PASO 1. SELECCIÓN DEL IDIOMA DE LA INVITACIÓN... 4 PASO 2. TIPO DE INVITACIÓN... 4 PASO 3. SALUDO Y TEXTO INTRODUCTORIO... 5 PASO 4. DATOS PARA CONTACTO LOPD... 6 PASO 5. LOGOTIPO DEL EXPOSITOR... 7 PASO 6. DIRECCIONES... 8 PASO 7. DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO... 9 PASO 8. DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO DE ENVÍO... 9 PASO 9. VERIFICAR DATOS... 91 PASO 10. REALIZAR EL ENVÍO... 12 Pág. 1 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
1. INTRODUCCIÓN Esta aplicación le permitirá realizar envíos de invitaciones electrónicas a la red de contactos de los Expositores, facilitándoles el acceso gratuito a la Feria como cortesía de su empresa o institución. Cada empresa podrá ver el número de invitaciones disponibles en el apartado 2, tal y como se muestra en la siguiente imagen. El nombre de la empresa y el tipo de invitación es mostrado en la invitación: Pág. 2 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
2. REALIZAR EL ENVÍO DE INVITACIONES Para realizar el envío de las invitaciones electrónicas debemos seguir los siguientes pasos: Recuerde que en cualquier momento podrá ver una muestra de la invitación que será enviada por correo electrónico pulsando el botón "Previsualizar". Pág. 3 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
PASO 1. SELECCIÓN DEL IDIOMA DE LA INVITACIÓN Deberá seleccionar el idioma en el que se desee que sea enviada la invitación electrónica a su lista de contactos. Los idiomas entre los que puede elegir son: Español e Inglés. PASO 2. TIPO DE INVITACIÓN Se podrá seleccionar el tipo de invitación que se quiere enviar, teniendo en cuenta el número de invitaciones disponibles de cada tipo. Pág. 4 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
PASO 3. SALUDO Y TEXTO INTRODUCTORIO Se podrá introducir un saludo y cualquier información adicional la cuál aparecerá en la invitación. Aquí se muestra un ejemplo de cómo saldría en la invitación: Pág. 5 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
PASO 4. DATOS PARA CONTACTO LOPD Sin tener carácter obligatorio, si que es conveniente introducir los datos de contacto del expositor en las invitaciones para cumplir con la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos). Aquí se muestra un ejemplo de cómo saldría en la invitación: Pág. 6 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
PASO 5. LOGOTIPO DEL EXPOSITOR Sin tener carácter obligatorio, se puede adjuntar un logo para personalizar el correo. Los formatos admitidos son: jpg, bmp y gif. El tamaño máximo permitido de la imagen viene indicado en la propia página Web. Aquí se muestra un ejemplo de cómo saldría en la invitación (en caso de adjuntar algún logotipo): Pág. 7 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
PASO 6. DIRECCIONES En este apartado podremos seleccionar entre dos opciones; enviar una invitación a un solo destinatario o a varios; en el primer caso tendríamos: La segunda opción será enviar las invitaciones a varios destinatarios, para esto se debe adjuntar un archivo (.txt o.xls) en el que se incluyan las direcciones de correo electrónico a donde se desea enviar cada invitación. Un ejemplo de cómo tiene que ser el contenido del archivo de texto es el siguiente: Donde cada una de las líneas corresponde con una dirección de correo electrónico a donde queremos mandar la invitación. En caso de tener la lista de contactos en un fichero Excel, el mismo deberá tener alguna columna con el nombre de campo "EMAIL" o "email". Pág. 8 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
Un ejemplo de cómo tiene que ser el contenido del archivo Excel es el siguiente: PASO 7. DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO Se debe introducir la dirección de correo electrónico que se desee que figure como remitente del envío. Es obligatorio introducir una dirección de correo electrónico válido. Esta es la dirección de respuesta a la que los visitantes a quienes se hayan enviado invitaciones podrán responder. Pág. 9 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
PASO 8. DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO DE ENVÍO Se debe introducir la dirección de correo electrónico a la que se desee enviar el informe de las invitaciones enviadas por correo electrónico. Este email se enviará una vez se finalice con el envío de todas las invitaciones solicitadas. Es obligatorio introducir una dirección de correo electrónico válido. PASO 9. VERIFICAR DATOS Pulsando el botón verificar datos se procesan los archivos y se verifica la validez del logotipo, de la lista de direcciones y del correo electrónico de respuesta. Una vez validados dichos archivos y direcciones de correo, aparece un cuadro informativo indicando el número de registros que se han cargado, la rejilla con todas las direcciones de correo, el código de invitación asignada a cada una (se mostrará una vez realizado el envío) y una imagen que simboliza el resultado del envío. Pág. 10 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
Leyenda del campo enviado de la rejilla: Pág. 11 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
PASO 10. REALIZAR EL ENVÍO Para hacer efectivo el envío de las invitaciones se debe pulsar el botón "Realizar envío", que aparecerá una vez subidos los archivos o introducida una dirección de correo. Una vez pulsado este botón, se envía una invitación a cada una de las direcciones de correo mostradas en la rejilla, con su código de invitación. Se podrá enviar tantas invitaciones como invitaciones disponibles tenga la empresa. Pág. 12 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
Al terminar el envío de las invitaciones, la aplicación nos mostrará un cuadro resumen con el número de invitaciones disponibles, el número de invitaciones que había en el fichero, el número de invitaciones que se han enviado correctamente y el número de mails erróneos. Aquí se muestra un ejemplo del email con la invitación que recibiría el contacto: Pág. 13 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00
Una vez realizado el envío, podrá ver y descargarse en formato Excel, el resultado del proceso de envío de las invitaciones con el código de invitación asignado a cada una de ellas. Para ello se deberá pulsar el botón "Exportar el Resultado a Excel, Pág. 14 Zona Expositor - Fecha Impresión: 29/09/2015 15:03:00