Sociedad Nacional de Crédito MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA DE SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL, SOCIEDAD NACIONAL DE CRÉDITO INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLO. VERSIÓN 2 CÓDIGO DGAA-MIFC-COMERI
ÍNDICE Página I. Objetivo..... 4 II. Marco Legal..... 4 III. Definiciones..... 4 IV. Estructura e Integración del Comité.... 6 V. Funciones del Comité 7 VI. Facultades de los Integrantes del Comité..... 8 Del Presidente.. 8 Del Secretario... 8 De los Vocales..... 9 De los Asesores 9 De los Invitados. 9 VII. Políticas Operativas... 10 De las Sesiones 10 De las Actas de sesión.... 10 De la presentación de los asuntos..... 11 VIII. Referencia Histórica... 12 VERSIÓN: 2 CÓDIGO: DGAA MIFC-COMERI PÁG 3 DE 12
I. OBJETIVO Establecer los lineamientos generales para la integración, funcionamiento y operación del Comité de Mejora Regulatoria Interna de Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito Institución de Banca de Desarrollo, con el propósito de que cada servidor público de la Institución así como el público, cuenten con un acceso fácil, ágil, transparente, inmediato y actualizado a las disposiciones administrativas de carácter interno, mediante la aplicación de los principios para la simplificación y la mejora regulatoria. II. MARCO LEGAL Ley Orgánica de Sociedad Hipotecaria Federal. Reglamento Orgánico de Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Ley de Instituciones de Crédito. III. DEFINICIONES Para los efectos de los presentes lineamientos se entenderá por: CONCEPTO 1. COMERI 2. SHF 3. Unidades Administrativa s 4. Unidad Administrativa Responsable 5. Normateca Interna: 6. Disposiciones Administrativa s Internas: DEFINICIÓN El Comité de Mejora Regulatoria Interna de la Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo La Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Las Direcciones Generales Adjuntas previstas en el Manual de Organización General de SHF Es aquella que se encuentra vinculada con la observancia de una Disposición Administrativa Interna en particular. Sistema electrónico de almacenamiento de información, que contiene las Disposiciones administrativas internas aplicables a las Unidades Administrativas, que permite su consulta a través de Internet Documentos institucionales de carácter normativo y de aplicación interna que tiene como finalidad la de proveer la observancia de las normas legales en los actos o acciones de los servidores públicos de la SHF, que pueden ser normas, políticas, procedimientos, circulares, formatos, así como criterios, metodologías, instructivos, directivas, reglas, manuales y otras disposiciones de naturaleza análoga, que emitan las instancias facultadas para ello y que regulan desde el ámbito administrativo la operación y VERSIÓN: 2 CÓDIGO: DGAA MIFC-COMERI PÁG 4 DE 12
CONCEPTO 7. Emisor 8. Justificación Regulatoria DEFINICIÓN funcionamiento interno de sus Unidades Administrativas. Los órganos colegiados o las Unidades Administrativas que tienen la facultad de proveer de las disposiciones administrativas internas para el cumplimiento de la normativa aplicable al actuar de los servidores públicos de SHF. Documento elaborado por el Emisor o por la Unidad Administrativa responsable, en el que se solicita al COMERI fundadamente, la inclusión de una disposición administrativa interna en la Normateca Interna VERSIÓN: 2 CÓDIGO: DGAA MIFC-COMERI PÁG 5 DE 12
IV. ESTRUCTURA E INTEGRACIÓN DEL COMITÉ EL COMERI estará integrado por: Función Titular Suplente I. Con derecho a voz y voto Presidente Director General Adjunta de Administración Vocales Director General Adjunto de Finanzas Director General Adjunto de Desarrollo de Mercado de Vivienda y Planeación Estratégica Quien el Titular designe, mismos que deberán contar con un nivel jerárquico inmediato inferior al del titular II. Con derecho a voz, sin voto Secretario Director de Administración Quién el Titular designe, para ser representados en las sesiones del Comité. Asesores Permanentes Titular del Órgano interno de Control Director General Adjunto Jurídica Fiduciaria Quién el Titular designe, para ser representados en las sesiones del Comité. Invitados Servidores públicos cuya opinión sea necesaria o conveniente a consideración del COMERI, para resolver de algún asunto sometido a su consideración. Los integrantes del COMERI podrán designar a su suplente mediante un documento escrito dirigido al Secretario. En todo caso, el suplente deberá contar con un nivel jerárquico inmediato inferior al del titular. Los suplentes no podrán delegar su función nombrando a otro suplente. El Secretario designará a su suplente con acuerdo del Presidente. VERSIÓN: 2 CÓDIGO: DGAA MIFC-COMERI PÁG 6 DE 12
V. FUNCIONES DEL COMITÉ 1. Implementar y administrar la Normateca Interna. 2. Autorizar la inclusión en la Normateca Interna de las Disposiciones administrativas internas, que se encuentren previamente expedidas por el Emisor. 3. Promover la simplificación de las Disposiciones administrativas internas. 4. Realizar propuestas a las Unidades Administrativas responsables para procurar la simplificación de las Disposiciones administrativas internas. 5. Vigilar la actualización de la Normateca Interna. VERSIÓN: 2 CÓDIGO: DGAA MIFC-COMERI PÁG 7 DE 12
VI. FACULTADES DE LOS INTEGRANTES DEL PRESIDENTE. 1. Presidir las sesiones del Comité. 2. Autorizar las convocatorias y órdenes del día de las sesiones. 3. Coordinar y dirigir el desarrollo de las sesiones. 4. Firmar las actas de las sesiones. 5. Emitir voto de calidad. DEL SECRETARIO. 1. Emitir y suscribir las convocatorias a las sesiones. 2. Elaborar con autorización del Presidente, el orden del día de las sesiones. 3. Recibir de los Emisores la documentación e información en la cual se sustente la presentación de los asuntos al COMERI. 4. Elaborar la carpeta que contenga la información de los asuntos a tratar en las sesiones y distribuirla entre los integrantes del COMERI, en medios impresos o electrónicos, dentro de los plazos establecidos en este Manual. 5. Proveer de los requerimientos para llevar a cabo las sesiones, levantar la lista de asistencia de los participantes a las sesiones del COMERI y verificar el quórum requerido conforme a este Manual. 6. Elaborar, suscribir y resguardar las actas de las sesiones del COMERI, señalando únicamente los aspectos relevantes de los asuntos tratados en la sesión y redactar los acuerdos correspondientes. 7. Emitir las certificaciones de las actas y de los acuerdos. 8. Realizar el seguimiento del cumplimiento de los acuerdos adoptados por el COMERI, e informarlo en la sesión correspondiente. 9. Coordinar las actividades para que se lleve a cabo la actualización y publicación de las Disposiciones administrativas internas en la Normateca Interna, conforme a las resoluciones del COMERI. 10. Participar con voz en las sesiones. 11. Custodiar y resguardar en forma íntegra y ordenada las actas y la información del COMERI, y realizar su clasificación en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 12. Comunicar al Presidente las irregularidades que se detecten respecto al funcionamiento del Comité. VERSIÓN: 2 CÓDIGO: DGAA MIFC-COMERI PÁG 8 DE 12
DE LOS VOCALES. 1. Analizar la orden del día y los documentos de los asuntos a tratar. 2. Asistir a las sesiones del COMERI a la hora y lugar indicados en la convocatoria. 3. Firmar la lista de asistencia de las sesiones. 4. Coadyuvar para el cumplimiento de los acuerdos del COMERI. 5. Participar con voz y voto en las sesiones del COMERI. 6. Designar a su suplente, en los términos de este Manual, el cual deberá contar con un nivel jerárquico inmediato inferior. DE LOS ASESORES. 1. Asistir a las sesiones del COMERI a la hora y lugar indicados en la convocatoria. 2. Proporcionar, según su competencia la asesoría legal, técnica y administrativa que se le requiera para sustentar y dar forma a las resoluciones y acciones del Comité. 3. Firmar la lista de asistencia de las sesiones. 4. Participar con voz en la sesiones del COMERI. 5. Designar a su suplente, en los términos de este Manual, el cual deberá contar con un nivel jerárquico inmediato inferior. DE LOS INVITADOS. 1. Podrán ser los servidores públicos de las Unidades Administrativas que de acuerdo con el Presidente y el Secretario puedan aportar elementos para la resolución de los asuntos sometidos al COMERI. 2. Asistir a las sesiones del COMERI a la hora y lugar indicados en la convocatoria. 3. Firmar la lista de asistencia de las sesiones. 4. Participar con voz en la sesión del COMERI a la que hayan sido convocados. VERSIÓN: 2 CÓDIGO: DGAA MIFC-COMERI PÁG 9 DE 12
VII. POLÍTICAS OPERATIVAS DE LAS SESIONES. 1. Las convocatorias y los documentos de los asuntos a tratar en la sesión, se enviarán a los integrantes del Comité por lo menos tres días hábiles de anticipación a la fecha de celebración de la sesión ordinaria de que se trate, y un día hábil tratándose de sesiones extraordinarias. 2. Existirá quórum y se tendrá por legalmente instalada una sesión del COMERI, cuando asistan la mayoría de sus integrantes, con derecho a voz y voto, siempre que dentro de ellos se encuentre el presidente o su suplente. 3. Las resoluciones del COMERI se tomarán por mayoría de votos. En caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad. 4. Los integrantes del Comité deberán verificar que los asuntos que se presenten, contengan las autorizaciones respectivas. 5. Las ausencias de los integrantes del Comité únicamente podrán cubrirse por sus respectivos suplentes; cuando asistan los vocales suplentes y se incorporen a la sesión los titulares, el suplente podrá seguir participando sólo con derecho a voz. 6. Cuando no se reúna el quórum requerido no se llevará a cabo la sesión y el Secretario levantará una constancia de hechos y convocará a una nueva. 7. Al inicio de cada sesión se registrará la asistencia y se recabarán las firmas de los que participen en ella. 8. Los asuntos presentados ante el Comité estarán sustentados por los análisis cuantitativos y cualitativos que ameriten, así como por los aspectos normativos y legales que correspondan, a efecto de garantizar su mejor desahogo y una adecuada adopción de los acuerdos que se juzguen pertinentes. 9. Sesionar cuando menos dos veces al año de manera ordinaria; y de manera extraordinaria cuando alguno de los integrantes del COMERI o el titular de una Unidad Administrativa lo solicite al Secretario de manera justificada. DE LAS ACTAS DE LAS SESIONES. 10. Por cada sesión el Secretario levantará un acta en la que se consignen los nombres y cargos de los asistentes, los asuntos tratados y los acuerdos adoptados. 11. El Secretario remitirá el acta a los miembros que asistan a la sesión en un plazo no mayor de diez días hábiles contados a partir de la fecha de su celebración, a efecto de que en un plazo de cinco días hábiles posteriores a su recepción, manifiesten su aprobación, o en su caso, emitan los comentarios que consideren convenientes. 12. En caso de existir observaciones al acta, se notificarán al Secretario en términos del numeral anterior. VERSIÓN: 2 CÓDIGO: DGAA MIFC-COMERI PÁG 10 DE 12
13. De no recibirse observaciones en el plazo señalado, el acta se tendrá por aprobada. 14. El acta será firmada por el Presidente y por el Secretario y se presentará para conocimiento en la sesión posterior. 15. El Secretario mantendrá el control y resguardo de las actas, así como de los documentos anexos correspondientes. 16. El seguimiento de los acuerdos del COMERI, será realizado por el Secretario hasta su total terminación, de lo cual se informará al Comité. DE LA PRESENTACIÓN DE LOS ASUNTOS. 17. La presentación de los asuntos al COMERI, se realizará por el titular de la Unidad Administrativa responsable o por el servidor público designado por éste. 18. La presentación de las Disposiciones administrativas internas al Comité se hará de la siguiente forma: a. Nuevas Disposiciones Administrativas Internas o su actualización: La presentará el titular de la Unidad Administrativa responsable, contando en su caso, con el acuerdo correspondiente del Órgano Colegiado respectivo y la Justificación regulatoria. b. Disposiciones Administrativas Internas Derogadas o Abrogadas: En el caso de derogación o abrogación de Disposiciones administrativas internas, la propuesta será presentada por el titular de la Unidad Administrativa responsable, contando en su caso, con el acuerdo correspondiente del Órgano Colegiado respectivo y la Justificación regulatoria. c. La información y documentación que se someta a consideración del Comité será de la exclusiva responsabilidad de de la Unidad Administrativa que la presente. VERSIÓN: 2 CÓDIGO: DGAA MIFC-COMERI PÁG 11 DE 12
VIII. REFERENCIA HISTÓRICA (CONTROL DE CAMBIOS) Sección de cambio Fecha de cambio Número de versión Descripción del cambio Todo el documento Diciembre, 2007 2 Se adecuo a la platilla institucional de Manuales de Integración y Funcionamiento de los Comités de SHF. - Julio, 2007 1 Documento Inicial VERSIÓN: 2 CÓDIGO: DGAA MIFC-COMERI PÁG 12 DE 12