Protocolo de actuación para gestionar y endosar facturas SGM-PA

Transcripción

1 Protocolo de actuación para gestionar y endosar facturas SGM-PA Servicio de Mantenimiento de la Universidad de Sevilla. Contenido 1.- Objeto y alcance del documento Documentación de referencia y marco normativo Datos que ha de contener toda factura para poder tramitarse Entrega y tramitación de documentos Facturas para endosar Modelo de diligencia de endoso... 4 Control de revisiones... 5 Elaboración de la propuesta: Revisión: Aprobación: Fecha: 11sep14 Fecha: 11sep14 Fecha: 11sep14 Universidad de Sevilla Septiembre de 2014

2 1.- Objeto y alcance del documento En este protocolo se describen las exigencias formales y de contenido requeridas por todas las facturas cuyo abono corresponda tramitar al Servicio de Mantenimiento de la Universidad de Sevilla. 2.- Documentación de referencia y marco normativo El presente documento se ha elaborado conforme a las normas de gestión presupuestaria propias de la Universidad de Sevilla, que a su vez responden a la normativa de aplicación. 3.- Datos que ha de contener toda factura para poder tramitarse DATOS DEL PROVEEDOR: C.I.F. / D.N.I. RAZÓN SOCIAL / NOMBRE DOMICILIO CÓDIGO POSTAL y POBLACIÓN PAIS Forma de pago: TRANSFERENCIA IBAN (código internacional de cuenta bancaria) DATOS DE LA UNIVERSIDAD SERVICIO DE MANTENIMIENTO UNIVERSIDAD DE SEVILLA C/ SAN FERNANDO, SEVILLA C.I.F: Q I CÓDIGOS Con carácter general: ÓRGANO GESTOR: UNIVERSIDAD DE SEVILLA. CÓDIGO: U OFICINA CONTABLE: ÁREA DE GESTIÓN ECONÓMICA. CÓDIGO: U UNIDAD TRAMITADORA: SUMINISTROS, SERVICIOS, MANTENIMIENTO. CÓDIGO: GE ÓRGANO PROPONENTE: Para las que sean con cargo a un expediente de inversiones (se hace constar en los pedidos): Página 2 de 5

3 ÓRGANO GESTOR: UNIVERSIDAD DE SEVILLA. CÓDIGO: U OFICINA CONTABLE: ÁREA DE GESTIÓN ECONÓMICA. CÓDIGO: U UNIDAD TRAMITADORA: VICERRECTORADO DE INFRAESTRUCTURAS. CÓDIGO: U Además, y en cumplimiento del RD 1619/2012 de 30 de Noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación deberá identificarse el tipo de bien entregado o de servicio prestado. Finalmente, las facturas irán a nombre de la Universidad de Sevilla, con independencia de que los trabajos o suministros se hayan realizado en cualquiera de sus edificios o unidades administrativas 4.- Entrega y tramitación de documentos Las facturas serán tramitadas y entregadas en función de su importe: a. En formato electrónico a través del punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado: FACe ( o Obligatorio para facturas por importe igual o superior a 5.000,00 (IVA incluido) o Opcional para facturas de importe menor a 5.000,00 (IVA incluido) b. En soporte papel a presentar directamente en la Oficina Central del Servicio, en Pabellón de Brasil, Paseo de las Delicias s/n: o Para facturas de importe menor a (IVA incluido) En cualquier caso, las facturas deberán entregarse acompañadas de: Albarán de entrega, debidamente conformado, cuando proceda. Copia del Pedido, en todos los casos. Acta de Recepción de Instalación/Obra menor, debidamente firmada, en los casos que proceda. Las facturas en papel, con carácter general, deberán entregarse por duplicado. 5.- Facturas para endosar La transmisión de los derechos de cobro se recoge en el artículo 218 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público). Para las facturas que vayan a endosarse, deberán seguirse las siguientes actuaciones, además de las previstas en el apartado 4 del presente protocolo: Entregar cada factura en soporte papel por cuadruplicado ejemplar (4 originales). Incorporar en el reverso de cada uno de los ejemplares, como si se tratara de cuatro originales de dos caras, la correspondiente diligencia de endoso (conforme al modelo mostrado en el apartado final) suscrita por el emisor de la factura, así como la diligencia de Página 3 de 5

4 aceptación del mismo por parte de la entidad bancaria aceptante. Deberán figurar también la identificación, el C.I.F. y la aceptación firmada del banco. Una vez entregadas con estos requisitos en el Servicio de Mantenimiento, si no hay reparos a subsanar, se tramitarán para la toma de razón de endoso por la Universidad de Sevilla. Transcurrida una semana aproximadamente se pueden retirar en el mostrador del Servicio de Gestión Económica, ubicado en planta baja del Rectorado de la Universidad de Sevilla, en calle San Fernando número 4. No obstante, se recomienda llamar antes al teléfono (Atención a Proveedores) para preguntar si ya puede ir a retirar el endoso. 6.- Modelo de diligencia de endoso DILIGENCIA DE CESIÓN DE DERECHOS DEL ENDOSANTE: (Nombre de la empresa), con C.I.F./D.N.I., nº , cede los derechos de cobro de la presente certificación nº por importe de (la cantidad debe ir en letra y en cifras) a favor de (nombre y domicilio del banco) con abono en la cuenta nº ( deben indicar los veinte dígitos: cuenta, entidad, sucursal y dígito de control). DILIGENCIA DE ACEPTACIÓN DEL ENDOSO: Lugar, fecha, firma y sello de la empresa. La Entidad (nombre del banco), acepta la cesión de los derechos de cobro realizada a su favor por la firma (nombre de la empresa) correspondiente a la certificación nº de fecha (fecha de la factura) por importe (en letra y en cifras), con abono en la cuenta nº (número de cuenta). Lugar, fecha, firma, sello y C.I.F del banco. DILIGENCIA DE TOMA DE RAZÓN: Tomamos razón del presente endoso, en las condiciones que en este documento están reflejadas de la factura nº de fecha y por importe (en letra y cifras). UNIVERSIDAD DE SEVILLA Página 4 de 5

5 Control de revisiones Versión Motivo de la revisión Fecha 2 Adaptación de formato y nombre 12sep14 3 Incorporación códigos y adaptación a Ley Factura Electrónica 5 abr 16 Página 5 de 5