Auditores de sistemas de gestión documental: una nueva perspectiva profesional La serie de normas ISO 30300 Management system for records Carlota Bustelo Ruesta Consultora independiente y Presidenta del CTN50/SC1 de AENOR http:www.carlotabustelo.com E-mail: carlota@carlotabustelo.com
ISO 30300. Management system for records Quées un management system o un sistema de gestión? marco de políticas, procedimientos, directrices y recursos asociados para alcanzar los objetivos de una organización que es un management system for records? es la parte del sistema de gestión para dirigir y controlar la organización con respecto a su información y documentos Gestión de la información y de los documentos Nivel operacional Nivel estratégico Cambio tecnológico E-sociedad (e-administración, e-business) Se necesita una nueva visión Riesgos reales
La serie de normas 30300: desarrollo actual y normas relacionadas records standards Governance framework for records Related standards & Technical reports Implementation of records processes Fundamentals &Terminology Requirements Guidelines Support High Level Structure Elements ISO 30300 records- Fundamentals and vocabulary ISO 30301 records - Requirements ISO 30303 records- Requirements for bodies providing audit and certification ISO 30302 records: Guidelines for Implementation ISO 30304 records: Assessment guide ISO 15489 Records management. General-1 Guidelines-2 ISO TR 13028 Implementation guidelines for digitization of records ISO 23081 Metadata for records. Principles-1 Conceptual and implementation issues-2 Self assessment method-3 ISO 13008 Digital records conversion and migration process ISO TR 26122 Work process analysis for records ISO 16175 Principles and Functional Requirements for Records 2 in Electronic Office Environments-1 3 FDIS ballot june 2011 Possible NWI Under discussion Under balloting process
Por quéun MSS para la gestión de documentos?
Quién usarála 30300? Cualquier organización de cualquier tamaño, sector y país: - Crea y recibe documentos e información y necesita gestionarla - Es un usuario potencial de la Norma ISO 30300 Algunas organizaciones deciden explícitamente implementar un programa/políítica/marco para la creación y control de sus documentos y su información. Esto puede hacerse con distintos enfoques Uno de ellos es alinearse con uno de las metodologías más aplicadas de gestión: los sistemas de gestión y sus normas asociadas.
Quién usarála ISO 30300? La organizaciones que tengan la siguiente visión: La gestión de los documentos y la información integrada con los objetivos estratégicos de la organización (ej. Alineados con RSC, gestión del conocimiento, gestión del riesgo, etc.) Qué se conseguiría? Implementar un marco para la mejora continua Comprometer ala alta dirección para la asignación de recursos Ligar el sistema de gestión de la organización con las actividades operacionales de la gestión de la información y los documentos.
Québeneficios se obtendrían? Los beneficios de una buena gestión de la información y los documentos a) Eficiencia b) Cumplimiento legislativo y protección jurídica c) Toma de decisiones efectiva d) Eliminación de información redundante y duplicada e) Fomento de información compartida f) Incremento del rendimiento de la infraestructura tecnológica g) Recuperación de desastres h) Defensa de los derechos de las partes interesadas i) Preservación de la memoria corporativa y colectiva j) Soporte de la responsabilidad corporativa Comunes Control total de la información sobre las actividades de una organización durante el tiempo que se necesite
Québeneficios se obtendrían? CTN50/SC1 Los beneficios de implementar el enfoque de la ISO 30300 a) Uso de un modelo aceptado internacionalmente para implementar una política y unos objetivos. b) Integrarlo con el enfoque de la gestión de riesgos c) Promover la mejora continúa mediante la evaluación del rendimiento y la implementación de los procesos de auditoría. d) Permitir un proceso fácil de confirmación del cumplimiento y la certificación independiente por tercera parte. e) El uso integrado con otras normas de gestión (MSS) de amplia implantación Específicos Proveer a la alta dirección de un herramienta de gestión para implementar el marco para gestionar la información y los documentos.