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Directrices para el desarrollo de políticas de acceso abierto en las universidades y centros de investigación a Pasos importantes en el desarrollo de políticas de acceso abierto La fase de consulta y preparación es relevante a la hora de implementar una política institucional de acceso abierto. Los responsables de formular estas políticas en las universidades y centros de investigación deben involucrase en consultas a nivel nacional, así como en aquellos debates que se celebren por parte de los rectores universitarios de las que resultan estrategias/posiciones nacionales coordinadas con las políticas de la UE. Las consultas dentro de cada universidad y centro de investigación son esenciales con el fin de redactar una política basada en el consenso y recabar el apoyo del personal afectado. El establecimiento de un grupo de trabajo dentro de las universidades y centros de investigación puede contribuir a ello. En esta fase también son necesarios una adecuada planificación financiera así como el contar con un mecanismo de apoyo para la implantación de la política como puede ser el departamento responsable de la gestión del repositorio institucional. Adoptar la política incluye el desarrollo de un reglamento relevante (por ej. una propuesta votada por el consejo de gobierno de la universidad o un reglamento aprobado por el Rector) que debería ser obligatorio para todo el personal investigador y su cumplimiento debería estar ligado a los mecanismos de evaluación y promoción profesional. La política debe ser 10

comunicada y presentada de forma clara a todo el personal afectado. Se deberá ofrecer apoyo organizativo y técnico para su implantación. Posteriormente, la política debe ser registrada y puesta en conocimiento a través del registro de políticas adecuado http://roarmap.eprints.org El repositorio institucional deberá ser creado y estar operativo desde el momento en que la política sea adoptada. Todo el personal investigador deberá tener acceso al repositorio institucional. El repositorio es la infraestructura electrónica que proporciona acceso y preserva los resultados científicos de las universidades y centros de investigación y apoya la implantación del mandato de auto-archivo. Los repositorios deben estar desarrollados con un software que siga los estándares de interoperabilidad (OAI-PMH) y deben ser inter-operables con las infraestructuras electrónicas nacionales y con las europeas como OpenAIRE. Se deben implantar medidas para garantizar el buen funcionamiento de los repositorios y también se debe impartir formación periódica a los investigadores para su adecuado uso. El apoyo continuo y la promoción de la política son críticos para logra una alta tasa de cumplimiento. Es necesario desarrollar una estructura operativa dentro de las universidades y centros de investigación para tal fin. La unidad más apropiada para llevar a cabo esta tarea dentro de las organizaciones es la biblioteca, donde se pueden desarrollar este tipo de servicios. Las bibliotecas deben proporcionar a los investigadores la formación necesaria para el auto-archivo, deben ofrecer apoyo dentro de la organización, información sobre los derechos de autor y otras cuestiones relevantes, apoyo técnico para la función de depósito, etc. Una condición importante para el éxito de una política es que los investigadores comprendan los beneficios, tanto a corto como a largo plazo, del acceso abierto y el auto-archivo, además de incorporar esta práctica como parte de su rutina de trabajo. El seguimiento y la monitorización de la política son necesarios para su sostenibilidad a medio y largo plazo, así como para lograr incorporar de forma efectiva la práctica de auto-archivo en la rutina diaria de los investigadores. El cumplimiento de la política de acceso abierto debe ser medido y deberían establecerse incentivos al personal para compartir los resultados de su investigación (por ej. herramientas que sirvan para mostrar la investigación en el repositorio). La forma más efectiva para asegurar el cumplimiento es ligar el auto-archivo a los procesos de evaluación de la investigación. Se debe asegurar financiación para el mantenimiento y las actualizaciones que requiera la infraestructura electrónica y promover mecanismos de apoyo a largo plazo. 11

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GR ES IT TR FR PT UK NL DE EKT/NHRF National Documentation Centre/NHRF www.ekt.gr FECYT Fundatión Española para la Ciencia y la Tecnologia www.fecyt.es CINECA Inter-University Computing Center www.cineca.it HACETTEPE Hacettepe Üniversitesi www.hacettepe.edu.tr CNRS Centre National de la Recherche Scientifique www.cnrs.fr UMINHO Universidade do Minho www.uminho.pt UNOTT The University of Nottingham www.nottingham.ac.uk LIBER Stichting LIBER www.libereurope.eu ENCES European Network for Copyright in Support of Education & Science www.ences.eu