GUÍA DE ENTRADAS Y PRECIOS DE EVENTOS Versión 1.00 22/11/16
ÍNDICE DE CONTENIDO OBJETIVO... iii SOPORTE... iii 1. GENERAL... 1 2. TIPOS DE ENTRADAS... 1 3. EVENTOS GRATUITOS... 2 4. PRECIO DEL EVENTO... 3 5. IMPUESTOS... 4 6. PAGO AL EXPERTO... 4
OBJETIVO El presente documento tiene como objetivo proporcionar a los Expertos/as una guía sobre el tipo de entradas a utilizar en la creación y edición de los eventos, así como ayudarles a entender la manera en que se forman los precios de los eventos. Tanto el tipo de entradas como su precio son elementos clave que pueden afectar positiva o negativamente la capacidad de un evento para atraer al usuario final. SOPORTE Los Expertos/as que deseen realizar una consulta, solucionar una duda, o realizar una sugerencia relacionada con el contenido de esta Guía, pueden dirigirla al buzón de correo electrónico info@conoceris.com. Conoceris, Guía de Precios y Entradas- v1.00 iii
1. GENERAL El Experto/a es responsable de fijar el precio de los eventos. Los eventos pueden ser gratuitos o de pago. Si el evento es de pago, el Experto/a debe tratar de encontrar el precio más adecuado de cara al público, teniendo en cuenta la demanda que pueda existir sobre el tema a impartir, el número de seguidores con que se cuente, o cómo el mercado valora el evento. Conoceris puede ayudar al Experto/a, recomendándole el precio que considere más apropiado de acuerdo a su conocimiento del mercado en cada momento. La fijación del precio de un evento se realiza a través de los diferentes tipos de entradas puestas a disposición del usuario final, los cuales pueden variar a su vez en número y precio según los objetivos particulares que se persigan. Ejemplo: El Evento ABC ofrece tres tipos diferentes de entradas de acuerdo a los objetivos promocionales particulares que persiga el/la Experto/a: Entrada Gratuita: 0 ; 10 entradas disponibles Entrada General: 10 : 20 entradas disponibles Entrada Promocional: 5 ; 5 entradas disponibles Es conveniente tener en cuenta que el Experto/a no puede cargar al usuario importe alguno separado del precio de la entrada, tal como cargos por entradas a sitios, transporte, documentación, bibliografía, o cualquier otro producto o servicio que no esté contemplado en el precio de la entrada. 2. TIPOS DE ENTRADAS El Experto/a es responsable de establecer el tipo de entradas que quiere aplicar a sus eventos. Se recomienda que el Experto/a proceda primero a crear los tipos de entradas recomendados en este guía, para posteriormente activar/desactivar cada entrada en función de las necesidades promocionales concretas. De esta manera se consigue que los tipos de entradas 1
utilizados por el Experto/a en sus eventos sean lo más homogéneos posibles y se evite crear confusión al usuario final. La tipología de entradas recomendadas para los eventos es la siguiente: 1. Entrada Gratuita. Este tipo de entrada no conlleva coste alguno para el usuario final, debiendo mantenerse los mismos derechos de asistencia y participación en el evento que los usuarios de pago, si los hubiera. 2. Entrada General. Es el tipo de entrada que se aplica de forma regular a los usuarios, sin descuentos ni reducciones. Su precio varía entre un mínimo de 1 y un máximo de 100. 3. Entrada de Grupo. Este tipo de entrada es aplicable a grupos de usuarios cuyo tamaño es igual o superior a 5 personas. La entrada de grupo conlleva una reducción del precio individual respecto al de la entrada general. 4. Entrada Familiar. Es la entrada aplicable a familias de 4 o más miembros. Conlleva una reducción en el precio respecto a la entrada general. 5. Entrada de Mayores. Es la entrada aplicable a los usuarios mayores de 65 años. Conlleva una reducción en el precio respecto a la entrada general. 6. Entrada de Niños. Es la entrada aplicable al público menor de 14 años. Conlleva una reducción en el precio respecto a la entrada general. 7. Entrada Promocional. Este tipo de entrada conlleva una reducción en el precio respecto a la entrada general que va asociada normalmente al cumplimiento de alguna condición establecida previamente por el Experto/a. Por ejemplo, el tipo de entrada promocional puede aplicarse para promover las ventas que tengan lugar antes de una fecha determinada (en cuyo caso sólo estará disponible hasta su fecha de vencimiento), para celebrar el lanzamiento de un nuevo evento, etc. 3. EVENTOS GRATUITOS El Experto/a puede ofrecer eventos gratuitos, es decir, eventos en los que el precio de todas las entradas ofrecidas sea 0. Para este tipo de eventos Conoceris no aplicará coste alguno de gestión, ni al Experto/a ni al usuario final. 2
Es importante que el Experto/a que cree eventos gratuitos no lleve a cabo una reducción del nivel de calidad o de atención a los usuarios, respecto a los niveles que son aplicables en los eventos de pago. Se recomienda que el Experto/a ponga en marcha eventos gratuitos sólo en casos justificados y/o con fines promocionales concretos. En todo caso, se recomienda que el número total de eventos gratuitos ofrecidos por el Experto/a no exceda el 50% de su cartera de eventos. 4. PRECIO DEL EVENTO El precio de venta al público de un evento está compuesto por los siguientes elementos: PVP = I exp + C eve + C con N, donde I exp es el ingreso en esperado por el Experto/a, C eve son los costes en que se incurre por la celebración del evento, C con son los honorarios de Conoceris, y N es el número de asistentes previstos. Los ingresos esperados por el Experto/a (I exp ) pueden variar en función del tipo de evento de que se trate, la duración, dificultad, valor para el usuario, o las expectativas personales de cada Experto/a, por citar algunos ejemplos. Los costes por la celebración del evento (C eve ) se refieren a los productos y servicios que es necesario contratar para celebrar un evento, entre los más comunes se encuentran los costes de reprografía, alquiler de sala, equipos, o medios de transporte. Los honorarios de Conoceris (C con ) se calculan como un porcentaje a aplicar sobre el PVP, según los términos vigentes con el Experto/a. N, es el número de asistentes al evento, el cual varía principalmente en función de la demanda existente del evento. Esto último obliga al Experto/a bien a realizar una estimación previa del número de asistentes con que contará el evento antes de fijar el precio de las entradas, o bien a contemplar un umbral mínimo de asistentes alcanzado el cual el evento puede celebrarse. 3
5. IMPUESTOS La impartición de un evento conlleva la aplicación de los siguientes impuestos que conviene que el Experto/a conozca: a) IVA. El IVA es de aplicación a dos hechos imponibles: i) Venta de entradas a los usuarios finales. En este caso el sujeto pasivo es Conoceris, quien como persona jurídica está obligada a liquidar el IVA ante la Administración Tributaria. ii) Servicios contratados por el Experto/a para la celebración del evento. En este caso al tratarse de una persona física el Experto/a soporta el IVA en su totalidad como consumidor final. El Experto/a no está sujeto a la obligación de realizar liquidación de IVA ante la Administración Tributaria. b) Retención de IRPF. Los rendimientos derivados de impartir un evento tienen la consideración de rendimiento del trabajo, según el artículo 17.2.c de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Dichos rendimientos no están sujetos sin embargo a IVA. Esto implica la obligación de Conoceris de realizar una retención al tipo establecido en el artículo 80.1.4 del Reglamento del IRPF (15% en 2016). El Experto/a en su declaración de la renta tendrá que sumar los ingresos por los pagos recibidos de Conoceris junto con el resto de ingresos que haya tenido en el año. 6. PAGO AL EXPERTO El Experto/a percibe de Conoceris el importe que resulta de sumar el precio de venta de cada tipo de entrada por el número de entradas vendidas, menos los honorarios de Conoceris. Esta 4
cantidad es igual a su vez a la cantidad que resulta de sumar el ingreso esperado del Experto/a (I exp ) y los costes de celebración del evento (C eve ). Pago = (P ent x V ent ) C con = I exp + C eve, donde P ent es el precio de cada tipo de entrada, V ent es el número de entradas vendidas de cada tipo de entrada, I exp es el ingreso en esperado por el Experto/a, y C eve son los costes en en que se incurre por la celebración del evento. A su vez, como hemos señalado en el apartado anterior dedicado a los impuestos, el Pago final a percibir por el Experto/a estará sujeto a la retención de IRPF al tipo aplicable según la Administración Tributaria (15% en 2016). 5