P. ABIERTO Nº 1/10 LOTE 3: PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ORGANIZACIÓN EN OVIEDO DE LA REUNIÓN INFORMAL DEL COMITÉ DE EMPLEO 1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN El objeto del contrato es la prestación externa al Servicio Público de Empleo Estatal de los servicios precisos para la organización y la realización a todos los niveles que se describen más adelante de una REUNIÓN DEL COMITÉ DE EMPLEO. 2. LUGAR Y FECHAS. La reunión se celebrará en la ciudad de Oviedo (Asturias) siendo necesario disponer de alojamiento en hoteles de 4 estrellas o superior, en los términos expuestos en la cláusula quinta de este pliego. Todos los locales de la reunión deberán contar con accesos para personas con discapacidad. En principio las fechas previstas serán los días 18 y 19 de marzo de 2010 con llegada de los participantes el día 18 de marzo, pernoctación el día 18 y salida el día 19 de marzo. 3. ASISTENTES Se prevé una asistencia aproximada de 90 personas. 4. PROGRAMA INDICATIVO, SUJETO A CAMBIOS, AÑO 2010. Primer día: jueves 18 de marzo. 14.00-16.00- Sesión plenaria. 16.00-16.20- Pausa- café. 16.20-17.45- Sesión plenaria. Segundo día: viernes 19 de marzo. 9.00-10.30- Sesión plenaria. 10.30-10.45- Pausa- café. 10.45-12.00- Sesión plenaria y conclusiones. 12.00-12.300- Foto de familia.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS OBJETO DE LA CONTRATACIÓN. El detalle indicativo de los servicios que comprenderá la oferta se expresa en los puntos siguientes, teniendo en cuenta que la relación expuesta tiene carácter de máximo, pudiendo finalmente no ser requeridas algunas de estas partidas y abonándose los servicios según las cantidades realmente realizadas. La Administración se reserva el derecho o la posibilidad de proceder a la anulación de cualquiera de los servicios programados; en este caso la empresa adjudicataria del contrato sólo tendrá derecho a las compensaciones que esté en condiciones de justificar: parte proporcional de gastos generales de logística e intendencia, costes efectivos de anulaciones de reservas, edición efectiva de material impreso, y similares que sean aceptados por la Administración. En el caso de que algún servicio de los previstos en estas prescripciones se suprimiera, el Comité organizador habrá de comunicarlo a la empresa adjudicataria con una antelación de una semana. 5.1 Organización de los viajes y traslados. - La empresa abonará y remitirá a sus lugares de residencia billetes de avión de ida y vuelta (clase económica) aproximadamente para 90 invitados. Para los demás participantes se gestionará las reservas de aquellos que lo soliciten. - La Empresa adjudicataria se encargará de la organización y coordinación de la logística de los traslados de los participantes, así como de la contratación de los diferentes vehículos y conductores, ofreciendo a los ponentes de la Reunión (aproximadamente 3 ponentes) un servicio de traslado individualizado y a los asistentes unos traslados prefijados en función de la hora de llegada de los participantes. - Seguros de accidente y responsabilidad civil. -En todo momento se atenderán las consultas que hagan los participantes y la resolución de las incidencias que puedan surgir. 5.2 Alojamiento El alojamiento se realizará en hoteles de cuatro estrellas o superior, ubicados en el área donde se celebre la reunión, siendo necesarias unas 90 habitaciones de uso individual. Se incluirá el desayuno. La empresa abonará y remitirá a sus lugares de residencia la reserva de hotel para aproximadamente 90 invitados. Para los demás participantes, en su caso, se gestionará las reservas de hotel.
5.3 Restauración. El día 18 de marzo una pausa café para 90 personas en el lugar donde se realice la conferencia y el día 19 una pausa café para 90 personas en el lugar donde se realice la conferencia. También se distribuirán botellas de agua para ponentes y asistentes que se repondrán según su consumo. En cualquier caso se deberá garantizar la calidad de los servicios prestados. 5.4 Organización de las infraestructuras de los locales a utilizar. -Estará previsto el espacio necesario para situar y custodiar los identificadores personales, porta documentos y cuanta información sea necesaria - Serán necesarios un salón de plenos que deberá contar con mesa de presidencia, debiendo figurar las banderas de la Unión Europea, la de España y la del Principado de Asturias. Durante las sesiones, la empresa suministrará los sistemas de megafonía móvil adecuados, interpretación, así como el personal necesario para hacer llegar los micrófonos de sala a los participantes que lo soliciten y se asegurará de su correcto funcionamiento y mantenimiento. - Todos los puestos de trabajo de los participantes dispondrán de megafonía, identificadores personales y de los Estados, banderas y material de escritura. - Los lugares en los que se celebren las reuniones deberán contar con la seguridad y la cobertura de responsabilidad civil apropiadas para un acto de estas características y estará debidamente señalizado con los indicadores oportunos. Asimismo, se procederá a la limpieza y mantenimiento continuo de los espacios comunes y se ordenará de tal modo que haya la menor aglomeración de personas posible en las zonas destinadas a las inscripciones, acreditaciones, reparto de documentación, Además en la zona común habrá disponibilidad para fotocopias, faxes, teléfonos y acceso completo a Internet. - Se podrá requerir los servicios de un fotógrafo de cara a la elaboración posterior de notas de prensa. - La empresa adjudicataria tendrá a un responsable destacado en el lugar de celebración del Seminario para velar y controlar el perfecto desarrollo del mismo. Así mismo dispondrá de personas de apoyo (azafatas/os) para atender necesidades como hacer fotocopias, atender a los participantes o facilitar los turnos de palabra durante las sesiones de trabajo. Esta persona de apoyo deberá tener habilidades lingüísticas en español, francés e inglés. Las azafatas/os o el personal de apoyo será el necesario para atender a los participantes en el sitio de trabajo sin que se generen colas o aglomeraciones de personas. 5.5 Interpretación y traducción. - Al menos 5 idiomas: español, francés, inglés, italiano y alemán cabinas de interpretación simultánea, traductores/as, auriculares y material necesario.
La tarifa diaria por intérprete no podrá ser superior a los 700 euros por día IVA incluido. 5.6 Medios audiovisuales. -Cañón reproductor del Power Point, ordenadores en la mesa de Presidencia, pantallas, micrófonos, megafonía y material necesario para el buen funcionamiento de la conferencia. Personal necesario para la puesta en marcha y mantenimiento de los equipos de sala. Se facilitará personal necesario para la puesta en marcha y mantenimiento de los equipos de sala. 5.7. Materiales. -La empresa adjudicataria se encargará de la preparación, de acuerdo con los organizadores del evento, de un CD o pen-drive que incluya el logo que se determine y con una determinada capacidad las presentaciones y textos que sean necesarios. Si se utiliza el formato Presidencia española 2010, los CD y/o pen-drives se ajustarán al modelo de Presidencia española 2010. - Si fuera necesario efectuar alguna traducción de un texto que se ha de distribuir la empresa adjudicataria se hará cargo de la misma en el plazo requerido por los organizadores de la misma que no será nunca inferior a 2 días. 6. PRESUPUESTO El presupuesto máximo de licitación será de 146.269 euros IVA incluido. El licitador incluirá en la oferta económica, en partida independiente, la cuantía que estime oportuno, en concepto de organización y gestión de la conferencia y actos vinculados a la misma, que en ningún caso podrá superar el 12 por cien del presupuesto máximo de licitación. 7. FORMA DE PAGO Todos los servicios se abonarán en función de los costes reales incurridos que se justificarán debidamente. La factura contendrá al menos el siguiente desglose: - Gastos de organización de la conferencia (preparación, coordinación, secretaría, ). - Viajes participantes, representantes de Estados Miembros de la UE, y otras instituciones. - Alojamiento, representantes de Estados Miembros de la UE, y otras instituciones. - Traslados participantes y ponentes.
- Infraestructuras locales (salón de plenos, salas de reuniones, espacio para stands). - Restauración. - Traducción e interpretación. - Medios audiovisuales e informáticos - Honorarios Ponentes - Gastos generales y material de los participantes. En todos los servicios cuyo coste varíe en función del número de participantes, se establecerá además, el coste unitario del mismo determinando igualmente el precio neto, el IVA aplicable y su cálculo, así como el precio total con IVA. De este modo la facturación corresponderá al servicio efectivamente prestado, en función del número de asistentes. 8. SERVICIOS QUE APORTARÁ EL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO A TRAVÉS DE PERSONAL ENCARGADO DEL EVENTO/CONFERENCIA. Asistencia continuada para aclarar todo tipo de dudas que puedan surgir sobre las características y la organización de la Reunión, así como para cerrar aspectos concretos que se acordarán en el momento oportuno. 9. SERVICIOS QUE APORTARÁ LA EMPRESA. La empresa se encargará de todos los aspectos relativos a la organización de la Reunión, y en especial de los siguientes servicios y prestaciones: inscripciones, información, acreditaciones, material de todo tipo, comunicaciones, organización personal, azafatas/os, secretaría, gestión informática, gestión de traducción, gestión de viajes, gestión de alojamiento, gestión de transporte, gestión de locales y restauración. 10. PROCEDIMIENTO A SEGUIR El Servicio Público de Empleo Estatal una vez se concrete la acción y en todo caso con una antelación mínima de un mes respecto a la celebración del evento hará una petición de servicio a la empresa contratada con la especificación de los servicios a prestar y los detalles oportunos para su correcta ejecución, sin que se puedan incluir servicios que no se hayan mencionado en el presente pliego. Sólo los servicios mencionados en una petición de servicio pueden ser objeto de facturación. El Servicio Público de Empleo Estatal podrá visitar los hoteles y locales ofertados de cara a asegurar la adecuada prestación del servicio, proponiendo, en su caso, las modificaciones a realizar.
En todo caso, el Servicio Público de Empleo Estatal comunicará a la empresa adjudicataria tan pronto como lo conozca cualquier modificación en la fecha de celebración prevista para la celebración de la reunión. Madrid, 4 de septiembre de 2009 EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL - Fco. Javier Orduña Bolea -