paso a paso: Control Llamadas Telefónicas externas Febrero 2010 MOTIVO: Esta opción permite suprimir todos los papelitos de notas que se dejan sobre la mesa de la persona a que se dirige la llamada, que muchas veces se acaban perdiendo debajo de la carpeta o folio que se deja también sobre esta mesa. La opción permite efectuar el registro de la llamada, cuando la persona solicitada esta ausente, y queda registrada en el fichero de registro, a su código de Agente Interno, dentro de la empresa, para que en su equipo se reciba una pantalla de aviso que tiene llamadas pendientes. El proceso de aviso es automático, y cada 15 minutos, se busca en el fichero general, si este agente tiene algún aviso pendiente, con lo cual se le indicará en pantalla, por medio de una ventana flotante, que llamadas tiene pendientes de resolver Esta opción se inicia de forma automática, al arrancar la aplicación de Fincas MUE, o sea que cada usuario al iniciar su sesión, tendrá activada la opción del control de llamadas automáticamente. En la pantalla, solamente aparecerán las llamadas registradas del usuario de este Terminal, por lo que no se harán interferencias con otras llamadas. La operatoria será la siguiente: CONTROL DE LLAMADAS TELEFONICAS La primera pantalla que nos aparece contiene el listado de las llamadas de este usuario, que están registradas y pendientes de solución, o sea en gestión. Cuando se tengan llamadas pendientes del día anterior, o bien recibidas en su ausencia, en el mismo momento de arrancar el proceso, se efectúa un control en el registro, y de existir estas llamadas aparecerá una pantalla de aviso. En esta pantalla estarán relacionadas todas las llamadas recibidas y pendientes de solucionar. Al pulsar Aceptar, se abrirá la pantalla principal con todas las llamadas que pueda tener pendientes, o en vías de solución, hasta que el usuario considere oportuno su archivo en el histórico La pantalla principal, ofrecerá la información tal como se presente en la siguiente imagen.. Informática Mue 04/02/2010 1
En la primera columna aparecerá el código de la asistencias que serán numeradas de forma automática en el momento del registro. La siguiente columna nos indica la fecha de inicio de esta asistencia, seguida de la hora de llegada de esta llamada En la siguiente columna, se indica el código del Agente Interno, que será el que corresponde al nombre que aparece en la parte superior de la pantalla. Le sigue la columna en que se indica el Origen de la persona de contacto, que podrá ser alguien incluido en nuestros ficheros, como totalmente externo, El dato que será indicado por el código del proceso con la abreviatura del mismo, seguido del el código de la ficha de origen, dentro de nuestra aplicación, si pertenece a ella, con lo cual se cumplimentaran de forma automática los datos de teléfonos de contacto, y E.Mail si así constan en su ficha. Cuando la persona de contacto sea persona ajena a nuestra aplicación, todos los datos precisos para contacto con ella, serán registrados manualmente. En este ultimo caso, no se registrara código de conexión, y el código será 00000. Seguirá la columna del nombre de la persona que ha llamado y una breve descripción de su solicitud Mostramos seguidamente una breve descripción del motivo de esta llamada que es conveniente indicarla de forma que indique claramente el tema de la misma o la solicitud del cliente, en forma resumida, ya que solo se disponen de 100 espacios Cuando esta asistencia tenga respuesta al cliente, y se haya indicado en su ficha, este dato aparecerá a continuación, para que la persona asignada como responsable de controlar estos temas, pueda anular la ficha de la asistencia, y la misma pasara a un fichero histórico, en el cual permanecerá durante 100 días, pasado este tiempo será anulada de forma automática. Seguidamente, se indican los días que han pasado desde que se recibido esta llamada, para que el usuario, pueda tener mas visible la necesidad de respuesta o no. Si la llamada, no es remitida por el agente al archivo, desde su pantalla de registro, quedara visible, con la fecha de la respuesta y en la siguiente columna, se marcara un cuadrito, hincando que esta llamada ya ha sido consultada. Cuando el usuario considere que no hay más gestión con esta asistencia y la remita al archivo, ya no aparecerá en la Informática Mue 04/02/2010 2
relación. Cuando en la columna V no aparezca ningún cuadrito, es señal que esta llamada todavía no ha sido consultada por el usuario. En la parte superior está situado el icono que al pulsarlo, se pondrá en marcha el reloj, que controlara cada 15 minutos si este usuario tiene alguna llamada pendiente. Cuando exista una nueva llamada pendiente, o por ausencia de hayan acumulado varias, al ser localizadas, aparecerá la ventana flotante de aviso, tal como se indica en la pagina anterior. Si no desea tener el reloj en marcha y comprobar si tiene llamadas de forma voluntaria, debe pulsar el icono y efectuara una búsqueda de llamadas pendientes en el registro. Si se localiza alguna, se actualizara en la pantalla, al mismo momento que la ventana flotante, marcara el aviso de la misma. Con el icono podremos efectuar el registro de una nueva llamada, ya que se nos abrirá la pantalla que se indica mas adelante. Hay dos formas para abrir una nueva llamada. Puede pulsar el icono que le indicamos, opción recomendada, o bien efectuando doble clic sobre la primera línea en blanco de la pantalla de presentación. Cuando pulsamos el icono algún tema de la conversación mantenida. accederemos directamente al histórico de este agente, por si es preciso recordar Para salir de la aplicación, al igual que en todos nuestras opciones hay que pulsar el icono Cuando deseamos visualizar una de las asistencias que aparecen en la pantalla, solo debemos hacer doble-clic sobre ella y nos aparecerá la pantalla de registro con la información que se dispone de esta asistencia Si deseamos registrar una nueva asistencia, debe hacerse doble-clic en la primera línea en blanco disponible y nos aparecerá la pantalla de la ficha de asistencias, pero en blanco y en disposición de admitir información. En esta versión, se incluye la posibilidad de controlar asistencias, propias del despacho, de Propietarios de Alquileres, de Fincas de Alquileres, de Inquilinos, de Fincas de Comunidad, de Copropietarios de Comunidades, de Clientes de Gestiones y de Proveedores. Desde la pantalla de registro se enlazara con las fichas que correspondan según se indique. En la pantalla que nos aparecerá cuando hayamos pulsado doble-clic. Informática Mue 04/02/2010 3
La operatoria de esta pantalla, es la siguiente: En primer lugar se nos solicita el Control Numero. Este dato es automático y aparecerá de forma automática la pulsar TAB sobre el mismo. Seguidamente indicamos la fecha de creación de esta asistencia. Pulsando TAB nos aparecerá el calendario para indicarla de forma automática, y al hincarla, se reflejara la hora actual del registro En el campo cliente, al pulsar TAB nos aparece la pantalla que nos permitirá elegir. Cuando el origen de datos no sea 00, que en este caso se considera alguien externo a nuestra aplicación y los datos de identificación siguientes, hay que indicarlos manualmente, deberemos indicar el código de la ficha que deseamos. Para la búsqueda automática, hay que pulsar TAB y nos aparecerá la pantalla de selección de este dato, para hacer más fácil la localización. Cuando se trate de buscar un inquilino o copropietario de Comunidad, en primer lugar nos aparecerá una selección de Informática Mue 04/02/2010 4
las fincas que se tienen registradas, y una vez elegida la finca, automáticamente aparece la selección de los inquilinos o copropietarios de la finca elegida. Elegido el código deben aparecer en pantalla los datos referentes a la ficha seleccionada. En el siguiente campo hay que indicar el agente interno que gestionara esta asistencia. Pulsando TAB, aparecen todos los agentes que están registrados en la empresa. El cursor se situara en el campo de la fecha de la Solicitud, que de forma automática aparecerá la del día que estamos operando, y el número de la asistencia como 000. En el campo inferior, debe indicarse un titulo de esta asistencia que haga referencia a la misma, con un máximo de0 100 caracteres y en cuadro inferior, podrá darse la explicación que se crea oportuna. Este campo tiene una capacidad de unos 1200 caracteres, para que la explicación pueda ser lo mas concreta posible. En la parte superior tenemos tres controles, que son meramente informativos y que nos indican el origen de la entrada de la asistencia, que podrá ser por Mail, Teléfono, o Fax En la parte inferior derecha tenemos el campo de la fecha de la respuesta y la descripción de esta respuesta. Este campo dispone también de una capacidad de unos 1200 caracteres. Cuando la asistencia se considera ya resuelta, hay que indicarlo activando el control Archivar, para que al cerrar la pantalla, esta asistencia pase de forma automática al histórico, donde estará durante 100 días, por si es preciso volver a la misma por algún complemento que le falte con el cliente. Si se da este caso, consultando la pantalla del histórico y eliminando el control Archivar, la asistencia volverá a estar activa. Si se desea eliminar el fichero, debe de pulsar clic en la parte derecha de la línea para que aparezca una marca en la misma pulsar el icono Cuando una asistencia, tenga mas de una llamada, en este caso cambiando la fecha en Solicitud de Fecha, y s indica un nuevo numero en Numero (recomendamos sea correlativo), el usuario podrá tener un control de toda la gestión que se ha provocado con esta llamada. Tanto las asistencias activas como el histórico tienen la posibilidad de ser impresas con todos sus datos y pasos efectuados, pulsando el icono de la impresora en estas pantallas. En la imagen siguiente, podemos ver un registro activo, como ejemplo Informática Mue 04/02/2010 5
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