La ventana, se encuentra dividida en dos zonas. La zona superior o ficha de datos de la empresa seleccionada.

Transcripción

1 Empresas Esta función permite al usuario, crear y definir las empresas que va a gestionar, indicando sus características y particularidades. Para crear una empresa. Se accede desde el Menú Principal, ventana Comenzar. La ventana, se encuentra dividida en dos zonas. La zona superior o ficha de datos de la empresa seleccionada. Y la zona inferior donde aparecerán relacionadas todas las empresas dadas de alta y con niveles de acceso igual o inferior al del Usuario. Los datos que se presentan en la parte superior en todo momento se referirán a la empresa seleccionada en la parte inferior. (Línea sombreada). Para crear una nueva empresa, después de presionar el botón Nuevo o teclas alternativas Alt + N, se cumplimentarán los datos de la empresa en base a los

2 siguientes criterios, observar que los datos se reparten en 3 pestañas: IDENTIFICACION; DATOS AUXILIARES y OTROS. Identificación Empresa De hasta 7 caracteres. Si deja en blanco le presentará un número de empresa correlativo. Titulo Nombre de la Sociedad con 100 caracteres. Calle Datos para los Impresos Oficiales. País, Provincia, Población Presionando F2 podrá acceder a la Tabla correspondiente para seleccionar. Para crear País, Provincia, Población ir a Menú - Comenzar y acceder a la opción correspondiente. DNI / CIF Con 15 caracteres alfanuméricos. No se permiten caracteres especiales. Mes de Cierre Indique el mes de cierre del Ejercicio. Por defecto asume el mes de Diciembre. Una vez se comienza la entrada de datos ya no será posible modificar este campo. % Prorrata General y Definitiva Aquí indicará los valores que correspondan si esta empresa se acoge a estas deducciones en base a la normativa existente. AIEM / IVA / IGIC Indicar el impuesto que habitualmente será utilizado en esta empresa, IVA ó IGIC. Solo tiene la finalidad de activar por defecto la casilla correspondiente al introducir apuntes factura si bien no condiciona en todo caso cambiar mientras introduce datos. Si lo requiere puede tener activados varios. % habitual de Compras / Ventas IVA / IGIC Valor que será utilizado por defecto cada vez que introduce un Apunte de Factura en ese momento evidentemente podrá modificarlo si lo requiere. Cada vez que cambie cualquiera de estos valores y al salir de Modificación, el programa le preguntará, si quiere cambiar cada uno de ellos en las Fichas de Cuentas correspondientes, es decir, si cambia por ejemplo el 2% de Igic Repercutido al 5% y a la pregunta de cambiar en cuentas, le indica SI, en este

3 caso, cambiará al 5% en todas aquellas cuentas que actualmente tengan el 2% y que sean cuentas del grupo Repercutido. Tenga en cuenta, que la pregunta, la realiza al salir de Modificar y pregunta por CADA CAMPO CAMBIADO, esto es, si cambió el IVA Repercutido y el IGIC Repercutido, preguntará por cada uno de ellos. Cuenta de Compras En este campo podrá indicar la cuenta contrapartida para cuentas del grupo 400 y que por defecto de una forma automática será la que utilice la aplicación para completar los asientos Factura. Al crear la Empresa si deja en blanco genera una cuenta del grupo 600 por defecto. Cuenta de Ventas En este campo podrá indicar la cuenta contrapartida para cuentas del grupo 430 y que por defecto de una forma automática será la que utilice la aplicación para completar los asientos Factura. Al crear la Empresa si deja en blanco genera una cuenta del grupo 700 por defecto. Cuenta de Compras Exentos En este campo podrá indicar la cuenta contrapartida para cuentas del grupo 400 y que por defecto de una forma automática será la que utilice la aplicación para completar los asientos Factura en aquellos importes que en la clave de impuesto se indique exento. Al crear la Empresa si deja en blanco genera una cuenta del grupo 600 por defecto. Cuenta de Ventas Exentos En este campo podrá indicar la cuenta contrapartida para cuentas del grupo 430 y que por defecto de una forma automática será la que utilice la aplicación para completar los asientos Factura en aquellos importes que en la clave de impuesto se indique exento. Al crear la Empresa si deja en blanco genera una cuenta del grupo 700 por defecto. Fecha permitida Desde y Hasta Fechas opcionales. No obstante no podrán permanecer en blanco. Aquí se podrá indicar la Fecha menor y mayor en la que permitirá modificar cualquier tipo de información. De esta manera se trata de limitar el número de errores de usuario al introducir apuntes. Datos Auxiliares

4 Persona de Contacto Dato obligatorio si va generar más tarde Ficheros Declaraciones de Hacienda. En otro caso, puede ser utilizado para indicar el nombre de aquella persona que dentro de esta empresa se utiliza como contacto habitual. Este campo también es utilizado por diversos listados y/o ficheros de salida (Agencia tributaria), donde se solicita contacto y/o teléfono. Teléfono El de la persona indicada. Igual que el anterior, es usado para algunos ficheros. Cuenta de Correo ( ) Esta será la utilizada por defecto para aquellas opciones de Envío por Correo. En la emisión de Carta de Declaración 347, se utiliza preferentemente este correo al Pie de dicha carta, como correo de contacto, en caso de no existir, se toma para la misma el correo que se indica para la Empresa. Código de ésta Empresa para Envíos (CAMPO PARA PROXIMAS VERSIONES, ACTUALMENTE NO EN USO). Campo opcional, aquí podrá indicar un Código de Empresa. Este será el código que le llegará al destinatario cuando Vd. envíe ésta empresa por la opción de

5 Intercambio de Datos Tinfor. Ejemplo (supongamos que vamos a enviar la empresa A21 a otro ordenador pero queremos que le llegue con código empresa 225, pues en éste campo, pondremos 225, de esta forma al recibirse esta empresa, en destino llegará con el código 225). Si dejamos en blanco, que es lo más habitual, cada vez que se envía irá con el mismo código que tenga. Nº de Licencia del Ordenador que Recibe Si bien en el momento del envío, puede indicarse el Nº de Licencia al que se envía, no obstante, puede dejar ya definido aquí. Esto le será útil cuando habitualmente envía la empresa a una misma licencia, no obstante siempre podrá cambiar de forma puntual en el momento de enviar. En Pantalla de Entrada de Asientos: Activar Centros de Coste, Referencia, Columna MultiFunción Permite tener acceso o no a las Columnas correspondientes en la Entrada de Apuntes. La columna MultiFunción permitirá realizar diversas acciones sobre los apuntes, tales como activar la ventana de cartera, adjuntar documento escaneados.... Ver con más detalle funcionalidades en Entrada de Apuntes contables. Fecha del Día en Listados Permitirá mostrar o no la Fecha del Día en la Cabecera de aquellos Listados que se requieran. Modelo del Plan de Cuentas Permitirá definir para cada Empresa aquel modelo de Plan que mejor se adapte a las características de la misma. En la versión actual se presenta con el Plan Estándar. En próximas versiones se completará inicialmente con los Planes para (la construcción, Inmobiliarias...). Identificador de la Carpeta Archivadora Este campo, tiene por finalidad, el permitir al usuario llevar un Contador de Archivado de Documentación de forma independiente y sin estar relacionado con ningún otro valor (como pudiera ser fecha, asiento ), para ello, IDENTIFICADOR DE ARCHIVO, lo formaremos con DOS valores: El Identificador que el Usuario ponga en el Campo Identificador de la Carpeta Archivadora y el Contador que se presenta en el campo de al lado. Ejemplos: Ponemos en Campo Identificador ABC y dejamos en blanco el siguiente campo que será donde se lleva el contador.

6 Ahora, al introducir un Asiento, en el Campo Referencia, aparecerá ABC-1, ABC-2, ABC-3.. Con cada cambio de Asiento, automáticamente cambia la Secuencia, manteniendo el Identificador ABC más el - que se añade automáticamente. En cualquier momento, el Operador, podrá cambiar el Contador por otro número a partir del cual se comienza la secuencia. También en cualquier momento el Operador, podrá cambiar el Identificador por otro. En el momento que se están introduciendo APUNTES, el Operador podrá cambiar de forma puntual el IDENTIFICADOR que genera automáticamente el programa por otro, en este caso, NO se incrementa el Contador de secuencia. Activar Cartera por Defecto En cualquier momento podrá Activar/Desactivar la Opción Cartera. Al Activarla la aplicación de forma Automática activa la marca que tiene en la pantalla de Creación de Cuentas, de todas las cuentas del grupo 43 y 40 como cuentas gestionables por Cartera, no obstante luego podrá desmarcar particularmente alguna de la que no desee llevar esta gestión. Al Desactivar, desactiva la marca de Gestión de Cartera en todas las cuentas del grupo 430 y 400, No obstante en cualquier momento podrá activar concretamente para cuentas especificas la Gestión de Cartera. Abrir Cartera en Impuestos Activando la opción, en el momento que introduce una Factura, se abre la ventana de Cartera si la cuenta así lo indica. Cuenta General de Cartera Proveedores Campo opcional donde podrá indicar la cuenta de Cartera que deberá coger la Aplicación por defecto al abrir la ventana de Cartera, siempre y cuando la cuenta origen concreta (del proveedor/acreedor) no tenga una específica. Cuenta General de Cartera Clientes Campo opcional donde podrá indicar la cuenta de Cartera que deberá coger la Aplicación por defecto al abrir la ventana de Cartera, siempre y cuando la cuenta origen concreta (del cliente) no tenga una específica. Activar Opciones para el 340 En la entrada por Asientos Modelo 340, que será próximamente la única opción

7 para entrar asientos, si activa esta opción, a su vez, quedarán activados todos los campos requeridos y necesarios para la entrada de Facturas y que posteriormente se requieren para la confección de ficheros del Modelo 340. Dejando desactivada la misma, el proceso de entrada de facturas continua como hasta la fecha se venía realizando. Activar Comprobación de Estructura Campo que salvo indicaciones EXPRESAS del Dpto. Técnico, debería mantener ACTIVO, de esta forma, cada vez que se abre una Empresa, la Aplicación automáticamente comprueba que es Compatible con los Módulos que tiene en ese momento Instalados. Nivel de Acceso Indicar el Nivel a partir del cual se permite tener acceso a esta Empresa. Por defecto el valor será CERO(0) es decir, que tendrán acceso todos los usuarios del Sistema. Caso de no Definir usuarios, todos ellos podrán acceder. Para ampliar información sobre este campo ver más abajo. Otros Datos Datos Registrales y Observaciones Campos de libre uso e informativos. Para Consultar una empresa Presionar el botón Consultar o teclas alternativas Alt + C. Escriba el Código o Título a localizar. Presionar Aceptar o F12. Seguidamente presentará una relación de las sociedades a partir de los datos solicitados. Ahora puede seleccionar la empresa que desee en la Zona Inferior. En la Zona Superior presenta los datos de aquella que en ese momento tenemos seleccionada (linea sombreada). Para Modificar una empresa

8 En primer lugar, tendrá que localizar la ficha de la Empresa que pretenda modificar. Seguidamente presionar el botón Modificar o teclas alternativas Alt + M. Realizar la/s modificaciones. Presionar Aceptar o F12 para que los cambios tengan efecto. Para Borrar una empresa En primer lugar, tendrá que localizar la ficha de la Empresa que pretenda eliminar. Seguidamente presionar el botón Borrar o teclas alternativas Alt + B. Se solicitará confirmar operación y la empresa será eliminada del fichero de Empresas. NOTA : Debe tener en cuenta, que y como medida de seguridad, el borrado de una Empresa del fichero de empresas NO elimina la información de la empresa correspondiente del Disco de su ordenador o servidor, por lo que la carpeta de esta sociedad deberá borrarse manualmente si desea eliminar totalmente los datos. (Ver estructuras de Instalación). Por lo que en caso de accidentalmente borrar una empresa, podrá nuevamente darla de alta en el fichero de empresas. Al crearla y detectar la aplicación que existe la carpeta de dicha empresa, respetará los datos de la misma y únicamente creará el registro de alta para permitir nuevamente tener acceso a ella. También deberá prestar especial cuidado de borrar la carpeta correspondiente a una Empresa eliminada si posteriormente va a crearla de nuevo, ya que en este caso y como anteriormente se acaba de indicar, si existiera la carpeta, seguirá manteniendo los datos anteriores para esta empresa recién creada. Listados de Empresa Presionando este botón o teclas alternativas Alt + L permitirá acceder. Ver Listado de Empresas : L_Empresas.htm Anula cualquier operación activa. Para Cambiar de Empresa

9 Seleccionar con las flechas en la ventana inferior la Sociedad que desea activar. (línea sombreada). Seguidamente presione F12 o el Icono ACEPTAR y automáticamente quedará seleccionada esta Sociedad como SOCIEDAD ACTIVA. La línea que aparece en color ROJO siempre corresponde a la Empresa que se encuentra Activa en ese momento. Observaciones 1º.- Para cada Sociedad, se crea una carpeta cuyo nombre es el código de la Sociedad, precedido de la letra L y con extensión DBS. Ejemplo: Si creamos una sociedad con el código 25, creará una carpeta llamada L25.DBS. Si creamos una sociedad con el código BARCO, creará una carpeta llamada LBARCO.DBS. Todas las carpetas se ubican dentro del Directorio donde realizó la Instalación. Por defecto siempre la aplicación queda instalada en una carpeta llamada SAGICONTA que se encontrará en el Disco de dicha instalación. 2º.- Dentro de cada carpeta de Sociedad se crean otras tres carpetas: IMAGENES Donde se guardarán todos los documentos escaneados y con relación a los apuntes. SALIDAS Lugar donde se dejan los ficheros ASCII que se generan en las opciones de listados cuando presionando F7 deseamos generar dichos ficheros. VARIOS Pendiente de uso para ficheros varios de usuario y a implementar en próximas versiones. 3º.- Se denomina SOCIEDAD ACTIVA, aquella sociedad abierta en ese momento y donde tendrán efecto todas las operaciones que se realicen. Se denomina SOCIEDAD SELECCIONADA aquella sociedad a la cual estamos apuntando en ese momento y dentro de una relación de sociedades que se nos presenten. La SOCIEDAD ACTIVA siempre se presentará en color ROJO y aparece en 1ª posición. Ampliación sobre el Campo NIVEL DE ACCESO Este campo en conjunto1º.- Para cada Sociedad, se crea una carpeta cuyo nombre es el código de la Sociedad, precedido de la letra L y con extensión DBS. Ejemplo: Si creamos una sociedad con el código 25, creará una carpeta llamada L25.DBS. Si creamos una sociedad con el código BARCO, creará una carpeta llamada

10 LBARCO.DBS.