Acuerdo 1/2011 de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental por el que se aprueba un modelo de formulario de compromisos de confidencialidad para la consulta de documentación pública de acceso restringido con la finalidad de investigación. Fecha de aprobación: pleno de 19.09.2011 441K762 Exposición de motivos Tanto la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos en su artículo 34.1, como la Ley 26/2010 del 3 de agosto, de régimen jurídico de las administraciones públicas de Catalunya en el artículo 27 y la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común en su artículo 37.1 coinciden en qué, de forma general, todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos que forman parte de procedimientos administrativos finalizados. A pesar de este principio general de acceso, en el artículo 27 de la Ley 26/2010 y en el artículo 37 de la Ley 30/1992 establecen con carácter general diversas restricciones al derecho de acceso. Ahora bien, estas limitaciones no son de aplicación cuando la documentación sea necesaria por motivos de investigación tal como se establece en el artículo 37.7 de la Ley 30/1992. (...) No obstante cuando las personas solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, se puede autorizar el acceso directo a la consulta de los expedientes, siempre y cuando quede debidamente garantizada la intimidad de las personas. Los compromisos de confidencialidad La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental, de acuerdo con su función de promoción del ejercicio del derecho de acceso a los documentos establecida en el artículo 19.2 a) de la Ley 10/2001, de archivos y documentos, considera que las administraciones públicas tienen que facilitar el acceso a la documentación calificada de acceso restringido con carácter general, siempre que existan motivos de investigación que así lo justifiquen. En este punto se considerará que las personas investigadoras en el curso de su trabajo han de poder visualizar u obtener copia temporal de registros, libros, actas o cualquier tipo de documentos. Los documentos mencionados contienen datos e informaciones que la Administración ha recogido en el desarrollo de sus funciones y que, en determinados casos, pueden contener datos sensibles referidos a un número muy elevado de ciudadanos. Una vía que hace operativo este principio son los compromisos de confidencialidad. En este sentido los compromisos de confidencialidad:
Son de aplicación a una persona investigadora que, de forma justificada por el motivo de su investigación, tiene que acceder a documentación de acceso restringido Son una declaración responsable de compromisos de la persona investigadora delante de la Administración pública en la que se establecen las condiciones concretas de acceso a una documentación pública de acceso restringido. Sirven de prueba documental para la Administración pública delante de posibles incumplimientos de los compromisos manifestados. Cada Administración/institución pública tiene que adaptar el modelo de confidencialidad a la realidad organizativa de su organismo. Este modelo de compromisos de confidencialidad no incluye: La autorización de la reproducción de documentos públicos que quieran ser publicados o difundidos por cualquier medio. La consideración de copias auténticas de documentos que puedan ser usados para otra finalidad que no sea estrictamente de investigación. La regulación del acceso a documentos públicos por parte de trabajadores o empresas ajenas a la Administración pública que por motivo de sus tareas tengan que tener acceso. La regulación del acceso a esta información se establecerá en las correspondientes cláusulas del contrato administrativo que corresponda. La derogación singular de la normativa sobre el acceso a los documentos públicos. Esta derogación requiere el informe preceptivo de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección de Documental y se rige por lo que establece el artículo 6 del Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección documental (DOGC 5056 de 25 de enero de 2008). Acuerdo Se aprueba el modelo de compromisos de confidencialidad que figura en el Anexo de este Acuerdo. Joan Pluma i Vilanova Presidente de la CNAATD Barcelona, 19 de septiembre de 2011
ANEXO 1 MODELO DE FORMULARIO DE COMPROMISOS DE CONFIDENCIALIDAD Identificación del ente y de la unidad orgànica/administrativa (a personalizar por cada ente) Nombre oficial del ente Domicilio Código postal Teléfono Dirección electrónica Identificación de la persona investigadora Nombre y apellidos DNI/pasaporte Domicilio Código postal Población Dirección electrónica País Organismo de investigación vinculado (cuando proceda) Proyecto de investigación (cuando proceda) Especificar responsable del proyecto (nombre, apellidos y DNI/pasaporte) (cuando proceda) Documentación de acceso restringido a la cual se solicita acceder Documentación a consultar Fechas de la documentación Motivos de la consulta De acuerdo con la Ley orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen (BOE 115, 14.05.1982); Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE 155, 29.05.1985); Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común (art. 37). (BOE 285, 27.11.1992); Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (BOE 298, 14.12.1999); Ley
10/2001, de archivos y documentos (art.34) (DOGC 3437, 24.07.2001); Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Catalunya (art. 27) (DOGC 5686, 05.08.2010) ME COMPROMETO A: Guardar confidencialidad sobre los datos individualizados o individualizables a los que se me autoriza el acceso. Por lo tanto, a no revelar la información confidencial a terceros ni a hacer copia para su difusión sin haber obtenido, de forma expresa y por escrito, el consentimiento, si procede, de las personas afectadas o legitimadas para el ejercicio de las acciones correspondientes. Emplear la información confidencial solamente con la finalidad de búsqueda histórica, científica o cultural, de acuerdo con el motivo de la consulta que figura en estos compromisos de confidencialidad. Destruir toda la información y las copias de documentos en cualquier soporte o medio una vez finalizada la búsqueda para la cual se me ha autorizado el acceso a la documentación. (Nota) Cuando se trate de un equipo de investigación y de acuerdo con la praxis de cada archivo, se proponen dos alternativas que cada centro puede adaptar a las cláusulas que se proponen en este modelo. a) El compromiso firmado del responsable del proyecto e incluir la relación nominal de las personas que forman parte del equipo investigador; o b) Que cada persona que forme parte del equipo de investigación firme el compromiso de confidencialidad correspondiente. El cumplimiento de estos compromisos de confidencialidad persistirá hasta la finalización del plazo de restricción al acceso. Firma Lugar y fecha En cumplimiento del artículo 5 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de carácter personal, informamos que los datos personales que proporcionen se incorporaran
y se tratarán el fichero... La finalidad de este fichero es gestionar las solicitudes de acceso a la documentación pública de acceso restringido. Estos datos se pueden ceder a instituciones y organismos de carácter oficial y administraciones públicas, a parte de las cesiones previstas por la ley. El responsable de este fichero es e... Tienen el derecho a acceder, rectificar y cancelar sus datos y oponerse a su tratamiento, en las condiciones previstas en la legislación vigente. Para ejercer estos derechos, se ha de dirigir un escrito a...