1. DESCRIPCIÓN Y FUNCIONES DEL SERVICIO Las Administraciones de los Edificios son las unidades encargadas de la gestión, apoyo, asistencia y asesoramiento para la prestación de los servicios universitarios en los distintos edificios de la Universidad. Sus principales funciones son: la gestión administrativa de la actividad académica de los centros docentes que se encuentran localizados en el edificio, ocupándose de tramitar la matrícula de sus estudiantes, la emisión y custodia de las actas de calificaciones, la expedición de certificaciones, las solicitudes de convalidaciones, adaptaciones, equivalencias de créditos y evaluación compensatoria, así como la gestión administrativa de los proyectos fin de carrera y tesinas y de los programas de intercambio; la gestión económico-patrimonial del edificio y de los centros docentes que en él se encuentren ubicados, tramitando los procesos de adquisición de bienes y servicio, el control y gestión del inventario y la gestión presupuestaria del edificio y de sus centros docentes; y la gestión del edificio propiamente dicho, dirigiendo los servicios de atención e información a los miembros de la comunidad universitaria y público en general, la gestión del control de acceso, la gestión del uso de sus espacios e instalaciones y de su mantenimiento específico, así como la canalización hacia los servicios centrales de las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo, de dotación o modificación de instalaciones y de los proyectos de obras menores. También ejerce el control directo de los servicios contratados por la Universidad, como la limpieza, las reprografías, las cafeterías y comedores y las máquinas expendedoras de alimentos y bebidas. 2. PROCESOS DE GESTIÓN E ES DE ACTIVIDAD En este apartado se detallan los procesos más importantes gestionados por la unidad y se les asocia indicadores de actividad que permiten conocer los principales resultados de las actividades desarrolladas. 2.1. Procesos de Gestión. PADM/001_Mantenimiento y conservación de bienes Objeto: Actividades necesarias para el mantenimiento y conservación de infraestructuras, edificios, locales y maquinaria, siempre que supongan un cuidado del bien PADM/002_Reparación de bienes Objeto: Actividades necesarias para la reparación y la conservación de un bien de infraestructuras, edificios, locales y maquinaria, según las necesidades detectadas PADM/003_Adquisición de bienes inventariables Objeto: Actividades necesarias para la adquisición de una partida de bienes inventariables para centros, departamentos o edificios según la petición de los mismos PADM/004_Adquisión de bienes inventariables mediante concurso Objeto: Actividades necesarias para la adquisición, mediante concurso, de una partida de bienes inventariables para centros, departamentos o edificios según la petición de los mismos PADM/005_Supervisión de inventario Objeto: Actividades necesarias para el control del material inventariado según las necesidades detectadas PADM/006_Compras conjuntas entre varias unidades Objeto: Actividades necesarias para la adquisición de una partida de bienes inventariables para varios centros, departamentos o edificios de forma conjunta según la petición de los mismos 1
PADM/007_Modificaciones presupuestarias Objeto: Actividades necesarias para la tramitación de una modificación presupuestaria según la necesidad detectada PADM/008_Pagos a justificar Objeto: Actividades necesarias para la tramitación de un pago a cuenta de anticipo de caja fija para un trabajador según la petición del mismo PADM/009_Pagos por cajero Objeto: Actividades necesarias para la tramitación de un pago por cajero a un trabajador o un proveedor según la petición del mismo PADM/010_Conciliación de anticipos Objeto: Actividades necesarias para la conciliación de anticipos de caja fija según las necesidades detectadas PADM/011_Generación e incorporación de créditos Objeto: Actividades necesarias para la tramitación de una modificación del presupuesto por generación o incorporación de créditos según la necesidad detectada PADM/012_Reintegro de pagos indebidos Objeto: Actividades necesarias para la devolución del cobro indebido por parte de un estudiante, trabajador o proveedor según la necesidad detectada PADM/013_Elaboración del anteproyecto de presupuesto Objeto: Actividades necesarias para la realización de la programación de anteproyecto de presupuesto PADM/014_Atenciones protocolarias Objeto: Actividades necesarias para la gestión económica de gastos que se produzcan como consecuencia de un acto de protocolo y representación de un Decano o Director de facultad o escuela universitaria según la petición de los mismos PADM/015_Reuniones, conferencias y cursos Objeto: Actividades necesarias para el pago de todos los gastos asociados la celebración de reuniones, conferencias o cursos según las necesidades detectadas PADM/016_Desplazamientos del personal Objeto: Actividades necesarias para el pago de indemnización por orden de servicio del personal de administración, Dirección de Escuela Universitaria o Decanato de Facultad según la petición de los mismos PADM/017_Gastos del capítulo II con cargo a los Servicios Centrales Objeto: Actividades necesarias para la adquisición de una partida bienes y/o servicios con cargo al capítulo 2 dentro de la UGA de servicios centrales PADM/018_Becas de colaboración con centros y departamentos Objeto: Actividades necesarias para la tramitación de una beca de colaboración con departamentos y centros PADM/019_Ayudas económica a miembros de la comunidad universitaria Objeto: Actividades necesarias para la tramitación de una ayuda económica a un miembro de la comunidad universitaria según la petición del mismo 2
PADM/020_Adaptación a nuevos planes de estudio Objeto: Actividades necesarias para la adaptación de un plan de estudio a un PADM/021_Traslados de expediente Objeto: Actividades necesarias para la tramitación de la adjudicación por traslado de expediente de un PADM/022_Pruebas de conjunto para la homologación de títulos extranjeros Objeto: Actividades necesarias para la homologación de títulos extranjeros mediante las pruebas de conjunto según la petición del usuario PADM/023_Asignación de especialidad Objeto: Actividades necesarias para la asignación de especialidad a un estudiante de aquellas licenciaturas que incluya las mismas según la petición del usuario PADM/024_Matrícula ordinaria Objeto: Actividades necesarias para tramitar la matriculación de un estudiante de enseñanza presencial según la petición del mismo PADM/025_Matrícula extraordinaria Objeto: Actividades necesarias para matriculación extraordinaria de una persona según la petición del mismo PADM/026_Matrícula fuera de plazo Objeto: Actividades necesarias para la actualización de la matrícula fuera de plazo de un PADM/027_Matrícula de gracia Objeto: Actividades necesarias para la tramitación de la matrícula de gracia de un PADM/028_Modificaciones de matrícula Objeto: Actividades necesarias para la modificación de la matrícula de un estudiante según la petición del mismo PADM/029_Anulaciones de matrícula Objeto: Actividades necesarias para la anulación, total o parcial, de la matrícula realizada por un PADM/030_Presentación del proyecto fin de carrera Objeto: Actividades necesarias para la Resolución del proyecto fin de carrera de un PADM/031_Convalidaciones de asignaturas Objeto: Actividades necesarias para la convalidación de una asignatura de un PADM/032_Matrícula de proyecto fin de carrera Objeto: Actividades necesarias para la matriculación del proyecto fin de carrera de un PADM/033_Expedición de actas académicas 3
Objeto: Actividades necesarias para la expedición del acta académica de un grupo de estudiantes según las necesidades detectadas PADM/034_Expedición de listas académicas Objeto: Actividades necesarias para la expedición de la lista académica de un grupo de estudiantes según las necesidades detectadas PADM/035_Control servicio externo de cafetería contrato del servicio de cafetería según las necesidades detectadas PADM/036_Control servicio externo de desratización-desinsectación-desinfección contrato del servicio de desratización-desinsectación-desinfección según las necesidades detectadas PADM/037_Control servicio externo de jardinería contrato del servicio de jardinería según las necesidades detectadas PADM/038_Control servicio externo de librería contrato del servicio de librería según las necesidades detectadas PADM/039_Control servicio externo de limpieza contrato del servicio de limpieza según las necesidades detectadas PADM/040_Control servicio externo de mantenimiento ascensores contrato del servicio de cafetería según las necesidades detectadas PADM/041_Control servicio externo de mantenimiento específico contrato del servicio de mantenimiento específico según las necesidades detectadas PADM/042_Control servicio externo de mantenimiento preventivo contrato del servicio de mantenimiento preventivo según las necesidades detectadas PADM/043_Control servicio externo de máquinas expendedoras contrato del servicio de máquinas expendedoras según las necesidades detectadas PADM/044_Control servicio externo de reprografía mediante concesionario contrato del servicio de reprografía mediante concesionario según las necesidades detectadas PADM/045_Control servicio externo de reprografía mediante máquinas con tarjeta contrato del servicio de reprografía mediante máquinas con tarjeta según las necesidades detectadas PADM/046_Control servicio externo de seguridad 4
contrato del servicio de seguridad según las necesidades detectadas PADM/047_Control de acceso y seguridad del edificio Objeto: Actividades necesarias para la supervisión de uno de los sistemas de acceso y seguridad del edificio según las necesidades detectadas PADM/048_Obras en las instalaciones del Edificio Objeto: Actividades necesarias para la verificación de la ejecución de una obra de una instalación de un edificio según las programaciones realizadas PADM/049_Sugerencias y reclamaciones Objeto: Actividades necesarias para la resolución de una sugerencia o reclamación realizada por un usuario según la petición del mismo 2.2. Indicadores de Actividad DE ACTIVIDAD InacADM/001.1_Partes de mantenimiento y conservación de bienes InacADM/002.1_Bienes reparados InacADM/003.1_Partida de bienes inventariables adquiridas InacADM/004.1_Concursos para adquisición de bienes gestionados InacADM/005.1_Partes de control del inventario InacADM/006.1_Compras conjuntas realizadas InacADM/007.1_Modificaciones presupuestarias realizadas InacADM/008.1_Pagos a cuenta de anticipo de caja fija gestionados InacADM/009.1_Pagos por cajero gestionados InacADM/010.1_Anticipo de caja fija gestionados InacADM/011.1_Modificaciones presupuestarias por generación de crédito realizadas InacADM/012.1_Reintegros de pagos indebidos realizados InacADM/013.1_Partidas presupuestarias incluidas en el anteproyecto InacADM/014.1_Atenciones protocolarias y representativas gestionadas CÓDIGO DE PROCESO ASOCIADO PADM/001 PADM/002 PADM/003 PADM/004 PADM/005 PADM/006 PADM/007 PADM/008 PADM/009 PADM/010 PADM/011 PADM/012 PADM/013 PADM/014 VALOR AÑO 2003 5
DE ACTIVIDAD InacADM/015.1_Reuniones, conferencias y cursos organizados InacADM/016.1_Indemnizaciones por desplazamientos gestionadas InacADM/017.1_Partidas de bienes y/o servicios cap. 2 adquiridas InacADM/018.1_Solicitudes para becas de colaboración con departamentos o centros tramitadas InacADM/019.1_Ayudas económicas del personal gestionadas InacADM/020.1_Estudiantes adaptados InacADM/021.1_Traslados realizados InacADM/022.1_Estudiantes presentados a las pruebas InacADM/023.1_Estudiantes con especialidad InacADM/024.1_Estudiantes matriculados en enseñanza presencial InacADM/025.1_Estudiantes que han realizado matrícula extraordinaria InacADM/026.1_Estudiantes matriculados fuera de plazo InacADM/027.1_Estudiantes matriculados en opción de matrícula de gracia InacADM/028.1_Modificaciones realizadas InacADM/029.1_Anulaciones de matrícula InacADM/030.1_Lecturas de proyectos fin de carrera InacADM/031.1_Asignaturas presentadas a convalidaciones InacADM/032.1_Estudiantes matriculados en proyectos fin de carrera InacADM/033.1_Actas académicas expedidas InacADM/034.1_Listas académicas expedidas InacADM/035.1_Partes de verificación del servicio de cafetería InacADM/036.1_Partes de verificación del servicio de desratización InacADM/037.1_Partes de verificación del servicio de jardinería InacADM/038.1_Partes de verificación del servicio de librería InacADM/039.1_Partes de verificación del servicio de limpieza CÓDIGO DE PROCESO ASOCIADO PADM/015 PADM/016 PADM/017 PADM/018 PADM/019 PADM/020 PADM/021 PADM/022 PADM/023 PADM/024 PADM/025 PADM/026 PADM/027 PADM/028 PADM/029 PADM/030 PADM/031 PADM/032 PADM/033 PADM/034 PADM/035 PADM/036 PADM/037 PADM/038 PADM/039 VALOR AÑO 2003 6
DE ACTIVIDAD InacADM/040.1_Partes de verificación del servicio de mantenimiento de ascensores InacADM/041.1_Partes de verificación del servicio de mantenimiento específico InacADM/042.1_Partes de verificación del servicio de mantenimiento preventivo InacADM/043.1_Partes de verificación del servicio de máquinas expendedoras InacADM/044.1_Partes de verificación del servicio de reprografía mediante concesionario InacADM/045.1_Partes de verificación del servicio de mediante máquinas con tarjeta InacADM/046.1_Partes de verificación del servicio de seguridad InacADM/047.1_Sistemas de acceso y seguridad al edificio InacADM/048.1_Obras de instalaciones realizadas InacADM/049.1_Sugerencias y reclamaciones tramitadas CÓDIGO DE PROCESO ASOCIADO PADM/040 PADM/041 PADM/042 PADM/043 PADM/044 PADM/045 PADM/046 PADM/047 PADM/048 PADM/049 VALOR AÑO 2003 3. BALANCE AÑO ANTERIOR No hubo Memoria de Gestión en el año 2003. 4. OBJETIVOS E ES DE GESTIÓN OBJETIVO 2: Revisar los procesos de gestión de las unidades al objeto de simplificar y estandarizar procedimientos. Análisis de las necesidades a contemplar en la aplicación informática para la gestión de espacios y recursos materiales, en conjunto el servicio de patrimonio y contratación, servicio de obras e instalaciones, servicio de informática y comunicaciones y administraciones de edificios Grado de elaboración 7
Análisis y diseño del procedimiento para la emisión de certificaciones de expedientes de estudiantes en el momento de su solicitud en conjunto el servicio de gestión académica y extensión universitaria, el servicio de investigación y tercer ciclo y las administraciones de edificios. Análisis, diseño, desarrollo e implantación de los procesos para la gestión de la devolución de oficio de precios públicos, en conjunto el servicio de gestión académica y extensión universitaria y las administraciones de edificios Análisis de los procesos para la gestión de las convalidaciones y las adaptaciones basados en la aplicación automatizada de tablas de equivalencias, en conjunto el servicio de gestión académica y extensión universitaria y las administraciones de edificios Análisis y diseño de un nuevo procedimiento para la resolución de las solicitudes de matrícula de gracia, en conjunto el servicio de gestión académica y extensión universitaria y las administraciones de edificios Análisis, diseño, desarrollo e implantación del procedimiento de abono de precios públicos por la prestación de servicios académicos mediante tarjeta financiera en la administración del edificio en conjunto el servicio económico financiero, el servicio de investigación y tercer ciclo, el servicio de gestión académica y extensión universitaria y las administraciones de edificio Análisis, diseño, desarrollo e implantación de un procedimiento para la canalización a través de las administraciones de todas las peticiones de actuaciones de obras e instalaciones en los edificios, en conjunto el servicio de obras e instalaciones y las administraciones de edificio Elaboración de un manual de procedimientos de los servicios de las Conserjerías Grado de elaboración % de procesos cuyos precios públicos pueden ser abonados por el usuario en la administración con tarjeta financiera % de procesos de contratación incluidos en el manual 50% OBJETIVO 4: Ofrecer servicios y procesos de gestión on-line para avanzar en la implantación de la e-administración universitaria Análisis y diseño de un procedimiento para la gestión de las quejas, sugerencias y reclamaciones, en conjunto la secretaría técnica de organización y las administraciones de edificios 8
OBJETIVO 7: Potenciar la transmisión de conocimientos y la motivación entre los trabajadores de las unidades Celebración de reuniones periódicas programadas con los miembros de la unidad para valorar el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos Análisis y diseño de un plan de formación específico para el personal de la Conserjerías, en conjunto la Secretaría Técnica de Organización y las administraciones de edificio Número de reuniones celebradas 3 al año (1 de presentación, otra de seguimiento y otra de valoración final) OBJETIVO 8: Velar por el equilibrio financiero de la institución y por la gestión eficiente de sus recursos Definición e implantación de un protocolo para la actualización en tiempo real de las cartas de servicio electrónicas OBJETIVO 11: Controlar la calidad de los servicios prestados por terceros Implantación de los sistemas de planificación y control de la ejecución del servicio de limpieza previstos en los contratos en vigor Análisis y diseño de un sistema de control de ejecución del servicio prestado por las cafeterías OBJETIVO 13: Contribuir a la mejora del área de trabajo encomendada a partir del conocimiento, implantación y difusión de proyectos innovadores en la gestión Análisis y diseño de un plan de habitabilidad para las Conserjerías Análisis y diseño de un sistema de uniformación del personal de las Conserjerías 9