Estado Libre Asociado de Puerto Rico Administración de Servicios Generales Calendario de ADIESTRAMIENTOS ENERO A JUNIO DE 2009 www.asgmercadodigital.gobierno.pr
Instituto de Adiestramientos Administración de Servicios Generales Estimados Servidores Públicos: La Administración de Servicios Generales, en su compromiso de continuar capacitando al personal de Gobierno que se desempeña en las actividades que por ley viene obligada a cumplir, ha desarrollado los seminarios y/o adiestramientos que se describen en éste Catálogo. Es nuestro interés que todos los Delegados y Subdelegados Compradores y sus Auxiliares, Receptores Oficiales y Auxiliares, Miembros de Juntas de Subastas, personal a cargo de Documentos Públicos y Correo, Conductores, Gerentes de Transportación, Encargados de Propiedad Excedente y otros, conozcan toda la reglamentación, normas y procedimientos que rigen sus actividades. Exhortamos a todos los Jefes de Agencia, Municipios y Corporaciones para que motiven a su personal a que se inscriban en los diferentes adiestramientos de acuerdo a las tareas que realizan, los cuales en muchos casos, son requisito para poder recibir nombramientos para las mismas. Una de las cosas que más seguridad y tranquilidad le proporciona a los seres humanos, es el tener el conocimiento pleno de las actividades que realizan, conocer sus responsabilidades, las leyes que le aplican, las consecuencias que conlleva no cumplirlas y la satisfacción de realizar un trabajo de excelencia. El Instituto de Adiestramientos al Día con ASG, tiene el propósito de proveer el conocimiento y las herramientas necesarias de trabajo, a todo funcionario del gobierno y de la empresa privada, que en alguna u otra forma venga obligado a cumplir con la reglamentación y leyes que administra la ASG. Le invitamos a repasar el calendario y encontrar aquel curso que le proporcionará beneficios en su área de trabajo. Recuerde, el conocimiento es un tesoro que no cesa de desarrollarse continuamente. Jesús F. Méndez Rodríguez Administrador Interino
Indice Política Institucional 5 Ley Núm. 84 Mercado Digital para Licitadores Subasta Informal Electrónica PYMES Receptores Oficiales y Auxiliares 6 Procesos de Adquisición de Bienes y Servicios Registro Único de Licitadores Delegados y Sub Delegados Compradores Mercado Digital Compradores 7 Procesos de Subastas Confección de Pliegos de Subastas Desarrollo de Especificaciones 8 Ley y Reglamentos para la Administración de Documentos Públicos Administración de Documentos Públicos Sistema de Archivo Administración de Correo 9 Protección de Documentos Esenciales Organización de Locales para Archivo Inventario y Plan de Retención de Documentos Públicos Preparación de Listas de Disposición de Documentos 10 Capacitación para Conductores de Gobierno Capacitación para Candidatos a Gerentes de Transportación Propiedad Declarada Excedente 11 Autorización y Matrícula 12 Cancelación de Matrícula 14
Política Institucional Participantes: Podrán participar de nuestros adiestramientos los empleados y/o funcionarios públicos del gobierno central y municipios; así como empleados y funcionarios de las corporaciones públicas y otras ramas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y de las empresas privadas, sujeta dicha participación al pago de los servicios a prestarse, al amparo de las tarifas fijadas en la Carta Circular 2003-04 y sus enmiendas, de conformidad con la Ley 164 del 23 de julio de 1974, según enmendada. Matrícula: Cada agencia, municipio u organización gubernamental, matricularán a sus empleados en los adiestramientos a través de los Coordinadores de Adiestramientos del Instituto de Adiestramientos. Será necesario completar el Formulario de Autorización y Matrícula para Adiestramiento y enviarlo con diez (10) días de antelación al adiestramiento. Es importante que el Formulario de Autorización incluya la forma de pago. Nuestros coordinadores están disponibles de lunes a viernes de 8:00am a 4:30pm a través de los siguientes teléfonos: (787) 759-7676 exts. 3001, 3002 para registrar sus matrículas. Las matrículas se considerarán oficiales cuando se reciba el Formulario de Autorización y Matrícula para Adiestramiento, que puede enviar a través de nuestro número de fax (787) 753-6160. Horario: Los adiestramientos se ofrecerán dentro de los horarios de 8:30am a 12:00m, en algunos casos de 8:30am a 4:00pm. Según se indica en el calendario de adiestramientos. Lugar: Los adiestramientos se ofrecerán en las facilidades de nuestra agencia, localizada en la Avenida Barbosa, intersección Calle Quisqueya, Hato Rey. Forma de Pago: Las agencias e instrumentalidades públicas que se rigen por el Departamento de Hacienda, enviarán en o antes del 5to día del adiestramiento el Comprobante de Pago Interagencial (Modelo SC-743) y Hoja de Control (Modelo SC-714) completadas en su totalidad con las firmas autorizadas y número de cifra de cuenta. Aquellas agencias que procesan sus pagos electrónicamente con el sistema de contabilidad PRIFAS deberán proveer copia del comprobante procesado a nuestro Coordinador de Adiestramiento e indicarlo en el proceso de registro. Nuestra cifra de cuenta de ingresos se indica en la Autorización de Matrícula. Las corporaciones públicas y municipios, deberán traer cheque oficial a nombre del Secretario de Hacienda. Las empresas privadas podrán efectuar sus pagos en cheque certificado, giros, Money Orders o efectivo ante el Recaudador Oficial de la Agencia, localizado en la Oficina de Finanzas y presentar copia y original del recibo del pago expedido por éste. Cada organización garantizará una forma de pago antes de cada adiestramiento. No se aceptarán participantes en nuestros adiestramientos sin el Formulario de Autorización; la Matrícula para Adiestramiento y sin la evidencia de pago correspondiente o una carta de compromiso de pago por la parte de la instrumentalidad pública. La carta de compromiso de pago no aplica a empresas privadas. Política de Cancelación: Para procesar las cancelaciones de matrícula se referirá al Coordinador de Adiestramiento el Formulario de cancelación de Adiestramiento. Este formulario deberá recibirse en un término de cinco (5) días de antelación al ofrecimiento del adiestramiento. De no cumplir con lo indicado se procederá con el trámite de la facturación que corresponda. Créditos: No se concederán créditos ni reembolsos por personas matriculadas que no asistan a los adiestramientos y no hubieran sometido la cancelación en un término de cinco (5) días de antelación al adiestramiento. Para obtener créditos o reubicación en otra fecha, debe presentar evidencia del pago efectuado por cualquiera de los métodos antes mencionados. Certificado de Participación: Para obtener el certificado, el participante deberá completar el 100% de asistencia al adiestramiento. Algunos adiestramientos requieren dominio de las pruebas especiales para obtener nombramiento y licencia correspondiente. Acomodo razonable: Al momento de registrar su matrícula, deberá indicar si el participante posee alguna limitación que requiera acomodo razonable. 5 5
Ley Número 84-Código de Ética para Contratistas y otras leyes Costo: $100.00 Duración: 3 horas Horario y días: 8:30am-11:30 5 de marzo 25 de junio Temas a cubrir: Seminario sobre la Ley Núm. 84 incluirá un breve trasfondo legal e histórico sobre las leyes que se encuentran contenidas en este Código o leyes que complementan el mismo. Las obligaciones y responsabilidades éticas para contratistas, proveedores de bienes y servicios y solicitantes de incentivos económicos de agencias ejecutivas. Procedimiento administrativo a seguirse por violaciones a las disposiciones de este Código conforme a la Ley Núm. 170 de 18 de agosto de 1988, según enmendada, conocida como Ley de Procedimiento Adminsitrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Sanciones por infracción al Código Quienes deben tomarlo? Delegados, Subdelegados compradores y Miembros de Junta de Subastas. Este adiestramiento es compulsorio para todo Delegado, Subdelegado Comprador y Miembros de Junta de Subastas. Mercado Digital para Licitadores Temas a cubrir: Práctica y manejo de ofertas en línea a través de Internet. Quienes deben tomarlo? Licitadores. Costo: Libre de Costo Duración: 2.5 horas Horario y días: 9:30am-12:00pm y 1:30pm-4:00pm 9:30am-12:00pm y 1:30pm-4:00pm 9:30am-12:00pm y 1:30pm-4:00pm 9:30am-12:00pm y 1:30pm-4:00pm 30 de enero 20 de marzo 15 de mayo 11 de junio Subasta Informal Electrónica PYMES Costo: Libre de Costo Duración: 6.5 horas Horario y días: 8:30am-4:00pm 5 de marzo 13 de mayo 23 de junio Quienes deben tomarlo? Compradores, Directores de Compras, Delegados Compradores y cualquier persona que intervenga con los procesos de adquisiciones. Receptores Oficiales y Auxiliares Temas a cubrir: Funciones, deberes y responsabilidaddes del receptor, alcance de sus funciones; normas y procedimientos de recibo y aceptación de los bienes, obras y servicios. Quién debe tomarlo? Receptores Oficiales y Receptores Auxiliares Costo: $150.00 10 de febrero 28 de abril 12 de mayo 6
PROCESOS DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS Temas a cubrir: Normas que regulan la adquisición de bienes, obras y servicios en el gobierno; procedimientos de adquisición y los trámites posteriores al otorgarse un contrato, mediante subasta formal, informal, mercado abierto o negociación. Quién debe tomarlo? Directores de Compras, de Servicios Generales, Delegados Compradores y cualquier persona que intervenga directamente en los procesos de adquisición. Costo: $175.00 Duración: 6.5 horas Horario: 8:30am - 4:00pm 3 de febrero 26 de marzo 28 de mayo Registro Único de Licitadores Temas a cubrir:creación del Registro Unico de Licitadores, propósito y usos prácticos, deberes, obligaciones del licitador y de la agencia, derechos del licitador registrado, evaluación y fiscalización de los licitadores, obligaciones de las agencias y de los comprobadores. Leyes y Normas Fiscales sobre procesos de contratación. Quién debe tomarlo? Delegados y/o Subdelegados Compradores y cualquier licitador interesado en ofrecer productos, bienes o servicios a organismos gubernamentales. Costo: $175.00 17 de marzo 16 de junio Delegados y Subdelegados Compradores Temas a cubrir: Requisitos, funciones y obligaciones uniformes de todo funcionario a quien se le delega la función de compras; procedimientos de adquisión y sus modalidades. Quién debe tomarlo? Todo empleado o funcionario al que se le haya delegado la función de compras mediante nombramiento de Delegado Comprador o Subdelegado Comprador. Costo: $150.00 Duración: 6.5 horas Horario: 8:30am -4:00pm 19 de febrero 19 de marzo 16 de abril 4 de junio Mercado Digital Compradores Temas a cubrir: Práctica y manejo de compras en línea a través de la Internet. Quién debe tomarlo? Compradores. Costo: $150.00 Duración: 6.5 horas Horario: 8:30am - 4:00pm 12 de marzo 21 de mayo 25 de junio 7
Procesos Juntas de Subastas Temas a cubrir: Procedimientos a seguir en el trámite de subastas formales, poderes y deberes de la Junta de Subastas, evaluación y adjudicación de subastas, impugnación de la adjudicación de subastas y discusión de jurisprudencia relacionada a subastas. Quién debe tomarlo? Miembros de Juntas de Subastas, Directores o Gerentes de Servicios Generales, Directores de Compras, Delegados y/o Subdelegados Compradores y Asesores Legales. Costo: $175.00 24 de febrero 2 de abril 2 de junio Confección de Pliego de Subastas Temas a cubrir: Técnicos y elementos esenciales para el desarrollo del documento de subasta, convocatoria, las instrucciones, las especificaciones, las condiciones generales, especiales y particulares. Quién debe tomarlo? Delegados y/o Subdelegados Compradores, Directores o Gerentes de Servicios Generales. Costo: $125.00 3 de marzo 18 de junio Desarrollo de Especificaciones Temas a cubrir: Desarrollo y creación de especificaciones que serán aplicadas a toda compra y suministros o servicios no profesionales que adquieran las instrumentalidades del Gobierno. Quién debe tomarlo? Directores de Compras de Servicios Generales, Delegados Compradores y cualquier persona que intervenga directamente en los procesos de adquisición. Costo: $150.00 26 de febrero 14 de mayo 8
Ley y Reglamentos para la Administración de Documentos Públicos Temas a cubrir: Normas que regulan la administración de documentos públicos. de Documentos Públicos y personal relacionado. Costo: $150.00 10 de marzo 4 de mayo Adiestramiento Básico sobre Administración de Documentos Públicos Temas a cubrir: Provee a los participantes a través de conferencias y talleres, conocimientos de leyes, reglamentos y los conceptos básicos sobre la creación, uso, conservación y disposición de los documentos públicos para establecer un programa de administración de documentos en sus agencias, departamentos o municipios. Costo: Duración: Horario: $850.00 (incluye material educativo) 30 horas 8:30am - 3:30pm 4 al 8 de mayo de Documentos y personal de apoyo. Este adiestramiento es compulsorio para candidatos a Adminsitrador de Documentos en la Rama ejecutiva Sistemas de Archivo Temas a cubrir: Ofrece la oportunidad e conocer los diferentes sistemas de archivos activos e inactivos. de Documentos y personal de apoyo. Costo: $100.00 7 de mayo Administración de Correo Temas a cubrir: Le permite obtener conocimientos para establecer la administración de correo con procesos rápidos, eficaces y a un costo mínimo en la tramitación de correspondencia. de Documentos Públicos y personal que labora en las oficinas de correo. Costo: $100.00 Horario: 1:30pm - 3:30pm 4 de mayo 9
Protección de Documentos Esenciales Temas a cubrir: Le permite identificar e implantar medidas de protección para documentos esenciales. de Documentos, personal relacionado en este campo y cualquier funcionario interesado. Costo: $100.00 8 de mayo Organización de Locales para Archivo Temas a cubrir: Le permite adquirir los conocimientos de la reglamentación y guías para organizar un local para la conservación de documentos públicos. Costo: $100.00 de Documentos y personal relacionado con la administración de documentos. 31 de marzo 7 de mayo Inventario y Plan de Retención de Documentos Públicos Temas a cubrir: Procedimientos reglamentarios y taller para la preparación de inventario y plan de retención de documentos. Taller práctico. Este proceso es requerido por ley. de Documentos y personal relacionado. Costo: Duración: Horario: $175.00 (incluye material educativo) 6 horas 8:30am -3:30pm 12 de febrero 5 de mayo Preparación de Listas de Disposición de Documentos Públicos Temas a cubrir: Procedimientos reglamentarios y taller para la preparación de listas de disposición de documentos públicos. Taller práctico. Costo: $175.00 Duración: 6 horas Horario: 8:30am - 3:30pm de Documentos y personal relacionado. 14 de abril 6 de mayo 10
Capacitación para Conductores de Gobierno Temas a cubrir: Tipos de licencias para conductores gubernamentales otorgadas por la administración, responsabilidades del conductor, normas generales de mantenimiento, accidentes, violaciones al Reglamento 12, penalidades, etc. Quién debe tomarlo? Todo empleado de gobierno que por sus funciones necesite conducir un vehículo oficial. Requisitos previos: Poseer licencia del Departamento de Transportación y Obras Públicas. Ser mayor de 18 de años de edad. Costo: $150.00 4, 18, 25 de febrero 4, 11, 25 de marzo 1, 15, 29 de abril 13, 27 de mayo 3, 10, 17 de junio Capacitación para Candidatos a Gerentes de Transportación Temas a cubrir: Funciones del gerente, política pública, asignaciones de vehículos, identificación de los vehículos, mantenimiento de los vehículos, procedimiento en caso de accidentes, formularios a cumplimentar, conductores (permisos), etc. Quién debe tomarlo? Todo empleado o funcionario designado por un jefe de agencia a realizar las funciones de Gerente de Transportación. Costo: $175.00 11 de febrero 18 de marzo 20 de mayo Propiedad Declarada Excedente Temas a cubrir: Normas generales de uso y custodia de la propiedad del gobierno, guías para declarar la propiedad inservible, sin uso adecuado u obsoleta, las pautas a seguir para determinar la utilidad y necesidad de la propiedad, métodos para declarar excedente de la propiedad y las normas a seguir al asignar, transferir, vender o destruir la propiedad del gobierno y la forma de disponer de ésta. Quién debe tomarlo? Todo encargado de la propiedad. Costo: $150.00 Duración: 3 horas Horario: 8:30am - 11:30pm 5 de febrero 19 de mayo 9 de junio 11
ASG-614-JULIO-07 AUTORIZACION Y MATRICULA PARA ADIESTRAMIENTO Título del Adiestramiento: Fecha del Adiestramiento: Duración: Horas Costo del Adiestramiento: Nombre Núm. Empleado o Núm. Licitador: Profesión u ocupación: A. SU MATRICULA ES: Empleado del servicio público Empleado de empresa privada Nombre de la Organización: Programa: Dirección Postal: Teléfono: Fax: Email: Nombre del Coordinador de Adiestramiento: B. FORMA DE PAGO: Aportación de corporación pública. Indique: Giro Postal a nombre del Secretario de Hacienda Cheque certificado a nombre del Secretario de Hacienda Se incluye comprobante de pago núm. Cifra de cuenta para acreditar el pago Programa Pago electrónico - Sistema PRIFAS (nuestra cuenta de ingresos es R5890 431-031-787-1998) Firma de la persona que autoriza el pago Fecha Cada organización o individuo garantizará que sus participantes presenten una de las formas de pago identificadas antes del día del adiestramiento. Debe referir este formulario al Instituto Al Día con ASG al fax (787)753-6160 y el pago a la Oficina de Finanzas de la ASG, no más tarde de diez (10) días antes de la actividad. Personas contacto: Matilde Rodríguez Vélez (787) 759-7676 exts. 3000 y 3001 / matilderv@asg.gobierno.pr 12
ASG-615-JULIO-07 CANCELACION DE MATRICULA DE ADIESTRAMIENTO Título del Adiestramiento: Fecha del Adiestramiento: Nombre Núm. Empleado o Núm Licitador Profesión u ocupación: A. SU MATRICULA ES: Empleado del servicio público Empleado de empresa privada Nombre de la Organización: Programa: Dirección Postal: Teléfono: Fax: Email: B. PERSONA QUE AUTORIZA LA CANCELACION: Nombre: Teléfono: Profesión u ocupación: Firma de la persona que autoriza cancelación Fecha POLITICA DE CANCELACION: Este formulario deberá recibirse en un término no menor de cinco (5) días de antelación al ofrecimiento del adiestramiento. De no cumplir con lo indicado se precederá con el cobro o facturación sin derecho a crédito alguno. CREDITOS: No se concederán créditos ni reembolsos por personas matriculadas que no asistan a los adiestramientos y no hubieren sometido la cancelación del término de cinco (5) días de antelación al adiestramiento. Las agencias podrán sustituir por otras personas el espacio reservado, previa notificación por escrito indicando el nombre de la persona a ser sustituída y la que sustituye. Personas contacto: Matilde Rodríguez Vélez (787) 759-7676 exts. 3001 y 3002 / matilderv@asg.gobierno.pr 14