INSTRUCCIONES Y PROTOCOLOS PLATAFORMA DE LEXNET ASTURIAS Raquel Martínez Mazón Secretaria de Gobierno TSJ de Asturias 1
Instrucciones y Protocolos relativos a LEXNET dictados por la Secretaria de Gobierno y Secretario Coordinador Con la finalidad de establecer unas pautas de procedimiento uniformes y homogéneas a las que atenerse las oficinas y profesionales de la justicia que progresivamente se han incorporado como usuarios del sistema informático de Lexnet, la Secretaria de Gobierno y Secretario Coordinador Provincial, en el marco competencial que les es propio, han dictado una serie de Instrucciones y protocolos de actuación que fijan las reglas y criterios que deben observarse en la presentación de escritos y documentos y traslado de copias y realización de actos de comunicación a través de Lexnet. Respecto de los actos de comunicación deben tener presente la Instrucción 4/2015 del Secretario Coordinador Provincial, sobre la utilización del sistema Lexnet en las Oficinas Judiciales del Principado de Asturias. La citada Instrucción establece el régimen temporal para la remisión de los actos de comunicación por las oficinas judiciales, datos de identificación de la comunicación, momento a efectos procesales de la realización del acto de comunicación y concentración de los actos de comunicación al objeto de evitar el colapso de los servidores del colegio de procuradores y de los profesionales en el mes de septiembre, se realizarán de forma escalonada. En relación con la Presentación de escritos iniciadores y/o de trámite documentos y traslado de copias: La instrucción 4/2014 y Anexo Guía practica para la presentación de escritos iniciadores y de trámite por vía telemática, dictada por la Secretaria de Gobierno del TSJ de Asturias que establece las reglas y criterios básicos de carácter técnico y organizativo que debe observar el Secretario Coordinador al elaborar el protocolo en el que se establezcan las 2
normas que han de regir la presentación de escritos por vía telemática en las oficinas radicadas en Asturias. Instrucción 1/2015 de la Secretaria de Gobierno del TSJ por la que se aprueba el Protocolo de Actuación elaborado por el Secretario Coordinador que establece las reglas y criterios que deben seguirse para la presentación de escritos iniciadores y de tramite documentos y traslado de copias. El protocolo, en vigor desde el pasado 26 de octubre, es de aplicación a todas las oficinas judiciales radicadas en Asturias de los órdenes jurisdiccionales civil, contencioso-administrativo y social. Aspectos destacables del Protocolo 1) Quedan excluidos de la funcionalidad de presentación telemática de escritos. a. Toda la Jurisdicción del orden penal ( juzgados de instrucción, Juzgados de Violencia de Genero, Juzgados de lo Penal, Juzgado de Vigilancia Penitenciaria, Juzgados de Menores y Secciones Penales de la Audiencia. A partir del 1 de enero de 2016 se prevé que se incorporara al sistema este orden jurisdiccional. b. Los escritos presentados por el Ministerio Fiscal, mientras las condiciones técnicas no lo permitan c. Las demandas iniciadoras del juicio cambiario en el orden civil, hasta que las condiciones técnicas lo permitan. Si se presentarán por vía telemática los escritos de tramite de dichos procedimientos. 3
d. Las demandas y escritos iniciadores que impliquen el despacho de ejecución (ejecución de títulos judiciales y no judiciales). Si se presentarán por vía telemática los escritos de tramite de dichos procedimientos e. Escritos dirigidos a procedimientos antiguos que no estén integrados en el sistema de gestión procesal minerva, sin perjuicio de que una vez que estén dados de alta por el juzgado, los escritos de trámite que en lo sucesivo se presenten se realice a través de la aplicación. f. Escritos sujetos a plazo cuando se encuentre interrumpido el servicio. En este caso se podrán presentar en papel acompañando el justificante de la interrupción que genera el sistema. g. Supuestos del articulo 135.4 (escritos y documentos presentados por particulares que no estén obligados al uso de la aplicación o cuando se trate de documentos no susceptibles de convertirse en formato electrónico, y en los supuestos contemplados en la ley. h. Cuando el volumen de los documentos exceda la capacidad del sistema se presentaran en formato electrónico (USB, CD) acompañados del justificante expedido por el servidor. 2) Sede para la presentación de los escritos y documentos En los Partidos Judiciales en los que exista servicio común de registro y reparto, se presentarán en el servicio quien procederá a su registro informático, lo turnará e itinerará a la oficina judicial. 4
Los dirigidos a las Secciones Civiles de la Audiencia Provincial con sede en Oviedo, se presentarán en el Servicio de Registro y Reparto de la Audiencia Provincial Los dirigidos a la Sección Séptima de la Audiencia Provincial con sede en Gijón, se presentarán ante la Sección. Los dirigidos a las Salas /Secciones del Tribunal Superior de Justicia de Asturias se presentarán en cada una de las Salas o Secciones En los Partidos Judiciales con Juzgado único ante el propio órgano judicial Los dirigidos a los Juzgados de Violencia sobre la mujer con competencia exclusiva se presentarán ante el propio órgano judicial (para Lexnet estos juzgados tienen la consideración de Juzgados Únicos) 3) Cumplimentación de los datos que deben contener los escritos iniciadores o de trámite a efectos de registro La presentación de escritos iniciadores y/o de tramite a través de la plataforma Lexnet, requiere, por parte de los profesionales usuarios del sistema, la previa cumplimentación de todos los campos de datos obligatorios relacionados en el Anexo III del Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre la implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones Lexnet. Además, para realizar de forma correcta el registro es necesario que tanto en los escritos iniciadores como de trámite, consten los datos de registro exigidos en los Anexos del Reglamento 2/2010 del Consejo General del Poder Judicial. 5
Así mismo, para evitar el rechazo de escritos de trámite y su adecuada incorporación al Sistema de Gestión Procesal Minerva, los profesionales deberán hacer constar en la presentación telemática la identificación del órgano judicial, tipo de procedimiento, número y año del asunto y número de colegiación del profesional y demás datos requeridos en el Anexo-I de la Instrucción 4/2014 de la Secretaria de Gobierno del TSJ de Asturias. 4) Cancelaciones de escritos de trámite en el Servicio/ oficina de registro y reparto (apartado X del Protocolo de actuación) Me gustaría resaltar la importancia de la correcta integración de los datos en los escritos presentados por los profesionales usuarios del sistema, y ello porque respecto de los escritos de trámite, cuando los datos introducidos en lexnet por el profesional ( órgano judicial, tipo de procedimiento, número y año del asunto y número de colegiación) no coinciden con los del sistema de gestión procesal minerva el escrito es rechazado, y si no se subsana se tendrá por no presentado y precluido el tramite de que se trate. Para un mejor entendimiento por todos ustedes les voy a indicar como opera el sistema de lexnet una vez que el escrito se ha depositado en el buzón de entrada de la oficina de registro y reparto Presentado por vía telemática el escrito y documentos el propio sistema genera un resguardo acreditativo de la transmisión, en el que consta un número de registro, fecha y hora de la presentación del escrito. Ahora bien, para que el proceso de presentación de un escrito de trámite y sus documentos concluya con éxito es necesario que cuando la oficina de registro y reparto incorpore los envíos al 6
sistema de gestión procesal minerva se genere un segundo resguardo electrónico que confirme la aceptación del escrito y que aparecerá en el buzón del presentante. Por el contrario, cuando el Servicio Común de Registro y Reparto no puede realizar la integración del escrito y documentos presentados en el sistema de gestión procesal Minerva, el sistema genera un resguardo de rechazo que llega al presentante, y el escrito pasa directamente a la bandeja de escritos cancelados por el Sistema de Gestión Procesal. En estos casos el presentante debe proceder a su subsanación con carácter inmediato utilizando la funcionalidad de subsanación de escritos disponible en LEXNET. Si después de un segundo intento vuelve a ser rechazado deberá comunicar dicha circunstancia al Servicio de Registro y Reparto (comunicando los datos del presentante, procedimiento, partes, y fechas de envío y rechazo) para que a su vez comunique al Juzgado de destino la existencia del escrito que por determinadas circunstancias no tiene entrada en el sistema de gestión procesal minerva y por lo tanto no puede remitirse a dicho órgano. 5) Devolución de escritos iniciadores y de trámite desde las oficinas judiciales al Servicio Común de registro y reparto (apartado X. 2 del Protocolo) Este apartado contempla los supuestos en los que itinerado un escrito iniciador y/o de tramite por el Servicio de registro y reparto es devuelto por el órgano judicial al servicio común por las causas descritas en el citado apartado. En estos casos, y tratándose de escritos presentados telemáticamente, la fecha inicial del envío telemático es la valida a todos los efectos, sin perjuicio de que el profesional deba 7
realizar nuevamente el envío telemático en el mismo día o al día siguiente a la devolución 6) Forma presentación de escritos y documentos Todos los escritos iniciadores y/o de tramite y documentos que se adjunten deben ir firmados electrónicamente mediante firma electrónica reconocida. El orden de presentación de escritos iniciadores y /o de trámite es la siguiente: a) demanda o escrito de tramite de que se trate b) Índice con la relación de los documentos que se adjuntan c) documentos en archivos individualizados con una breve referencia de su contenido en formato PDF. No pueden ser agrupados en un único archivo electrónico. 7) Comité Técnico de Implantación y Seguimiento Con la finalidad de tratar todas las incidencias que directa o indirectamente estén relacionadas con el sistema informático de Lexnet, en cumplimiento de lo ordenado en la Instrucción 4/2014 de la Secretaria de Gobierno, se prevé la Creación del Comité Técnico de implantación y seguimiento. En el Grupo Técnico podrá participar y ser convocado a las reuniones una representación de las Instituciones, Carreras o Cuerpos implicados en el despliegue y uso de la plataforma LEXNET. Finalmente informarles que todas las Instrucciones y Protocolos se han puesto a disposición del Colegio para su conocimiento y difusión entre los colegiados, que esperamos les sea de utilidad. Gijón 11 de noviembre de 2015 8
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