PREGUNTAS DE LOS LICITADORES Nº expte: SE-03/18 ML Título: Servicio externo de agencia de viajes para la Universidad Politécnica de Madrid, durante un año. PREGUNTA 1: Pueden, por favor, indicarnos gasto anual en Hoteles en Madrid, Hoteles resto España y Hoteles Internacionales? RESPUESTA 1: El gasto estimado en alojamiento es: o Hoteles en Madrid.- 37.000,00. o Resto de España.- 34.000,00. o Hoteles en Europa.- 32.000,00. o Resto de hoteles internacional.- 7.000. PREGUNTA 2: Nos gustaría llamar la atención sobre los datos de consumo que publica la UPM en el Pliego de Cláusulas Administrativas de esta licitación, ya que por un lado están ustedes indicando como gasto anual, el gasto correspondiente a sólo 9 meses, y por otro, mencionan un consumo de tren de unos 12.000, cuando el consumo real está en torno a los 72.000. Se trata de aspectos muy importantes a la hora de preparar una propuesta, por lo que creemos deberían rectificar estos datos a la mayor brevedad posible, y añadir (como ya se ha solicitado) los datos del consumo de alojamiento correspondiente a los 9 primeros meses del año RESPUESTA 2: Analizada la duda planteada y advertido error en el pliego de cláusulas administrativas particulares en los datos de referencia del criterio 1 precio, (Cláusula 10 del pliego) Donde dice: 1
1.- Criterio precio: Con una puntuación máxima de 72 puntos. Tomando como referencia los cargos máximos de emisión de billetaje aéreo internacional de 25, nacional de 15 y billetes de tren de 5 ; con un volumen de facturación anual de: - 206.000 euros, IVA excluido, de vuelos internacionales excepto UE, - 100.000 euros, IVA excluido, de vuelos internacionales de la UE, - 45.400 euros, IVA excluido, de vuelos nacionales, - 12.000 euros, IVA excluido, de ferrocarril, Debe decir: 1.- Criterio precio: Con una puntuación máxima de 72 puntos. Tomando como referencia los cargos máximos de emisión de billetaje aéreo internacional de 25, nacional de 15 y billetes de tren de 5 ; con un volumen de facturación anual de: - 210.000 euros, IVA excluido, de vuelos internacionales excepto UE, - 110.000 euros, IVA excluido, de vuelos internacionales de la UE, - 50.000 euros, IVA excluido, de vuelos nacionales, - 70.000 euros, IVA excluido, de ferrocarril, Se procede a efectuar la subsanación de la errata en el pliego de cláusulas administrativas particulares. PREGUNTA 3: En el Apartado "Otros" del Sobre 3 - Documentación Técnica se requiere: - categoría de los hoteles: * Salvo error no se dice cómo se calcularán los puntos ni cuántos hoteles sería necesario ofrecer para poder obtener el máximo de puntuación. * Entendemos que la zona geográfica está relacionada con el siguiente apartado. 2
- ubicación de hoteles. *Salvo error no se dice cómo se calcularán los puntos ni cuántos hoteles sería necesario ofrecer para poder obtener el máximo de puntuación. *Tampoco queda claro si cuando se habla de otras ciudades se habla del resto de capitales de provincia españolas, es necesario poner en cada una una oferta de hotel? * cómo se distribuyen los puntos teniendo en cuenta que se valoran tres items, los establecimientos cercanos a la UPM, Madrid y otras ciudades? * se le otorgarían más puntos a los hoteles cercanos a la UPM? - convenios: también ocurre algo similar, no queda claro en qué se diferencian de los ofertados en el apartado anterior, no se dice cuántos convenios se requieren, si son convenios con hoteles o con cadenas hoteleras, en qué zona geográfica se situarían... Por favor, agradeceríamos nos aclararan cuáles serán los criterios de puntuación. RESPUESTA 3: - Sobre la categoría de los hoteles: se valorará según el nº de hoteles de cinco estrellas, cuatro estrellas y tres estrellas, ofertados por los licitadores se concederán un máximo de 2,5 puntos para los de cinco estrellas, 1,5 puntos para los hoteles de cuatro estrellas y 1 punto para los hoteles de tres estrellas. Según el nº de hoteles que presente cada licitador de las diferentes categorías se les otorgará la puntuación. - Se valorará la ubicación de los hoteles según la proximidad a la ciudad Universitaria con una puntuación máxima de tres puntos para los ubicados a menos de tres kilómetros de la ciudad Universitaria y de los Centros que la UPM tienen en diferentes distritos de la Ciudad de Madrid y con dos puntos los situados en el centro de la ciudad de Madrid y cuya distancia de la ciudad universitaria está a más de tres kilómetros. - En lo referente a otras ciudades, nos referimos a las capitales de provincia del territorio nacional. 3
- En cuanto a los convenios nos referimos a convenios especifico con cadenas hoteleras. Así está escrito en el apartado referente a la existencia de convenios. La puntuación será proporcional al número de convenios que presente cada licitador. Si los licitadores presentan un número equivalente o semejante de convenios con cadenas hoteleras, la puntuación será la misma. PREGUNTA 4: Sobre el apartado 4.1 Planificación de gestión del servicio: Procedimiento de aceptación del servicio, con una puntuación máxima de 4 puntos. Pueden, por favor, indicarnos de la forma más detallada posible, lo que se va a valorar en este criterio? - Respuesta que la agencia da a una petición de servicio? - Opciones facilitadas a una solicitud de servicio? - Pasos que se dan desde que se solicita un servicio hasta que se da un presupuesto? - Pasos a dar desde que el usuario acepta un presupuesto, hasta que la agencia le remite la documentación? - Flujos de autorización para la emisión de un servicio? - Envío de la documentación? RESPUESTA 4: Sobre el procedimiento de aceptación del servicio, con una puntuación máxima de 4 puntos, se valorará: - Información a los interesados sobre las mejores opciones del viaje y reserva de hoteles. - Funcionamiento y uso de la plataforma para la comunicación y gestión entre los usuarios y los técnicos de la agencia de viajes. - Trámites a seguir desde la aceptación del presupuesto hasta la recepción de la documentación del viaje/bono de hoteles. - Envío de documentación al interesado. 4
PREGUNTA 5: Nos surge una duda en relación a su respuesta a la PREGUNTA 3, del documento de respuestas colgado en el Perfil del Contratante de la UPM: En el listado total de hoteles deben sólo incluirse hoteles en MADRID CAPITAL y resto de CAPITALES DE PROVINCIA? Esta pregunta va sobre todo dirigida al primer criterio de valoración: Con 4 Puntos: los Hoteles de 5*, de 4* y de 3* ofertados. Nos pueden confirmar si se valorarán hoteles de 3*, 4* y 5* que no estén en capitales de provincia (Ej. Alcobendas, Hospitalet, Gijón, Vigo? O sólo se valorarán los que estén en Madrid Capital y resto de Capitales de Provincia? Con 3 Puntos: Hoteles en Madrid a menos de 3km de los Centros de la UPM + Hoteles en otras Capitales de Provincia Es correcto? Con 2 Puntos: Hoteles en Madrid Capital a más de 3 Km de los Centros de la UPM Es correcto? RESPUESTA 5: - Con 5 puntos.- Los Hoteles de 5*, 4* y de 3* se valorarán los hoteles que estén en Madrid Capital y en las capitales de Provincia. El criterio 4.2 del pliego de cláusulas administrativas particulares especifica en su primer apartado: Categoría de los hoteles ofertados, con una puntuación máxima de 5 puntos: Se valorarán positivamente y en orden descendente las categorías de cinco, cuatro y tres estrellas, siempre y cuando su precio no supere lo establecido en el Real Decreto 462/02 del Ministerio de la Presidencia. (Anexo II del RD. 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnización por razón del Servicio). - Con 3 puntos.- Hoteles que estén a menos de tres Km. de la Ciudad Universitaria y hoteles que estén a menos de tres Km. del Centro de Madrid y en las Capitales de Provincia dentro del casco urbano. El criterio 4.2 del pliego de cláusulas administrativas particulares especifica en su segundo apartado: Se valorará la ubicación de los establecimientos hoteleros en Madrid próxima a los Centros de la Universidad ubicados en la Ciudad Universitaria y Madrid Centro con una distancia menor de tres kilómetros; y 5
en otras ciudades, dentro del casco urbano, con una puntuación máxima de 3 puntos. - Con 2 puntos.-convenios con cadenas hoteleras. El criterio 4.2 del pliego de cláusulas administrativas particulares especifica en su tercer apartado: Se valorará la existencia de convenios específicos de carácter permanente con cadenas hoteleras que permitan una mejor y más amplia oferta de servicios para la Universidad, con una puntuación máxima de 2 puntos. PREGUNTA 6: Solicitamos aclaración en relación al punto 4.1.. Concretamente al apartado relativo al procedimiento de aceptación del servicio. Resultaría de mucha utilidad conocer el detalle de las necesidades a las que hace alusión el citado procedimiento. 4.1. Planificación de gestión del servicio: Procedimiento de aceptación del servicio, con una puntuación máxima de 4 puntos. Equipo de proyecto, con una puntuación máxima de 3 puntos. Comunicaciones y sistema de gestión telefónica y on-line del servicio, con una puntuación máxima de 2 puntos. Organización: Objetivos, cronograma de actividades y descripción detallada de las mismas, con una puntuación máxima de 1 punto. RESPUESTA 6: - Sobre el procedimiento de aceptación del servicio, con una puntuación máxima de 4 puntos, se valorará: o Información a los interesados sobre las mejores opciones del viaje y reserva de hoteles. o Funcionamiento y uso de la plataforma para la comunicación y gestión entre los usuarios y los técnicos de la agencia de viajes. o Trámites a seguir desde la aceptación del presupuesto hasta la recepción de la documentación del viaje/bono de hoteles. o Envío de documentación al interesado. - Sobre el equipo de proyecto, con una puntuación máxima de 3 puntos, se valorará: o Equipo humano que la empresa adjudicataria pondrá al servicio del Contrato.- Funciones de cada uno de ellos. 6
- Sobre comunicaciones y sistema de gestión telefónica y on-line del servicio, con una puntuación máxima de 2 puntos, se valorará: o Gestión del servicio vía telefónica, número de líneas de teléfono que pondrá al servicio del contrato, siendo estas gratuitas. - Sobre organización: Objetivos, cronograma de actividades y descripción detallada de las mismas, con una puntuación máxima de 1 punto, se valorará: o Cómo organizará el servicio. o Contestación de la empresa adjudicataria a la petición del servicio. o Descripción detallada y procedimiento desde que se solicita un servicio hasta que el interesado recibe el presupuesto. Madrid, a 10 de noviembre de 2017. Rosa María Pérez Martínez. La Secretaria de la Mesa de Contratación. 7