Manual de Organización

Manual de Organización Dirección General de Notarías Secretaría de Gobierno 31/10/2013 12:00:00a.m.

Manual de Organización Dirección General de Notarías Secretaría de Gobierno Elaboró Lic. Luis Gabriel Quijada Federico,Director General de Notarías Presentó Lic. Roberto Romero López,Secretario de Gobierno. Validó María Guadalupe Ruiz Durazo Secretaria de la Contraloría General Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26, Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio S-2363-2013 de fecha 31/10/2013.

Contenido I. Introducción II. Antecedentes III. Marco Jurídico Administrativo IV. Atribuciones V. Estructura Orgánica VI. Organigramas VII. Objetivos y Funciones VIII. Bibliografía

Introducción El presente Manual de Organización ha sido elaborado en base a los lineamientos establecidos por la Sub Secretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico de la Contraloría General, y tiene como objetivo fundamental brindar una visión integral y acertada de la Dirección General de Notarías, en cuanto a la Ley que fundamenta su existencia, su origen normativo, atribuciones, estructura orgánica y los objetivos y funciones de cada una de las áreas que la integran. La existencia de esta Unidad Administrativa, se fundamenta en la importancia de coordinar los procesos de planeación, programación, ejecución, control del presupuesto asignado a la Dependencia y de evaluación de las actividades que desarrollan las Unidades de la Secretaría de Gobierno. Mediante este documento, se busca, poner a disposición de los funcionarios y empleados de la Dirección General de Notarías, un instrumento confiable de consulta y apoyo para el desarrollo de sus funciones. Este manual estará sujeto a cambios en su contenido como consecuencia de modificaciones en la estructura orgánica, o reasignación de funciones al interior de las áreas que la integran. 1

Antecedentes Los libros más antiguos que se encuentran bajo la custodia del Archivo General de Notarías datan del año 1944. El 02 de agosto de 1902 en la Constitución, Periódicos Oficial del Gobierno del Estado Libre y Soberano de Sonora, se publicó la Ley No. 38 (Ley de Notarios del Estado de Sonora). En dicha Ley en sus disposiciones preliminares define el ejercicio del notario como una funci ón de orden público, que en el Estado de Sonora, únicamente pueden ejercer las personas a quienes el Ejecutivo otorgue del correspondiente nombramiento. Asimismo en su artículo 91 y 92 nos dice que se establece en el Supremo Tribunal de Justicia un Archivo General de Notarías a cargo de un oficial (denominado Oficial Cuarto 4º encargado del Archivo General de Notarías) nombrado por aquel y que dependerá de la secretaría del mismo, bajo la vigilancia de su presidente. El 04 de julio de 1970, se dictó la Ley No. 94 del Notariado del Estado de Sonora, en la que aparece en su artículo 136 la Dirección General de Notarías que tendrá a su cargo el despacho de todos los negocios relacionados con el notariado, así como la organización y conservación del Archivo de Notarías. El día 4 de abril de 1996 entra en vigor la nueva Ley No. 163 del Notariado para el Estado de Sonora, misma que en sus artículos del 117 al 126 menciona a la Dirección General de Notarías y sus atribuciones. El 30 de diciembre de 1985, se publicó en el Boletín Oficial No. 53, la Ley No. 26 Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, que establece la estructura, funcionamiento y bases de organización del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora. Entre las dependencias integrantes de la Administración Pública Directa se encuentra Oficialía Mayor, que a su vez dentro de su estructura orgánica cuenta con la Dirección General de Notarías, misma que por Ley No. 2 que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la Ley Org ánica del Estado de Sonora, publicado en el Boletín Oficial No. 38 de fecha 7 de Noviembre de 1991, pasa a formar parte de la Secretaría de Gobierno. A través del Boletín Oficial, Edición Especial No. 3 de fecha 30 de junio de 2004, se publicó el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, donde especifica que esta Dirección General estará adscrita a la Subsecretaría de Atención Gubernamental, denominación que se le da a la que anteriormente era la Subsecretaría B. Mediante el Boletín Oficial No. 19, sección I, de fecha 2 de Septiembre de 2004, fue publicado el Decreto que reforma y adiciona diversas disposiciones del Reglamento Interior de la Secretar ía de Gobierno, no habiéndose presentado ningún cambio con respecto a la Dirección General de Notarías. Además de las atribuciones y facultades de la Dirección General y que son necesarias para 2

cumplir con su función, esta Unidad de la Administración Pública desempeña un importante papel de servicio y asesoría en materia Notarial, al notariado sonorense, a los Jueces de Primera Instancia y Locales que ejercen la función notarial por ministerio de Ley, a la ciudadanía en general, a las dependencias de los gobiernos Estatal, Federal, municipal y a los organismos descentralizados del sector público, que requieren orientación, apoyo técnico, legalización, certificación de cualquier acto o contrato que haya sido formalizado a través del otorgamiento de una escritura ante un Notario Público. El 3 de noviembre de 2006 se publicó de nuevo en el Boletín Oficial No. 36, Sección I, el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, en el cual, la Dirección General de Notarías pasó a ser parte de la estructura organizacional de la Subsecretaría A de Gobierno, antes Subsecretaría de Política Interna. El día 20 de Septiembre de 2007, fue publicado en el Boletín Oficial número 24, Sección I, el Decreto que Reforma, Deroga y Adiciona diversas disposiciones del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, en el cual, esta Unidad Administrativa no sufrió cambios. El 25 de Octubre de 2010, fueron publicadas nuevas reformas al Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno en el Boletín Oficial número 34, Sección III, en el cual, la Dirección General de Notarías pasó a ser parte de la Subsecretaría de Servicios de Gobierno, antes Subsecretaría A de Gobierno. El 31 de marzo de 2011, fue publicado el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno del Estado, en su número 26, Sección II, donde la Dirección General de Notarías permanece sin cambios. 3

Marco jurídico I. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. II. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora. III. Ley de Hacienda del Estado de Sonora. (Boletín Oficial núm. 53 del 31 de diciembre de 1976). IV. Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora (B. Oficial núm. 27 del 27 de agosto de 1977). V. Ley No. 40 de Planeación del Estado de Sonora. (B. Oficial, No. 10 de fecha 2 de febrero de 1984). VI. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios de Sonora. (B. Oficial núm. 29 del 9 de abril de 1984 y sus reformas). VII. Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora (B. Oficial núm. 53 del 30 de dic. 1985 y sus reformas). VIII. Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto P úblico Estatal. (B. Oficial Núm. 41 del 19 de noviembre de 1987). IX. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios, relacionados con Muebles de la Administración Pública Estatal (B. Oficial núm. 46 del 8 de diciembre de 1988). X. Ley General de Protección Civil; (Diario Oficial de la Federación del 12 de mayo de 2000). XI. Ley 68, de Obras Públicas del Estado de Sonora. (Boletín Oficial Núm. 10, sección I del 3 de agosto de 1992). XII. Ley General de Bienes y Concesiones del Estado de Sonora. (Boletín Oficial núm. 53, Sección XIV del 31 de diciembre de 1992). XIII. Ley 156 de Acceso a la información Pública del Estado de Sonora. (Boletín Oficial núm. 16, sección II del 25 de febrero de 2005). XIV. Ley de Procedimiento Administrativo del Estado de Sonora. (Boletín Oficial núm. 14, Sección VI del 18 de febrero de 2008). XV. Ley de Ingresos y Egresos del Estado de Sonora. (Boletín Oficial núm. 53, Sección I del 31 de diciembre de 2009). XVI. Ley No. 163 del Notariado para el Estado de Sonora. (Boletín Oficial núm. 2, Sección II del 04 de enero de 1996. 4

XVII Decreto que Reforma, Deroga y Adiciona diversas disposiciones del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno (Boletín Oficial núm. 9, Sección IV del 29 de Enero de 2009). XVIII Decreto que Reforma, Deroga y Adiciona diversas disposiciones del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno (Boletín Oficial núm. 34 Sección III del 25 de Octubre de 2010). IXI Decreto Número 15, del Presupuesto de Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal 2010. (Boletín Oficial Núm. 53, Sección II, de fecha 31 de diciembre de 2009). XX Reglamento de la Ley de Obras Públicas del Estado de Sonora. (B. Oficial No. 39, Sección I de fecha 9 de noviembre de 1987). XXI Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con la Administración Pública Estatal. (Boletín Oficial Núm. 8, Sección I de fecha 26 de enero de 1989). XXII Reglamento de la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. (Boletín Oficial Núm. 16, Sección I de fecha 24 de agosto de 1989). 5

Atribuciones REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE GOBIERNO CAPÍTULO VI DE LAS ATRIBUCIONES ESPECÍFICAS DE LAS DIRECCIONES GENERALES Y COORDINACIONES GENERALES ARTÍCULO 14.- La Dirección General de Notarías estará adscrita a la Subsecretaría de Servicios de Gobierno, y además de las obligaciones y atribuciones que le confiere la Ley de Notarías para el Estado de Sonora, le corresponderán las siguientes atribuciones: I.- Llevar a cabo el despacho de los asuntos relacionados con la función notarial; II.- Organizar, administrar y conservar el Archivo General de Notarías; III.- Expedir, conforme lo señalan las leyes, testimonios y copias certificadas de escrituras públicas; IV.- Realizar visitas a los Notarios, así como a las personas que ejerzan funciones notariales por ministerio de ley o receptoría; V.- Establecer coordinación con el Colegio de Notarios en la impartición de cursos de capacitación a los Notarios del Estado; VI.- Recibir y resolver quejas del público, presentadas por irregularidades en el servicio que prestan los Notarios; VII.- Proporcionar sellos de autorización notarial y protocolos a los Notarios; VIII.- Proporcionar información a las autoridades judiciales del Estado, cuando así lo requieran, sobre disposiciones testamentarias; y IX.- Las demás que le confieren las disposiciones legales y reglamentarias aplicables y las que le encomiende el superior jerárquico LEY NO. 163 DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE SONORA. Artículo 117.- La Dirección tendrá a su cargo el despacho de todos los negocios relacionados con el notariado, así como la organización y conservación del Archivo. Artículo 119.- El archivo de la Dirección, se formará: I.- Con los documentos y avisos que los notarios del Estado deban remitir, según las prevenciones establecidas en esta ley; II.- Con los protocolos cerrados, apéndices y demás anexos que no sean aquellos que los notarios 6

deban conservan en su Poder; III.- Con los demás documentos propios del archivo general correspondiente; IV.- Con los sellos de los notarios, que deban depositarse conforme a las prescripciones relativas de esta ley; V.- Con los archivos de las notarías clausuradas; y VI.- Con la información y archivos electrónicos y microfilmados o de cualquier otro tipo propios a su función. Artículo 120.- Son obligaciones y atribuciones del Director General, las siguientes: I. Comunicar por escrito al Ejecutivo las faltas de cualquier género en que incurran los notarios en el ejercicio de sus funciones. II. Llevar registros de expedición de patente de aspirante, de sellos y firmas de notarios, de convenios de asociación o de suplencia, así como de fechas de nombramiento, de terminación del cargo y de licencias y suspensiones de Notarios. III. Llevar un registro y archivo de datos de los testamentos autorizados por los notarios, y de los cuales hayan dado aviso, en cumplimiento de lo dispuesto por la presente ley; IV. Rendir los informes que le soliciten el Ejecutivo y las demás autoridades, los jueces y el Colegio; V. Autorizar los folios y cuidar el exacto cumplimiento en la entrega de los libros del protocolo y demás documentos, en los casos establecidos por la ley; VI. Comunicar por escrito al Ejecutivo y al Colegio las irregularidades que existan en los protocolos o en los apéndices, como resultados de las visitas o cuando se entreguen para su custodia; VII. Autorizar en definitiva, las escrituras que hayan sido previamente firmadas por y ante los notarios cuyos protocolos hubieren sido depositados en el Archivo por cualquiera de las causas previstas en la presente ley y llenar todos los requisitos previos y posteriores a la autorización; VIII. Expedir, a petición de los notarios, de los interesados o por mandato judicial, los testimonios y copias certificadas o simples de las escrituras que obren asentadas en los libros del protocolo depositados en el Archivo; IX. Expedir por mandato de autoridad competente, copia certificada de los duplicados de las escrituras. En estos casos se insertará al documento expedido la orden de expedición y su naturaleza o carácter. X. Proveer a los notarios de sello oficial; XI. Visitar u ordenar visitas a las notarías; XII. Establecer, en coordinación con el Consejo, las guardias notariales; y XIII. Las demás atribuciones que sean propias y naturales del servicio o que ésta u otras leyes establezcan. 7

Estructura Orgánica 04.07 - Dirección General de Notarías 04.07.01 - Dirección de Notarías 04.07.01.01 - Departamento Jurídico 04.07.01.02 - Area de Archivo 04.07.01.03 - Unidad de Apoyo Administrativo 8

DIRECCIÓN GENERAL DE NOTARIAS ORGANIGRAMA Dirección General de Notarías 12 11 Dirección de Notarías 7 Departamento Jurídico Unidad de Archivo 6 Unidad de Apoyo Administrativo 7 9

Nivel 12 Dirección General de Notarías Nivel 11 Dirección de Notarías Departamento Jurídico Nivel 7 Unidad de Archivo Nivel 6 Unidad de Apoyo Administrativo Nivel 7 10

Objetivos y Funciones 04.07 Dirección General de Notarías Objetivo: La Dirección General de Notarías tiene como principal objetivo, la preservación de los documentos notariales de los cuales se compone el Archivo General, garantizando la seguridad jurídica de las diferentes atribuciones que la propia Ley del Notariado señala. Funciones: Planear, dirigir, coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de los programas y acciones relacionadas con la función Notarial en el Estado. Establecer el programa anual de visitas a los Notarios, o personas que ejerzan funciones notariales por ministerio de Ley. Verificar que los Notarios Públicos respeten las normas políticas vigentes en la materia, para buscar congruencia y racionalidad administrativa. Promover la capacitación de los Notarios Públicos en coordinación con el Colegio de Notarios Públicos. Autorizar el uso de sellos y protocolos a los Notarios Públicos para que ejerzan la función notarial. Establecer un sistema de información notarial que coadyuve con la autoridad judicial en el desempeño de sus funciones. Recibir y dar seguimiento a las quejas de la ciudadanía, relativas a la prestación del servicio por parte de los Notarios Públicos con deficiencia o irregularidad. Expedir constancias certificadas de los duplicados de escrituras públicas a solicitud de la autoridad competente y de los intervinientes en las mismas. Verificar que las Notarías funcionen con regularidad y que los Notarios cumplan con las disposiciones de la Ley del Notariado. Coordinar y aplicar exámenes a los profesionistas del derecho para obtener la patente de aspirante a notario, así como aplicar examen de oposición para obtener la patente de Notario Público cuando así lo disponga el Ejecutivo Estatal. Verificar que los servicios que la Dirección General de Notarías presta a la ciudadanía, se realicen conforme a los estándares de calidad, cantidad y oportunidad establecidos. Brindar asesoría jurídica en materia notarial, a los ciudadanos que así lo requieran. 11

Recibir y custodiar los protocolos que envían los Notarios Públicos del Estado, así como toda la documentación relacionada con la función notarial. Mantener expedito el Archivo General de Notarías. Observar el estricto cumplimiento de las disposiciones en materia de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 12

Objetivo: 04.07.01 Dirección de Notarías Coadyuvar en los procesos de planeación, ejecución, control y supervisión legal del desempeño de la función notarial, brindando a la ciudadanía una mejor calidad y rapidez en el servicio, cumpliendo con lo establecido en la ley No. 163 del Notariado para el Estado de Sonora. Funciones: Coordinar la prestación que otorga la Dirección General de Notarías en la expedición de copias y testimonios de las escrituras que obran en el archivo. Elaborar y someter a la consideración del Director General, los dictámenes jurídicos respecto de las quejas que presente la ciudadanía a la Dirección General de Notarías en contra de quienes ejercen la función notarial. Supervisar el legal desempeño de la función notarial a través de inspecciones a las Notarías Públicas del Estado, mediante la revisión de los protocolos y apéndices que obran en poder de los Notarios. Coordinar la programación de las visitas generales a las Notarías Públicas del Estado. Coordinar la atención que diariamente solicitan los ciudadanos, orientándolos sobre el curso legal de su petición. Proporcionar información o la cooperación técnica que le sea requerida por otras entidades o dependencias del Gobierno del Estado, en materia notarial. Levantar actas notariales para cada inspección que se realice en visitas especiales a las Notarías. Realizar inventarios en las Notarías cuando se presente el fallecimiento de su titular y hacer el traslado de la documentación al Archivo General para su guarda y custodia. Recibir, controlar e integrar al Archivo; los protocolos y apéndices que por razón de antigüedad envían los Notarios Públicos para su resguardo. Supervisar la integración del protocolo y folios de las notarías públicas en el Estado de Sonora. Verificar diariamente las solicitudes de Información Pública canalizadas por la Unidad de Enlace de la Secretaría de Gobierno y llevar un registro de las mismas. Atender dichas solicitudes y en su caso canalizarlas al departamento correspondiente Enviar la información al Enlace y llevar un registro de las solicitudes. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 13

04.07.01.01 Departamento Jurídico Objetivo: Comprobar a través de visitas generales en las Notarías y Juzgados de Primera Instancia, que la función Notarial en el Estado se ejerza con regularidad y que los Notarios Públicos se apeguen a las disposiciones de las leyes que regulan su actuación. Funciones: Realizar visitas generales y especiales a las Notarías Públicas en todo el Estado y a los Juzgados de Primera Instancia en funciones de Notario Público por Ministerio de Ley. Realizar presupuesto de escrituras públicas, para la elaboración de testimonios, copias certificadas o simples, solicitadas por los ciudadanos. Revisar los avisos de otorgamiento de testamento para que se lleve a cabo el registro respectivo, y hacer las anotaciones pertinentes si es necesario (cancelación, revocación o modificación) Supervisar la recepción de duplicados y libros con sus respectivos apéndices para su guarda y custodia. Brindar asesoría a los particulares que lo requieran. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 14

04.07.01.02 Area de Archivo Objetivo: Mantener en perfecto orden, conservación y custodia los libros y apéndices del protocolo de los notarios públicos y de los jueces de primera instancia y por ministerio de Ley, que cumplan con la antigüedad permitida por la Ley 163 del Notariado del Estado de Sonora (20 años), así como de los notarios fallecidos. Funciones: Archivar los libros y apéndices y duplicados recibidos, por Distritos Judiciales y por Notario Público. Otorgar a la autoridad judicial o al interviniente en la escritura la información que éstos requieran. Realizar búsquedas de las escrituras cuando el interesado no cuente con los datos necesarios. Proporcionar los libros al Area Jurídica para la realización de presupuestos. Llevar el control de los folios autorizados a los Notarios Públicos, así como de los libros y apéndices y todos aquellos documentos relacionados con los Fedatarios Públicos para su guarda y custodia. Informar a la autoridad competente cuando lo requieran sobre alguna disposición testamentaria, previo pago de derechos. Llevar el Registro de las Disposiciones Testamentarias otorgadas ante los Fedatarios Públicos del Estado. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 15

04.07.01.03 Unidad de Apoyo Administrativo Objetivo: Administrar y Organizar los recursos Humanos, materiales y financieros buscando la optimización de las actividades propias de la Dirección, así como el manejo transparente del presupuesto, actuando con honestidad y eficiencia apegados a los lineamientos de disciplina establecidos. Funciones: Elaborar el proyecto de presupuesto de Egresos y de Ingresos de la Dirección General de Notarías. Llevar el control sobre avance del gasto y realizar evaluación de las metas programadas. Tramitar la asignación del fondo revolvente para gastos de partidas autorizadas. Llevar la custodia, manejo y control del fondo revolvente. Tramitar la documentación comprobatoria para la recuperación de los recursos erogados. Tramitar y controlar la adquisición de bienes muebles. Solicitar ante la instancia correspondiente el material de oficina y de útiles para impresión y reproducción para uso de esta Dirección General. Dar trámite a las facturas que se han generado para pago de proveedores de recursos materiales y servicios. Controlar las altas y bajas de mobiliario y equipo asignado, asimismo los resguardos de activo fijo de la Dirección General de Notarías. Coordinar las actividades relacionadas con recursos humanos en cuanto a trámite de altas, bajas, permisos, control de asistencia y pago de nómina. Llevar el control y elaboración de Viáticos a personal autorizado de esta Dirección General de Notarías Elaborar los informes mensuales, trimestrales y de avance físico-financiero de esta Dirección General. Coadyuvar en la elaboración, revisión y actualización de los Manuales de Servicios al Público, de Organización y de Procedimientos. Llevar el control del Libro de Bancos. Proporcionar información relevante de la Dirección General de Notarías a la Secretaría de Gobierno para integrarla al informe de Gobierno. Actualizar las plantillas asignadas en el SIR (Sistema de Información de Recursos 16

Gubernamentales) Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 17

Bibliografía Guía para la Elaboración de Manuales de Organización. Secretaría de la Contraloría General. 2013. Guia para la Elaboración de Organigramas, Secretaría de la Contraloría General. 2010. 18