Manuales INTRODUCCIÓN Para poder establecer los ejemplares que existan en la red de un título es necesario que el mismo esté catalogado. Todos los ejemplares que tengan las bibliotecas pertenecientes a la red de ese título deben colgar de él. Importante: colgaremos el ejemplar de aquél título que se ajuste exactamente a la edición o reimpresión que tenemos. Si no existe en el catálogo la añadiremos antes de darlo de alta. EN NINGÚN CASO MODIFICAREMOS EL TÍTULO PARA AJUSTARLO A NUESTRO EJEMPLAR. La tarea que vamos a realizar en Ejemplare se conoce coloquialmente como dar copia. AÑADIR EJEMPLARES ( dar copia ) 1. Entramos en el sistema: http://www.juntadeandalucia.es/cultura/b/absys/abnet/ Aparece la siguiente pantalla e introducimos nuestra clave de usuario y contraseña: 1
Manuales 2. Nos aparece la siguiente ventana y clicamos en el menú desplegable de la izquierda en la pestaña catálogo Accedemos a Catálogo > Acceso al catálogo Buscamos el título que corresponde a nuestro ejemplar, rellenando alguno de los campos que se nos ofrece: ISBN, título, autor, etc o una combinación de ellos. 2
Manuales En nuestro caso al tratarse de un Servicio con varias sucursales, en la parte derecha veremos un desplegable con diferentes opciones: - Registros de mi sucursal: sólo busca en el fondo de nuestra sucursal - Registros de mi Biblioteca: busca en el fondo de todas las sucursales que pertenecen al Servicio. - Todos los registros de la red: busca en toda la Red de Bibliotecas Lo recomendable es utilizar la opción Todos los registros de la red para no repetir títulos en el catálogo. A modo de truco podemos utilizar la opción Registros de mi biblioteca, porque eso nos concreta más la búsqueda (sólo a nuestro servicio). Lo recomiendo para aquellos ejemplares que sabemos que probablemente todos tenemos. La siguiente pantalla que nos ofrecerá el programa será una parecida esta (en función de nuestra búsqueda) 3
Manuales En la pantalla anterior, tendremos que fijarnos en dos cosas; en la parte inferior Documentos encontrados y en la parte superior en el icono de Mostrar documentos Nos informa que ha encontrado dos documentos, hacemos clic en el icono para que nos muestre los documentos. Comprobamos que el título que estamos visualizando corresponde al ejemplar que vamos a dar de alta. Y hacemos clic en: 4
Manuales Y visualizaremos la siguiente pantalla Observamos que hay tres pestañas: Ejemplar, la que nos interesa de momento Notas Marc Otros - Pestaña Ejemplar Sucursal: seleccionamos la sucursal a la que pertenecemos (121,, 122, 131 ) Localización: seleccionamos la sección donde queremos ubicar nuestro ejemplar (Infantil, Obras Literarias ) Tipo de ejemplar: seleccionamos el tipo de ejemplar teniendo en cuenta que cada uno tiene una política de préstamos distinta. (Monografías ) Estado: seleccionamos el estado en que se encuentra el ejemplar (bueno, deteriorado ) Procedencia: seleccionamos el modo en que el ejemplar ha sido adquirido por la biblioteca (compra, donación, institucional ) Situación del ejemplar: seleccionamos la situación en que se encuentra el ejemplar teniendo en cuenta lo dicho para este campo en el apartado anterior. Utilizaremos el código "A" cuando estemos realizando algún trabajo interno con un documento, de esta 5
Manuales manera evitaremos que los usuarios lo visualicen en el Opac y lo soliciten: por ejemplo modificando, elaborando guías de lectura, encuadernándolo, etc. (por lo general, lo más habitual es elegir en circulación) Identificador de volumen: cuando estemos dando de alta un ejemplar perteneciente a una obra en varios volúmenes indicaremos el número del mismo en este campo de la siguiente manera: Código1 de ejemplar: debemos rellenar este campo obligatoriamente. Código de barras: se rellena automáticamente con el número secuencial que le corresponde a este ejemplar. Fecha de registro: se rellena automáticamente con la fecha del día en la que el ejemplar se da de alta en la biblioteca. Este campo da la posibilidad de rellenarlo manualmente siempre que no hayamos guardado el registro, en cuyo caso no se puede modificar. Nº de registro: introduciremos 0 y aparecerá automáticamente el número de registro siguiente al más alto asignado previamente. Para poder hacerlo es necesario seleccionar la sucursal con anterioridad. Si estamos modificando o en cualquier otro caso que deseemos asignar un nº de registro no igual al que secuencialmente le correspondería al documento lo haremos manualmente Signatura: escribimos la signatura que corresponda a este ejemplar en la biblioteca. Podemos capturar una signatura ya existente para usarla en el ejemplar que estamos añadiendo (N CER qui ) 6
Manuales Tecleamos parte de nuestra signatura, terminaremos con * para realizar búsquedas clicar en la lupa y nos ofrecerá opciones de signaturas ya existentes en la base de datos de la Red. Ejemplo: Hacemos clic en: Y nos aparecerá la siguiente pantalla: Por otra parte, si queremos que en nuestro tejuelo la signatura aparezca en varias líneas, hemos de separar con un espacio las distintas partes de la misma. Signatura suplementaria: utilizaremos este campo para información adicional de la signatura, exceptuando el nº de volumen. Al igual que en el campo Signatura podemos hacer búsquedas de signaturas suplementarias introducidas anteriormente. Cambio de situación: este campo se rellena automáticamente con la fecha en que damos al ejemplar de alta. Se modificará también automáticamente cuando cambiemos la situación del mismo. 7
Manuales - Pestaña Notas MARC El campo Notas MARC se rellena automáticamente una vez hayamos introducido la información en la Pestaña Ejemplares y la hayamos grabado. El campo Otra información MARC podemos introducir información referente al ejemplar que no hayamos podido incluir en la Pestaña Ejemplares. - Pestaña Otros Todos los campos de la Pestaña Otro se rellenan automáticamente. Los campos Nº de préstamos, Fecha de devolución y Último lector se irán modificando de manera simultánea y automática a sus movimientos en el módulo Circulación. Ejemplo: 2.2 Ejemplares idénticos Es posible que queramos dar de alta varios ejemplares idénticos. En este caso podemos evitar tener que introducir de nuevo toda la información cada vez que damos de alta alguno de ellos. Hemos de hacer lo siguiente: 8
Manuales Localizar un ejemplar idéntico al que vamos a dar de alta Una vez visualizado hacemos clic en: Y después en Añadir: 9
Manuales Visualizaremos una pantalla similar a esta: Los datos se mantienen excepto Código de barras, siendo posible modificar todos menos la fecha del campo Cambio de situación. 3. IMPORTANTE - Validar: Siempre tenemos que terminar nuestros trabajos validándolos, clicando en el icono preceptivo para ello. - Salirse: Para salirse de la aplicación debemos utilizar el elemento destinado a ello en la parte inferior izquierda, así evitaremos que el sistema nos bloquee. 10