Universidad de Concepción Facultad de Ingeniería Departamento Ingeniería Industrial Informe Groupware Integrantes Enya Becerra: ebecerra@udec.cl Barbará Jiménez: barbarajimenez@udec.cl Felipe Navarrete: fenavarrete@udec.cl Christopher Tiznado: christiznado@udec.cl Asignatura: Computación y Programación. Profesor: Yussef Farrán Rodolfo Vivanco: rvivanco@udec.cl Fecha: 15 de Octubre 2013 1
Resumen Groupware es un elemento de Software que permite la comunicación, cooperación y colaboración efectivas en un grupo de agentes activos distribuidos, trabajando de manera coordinada en una tarea común. Los groupware deben proporcionar tres funciones esenciales dentro de un grupo, que son la comunicación, coordinación y cooperación. Al unir estas tres características dentro del groupware la información fluye más rápidamente y con mayor precisión. Los Groupware desde sus comienzos buscaron romper diferentes barreras de comunicación y coordinación en las empresas, hoy en día estos sistemas traen amplios y variados beneficios a las organizaciones, como; aportar beneficios económicos, contribuir al trabajo en equipo, el compartir información, además ayuda a crear memoria en la organización, entre otros beneficios. Existen muchas clasificaciones de las aplicaciones de Groupware. Las dos más comunes que nos ayudan a visualizar las variedades de Groupware son Tiempo- Espacio y Nivel de Aplicación. En la clasificación Tiempo-espacio se busca determinar el nivel de sincronía que existe entre los agentes participantes, en cambio, la clasificación Nivel de Aplicación está basada en el nivel de funcionalidad del Groupware. En la actualidad existen diferentes aplicaciones de Groupware con distintas finalidades y tecnologías, entre algunas de estas aplicaciones se encuentran los Brainstorming Electrónicos, los Grupos de discusión online, la Técnica Delphy online y el Workflow. En el presente informe se presentarán 3 empresas de Groupware que son Lotus IMB, Share Point Microsoft y e-groupware, dando a conocer sus respectivas diferencias. 2
Índice Resumen.... 2 Introducción. 4 Definición. 5 Clasificación de Groupware: Taxonomía: Tiempo-Espacio.. 7 Taxonomía: Nivel de Aplicación. 9 Aplicaciones 10 Beneficios 12 Conclusión.. 14 Bibliografía 15 Análisis del Tema.... 16 3
Introducción La cooperación y colaboración dentro de los equipos de trabajo son esenciales para la competitividad y correcto avance de cualquier empresa y por lo tanto para la supervivencia de esta. El trabajar juntos es un requisito para construir y mantener fuerte y saludable a una organización. La interacción humana es compleja y está influida por aspectos tales como la educación, la cultura y hasta la religión, en algunos casos. Es por lo dicho anteriormente que hace algunas décadas se identificó la necesidad de tener una plataforma, que ayudará a mantener una buena y correcta comunicación dentro de las empresas, y que a su vez rompiera las barreras del tiempo y lugar común que hoy en día determina un aspecto muy complejo. A mediados de los 80`s, el término Groupware fue introducido al vocabulario de computación, siendo la solución al problema de diferentes empresas. El groupware es una tecnología que involucra las áreas de colaboración, interacción humano-máquina e interacción humano-humano, mediante un medio digital que mejora y transforma las organizaciones. A partir de entonces, comenzaron a aparecer tanto literatura como conferencias sobre esta temática existiendo todavía mucha controversia sobre su definición y naturaleza, sin embargo, el fin principal de los groupware son similares, y sobre este tópico tratará el informe presentado a continuación. 4
Definición El término "groupware" (en español conjunto de programas informáticos colaborativos) se refiere al uso de métodos y herramientas de software que permiten que los usuarios realicen trabajos colectivos a través de las redes, mejorando su rendimiento, y contribuyendo a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes. Las características más importantes de los groupware son: Proveer de un ambiente de colaboración, en el que realmente se perciba que el trabajo en grupo se lleve a cabo. Mantener la información en un solo sitio común para todos los usuarios. Interactuar con otros usuarios, de forma escrita, voz o video. Muchos expertos coinciden en que los equipos son la unidad primaria de rendimiento en cualquier organización. Hoy en día existe un nuevo tipo de equipo "virtual", equipo formado por personas que se comunican electrónicamente. El groupware busca apoyar el trabajo que se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que son necesarios para cosechar el máximo de ventajas. Muchas organizaciones utilizan sistemas de ayuda a las comunicaciones o Groupware para apoyar sus procesos rápidamente cambiantes y no rutinarios. Pero estos sistemas requieren típicamente que los usuarios realicen mucho trabajo por ellos mismos para no perder de vista y entender los procesos en curso. Algunos autores definen groupware de manera poco precisa, como cualquier aplicación que trabaje en red y que permita que los individuos compartan datos puede caer en la categoría del groupware. Otros autores como Robert Johansen define groupware como "herramientas computacionales especializadas diseñadas para el uso de grupos de trabajo colaborativos." Esta herramienta poderosa permite compartir toda clase de conocimiento relativo a una organización y facilita el movimiento y control de la información que se manipula constantemente. Los módulos que integran para ello son, principalmente: Calendario y planificación. Videoconferencia. Sistemas de reunión electrónica. Pizarra electrónica y conferencia de datos. Conversación (chat). Correo electrónico. Conferencia y grupos de noticias. 5
Almacenes de conocimiento. Escritura en grupo y edición compartida. Flujo de trabajo. Los groupware deben proporcionar tres funciones esenciales dentro de un grupo, llamadas las tres C's: La Comunicación, es la función más importante del groupware, ya que es el medio en que la información es compartida. La Colaboración, utilizada para unir la cooperación y resolver problemas de negocios o alguna actividad empresarial. Proporciona la ventaja de resolver problemas de las asambleas tradicionales como: lugar y tiempo para la realización de la misma o la disponibilidad de información. Además de mejorar la eficiencia en la toma de decisiones con la contribución de todos los miembros del grupo. La Coordinación, es la acción de asegurar que el equipo está trabajando eficientemente y en conjunto para alcanzar una meta. Esto incluye la distribución de tareas y revisión de su ejecución. Al unir estas tres características dentro del groupware la información fluye más rápidamente, y con precisión, existen menos barreras entre cada departamento, se mejora la toma de decisiones y el servicio al cliente. 6
CLAFICACIÓN DE GROUPWARE Taxonomía: Tiempo-Espacio Actualmente se tienen muchas clasificaciones de groupware, algunas se centran en la funcionalidad, otras en el grado en que soportan el trabajo en grupo, pero sin lugar a duda la tipología más acertada de sistemas que apoyan el trabajo en grupo es la que en su momento presentaron De Sanctic y Gallupe en 1987. Posteriormente dicha tipología fue perfeccionada por johanson en 1988. La tipología de johanson se centra en la manera de prestar servicios y en la ubicación del usuario. En el siguiente cuadro comparativo se presenta dicha tipología. En el mismo Lugar En Diferente Lugar Comunicación Síncrona (Al mismo tiempo) Interacción Cara a cara Salones electrónicos de juntas, Sistemas para tomas de decisiones en grupo, pantallas de computadora compartidas Interacción remota Conferencias telefónica, Videoconferencia; Pizarrones Electrónicos, Editores colaborativos. Comunicación Asíncrona (A diferente tiempo) Interacción Asíncrona Administración de proyectos, Área electrónica de mensajes Distribución Asíncrona Comunicación y Coordinación, Correo electrónico, Administración de flujo de trabajo, Control de Versiones, Conferencias asíncronas. Dentro del groupware asíncrono y en diferente lugar podemos citar dos ejemplos: correo electrónico y flujo de trabajo, ambos muy populares hoy en día. El correo electrónico se centra en el proceso de mensajes y flujo de trabajo en el procesamiento. Hay dos tipos principales de groupware visto desde donde se aloja la información. El primero es el groupware alojado, lo que significa que toda la aplicación está alojada por un tercero y te habilita para crear un grupo de interés que está instalado en el servidor de esa tercera persona. Yahoo Groups es un ejemplo ideal de groupware alojado. 7
El segundo tipo es el groupware que se instala en un sitio web privado o servidor. Este tipo utiliza una secuencia de comandos de groupware, como "OpenGroupware" o "PHProjekt", combinado con una base de datos MySQL para instalar el software en un servidor privado. Este tipo de groupware puede estar tanto a disposición del público a través de un sitio web o alojado en una intranet privada, dependiendo de las preferencias del administrador del mismo. El software colaborativo o groupware también se puede dividir en tres categorías dependiendo la forma de cómo se transmite la información -herramientas de colaboración-comunicación. -herramientas de conferencia. -herramientas de gestión colaborativa o en grupo. Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo: -Correo electrónico. -Correo de voz. -Publicación en web. Herramientas de conferencia que facilitan la compartición de información, de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo: Conferencia de datos: es un PC en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar. Conferencias de voz : teléfonos que permiten interactuar a los participantes. Conferencias de video (o audio conferencia): son los PC en red que comparten señales de audio o video. Salas de chat o mensajería instantánea: consiste en una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes. Sistemas para facilitar reuniones: un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones. 8
Taxonomía: Nivel de Aplicación Esta clasificación está basada en el nivel de funcionalidad de aplicación sin embargo, algunas categorías se traslapan. Las clases en las que podemos dividir las diferentes aplicaciones son las siguientes: Sistemas de mensajes: estos sistemas apoyan el intercambio de mensajes textuales entre un grupo de usuarios. Ejemplos de ellos son: correos electrónicos (e-mail) y los bbs (bulletin board systems). Editores multiusuarios: los miembros de un grupo de trabajo juntos construyen un documento.los editores pueden ser de uso asincrónico o en tiempo real. Estos últimos permiten editar el mismo objeto al mismo tiempo. Sistemas de tomas de decisiones y sala de reunión electrónicos: su meta es mejorar la productividad en la toma de decisiones ya sea acelerando el tiempo en el proceso de decisión o incrementando la calidad de las decisiones resultantes en una reunión virtual Conferencias por computadores: El computador puede servir como medio de comunicación de muchas maneras. De hecho las conferencias por computadores pueden realizarse de tres formas: Conferencias en tiempo real (síncronas): con participación activa de todos los miembros. Teleconferencias (síncronas o asíncronas): requieren salas especiales y operadores entrenados Conferencias de escritorio (desktop): combina las ventajas de las teleconferencias y las conferencias en tiempo real. 9
Brainstorming electrónico Aplicaciones Brainstorming o lluvia de ideas, tiene como finalidad la de potenciar la creatividad intentando eliminar posibles limitaciones cognitivas y sociales. El procedimiento del brainstorming electrónico consiste en tener al grupo conectado por tecnologías telemáticas, teniendo un facilitador que coordine la interacción. El brainstorming electrónico destaca frente al tradicional en que no se produce el bloqueo en la producción de ideas, ya que los participantes pueden intervenir en el momento en que lo crean oportuno sin tener que guardar turno. Tampoco se produce la interferencia cognitiva, puesto que las ideas van quedando almacenadas y no se interrumpe la línea de pensamiento. Pero la velocidad de expresión es más reducida al tener que comunicarse por escrito en vez de oralmente. Las aportaciones que hagan los miembros pueden ser o no anónimas y a tiempo real o no. Grupos de discusión online Debido al desarrollo de la tecnología de las comunicaciones cada vez se emplea de forma más habitual los grupos de discusión on-line, ya que facilita el reunir expertos que se encuentren a grandes distancias, además de contar con ventajas como el ahorro y la rapidez. Para el desarrollo de este tipo de discusiones hay que seguir una serie de fases como la selección del grupo de discusión y la elaboración del programa de chat que permita una fácil comunicación. El procedimiento a seguir es el mismo que en una discusión en vivo: 1. Se concierta el momento para realizar la comunicación y se cuenta con un moderador que vaya dando las indicaciones pertinentes. 2. El uso de este método cuenta con grandes ventajas como la reducción de presupuesto destinado al proyecto, permite utilizar muestras geográficas más amplias, o el hecho de poder almacenar la información. 3. Pese a las similitudes, gran cantidad de autores consideran que este tipo de comunicación supone ya una forma nueva de comunicarse, cuyo objetivo es crear un medio rico que facilite la comunicación apoyándose en el empleo de las nuevas tecnologías. Técnica delphy online La técnica Delphi es una metodología de investigación multidisciplinar que sirve para realizar pronósticos. El objetivo de esta técnica es el de conseguir un consenso basado en la discusión entre expertos mediante la realización de cuestionarios. Estos contestan un primer cuestionario y sus resultados sirven como retroalimentación para rellenar una serie de cuestionarios posteriores hasta que se llega a un consenso. Tras este proceso, el responsable del estudio elabora de forma estadística los resultados obtenidos. Workflow Dentro de la tecnología de Groupware, los sistemas de workflow son considerados como un poderoso entorno que permite la colaboración computacional al automatizar 10
los procesos de trabajo. El workflow o flujo de trabajo se define como cualquier secuencia de tareas desempeñadas en serie o en paralelo por dos o más miembros de un grupo de trabajo para lograr una meta común, normalmente es automatizado (aunque también existe manual). Al automatizar los procesos de trabajo, podemos describir estos sistemas como: Proceso de Trabajo Colaborativo Asistido por Computadora (o CSCWP por sus siglas en inglés). 11
Beneficios En el ámbito de corporaciones empresas o instituciones es importante reconocer que siempre se deberá trabajar en grupos, en esta forma de trabajar se debe tener en consideración que la cooperación y la colaboración es uno de los pilares fundamentales al trabajar en equipos de trabajos para lograr una gran productividad y la supervivencia de la empresa. El trabajar en grupo es un requisito para construir, mantener fuerte y saludable a una organización. La interacción humana y la buena organización entre los entes de la empresa es compleja y está influida por una gran cantidad de aspectos, además debemos tener en consideración la globalización que hoy se vive en el mundo, por lo que muchas veces deberemos trabajar con personas que se encuentran a kilómetros de distancia de nuestro puesto de trabajo. El groupware es una tecnología que viene a mejorar y resolver estas complejidades en la organización, permitiendo trabajar en grupos, involucrando áreas de colaboración, interacción humano-maquina e interacción humano-humano, mediante un medio digital que mejora y transforma las organizaciones. Sus principales beneficios son: Ayuda a que dos o más personas trabajen juntas. Dada la globalización que existe en el día de hoy, muchas veces dos personas o un grupo de trabajo no pueden estar siempre físicamente en contacto o en coordinación por lo que estos programas entregan herramientas para poder superar estos inconvenientes como son la entrega de agendas compartidas, chat, conferencias, etc., permitiendo una repartición y coordinación de las tareas. Permite compartir información. Uno de los principales requisitos para que se logre un buen trabajo entre un par de personas (grupo de trabajo) es compartir la información, dado que todos trabajan para un objetivo en común deben trabajar con la misma información y esta no debe estar centralizada solo en un equipo o en una persona, he aquí una de las principales ventajas de software colaborativos, facilita el movimiento (intercambio) y control de información entre los distintos entes de la organización o grupo de trabajo. Ayuda a crear una memoria de la organización. Debido a la integración de distintos aplicaciones, el software colaborativo entrega una gran variedad de herramientas para guardar la información ya procesada que en algún momento se usó, posteriormente gestiona la búsqueda de estos, por si en algún 12
momento se requiere ocupar de esta. Es sumamente relevante mantener una memoria de la empresa ya que muchas veces la información que se da por procesada debe ser requerida luego para posibles auditorias y problemas que se presenten. Automatiza las actividades y procesos. El tener una cantidad de herramientas integradas que trabajan de forma conjunta en tan solo una plataforma (groupware empresariales) es muy beneficioso ya que existe un intercambio de información entre estas, generando procesos automatizados que muchas veces no requiere tiempo humano para poder generar estadísticas, procesos, datos, etc. Permitiendo un gran ahorro tanto en capital humano como económico. Aúna geografía y tiempo. Debido a la internalización de una empresa o su complejidad, teniendo una gran cantidad de oficinas en distintas localidades es muy difícil tener un contacto, coordinación entre estas, siendo la distancia y tiempo variables muy importante para un buen desarrollo, el software colaborativo permite reducir al mínimo el impacto de estas dos variables, ya que al trabajar en línea fácilmente se puede enviar un paquete de información a miles de kilómetros de distancia, siendo recibida en tan solos unos segundos. Beneficios económicos. Estos software (groupware) permite mejorar de una forma muy efectiva la productividad de los grupos debido a que permiten una buena coordinación entre las personas, además de un manejo adecuado y óptimo de la información, lo que se verá reflejado en una mejora en el trabajo final, por lo que los objetivos se cumplirán de muy buena forma y en el tiempo mínimo, generando en el caso de una empresa un gran ahorro ya que el capital humano de esta estará funcionando de la forma más eficiente con el mínimo personal. 13
Conclusión La implantación de aplicaciones Groupware requiere como mínimo una plataforma tecnológica sobre la cual asentarse, por otro lado, también son importantes los aspectos organizativos, en cuanto a trabajar con unos procedimientos bien definidos y optimizados, y sobre todo los aspectos sociales, en cuanto a disposición de los trabajadores para hacerlo en equipo, siendo conscientes de las ventajas que ello les puede reportar. Como se puede pensar, hoy en día loa Groupware tienen una gran influencia en las compañías que deseen moverse hacia la organización del futuro, en las cuáles las personas deciden qué es lo que necesitan hacer y forman los equipos para hacerlo de forma eficiente. Entonces, podemos decir que los Groupware vinieron a cambiar el modo de trabajo dentro de las empresas, debido a que en la actualidad el conocimiento fluye hacia donde es necesario, lo que permite que los integrantes de un equipo puedan continuar su trabajo sin tener que moverse de su oficina o localidad, trayendo esto grandes beneficios a la organización. 14
Bibliografía http://es.kioskea.net/contents/209-groupware http://www.utm.mx/temas/temas-docs/nfnotas518.pdf http://es.wikipedia.org/wiki/software_colaborativo#aplicaciones http://html.rincondelvago.com/groupware.html http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lis/medelez_o_e/capitulo1.pdf 15
16 Video confer encia Telefo nía Chat Email Social Gráficos Encuesta Blogs Gestor de documentos Calendario Publicación en la web wikis Nombre Lotus IBM Share Point Microsoft e- groupware Análisis del Tema Comparación Software Groupware
Tabla de Valores Nombre Lotus IBM SharePoint Microsoft e- groupware Valor licencia No entrega información USS 86 USS 36.75 *Valor licencia mensual por usuario Conclusiones comparación Dados los 3 programas comparados se pueden diferenciar dos grupos, el primero de ellos lo conforma solo el software Lotus de IBM, este destaca por las aplicaciones de comunicación, ya que es el único que agrega videoconferencias, chat y telefonía, por lo que se puede inferir que es un software mayormente destinado a la comunicación dentro de la empresa, ya que al analizar sus aplicaciones para el manejo de información y estadísticas no sobresale en comparación del resto. El segundo grupo lo conforma SharePoint de Microsoft y e-groupware, estos dos software destacan por sus aplicaciones en el manejo de la información y datos a diferencia de Lotus de IBM pero son pobres en el tema de comunicaciones como videoconferencia, telefonía, chat. A pesar de sus debilidades en comunicaciones el software ganador, por lo que el más recomendable en esta categoría (groupware) es SharePoint, debido a sus aplicaciones orientada a la información y manejo de datos, ya que el manejo de información en una empresa es uno de los procesos más críticos y fundamentales para una buena organización de esta, además cuenta con el respaldo de una empresa reconocida Microsoft. 17