DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INFORME DE SEGUIMIENTO Fondo de Solidaridad e Inversión Social Número de Informe: 9612013 21 de enero de 2015 www.contraloria.ci
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DM N 5.371/2014 REF.: Nos 216.669/2014 212.479/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. 1 OFICINA DE partes Y ARCHIVOS 1 SANTIAGO, 21. ENE 15*005609 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 96 de 2013, debidamente aprobado, sobre examen de cuentas al programa de empleabilidad Yo trabajo jóvenes, efectuado en el Fondo de Solidaridad e Inversión Social. Saluda atentamente a Ud., PÇRICIA ARRIAGADA VILLØLJI( Çdptralor General de a ReH~ pçjb / A LA SEÑORA MARIA FERNANDA VILLEGAS ACEVEDO MINISTRA DE DESARROLLO SOCIAL / /. PRESENTE k ANTECED
DA.A N 5.372/2014 REF.: Nos 216.669/2014 212.479/2014 MINISTERIo DE DESARROLLO SOCIAti OFICINA DE PARTES Y ARCHIVOS REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. L~ ENE 2015] ~ RECIBIDO SANTIAGO, 2 1.E~E 1 s*005611 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 96 de 2013, debidamente aprobado, sobre examen de cuentas al programa de empleabilidad Yo trabajo jóvene&, efectuado en el Fondo de Solidaridad e Inversión Social. Saluda atentamente a Q~ENDLoR GLORIA BRIONES NE RA Subjefe DMs4Ón de Audt~la A LA SEÑORA AUDITORA MINISTERIAL MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL RESENTE RTE ANTECED
DAA N 5.373/2014 REF.: Nos 216.669/2014 212.479/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, Z1.ENE1S*OOSG1O Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 96 de 2013, debidamente aprobado, sobre examen de cuentas al programa de empleabilidad Yo trabajo jóvenes, efectuado en el Fondo de Solidaridad e Inversión Social. Saluda atentamente GENER~ GLORIA BRIONES NEIRA Subjefe DMsióii de Mtia AdntÑL:~. VUOH 1 ~8Z3N3U 1 1 0N SISO:1 O018103 J 1VIDOS NQISU3ANI OVQIHyan~os J000NO AL SEÑOR DIRECTOR EJECUTIVO (TP) FONDO DE SOLIDARIDAD E INVERSIÓN SOCIAL PRESENTE 1 RTE L
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DAA N 5.374/2014 REF.: Nos 216.669/2014 212.479/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, ZtENE15*005612 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 96 de 2013, debidamente aprobado, sobre examen de cuentas al programa de empleabilidad Yo trabajo jóvenes, efectuado en el Fondo de Solidaridad e Inversión Social. Saluda atentamente a D GLORIA BRIONES NSRA Subie~ DMs~áfl de Auditia Mir~sfl~.3 - OSP csd~iin VtJOH OQI9IOD~J ~LDZ3N3ZZ 1 1 0N SISOd 1VIOOS NÇISU3ANI OVOIU VOI1OS 30 O0No~ AL SEÑOR JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA FONDO DE SOLIDARIDAD E INVERSIÓN SOCIAL PRESENTE
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N 5.375/2014 REF.: Nos 216.669/2014 212.479/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 2 1.EN{ 1 5*oossla Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 96 de 2013, debidamente aprobado, sobre examen de cuentas al programa de empleabilidad Yo trabajo jóvenes, efectuado en el Fondo de Solidaridad e Inversión Social. Saluda atentamente a U9(~ s~~~tíménez1~ino Já L»idad TÉa*a de Can~rd Ejdwno de Ñdioda AdnÑitetiVI 22 fl~ i~1s.)l.jl%1í4 BRIONES NEIRA s~4~e~ DÑW ~?sdtda tói~bse AL SEÑOR JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA (R ESE N TE RTE ANTECED EXTERNO
USEG N 149/2014 REF. N 212.479/2014 216.669/2014 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N 96 DE 2013, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS AL PROGRAMA DE EMPLEABILIDAD YO TRABAJO JÓVENES, DEL FONDO DE SOLIDARIDAD E INVERSIÓN SOCIAL. SANTIAGO, 21 ENE. 2015 De acuerdo con las facultades establecidas en la ley N 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N 96, de 2013, sobre examen de cuentas al Programa de Empleabilidad Yo Trabajo Jóvenes, individualizado en el subtítulo 33, ítem 01 asignación 007, ejecutado por la Dirección Regional Metropolitana del Fondo de Solidaridad e Inversión Social, FOSIS, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control. La funcionaria que efectuá esta fiscalización fue la señora Carolina Hinojosa Hernández. El proceso de seguimiento consideró el referido Informe Final N 96, de 2013 y la respuesta a dicho documento remitida mediante el oficio N 0502, de 2014, a este Ente Contralor. analizados y con el objeto arrojando los Los antecedentes aportados fueron complementados con las validaciones correspondientes en la entidad, de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, resultados que en cada caso se indican. A LA SEÑORITA PATRICIA ARRIAGADA VILLOUTA CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA (5) PRESENTE Y ContÇ~l0r G eral de la República rogante
1. OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN N ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN 1-3 Manual de procedimientos Se evidenció que el servicio no contaba con manuales que definieran, entre otras materias, las actividades, perfiles de cargos, niveles de autorización y de responsabilidad de las distintas unidades de la entidad, que facilitaran el desarrollo y coordinación de dichas labores, evitando duplicidades y omisiones de funciones, en concordancia con los principios de eficiencia y eficacia establecidos en el inciso segundo del articulo 3 de la ley N 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. En relación a la materia el FOSIS reiteró que cuenta con procedimientos que describen cada uno de los procesos de la Gestión de Recursos Humanos, los cuales forman parte del Sistema de Gestión de Calidad, Agregó, que en cuanto a los perfiles de cargo requeridos, procederia a actualizar y aprobar el procedimiento PR-GDP-6.2.2-01 denominado Creación y Actualización de Estructuras y/o Perfiles de Cargo, que cumple con los objetivos exigidos a un manual de funciones, lo que infomiaria oportunamente a este Organismo Fiscalizador. Se comprobó la elaboración y aprobación del procedimiento PR-GDP-6.2.2-01, en lo referido a los perfiles de cargo, el que a diciembre de 2014 forma parte del Sistema de Gestión de Calidad, Al respecto, cabe precisar, que los procedimientos que son aprobados y pasan a integrar el citado sistema poseen la calidad de oficiales, pues la formalización del mismo se efectuó mediante la resolución N 2.227, de noviembre de 2013, 1-4 Segregación de funciones Se constató que el contador regional metropolitano, entre otras funciones, contabilizaba los pagos, confeccionaba la nómina de las transferencias electrónicas y elaboraba las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes N 9019502, 9022651, 9022643 y 9022660, del Banco del Estado, situación que impedia contar con un control por oposición de intereses sobre dichas cuentas, toda vez que se encontraban concentradas, principalmente, en ese cargo. Lo anteriormente expuesto no se condice con las normas especificas de control interno dispuestas en la letra d) N 54, de la resolución exenta N 1.485, de 1996, de este origen, que Aprueba Normas de Control Interno, especialmente la división de las funciones, que señala que las tareas y responsabilidades esenciales ligadas a la autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones y hechos deben ser asignadas a personas diferentes. Asi también, dicho proceder no se concilia con el aludido principio de control del articulo 3 de la ley N 18.575, precitada. La institución fiscalizada manifestó que la Dirección Metropolitana del FOSIS sancionó mediante la resolución exenta N 795, de 12 de junio de 2014, el Procedimiento para Conciliaciones Bancarias, con el objeto de procurar el resguardo de la normativa de control interno, asi como la desconcentración de labores en un mismo funcionario, Se corroboró que el procedimiento elaborado al efecto, contempló una segregación de funciones, asignando la responsabilidad de la confección de las conciliaciones bancarias mensuales a un funcionario distinto del contador regional metropolitano. Las medidas adoptadas, permiten subsanan las observaciones. / II - 2.c Gastos de sostenimiento Se determinó que el FOSIS efectuó los desembolsos correspondientes a los gastos de sostenimiento al comienzo de cada proyecto, registrándose en esa instancia como gastos pese a no haberse realizado efectivamente la erogación por parte del ejecutor, debiendo en este caso haberse tratado como anticipo de fondos y exigido las garantias correspondientes, lo que no aconteció en las operaciones examinadas. El organismo auditado comunicó que elaboró un procedimiento que regula la oportunidad de las rendiciones de los gastos de sostenimiento, considerando la rebaja en dos oportunidades, la primera a partir del tercer mes de ejecución y la otra al final del proyecto. con el objetivo de que los gastos sean rendidos una vez que efectivamente se hayan producido. Se verificó que el documento PR-EJE-7.5,1-02 Procedimiento de Rendición de Cuentas de Proyectos fue actualizado en octubre del 2014, modificando la oportunidad de las rendiciones, según lo descrito por el servicio en su respuesta.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 2. OBSERVACIONES QUE SE MANTIENEN OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA Se constató que la empresa Ciudad Proyectos La entidad reiteró lo argumentado en Se evidenció que el FOSIS sostuvo una Dado que permanece sin El servicio deberá acreditar Limitada presentó tres informes técnicos de respuesta al preinforme, en el sentido de reunión con el ejecutor en cuestión para regularizar lo detectado, el reintegro de los fondos gastos de sostenimiento con la misma que es factible que un misma documento explicar la situación y posteriormente se mantiene la objeción, rendidos irregularmente, a descripción, en relación con los proyectos respalde gastos de sostenimiento de envió una carta al mismo pidiendo una este Órgano Contralor en códigos N 13-78101-00637-12, 13-78101-00641- varios proyectos, pues el monto puede aclaración de las referidas rendiciones, sin un plazo máximo de 30 dias 12 y 13-78101-00639-12. prorratearse entre ellos, embargo al 16 de diciembre de 2014 no se hábiles. II -2 d..... habla dado respuesta aún sobre el tema. ~ Al efecto, el detalle presentado por el ejecutor Agrego, que igualmente solicitaria al Gastos de en cada uno de los tres informes aludidos, ejecutor mayores antecedentes sobre lo Al respecto, cabe señalar que se confirrnó sostenimiento consignó gastos de arriendo del mes de objetado y, en caso de corresponder, que los gastos fueron rendidos en los 3 septiembre de 2012 por $ 700.000, y la requerirla la devolución de dichos proyectos por el monto total y no remuneración del mismo mes y año de doña recursos, además de tomar las medidas prorrateados corno indica la institución que Vanessa Segura, por $ 500.000. administrativas para controlar que se habria sido procedente. revisen de manera consolidada las rendiciones de un mismo ejecutor. Se determinó que la segunda transferencia Sobre la materia, el organismo fiscalizado Si bien es cierto se implementó el control Las medidas adoptadas, El FOSIS deberá actualizar realizada a la empresa CECATEP Ltda. por el manifestó haber dispuesto como control, la informado, se corroboró que el no son suficientes para el citado procedimiento, proyecto 13-781101-00695-12, ascendente a verificación de la inscripción del ejecutor Procedimiento de Desembolso de Cuotas subsanar la observación, considerando la aplicación $ 23.520.000, fue efectuada el 27 de septiembre en el Registro Público de Consultores y de Proyectos PR-EJE-7.5.1-01, solo del control para todos los de 2012, no obstante que al día 6 de igual mes y Ejecutores FOSIS, de la ley N 18.989, que contempla la comprobación de inscripción desembolsos, lo que debe año dicho ejecutor tenía caducada su vigencia en creó el Ministerio de Planificación y para el pago de la primera cuota y no para ser comunicado a esta el registro de receptores. Cooperación, previo a su contratación. las posteriores. Contraloria General en un. plazo máximo de 30 dias II 3 Lo anterior, vulnera lo estipulado en el numeral 18 hábiles. Incumplimiento de del acápite 1 de las bases regionales de licitación, inscripción en el que establece que para las transferencias de registro público de recursos los ejecutores deben estar inscritos en el consultores y registro de personas jurídicas receptoras de fondos ejecutores del públicos, www.reoistrosl9862.cl. FOSIS Por lo expuesto, se requirió a esa repartición formalizar e implementar procedimientos de control en relación con el cumplimiento del registro público de consultores y ejecutores del FOSIS, de acuerdo a lo exigido en las bases de licitación del programa, vale decir, al momento de cada transferencia. F,
OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA Se comprobó que el FOSIS mantenia al 31 de En su respuesta el organismo fiscalizado Se constaté que si bien el servicio habla Por cuanto la situación El FOSIS deberá acreditar diciembre de 2012 un saldo de $ 1.168.196 en la indicó que se encontraba realizando iniciado las gestiones para aclarar y persiste, se mantiene la la regularización del monta cuenta contable N 21601 Documentos acciones para proceder a la prescripción regularizar lo detectado, al 19 de diciembre objeción. objetado de la cuenta Caducados, cuyo análisis indicaba que dichas del monto observado, cuya regularización de 2014 no se evidenció su normalización Documentos Caducados, partidas correspondian a la apertura del ejercicio se llevaria a cabo a más tardar en ni las solicitudes de aprobación de los remitiendo a este del año 2008, respecto a operaciones del año 2007 diciembre del año 2014. Ministerios de Hacienda y de Desarrollo Organismo de Control, en y anteriores. Social. un plazo máximo de 30 días, hábiles, la documentación Esta situación vulnera el procedimiento L-04 del que asi lo acredite, Manual de procedimientos contables para el sector conjuntamente con un IV -2 público, contenido en el oficio circular N 54.900, informe de la auditoria de 2006, de este origen, que establece la interna sobre la materia. Cheques caducados prescripcion para las obligaciones que no se hacen efectivas dentro del plazo legal de 3 a 5 años. Así también, evidencia un incumplimiento a lo consignado en el articulo 19 de la ley N 18.382, sobre Normas Complementarias de Administración Financiera, Personal y de Incidencia Presupuestaria, que faculta a las instituciones para castigar los créditos incobrables previa autorización de los ministerios del ramo y de Hacienda, por cuanto dicha gestión no habla sido efectuada por la entidad auditada.
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, cabe concluir que el Fondo de Solidaridad e Inversión Social realizó gestiones que permitieron subsanar las observaciones contenidas en el cuadro N 1 del presente informe. No obstante lo anterior, se mantienen las situaciones informadas en el cuadro N 2, con las acciones derivadas que en cada caso se indican. Acerca de las materias para las que se ha otorgado un nuevo plazo, este comenzará a regir a partir del día hábil siguiente a la recepción de este documento. En cuanto a los numerales 1-2 y Vl-1 del aludido informe, referidos a la inexistencia de actos administrativos y al incumplimiento del artículo 7 de la ley N 20.285, sobre Acceso a la Información Pública, respectivamente, para los cuales el FOSIS solicitó en su respuesta una reconsideración, se informa que dicho requerimiento fue remitido al Área Trabajo, Agricultura y Desarrollo Social de la División de Auditoría Administrativa de este Ente Fiscalizador, para su análisis por lo que las eventuales acciones de seguimiento quedarán sujetas al resultando de ello. En lo concerniente a lo observado en los puntos 111-2.2, V-1.1.1 y V-1.1.2, sobre beneficiarios del año 2012 cuyos ingresos brutos eran inconsistentes con los requisitos del programa, cuentas de incierta recuperación y deudores por rendición de cuentas, respectivamente, por las que esta Entidad de Control requirió en el mencionado Informe Final N 96, de 2013, presentar los antecedentes que permitieran comprobar las acciones realizadas para la recuperación de las cifras detalladas en el mismo, consta que el servicio dio cumplimiento a ello mediante el oficio N 380, de 2014. Al respecto, recepcionada y analizada la documentación se determiná en lo principal mantener dichas objeciones, quedando sujeto a seguimiento el resultado de las indagaciones solicitadas por el FOSIS a la Subsecretaria de Servicios Sociales del Ministerio de Desarrollo Social sobre las incongruencias en los ingresos brutos de un beneficiario de la objeción III- 2.2, lo que deberá ser informado en un plazo de 30 días hábiles. Finalmente, en cuanto a las observaciones II 2.b) y 111-1.2 sobre el detalle con que son rendidos los gastos de sostenimiento y la individualización en las facturas de gastos del proyecto al cual corresponden, la efectividad de las medidas adoptadas para dar cumplimiento a lo requerido en el Informe Final N 96, de 2013, de este origen, será verificado en una próxima fiscalización que realice sobre la materia este Órgano Superior de Control, ello sin perjuicio de la labor de control que le corresponda ejercer sobre las materias señaladas a la Auditoria Interna de la institución.
Transcríbase a la Ministra de Desarrollo Social, a la Auditora Ministerial de esa cartera, al Director Ejecutivo (TP) del FOSIS y al Jefe de la Unidad de Auditoría Interna de dicha entidad, y a la Unidad Técnica de ontrol Externo de la División de Auditoria Administrativa de esta Contraloría General. Saluda atentamente a IONES NEIRA
www. contralor a. ci