Políticas de publicación de contenidos digitales en Delfos Repositorio Institucional 1. Introducción El Repositorio Institucional de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC), denominado Delfos, es el espacio virtual destinado a reunir, conservar, preservar y difundir la creación intelectual de la UPC producto de sus actividades de enseñanza y aprendizaje, investigación y proyección hacia la sociedad. 2. Objetivos Gestionar, en una única plataforma, los documentos generados como parte de la actividad científica y académica de los miembros de la Universidad. Contribuir al desarrollo de la investigación y generación de nuevo conocimiento en la UPC. Difundir la producción científica y académica producida por los miembros de la Universidad Promover e incentivar la visibilidad de la producción científica y académica de la Universidad. Participar en forma activa en redes nacionales e internacionales de acceso e intercambio de información científica y académica. 3. Estructura El repositorio institucional se encuentra organizado por comunidades, sub comunidades y colecciones de acuerdo a la estructura académica de la Universidad. 1
3.1 Comunidades Las comunidades de la UPC están constituidas por tres grandes áreas: Pregrado, División de Estudios Profesionales para Ejecutivos (EPE) y Escuela de Postgrado (EPG). Cada una de estas comunidades agrupa diversas facultades, áreas y/o programas, que, a su vez, organizan la producción académica y científica de la UPC en colecciones. (http://upc.openrepository.com/upc/community-list) 3.2 Sub comunidades Son las facultades, áreas y/o programas asociados que conforman una comunidad. (http://upc.openrepository.com/upc/community-list) 3.3. Colecciones Son agrupaciones de los tipos de documentos que se publican en Delfos como resultado de los procesos de enseñanza y aprendizaje, investigación y proyección hacia la sociedad. Estos documentos pasan por una evaluación, sea a través de un arbitraje o de una revisión por pares. Pueden incluirse documentos en español y en inglés, siendo aconsejable para las colecciones de tesis y artículos de revistas que el resumen se encuentre en ambos idiomas. Los autores de los documentos deben ser miembros de la UPC. Sin embargo, se podrá considerar a personas que no pertenezcan a la Universidad siempre y cuando sean coautores de alguna de las publicaciones de los miembros de la UPC. El acceso a los documentos estará determinado por el tipo de colección. Los tipos de acceso que manejará Delfos son: a) colecciones de tipo público, abiertos para todo tipo de usuarios; b) colecciones internas que son de uso exclusivo por parte de los alumnos, docentes, investigadores y administrativos de la UPC. Los coordinadores de curso de las carreras, programas y/o áreas de la UPC, determinarán quienes serán los usuarios autorizados a publicar y en qué tipo de colecciones se publicarán los documentos. El administrador de Delfos es el responsable de otorgar los permisos respectivos a nivel de cada colección. 2
Los contenidos se agrupan de acuerdo a las siguientes colecciones: Artículos de revistas: son documentos que se han publicado o publicarán en revistas de la UPC o en las revistas de acceso abierto, elaborados por uno o varios autores afiliados a la UPC o coautores de otras instituciones. Se podrán incluir artículos publicados en revistas de otras editoriales (no disponibles en acceso abierto) que tengan la autorización del editor. Tesis: son documentos presentados y aprobados para la obtención de un grado académico en la UPC a nivel de Pregrado y Postgrado. El tipo de acceso es abierto, previa autorización del autor, el cual es indicado de acuerdo al Formato de Autorización respectivo, el cual incluye las siguientes posibilidades: o Público: se tendrá acceso al texto completo del documento, dentro y fuera de la UPC. o Restringido: no se tendrá acceso al texto completo del documento hasta un plazo determinado por el autor, que va de 1 a 6 años (período de embargo) o si el autor lo permite ante una solicitud. o Confidencial: no se obtendrá acceso al texto completo y sólo se podrá ver la ficha bibliográfica. Trabajos Aplicativos Finales: son documentos presentados y aprobados para la obtención de un diploma especializado o master en la Escuela de Postgrado de la UPC. El tipo de acceso es interno, es decir, solo para los miembros de la UPC, previa autorización del autor, el cual es indicado de acuerdo al Formato de Autorización respectivo, el cual incluye las siguientes posibilidades: o Público: se tendrá acceso al texto completo del documento solo para los miembros de la UPC. o Restringido: no se tendrá acceso al texto completo del documento hasta un plazo determinado por el autor, que va de 1 a 6 años (período de embargo) o si el autor lo permite ante una solicitud. o Confidencial: no se obtendrá acceso al texto completo y sólo se podrá ver la ficha bibliográfica. 3
Informes de investigación: son documentos elaborados en el transcurso o después de un proceso de investigación. Pueden ser de acceso abierto o interno, según lo determinen sus autores o la Dirección de Investigación de la Universidad. Materiales de clases: son objetos de aprendizaje elaborados por los profesores de la UPC entre los que se encuentran: apuntes, reseñas, presentaciones, etc. El tipo de acceso es interno, es decir, solo para los miembros de la UPC. Separatas de clases: son documentos elaborados por uno o varios autores que contienen los temas a desarrollarse dentro de un curso. El tipo de acceso es interno, es decir, solo para los miembros de la UPC. Cuadernos de trabajo: son documentos elaborados por uno o varios autores que contienen una serie de actividades de trabajo a desarrollarse dentro de un curso. El tipo de acceso es interno, es decir, solo para los miembros de la UPC. Manuales: son los materiales didácticos elaborados para un curso o taller, y pueden ser complementados por ejercicios interactivos. El tipo de acceso es interno, es decir, solo para los miembros de la UPC. Partituras: son recursos digitales que registran el texto de una composición digital. El tipo de acceso es abierto. Documentos de conferencias, congresos, jornadas u otro tipo de reuniones académicas: son comunicaciones elaboradas para una conferencia, congreso, jornada u otro tipo de reunión académica. Pueden ser los documentos que figuran en actas, ponencias, posters, documentos de apoyo, etc. El tipo de acceso es abierto, excepto en los casos en los que el ponente tenga un compromiso previo con los organizadores de la conferencia a fin de publicar su trabajo en sus actas. Videos de clases: contienen las clases grabadas de cursos de la Universidad. El tipo de acceso es interno, es decir, solo para los miembros de la UPC. Materiales autónomos de trabajo de los cursos blended u online: son materiales elaborados para los cursos blended o semipresenciales y online. El tipo 4
de acceso es interno, es decir, solo para los miembros de la UPC. Artículos de opinión: son breves textos académicos publicados en diarios o revistas que reflejan la opinión o interpretación particular de su autor o autores. El tipo de acceso es abierto. Capítulos de libros: son partes de un libro publicado por un miembro de la UPC que cuenta con la autorización del editor para su publicación en Delfos. Pueden ser de acceso abierto o interno, según lo determinen sus autores en acuerdo con el editor. Imágenes y animaciones: son recursos gráficos que sirven como complemento de un texto, elaborados por los miembros de la UPC. Pueden ser animaciones bidimensionales y tridimensionales. Pueden ser de acceso abierto o interno, según lo determinen sus autores. Grabaciones sonoras: vibraciones sonoras registradas por medios mecánicos o eléctricos (se incluyen los digitales), los cuales permiten reproducir el sonido. Pueden ser musicales y no musicales. El tipo de acceso depende de las licencias otorgadas por sus autores. 4. Registro de documentos Para registrar un documento como parte de una colección en Delfos se deberá considerar los siguientes aspectos: Debe haber pasado los controles de calidad y proceso de evaluación de contenidos (véase la sección 6.1. del presente documento) El autor o los autores deben estar afiliados a la UPC. El documento debe tener un resumen (idioma inglés opcional) El documento debe tener referencias bibliográficas. El documento debe indicar la afiliación del autor como miembro de la UPC. Salvo en el caso de capítulos de libros publicados por la UPC, cuya responsabilidad recae 5
en el Fondo Editorial, las publicaciones deben ser auspiciadas por las facultades, los programas o las áreas académicas de la UPC. A continuación, se detallan algunos aspectos que pueden ocasionar que los documentos no puedan ser registrados en Delfos: El documento no pasa los controles de calidad necesarios para ser introducido en Delfos. (véase el punto 6.1) El documento está en un formato que no puede ser introducido por motivos técnicos. (véase el punto 5) El documento o grupo de documentos tiene un tamaño excesivo para poder introducirse (por ejemplo, en terabytes). Sí es posible introducir documentos en formato zip. El documento expresa opiniones personales, religiosas, políticas, deportivas que no tienen que ver con la difusión de resultados de un trabajo académico y/o de investigación realizados por los miembros de la UPC. (véase el punto 6.1) El documento o grupo de documentos no pueden ser introducidos debido a las limitaciones de los derechos de autor. Por ejemplo, existen editoriales que prohíben que se introduzca la versión maquetada o de pre publicación (preprint) de los artículos. 5. Formatos Delfos proporciona soporte a la mayoría de los formatos de archivo y específicamente a los siguientes: MIME type Description Extensions Level application/marc MARC marc, mrc supported application/matemática Matemática Ma known application/msword Microsoft Word Doc known application/octet-stream Unknown 6 (anything not listed) unsupported application/pdf Adobe PDF Pdf supported application/postscript Postscript ps, eps, ai supported application/sgml SGML Sgm, sgml known application/vnd.ms-excel Microsoft Excel Xls known application/vnd.ms-powerpint Microsoft Powerpoint Ppt known
application/vnd.ms-projectspan> Microsoft Project mpp, mpx, mpd known application/vnd.visio Microsoft Visio Vsd known application/wordperfect5.1 WordPerfect Wpd known application/x-dvi TeXdvi Dvi known application/x-filemaker FMP3 Fm known application/x-latex LateX latex known application/x-photoshop Photoshop Psd, pdd known application/x-tex TeX Tex known audio/x-aiff AIFF aiff, aif, aifc supported audio/basic Audio/Basic au, snd known audio/x-mpeg MPEG Audio mpa, abs, mpeg supported audio/x-pn-realaudio RealAudio ra, ram known audio/x-wav WAV Wav supported image/gif GIF Gif supported image/jpeg JPEG jpeg, jpg supported image/png PNG Png supported image/tiff TIFF tiff, tif supported image/x-ms-bmp BMP bmp known image/x-photo-cd Photo CD Pcd known text/html HTML html, htm supported text/plain Text Txt supported text/richtext Rich Text Format Rtf supported text/xml XML Xml supported video/mpeg MPEG mpeg, mpg, mpe supported video/quicktime Video Quicktime mov, qt known text/x-sas-syntax SAS Syntax File Sas supported application/x-sas-system application/x-sas-transport SAS System File SAS Transport File Sas7bdat, sd1, sd2, sd7, ssd01, ssd, ssd04 xpt, cport, v5x, v6x, v7x Known known text/x-spss-syntax SPSS Syntax File Sps supported application/x-spss-sav SPSS system file Sav known application/x-spss-sav SPSS portable file Por known text/x-stata-syntax Stata Syntax file Do supported application/x-stata Stata Binary files Dta known text/x-r-syntax R syntax file r,r supported application/x-rlang-transport R binary file Rdata,rdata known text/x-fixed-field text/csv text/tab-separated-values fixed field text data Comma separated values Tab separated values dat,asc Csv Tab supported supported supported Fuente: http://www.dspace.org/1_6_0documentation/apa.html 6. Metadatos Los metadatos proporcionan la información mínima necesaria para identificar un recurso (título, autor, etc.). Cada documento que se introduce en Delfos incluye una serie de 7
metadatos, que permiten, además de definirlo, brindar el acceso a los usuarios y la difusión de dicho documento en Internet. Esos datos son recogidos por motores de búsqueda que facilitan su localización desde Google, Google Scholar y otras plataformas. Delfos utiliza el esquema de metadatos Dublin Core. Cualquier usuario puede acceder a estos metadatos en forma gratuita. Cabe precisar que estos metadatos pueden ser reutilizados sin necesidad de permisos explícitos cuando sea para fines sin ánimo de lucro y siempre y cuando se haga mención al identificador OAI o al enlace del registro en Delfos. Las políticas para el ingreso de datos se basan en las directrices Driver (http://www.driversupport.eu/documents/driver_2_1_guidelines_spanish.pdf). Los campos obligatorios son los siguientes: Autor: se registrará de la siguiente forma: Apellido paterno Apellido materno, Nombres. Por ejemplo: Cervantes Vizcarra, José Gabriel. Título: es el nombre que se le otorga al documento o recurso. Puede tener un subtítulo, en cuyo caso se separa del título mediante dos puntos. Las mayúsculas se deben usar solamente al inicio del título y cuando se trate de nombres propios. Fecha de publicación o de creación del documento o recurso. Debe tener el formato establecido en la norma ISO 8601, que es el siguiente: AAAA-MM-DD. Tipo: es la naturaleza del contenido del documento. Por ejemplo, si es una tesis, un artículo de revista o un material de clase. Formato: es la manifestación digital del documento o recurso. Debe escribirse el tipo MIME, mencionado en la tabla de formatos de la sección 5 del presente documento. Idioma: se consignará el código o códigos de los idiomas en que esté escrito un documento o recurso. Debe utilizarse la norma ISO 693-3 (consultar http://www.sil.org/iso639-3/codes.asp) Identificador: debe ser un identificador único que lleve al archivo del documento. Pueden ser identificadores uniformes del recurso (URI), localizadores uniformes del recurso (URL) o identificadores de objetos digitales (DOI). Se recomienda tener url persistentes. Resumen: Descripción del contenido del documento en forma breve. Se utilizará el tipo de resumen corto, breve o indicativo: 50 palabras como máximo. El idioma en 8
el cual se registrará es el español, siendo recomendable utilizar el idioma inglés. 6.1. Control de calidad de los metadatos En la mayoría de los casos, el control de calidad de los metadatos se llevará a cabo en el nivel de colección y será administrada por el área de Recursos de Información de la Dirección de Gestión del Conocimiento (DGC). Dicha área se encargará de aprobar la publicación final del documento o recurso. El control de calidad sobre el contenido del documento será responsabilidad de los coordinadores de curso. 7. Información sobre derechos de autor Todos los documentos en Delfos son accesibles en Internet, por defecto, salvo las colecciones de materiales de clase, separatas de clase, cuadernos de trabajo, videos de clase y trabajos aplicativos finales, cuyo acceso será exclusivo a los miembros de la UPC. Pueden existir situaciones en las que los depositantes necesiten restringir el acceso a los registros de Delfos. Por ejemplo, hay editores que permiten depositar los artículos de sus revistas en los depósitos institucionales, pero con un embargo de seis meses o permiten depositar la última versión del autor (postprint), pero no la versión en pdf de la revista. Para saber qué política tienen las revistas se puede consultar la base de datos del proyecto Sherpa/Romeo. El formato de afiliación debe ser el siguiente: Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas UPC. Facultad, Área y/o Programa a la que pertenece. Por ejemplo, Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas UPC. Escuela de Medicina Los depositantes que deseen aplicar un embargo a los documentos que introduzcan, deberán contactar con la persona responsable de la administración del repositorio Delfos: delfos@upc.edu.pe área de Recursos de Información de la Dirección de Gestión del Conocimiento. 9
Se recomienda que los materiales de clase tengan el logo de UPC o un encabezado a nombre de la UPC. 8. Políticas de retirada de documentos Delfos pretende proporcionar un acceso permanente a todos los documentos que se han depositado. Sin embargo, algunas circunstancias pueden aconsejar la retirada de documentos como por ejemplo el descubrimiento de la existencia de un problema con los derechos de autor del artículo, o que la editorial no permite el acceso. El reemplazo de un archivo que, a sugerencia de su autor, presenta algún error en el contenido. Sin embargo, no se permite el reemplazo del archivo por nuevas versiones. Una nueva versión no reemplaza a la anterior. En este caso, se debe realizar una nueva publicación. El proceso de retirada puede ser solicitado por el autor o por una entidad interna o externa a la Universidad. La UPC analizará la situación y decidirá en cada caso. Las peticiones de retirada de artículos se harán a través del correo delfos@upc.edu.pe. Si la causa es debida a la violación de derechos de autor, Delfos contactará con el autor y retirará el documento. La UPC no se responsabiliza de solucionar problemas de copyright. Si se deduce que no ha habido problemas de copyright, se conservará el registro y el acceso al archivo. Los documentos no se retirarán en el caso de que el autor cambie a otra institución, dado que la UPC cuenta con los derechos patrimoniales del documento. 9. Política de preservación digital Los trabajos introducidos en el repositorio institucional se conservarán de acuerdo con las políticas de preservación de documentos. Para ello, se ejecutarán dos acciones que se mencionan a continuación: Backups o copias de seguridad diarios y mensuales Almacenamiento en cintas magnéticas 10