Política de transparencia y divulgación de información Versión: 01 Fecha: 15/12/2015 Aprobado en 39 a Sesión de Directorio efectuada el 22 de diciembre de 2015 0
INTRODUCCIÓN La Sociedad Administradora de Fondos de Cesantía de Chile II S.A., AFC Chile, es una sociedad anónima a la que le ha sido entregada por el Estado la administración del Seguro de Cesantía, un beneficio que es obligatorio para los trabajadores con contratos regidos por el Código del Trabajo en Chile, y cuyo propósito es brindarles apoyo en períodos de desempleo. Teniendo en cuenta la fundamental labor que cumple la compañía, estamos conscientes de la necesidad de operar y de ser percibidos como una empresa transparente. En AFC Chile la divulgación de la información del Seguro de Cesantía y de su administración se efectúa con estricto apego a las disposiciones contenidas en la ley 19.728 y la normativa que regula el funcionamiento del Seguro, que está disponible en la página web de la Superintendencia de Pensiones, así como a la Ley 19.628 sobre protección de la vida privada o protección de datos de carácter personal. AFC Chile sustenta sus acciones en sus principios rectores; su misión, visión y sus seis valores corporativos: honestidad, respeto, diligencia, confianza, responsabilidad y compromiso. En tal sentido, la política de transparencia y divulgación es funcional a estos principios y consistente con ellos. A través de esta política, la compañía manifiesta su compromiso de hacer que la información relevante para sus públicos se encuentre disponible a través de los distintos canales de comunicación con los que cuenta, ya que entiende el acceso a ésta como un componente clave para la mejor comprensión del Seguro de Cesantía y su administración. Al mismo tiempo, AFC Chile se compromete a garantizar los más estrictos controles para mantener a resguardo la información privada de sus afiliados, accionistas, inversiones y toda aquella correspondiente a su quehacer que no es de interés o carácter público, de acuerdo a la normativa que rige el funcionamiento del Seguro. OBJETIVO La política de transparencia y divulgación de AFC Chile tiene como propósitos: Poner de manifiesto el compromiso de AFC Chile con la transparencia y divulgación de información. Establecer con claridad la información que AFC Chile, con estricto apego a la normativa vigente, debe resguardar. Guiar las decisiones comunicacionales de la compañía, su directorio, ejecutivos y personal en materias de transparencia con el propósito de garantizar que los distintos públicos cuenten con la información que requieren, a través de los canales de comunicación adecuados, para el mantenimiento de una relación sólida y permanente en el tiempo. 1
ALCANCE Esta política de transparencia y divulgación es extensiva a toda la información que AFC Chile, su directorio, ejecutivos y personal entregan y ponen a disposición de sus públicos, a través de todos los canales y plataformas de comunicación con los que cuenta la compañía. CANALES Y PLATAFORMAS DE COMUNICACIÓN DE AFC CHILE AFC Chile cuenta con una serie de canales a través de los cuales entrega información a sus públicos, tanto externos como internos. Estos canales son: Las sucursales. El centro de atención telefónica 800 800 232. El sitio web de AFC Chile, que se divide entre el sitio público y el privado. A este último los usuarios pueden acceder previo ingreso de su identificación y una clave de seguridad. Las cartolas cuatrimestrales y anuales que son enviadas a los afiliados. La correspondencia oficial a organismos fiscalizadores, tribunales y ministerios. La memoria anual de AFC Chile que está disponible en formato digital en la página web y físicamente en todas las oficinas de la compañía a lo largo del país. Los correos electrónicos y SMS dirigidos a afiliados y empleadores en caso de contingencias y cambios en su red de sucursales. Las apariciones y publicaciones en medios de amplia difusión social en caso de materias relevantes para la comunidad en general. La folletería disponible en sucursales y en el sitio web. Los paneles informativos existentes en las sucursales. La Intranet y correos de comunicación interna. 2
COMPROMISO CON LA TRANSPARENCIA Para AFC Chile ser una empresa transparente significa: Poner a disposición, en los canales de comunicación corporativos, la información relevante para nuestros públicos internos y externos, de acuerdo a lo establecido en el marco normativo vigente y sobre la base de la misión, visión y valores que mueven a la compañía. Ser proactivos en dar respuesta, de manera diligente y oportuna, a nuestros públicos que consultan sobre información relevante para ellos, en apego a lo establecido en la normativa. Asegurar que la información divulgada o puesta a disposición sea verídica, vigente, completa y presentada de un modo claro y fácil de comprender para el público al que va dirigida. Procurar llegar a todos los miembros de nuestros públicos con la información relevante para ellos, de manera que no existan disparidades en el acceso a la información en términos de cantidad, calidad u oportunidad. Fomentar un clima de transparencia, respeto y colaboración dentro de la compañía. Resguardar y custodiar la información sensible del Seguro y sus afiliados, entregándola solamente en las oportunidades y a los destinatarios que establece la ley. INFORMACIÓN QUE AFC CHILE PONE A DISPOSICIÓN De acuerdo a la normativa que regula el funcionamiento del Seguro de Cesantía y la misión, visión y valores de AFC Chile, la compañía mantiene su compromiso de: Entregar información clara y periódica a nuestros afiliados sobre sus derechos, los diferentes aspectos del Seguro, la rentabilidad y los movimientos de sus fondos. Poner a disposición del público material informativo sobre el Seguro de Cesantía. Elaborar una memoria anual que esté disponible en el sitio web de AFC Chile y en cada una de sus oficinas (red de sucursales y casa matriz). Hacer públicos los estados financieros trimestrales a través del sitio web de AFC Chile, las sucursales y la Superintendencia de Pensiones. Publicar los estados financieros anuales en un medio de circulación nacional y/o el sitio web de AFC Chile. Difundir, de acuerdo a lo establecido en la normativa, las políticas de inversión y solución de conflictos de interés a través del sitio web de AFC Chile y las sucursales, y entregar copias de nuestras políticas a la Comisión de Usuarios. 3
Difundir información relacionada con modificaciones al funcionamiento ordinario del Seguro y de su operación en situaciones excepcionales, con el fin de informar rápidamente a los usuarios. Poner a disposición de los colaboradores de AFC Chile toda la información que requieren para cumplir con su labor y sentirse parte activa de la compañía. COMPROMISO CON LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN AFC Chile está consciente de que maneja información sensible sobre sus afiliados. Basados en lo requerido por la normativa y en el valor del respeto, AFC Chile reitera su sólido compromiso con la protección de la información individual sobre los afiliados y todas las bases de datos que maneja. De acuerdo a lo anterior, AFC Chile ha adoptado las medidas necesarias para que solo usuarios autorizados tengan acceso a la información de la Base de Datos o sistemas de soporte de las operaciones que se realizan a través de la sucursal virtual o del centro de atención telefónica y asegurar que cualquier transacción o comunicación se efectúe en forma segura y confidencial. AFC Chile se compromete también a resguardar la información referente a la cartera de inversiones de la compañía. Asimismo, salvaguardar la información privada que maneja de sus propios trabajadores. Ciñéndose a lo establecido en la normativa que lo regula, la empresa solo accede a publicar aquella información relativa al Seguro de Cesantía que la Superimtendencia de Pensiones haya hecho pública previamente. APROBACIÓN DE ESTA POLÍTICA Esta política de transparencia y divulgación ha sido aprobada por el Directorio de AFC Chile con fecha 22 de diciembre de 2015 y será revisada cada dos años o bien, en la oportunidad anterior que corresponda, cuando se produzcan cambios de orden normativo o de otro carácter, que hagan necesaria su modificación. 4