Proyecto de Mantenimiento del Sistema Integral de Información Escolar en web de la Administración Federal de Servicios Educativos en el D.F. Entregable ES 2. Diseño, desarrollo e instalación de la aplicación de Supervisión Anexo 9. Manual de usuario describiendo toda la funcionalidad así como una guía rápida de consulta Administrador Versión 2.0 1
TABLA DE CONTENIDO Anexo 9. MANUAL DE USUARIO... 4 1. Introducción... 4 2. Características del Módulo... 5 2.1. Accesos y Perfiles del usuario... 5 2.2. Estructura del Módulo... 5 2.3. Secuencia de la funcionalidad del Módulo... 8 2.4. Herramientas... 9 2.5. Consideraciones para la Administración de catálogos... 10 3. Acceso al sistema... 11 3.1. Requerimientos mínimos... 11 3.2. Ingreso al sistema... 11 4. Catálogos... 14 4.1. Catálogos dinámicos... 15 4.2. Dimensiones... 17 4.3. Estatus... 20 4.4. Formatos... 21 4.5. Intervenciones... 27 4.6. Observaciones... 29 4.7. Propósitos... 31 4.8. Tipo de visita... 34 4.9. Ligas relacionadas... 36 4.10. Reportes... 39 4.11. Actualiza estadísticas... 42 2
4.12. Acciones de Mejora... 43 3
Anexo 9. MANUAL DE USUARIO El presente manual tiene la finalidad de proporcionar al usuario la información necesaria para utilizar las funcionalidades de Catálogos del Módulo de Supervisión en la plataforma del SIIEWeb. 1. Introducción El Módulo de supervisión forma parte del SIIE-Web y está orientado a cubrir las necesidades de registro y consulta de información de las figuras involucradas y responsables de la supervisión de centros de trabajo, de los niveles educativos de Preescolar y Primaria de la DGOSE y la DGSEI. Como parte del Módulo de Supervisión, el SIIEWeb, cuenta con la funcionalidad de Catálogos la cual permite la administración de las listas de opciones de combos, formatos y reportes del Módulo de Supervisión para mantenerlos actualizados. 4
2. Características del Módulo 2.1. Accesos y Perfiles del usuario El Módulo de Supervisión tiene tres niveles de acceso por Dirección General y nivel educativo. Los permisos para ingresar a las funcionalidades del módulo y los privilegios para el registro y consulta, son los siguientes: Acceso Usuario Zona Supervisor Registro y modificación de información Dirección Operativa equivalente o Dirección General (DGOSE, DGSEI, DGEST) Director/ Coordinador Coordinador Sectorial equivalente o Funcionalidades Supervisión Portafoliio Catálogos Consulta CT Consulta Zona y CT por por Consulta por Dirección Operativa o equivalente, Zona y CT Área Central Administrador Alta, baja y modificación de catálogos 2.2. Estructura del Módulo El módulo presenta una estructura de acuerdo al perfil del usuario: 5
Perfil de Supervisor Cuenta con el menú de Supervisión, el cual contiene un submenú para el registro, seguimiento y control de las actividades de supervisión en los centros de trabajo de la zona. Tiene acceso a consulta del Portafolio, con información agregada de los centros de trabajo que corresponden a la zona. Consejos Técnicos, las especificaciones de esta funcionalidad se documentan en el correspondiente Manual de usuario de Consejos Técnicos. La estructura del Menú para el Perfil de Supervisor, se muestra en el siguiente esquema: Para los siguientes perfiles de usuario el acceso es a las funciones de la herramienta del Portafolio. El Portafolio, cuenta con un submenú que permite tener acceso a la consulta de información estadística de la operación de los centros de trabajo (Indicadores, ficha técnica), y datos concentrados y de detalle de las actividades de supervisión realizadas (programa de visitas, Indicadores, Método de observación en el aula). Asimismo cuenta con la funcionalidad de Ligas relacionadas que permite tener acceso a sitios de interés para los usuarios. 6
La consulta de información se presenta de acuerdo al perfil del usuario: Perfil de Director/Coordinador La consulta de las funcionalidades del Portafolio con este perfil es por zona y por centro de trabajo. Perfil de Coodinador Sectorial o Equivalente Para este perfil la consultar es por nivel educativo muestra la información agregada por Dirección /Coordinación, Zona y Centro de Trabajo y cuenta con las siguientes funcionalidades. Perfil del Administrador Este perfil cuenta con las siguientes funcionalidades. 7
2.3. Secuencia de la funcionalidad del Módulo El registro y consulta de la información del Módulo de Supervisión y del Portafolio debe seguir una secuencia para obtener resultados y que la información esté diponible para consulta. La información que alimenta al Portafolio proviene del registro de administración de visitas de supervisión y del registro de la operación que realizan las escuelas. El flujo de la secuencia se muestra en el siguiente esquema: 8
2.4. Herramientas En la siguiente imagen se muestran los combos, íconos y botones a utilizar en la funcionalidad del Portafolio para realizar las acciones de administración de catálogos: 9
HERRAMIENTAS DEL SIIEWEB-SUPERVSIIÓN Editar y/o modificar información Crear un registro Eliminar registro y lo deja en el histórico Buscar archivo Crear datos de un formato Combo de selección Cerrar ventana y regresar a la pantalla anterior Barra de desplazamiento Guardar información Barra de avance de páginas 2.5. Consideraciones para la Administración de catálogos Para la Administración de catalogos, es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos: Para el caso de Ligas relacionadas, los niveles educativos deben definir los sitios de interés que estarán disponibles para los usuarios del Portafolio. La carga y mantenimiento de las URL (sitios de consulta) en el Portafolio, será realizada por un Administrador central. La actualización de estadísticas se correra todos los días, preferentemente en un horario que no afecte la operación de los usuarios. 10
3. Acceso al sistema Para el acceso a la función de Catálogos del Módulo de Supervisión en la plataforma SIIE-Web, se deberá cumplir lo siguiente: 3.1. Requerimientos mínimos Contar con acceso a internet. Utilizar preferentemente un navegador Internet Explorer en versión 9.0 o superior. Contar con un usuario y contraseña válidos. 3.2. Ingreso al sistema Para este acceso es necesario: 1) Ingresar en el explorador de internet la dirección URL proporcionada. Nota: La URL podría estar cambiando de acuerdo a las necesidades del sistema. Con esta acción el sistema mostrará la pantalla de acceso siguiente: 11
2) Ingresar el usuario. 3) Ingresar la contraseña. 4) Presionar el botón Ingresar. Si la clave y contraseña son correctos, el sistema mostrará la pantalla de inicio con las funciones habilitadas según el acceso y perfil del usuario. En caso de que no pueda accesar al sistema, éste mismo indicará que el Usuario y/o contraseña son incorrectos. 12
5) Si el sistema muestra este mensaje, realizar nuevamente los pasos 2, 3 y 4. En caso de no recordar la contraseña o continuar el problema de acceso, se tendrá la posibilidad de recuperar la contraseña. 6) Presionar la opción recuperar contraseña, para que el sistema indique los pasos para realizar este proceso. 13
4. Catálogos Catálogos tiene como función principal crear y mantener actualizados los diversos catálogos que se utilizan en el Módulo de Supervisión. Esta funcionalidad requiere ser administrada por un usuario central. De cada catálogo se mostrará el listado con los elementos o registros que lo contienen, así mismo tendrán las opciones para poder Agregar, Editar y, en su caso, Eliminar sus elementos o registros. Ningún catálogo permitirá guardar elementos vacíos. El sistema actualizará la lista de registros del catálogo cuando se agregue un nuevo registro o se elimine del catálogo. Seleccione desde la barra del menú principal, para desplegar el submenú de Catálogos: 14
4.1. Catálogos dinámicos Esta opción permite administrar los catálogos dinámicos. Para ingresar a esta función desplegar el menú de Catálogos: Seleccionar de la barra del menú principal la opción Catálogos/Catálogos Dinámicos. El sistema mostrará la pantalla para administrar los Catálogos Dinámicos: 15
1) Nombre: Muestra la lista con la denominación que identifica a cada catálogo dinámico que está dado de alta en el sistema, con las funciones para ser consultados, modificados o eliminados. 2) Editar: Permite abrir el registro de catálogo dinámico para consultar su contenido y/o modificarlo, como se muestra en la siguiente pantalla: 16
3) Mediante esta función se podrá eliminar un catálogo dinámico existente. No se podrán eliminar catálogos que estén con información activa. 4) Permite dar de alta un nuevo catálogo dinámico. Al seleccionar este botón se abre la siguiente pantalla: 5) Nombre: Ingresar el nombre del catálogo. 6) Opciones: Ingresar la descripción de cada una de las opciones que tendrá el catálogo, separados por comas. Ejemplo: Docente, Alumno. 7) Ingresar los valores numéricos o alfabéticos, correspondientes a cada opción del Catálogo. Ejemplo: para el caso de la opción Docente, tendrá el valor D; y el Alumno, el valor A. Se deberán ingresar separados por comas: D, A y deberán corresponder al orden que tiene la descripción de la opción a la que identifican. 8) Guardar: Presionar el botón guardar para dar de alta el catálogo. 4.2. Dimensiones En esta opción se podrán realizar altas, modificaciones y bajas de los registros del catálogo de dimensiones. 17
Seleccionar del menú principal la opción Catálogos/Dimensiones. El sistema abrirá la pantalla para administrar el catálogo de Dimensiones. 18
1) Nombre: Muestra la lista con la denominación de las opciones que contiene el catálogo de dimensiones. 2) Editar: Permite abrir el registro de la opción seleccionada para consultar su contenido y/o modificarlo, como se muestra en la siguiente pantalla. 3) Eliminar: Elimina una opción del catálogo de dimensiones. Si la opción se encuentra en uso, el sistema no permitirá realizar esta función. 4) Nuevo registro: Permite dar de alta una opción al catálogo de dimensiones, al oprimir se muestra la siguiente pantalla. 5) En este catálogo se puede relacionar a un catálogo padre, en este caso se deberá seleccionar la opción que corresponda. 6) Capturar el nombre de la opción a dar de alta. 7) Oprimir el botón guardar para dar de alta la opción en el catálogo de dimensiones. 19
4.3. Estatus Permite realizar altas, modificaciones y bajas de los registros del catálogo de estatus de las visitas. Seleccionar del menú principal la opción Catálogo/ Estatus. Se mostrará la siguiente pantalla: 1) Nombre: Muestra la lista con la denominación de las opciones que contiene el catálogo de estatus. 20
2) Editar: Permite abrir el registro de la opción seleccionada para consultar su contenido y/o modificarlo, como se muestra en la siguiente pantalla. 3) Eliminar: Con este ícono se elimina una opción del catálogo de dimensiones. Si la opción se encuentra en uso, el sistema no permitirá realizar esta función. 4) Nuevo registro: Permite dar de alta una opción al catálogo de estatus, al oprimir se muestra la siguiente pantalla: 5) Capturar el nombre de la opción a dar de alta. 6) Oprimir el botón guardar para dar de alta la opción en el catálogo de estatus. 4.4. Formatos Permite crear nuevos formatos y configurar su contenido, así como realizar, modificaciones y eliminar formatos existentes en el catálogo. 21
Seleccionar del menú principal la opción Catálogo/ Formatos. Para administrar los formatos del Módulo de Supervisión realice siguientes pasos desde la pantalla que se muestra: 22
1) Nombre: Muestra la lista con la denominación de los formatos que contiene el catálogo de Formatos. 2) Dimensión: Muestra el nombre de la dimensión a la que corresponde el formato. 3) Nivel educativo: Muestra el nivel educativo al que corresponde el formato: Preescolar, Primaria, Secundaria. Puede aplicar en todos los niveles educativos. 4) Formato: Pemite abrir los campos de las preguntas o reactivos del formato para crear nuevos registros o modificarlos. 5) Editar: Permite abrir la plantilla del formato seleccionado para realizar modificaciones a su diseño. 6) Eliminar: Elimina una formato del catálogo. 7) Nuevo registro: Permite crear una nueva plantilla de un formato en el catálogo. Al oprimir el botón Nuevo formato, se mostrará la siguiente pantalla: 23
8) Seleccionar la Dimensión a la cual corresponde el formato. 9) Seleccionar el nivel Educativo al que corresponde el formato. Un formato puede ser utilizado por más de un nivel educativo. 10) Ingresar el nombre del formato. 11) Editor: En este apartado se podrá realizar el diseño de un formato utilizando las herramientas del Editor, o bien, diseñar el formato en Word o Excel, y después copiar y pegar en el editor. 12) Orpimir el botón Guardar para dar de alta el formato. En el listado de formatos se actualizará y se mostrará el formato creado. Para dar de alta las preguntas del formato oprimir el ícono Editar, para abrir la siguiente pantalla: 24
13) Nueva pregunta: Para registrar las preguntas o reactivos del formato se deberá seleccionar el botón Nueva Pregunta. Se hará un registro por pregunta: 14) Subdimensión: Seleccionar del combo la subdimensión a la que corresponde la pregunta. 25
15) Nombre: Capturar la descripción de la pregunta. 16) Tipo: Seleccionar del combo el tipo de pregunta. 17) Catálogo: Este combo está relacionado con el tipo de pregunta, si el tipo de pregunta es abierta, no se mostrará el combo. Seleccionar del combo el catalogo a utilizar para el tipo de pregunta: 18) Guardar: Presionar el botón Guardar, con lo cual se actualiza la lista de preguntas del formato. 26
4.5. Intervenciones Esta opción permite dar de alta nuevos tipos de intervención, así como modificar y eliminar registros del catálogo de intervenciones. 27
Seleccionar del menú principal la opción Catálogo/ Formatos, para abrir la pantalla de consulta. 1) Nombre: Muestra la lista con la denominación de las opciones que contiene el catálogo de intervenciones. 28
2) Editar: Permite abrir el registro de la opción seleccionada para consultar su contenido y/o modificarlo, como se muestra en la siguiente pantalla: 3) Eliminar: Elimina una opción del catálogo de intervenciones. 4) Nuevo registro: Permite dar de alta una opción al catálogo de intervenciones, al oprimir el botón se muestra la siguiente pantalla. 5) Capturar el nombre de la opción a dar de alta. 6) Oprimir el botón guardar para dar de alta la opción en el catálogo de intervenciones. 4.6. Observaciones Esta opción permite administrar el catálogo de observaciones. 29
Seleccionar del menú principal la opción Catálogo/ Observaciones, para entrar a la siguiente pantalla: 1) Nombre: Muestra la lista con la denominación de las opciones que contiene el catálogo de observaciones. 30
2) Editar: Permite abrir el registro de la opción seleccionada para consultar su contenido y/o modificarlo. 3) Eliminar: Elimina una opción del catálogo de observaciones. 4) Nuevo registro: Permite dar de alta una opción al catálogo de observaciones, al oprimir el botón Nuevo registro se muestra la siguiente pantalla: 5) Capturar el nombre de la opción a dar de alta. 6) Oprimir el botón guardar para dar de alta la opción en el catálogo de Observaciones. 4.7. Propósitos Esta opción permite generar nuevos registros, modificar y eliminar opciones del catálogo de propósitos. 31
Seleccionar del menú principal la opción Catálogo/ Observaciones, con lo cual se mostrará la siguiente pantalla: 32
1) Nombre: Muestra la lista con la descripción de las opciones que contiene el catálogo de Propósitos. 2) Editar: Permite abrir el registro de la opción seleccionada para consultar su contenido y/o modificarlo ya sea en la dimensión o en el nombre: 3) Eliminar: Elimina una opción del catálogo de Propósitos. 33
4) Nuevo registro: Permite dar de alta una opción al catálogo de Propósitos, en la siguiente pantalla: 5) Dimensión. Este catálogo se asocia a una dimensión por lo que se deberá seleccionar del combo, la dimensión a la que corresponde: 6) Nombre: Capturar la denominación de la opción a dar de alta en el catálogo de Propósitos. 7) Oprimir el botón guardar para dar de alta la opción en el catálogo de Propósitos. 4.8. Tipo de visita Esta opción permite generar nuevos registros, modificar y eliminar opciones del catálogo de tipos de visitas de supervisión. 34
Seleccionar del menú principal la opción Catálogo/ Tipo de visitas, para entrar a la pantalla de consulta: 1) Nombre: Muestra la lista con la denominación de las opciones que contiene el catálogo de Tipos de visita. 35
2) Editar: Permite abrir el registro de la opción seleccionada para consultar su contenido y/o modificarlo. 3) Eliminar: Elimina una opción del catálogo de Tipos de visita. 4) Nuevo registro: Permite dar de alta una opción al catálogo de Tipos de visita: 5) Nombre: Capturar la denominación de la opción a dar de alta en el catálogo de Tipos de visita. 6) Oprimir el botón guardar para dar de alta la opción en el catálogo de Tipos de visita. 4.9. Ligas relacionadas Esta opción permite dar de alta o eliminar las ligas relacionadas que se muestran en la consulta del Portafolio. 36
Seleccionar del menú principal la opción Catálogo/ Ligas relacionadas. 1) Nombre: Muestra la lista con la descripción de las ligas relacionadas que están registradas en el catálogo de Ligas relacionadas 2) Editar: Permite abrir el registro de la opción seleccionada para consultar su contenido y/o modificarlo. 37
3) Eliminar: Elimina una opción del catálogo de ligas relacionadas. Con esta acción la liga relacionada desaparece de la consulta de Ligas relacionadas del Portafolio. 4) Nuevo registro: Permite dar de alta una opción al catálogo de ligas relacionadas: 5) Nombre: Capturar una descripción del tema que identifique a la liga. 6) Liga: Capturar la URL de la liga relacionada. 7) Nivel educativo: Seleccionar del combo el nivel educativo al que corresponde el tema de la liga relacionada. Puede aplicar a todos los niveles educativos: 38
8) Oprimir el botón guardar para dar de alta la URL en el catálogo de Ligas relacionadas. Con esta acción, la nueva liga relacionda se mostrará para consulta en la opción LIgas relacionadas del Portafolio. 4.10. Reportes Esta opción permite administrar los reportes de indicadores de la opción Indicadores básicos del Portafolio. Seleccionar del menú principal la opción Catálogo/ Reportes para entrar a la siguiente pantalla: 39
1) Nombre: Muestra la lista con el nombre de los reportes que están dados de alta en el catálogo de Reportes. 2) Editar: Permite abrir el registro de la opción seleccionada para consultar su contenido y/o modificarlo. 3) Eliminar: Elimina una opción del catálogo de Reportes. 4) Nuevo registro: Permite dar de alta una opción al catálogo de Reportes: 40
5) Nombre: Capturar una descripción del nombre del reporte. 6) Tipo: Seleccionar del combo el tipo de reporte. 7) Zona: Seleccionar del combo la zona de ubicación en la que se mostrará el reporte: 41
8) SQL Query: Capturar la descripción de la base de datos del reporte. 9) Liga de detalle: Capturar la liga correspondiente del reporte. 10) Fijo: Seleccionar la casilla si el reporte es fijo. 11) Nivel educativo: Seleccionar del combo el nivel educativo al que corresponde el reporte. Podrá aplicar a todos: 12) Guardar: Oprimir el botón guardar para dar de alta un nuevo reporte al catálogo de Reportes. 4.11. Actualiza estadísticas Mediante esta opción se ejecutará el proceso de actualización de los datos estadísticos del Portafolio, que se obtienen de las escuelas y del Módulo de supervisión. 42
Para correr la actualización de estadísticas, seleccionar del menú principal la opción Catálogo/ Actualiza estadísticas. Este proceso deberá realizarse diariamente. 4.12. Acciones de Mejora Esta opción permite generar nuevos registros, modificar y eliminar opciones del catálogo de Acciones de Mejora. 43
Seleccionar del menú principal la opción Catálogo/ Acciones de Mejora, para entrar a la pantalla de consulta: 44
1) Nombre: Muestra la lista con la denominación de las opciones que contiene el catálogo de Acciones de Mejora. 2) Editar: Permite abrir el registro de la opción seleccionada para consultar su contenido y/o modificarlo. 3) Eliminar: Elimina una opción del catálogo de Acciones de Mejora. 4) Nuevo registro: Permite dar de alta una opción al catálogo de Acciones de Mejora: 45
5) Nombre: Capturar la denominación de la opción a dar de alta en el catálogo de Acciones de Mejora. 6) Oprimir el botón guardar para dar de alta la opción en el catálogo de Acciones de Mejora. 46