PLIEGO DE PRESCRICIONES TÉCNICAS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL ÁREA DE SALUD DE IBIZA Y FORMENTERA

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRICIONES TÉCNICAS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL ÁREA DE SALUD DE IBIZA Y FORMENTERA

2 1.- OBJETO DEL CONTRATO 2.- CONDICIONES DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

3 1.- OBJETO DEL CONTRATO El objeto del presente contrato es la prestación del servicio de agencia de viajes para la gestión de información, reserva, emisión, modificación, anulación y entrega de los billetes de transporte aéreo, así como, en los casos en que se requieran, de los servicios de alojamiento y de alquiler de vehículos que resulten necesarios para cubrir los desplazamientos del personal de la Gerencia del Área de Salud de Ibiza y Formentera (en adelante ASEF) y otro personal autorizado por la Gerencia. En concreto, el objeto del presente contrato incluye: Facilitar información horaria y tarifas, así como la gestión de la reserva, emisión, modificación, anulación y entrega de los correspondientes billetes de viaje. Reservar habitaciones de hotel en territorio nacional. Alquiler de vehículos con o sin conductor. Cualquier otro servicio propio de una agencia de viajes. 2.- CONDICIONES DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO 2.1. Para la emisión del billete de avión, el adjudicatario debe facilitar al solicitante las diferentes alternativas disponibles para el trayecto, indicando en relación a cada una de ellas los horarios, precios y el resto de condiciones inherentes a cada alternativa, para que el solicitante seleccione la que más le interese La emisión del billete aéreo será, siempre que técnicamente sea posible, electrónica. La impresión en papel de billetaje queda excluida, salvo petición expresa y por escrito de un representante autorizado por ASEF. Los gastos que se generen por el envío de billetes serán por cuenta del adjudicatario La empresa adjudicataria se compromete a ofertar las tarifas más ventajosas en cada uno de los viajes realizados por cualquier medio de transporte, en función de fechas, horarios o cualquier otra circunstancia que concurra en el viaje, así como se compromete a ofertar las tarifas más ventajosas de hoteles y alquiler de vehículos. La agencia tratará, preferentemente, directamente con los hoteles sin la intervención de mediador alguno. No se podrán repercutir en ningún caso gastos derivados de la intermediación en la reserva o pago de hoteles. La agencia se comprometerá a realizar los pagos por adelantado cuando sea necesario para gestionar reservas Los licitadores podrán incluir en su oferta la relación de convenios que tengan suscritos con las diferentes cadenas hoteleras que dispongan de hoteles céntricos y bien comunicados en las ciudades de Ibiza y Palma de Mallorca, así como la relación de convenios con compañías de transporte aéreo, compañías de alquiler de vehículos y otras empresas. Las agencias de viaje licitadoras deberán negociar condiciones especiales con los distintos proveedores y, si el ASEF obtuviese en alguno de los servicios condiciones más ventajosas que las propuestas por la adjudicataria, ésta deberá asumir el compromiso de gestionar y contratar los servicios según las condiciones obtenidas por el ASEF. Si las tarifas ofertadas en internet fueran más

4 económicas que las disponibles a través de sistemas de reservas tradicionales, la agencia adjudicataria debe, ineludiblemente, ofrecer esta posibilidad El precio por la gestión del servicio (reserva, emisión, entrega, reembolso, etc.) se realizará en concepto de gastos de emisión y gestión de acuerdo a los importes máximos indicados en el pliego administrativo El volumen total de la facturación a realizar por estos servicios estará en función de las necesidades reales que efectivamente se produzcan durante el periodo de ejecución del mismo En la factura se deberá indicar como mínimo: a. El nombre del usuario asociado al billete, trayecto, las fechas y el precio del billete elegido por ASEF. b. Gastos de emisión y gestión. c. El adjudicatario debe facilitar mensualmente a ASEF, informes en formato digital EXCEL e información estadística de todas las prestaciones efectuadas que incluyan, como mínimo, la siguiente información: Nombre o nº de identificación del usuario que hace uso del servicio Tipo de servicio prestado Trayecto (origen y destino) Referencia o localizador de la reserva Fecha de trayecto. Hora de salida y llegada Importe desglosado del billete (precio, gastos de emisión y gestión, descuentos, IVA, etc.) Descuento de residente Medios de transporte y compañías empleadas. En todo caso, el adjudicatario debe proporcionar al ASEF cualquier otro dato relativo al coste de los servicios prestados que considere necesario para realizar una óptima supervisión y control sobre los gastos En todos los desplazamientos se tienen que emitir los billetes de acuerdo con las condiciones que establece la normativa vigente y aplicando los descuentos y/o bonificaciones para los residentes de las Islas Baleares La empresa adjudicataria tendrá que resolver las incidencias que surjan derivadas del servicio regular del transporte aéreo en cuanto a la modificación del horario previsto, a la cancelación del vuelo, a los retrasos, etc. y al cambio o la devolución de billetes por motivos de fuerza mayor La empresa adjudicataria no podrá emitir ninguna factura por billetes no utilizados (exceptuando que la reserva fuese en una clase no reembolsable) o por billetes anulados expresamente por el ASEF, ni pueden cargar gastos de emisión y gestión de billetes en estos supuestos.

5 2.11. La empresa adjudicataria debe de estar disponible telefónicamente en horario normal de oficina, mañana y tarde, ofreciendo un servicio personalizado, garantizando la máxima rapidez y eficacia en la solución de incidencias, cambios de billetes, reembolsos, etc El adjudicatario del contrato designará a un coordinador para llevar a cabo el objeto del contrato al que, en calidad de interlocutor, el ASEF se podrá dirigir para pedir asesoramiento y/o aclaraciones en relación al contrato y éste comunicará cualquier incidencia que se pudiera suscitar en cualquier momento desde el inicio de la prestación hasta la finalización del contrato. Por ello, deberá acompañar en su propuesta el compromiso de nombramiento de un delegado con las atribuciones indicadas en el caso de resultar adjudicatario del contrato.