PLAN DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y SALVAMENTO DE DOCUMENTOS ESENCIALES

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD Dirección General l Archivo Nacional Departamento Conservación PLAN DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y SALVAMENTO DE DOCUMENTOS ESENCIALES Elaborado por: Comisión Prevención Desastres y Salvamento Documentos Esenciales (*) Marco A. Calrón Delgado, Coordinador Enero 2006 ACTUALIZADO EN DICIEMBRE DE 2011 (*) Miembros: Vinicio Ménz Mora, Rosa Isela Orozco Villalobos e Ingrid Mora Marín

2 INDICE I. PRESENTACIÓN--------------------------------------------------------02 II. III. INTRODUCCIÓN--------------------------------------------------------02 FUNDAMENTACIÓN---------------------------------------------------03 Accinte menor-----------------------------------------------------03 Desastre morado-------------------------------------------------03 Desastre mayor------------------------------------------------------03 Catástrofe--------------------------------------------------------------04 Desastres provocados por el fuego-----------------------------04 Desastres provocados por el agua------------------------------04 Desastres provocados por fuerzas físicas---------------------05 Causas origen sastres: Naturales----------------------------------------------------------------05 Humanas----------------------------------------------------------------05-06 Accintales------------------------------------------------------------06 Fenómenos strucción documental asociados a sastres: Físicos-químicos-bioterioro-------------------------------------06 IV. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN A. Departamento Conservación----------------------------------07-09 B. Departamento Archivo Histórico----------------------------------10-15 C. Departamento Archivo Notarial-----------------------------------16-20 D. Departamento Servicios Archivísticos Externos, Archivo Intermedio--------------------------------------------------------------21-23 V. DEFINICIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO Departamento Conservación--------------------------------------24-28 Departamento Archivo Histórico--------------------------------------29-38 Departamento Archivo Notarial---------------------------------------39-41 Departamento Servicios Archivísticos Externos, Archivo Intermedio------------------------------------------------------------------42-48 VI. BIBLIOGRAFÍA------------------------------------------------------------49

3 I. PRESENTACIÓN Un archivo histórico, es un organismo cultural vivo y en constante movimiento; es el resultado un pasado lleno contradicciones que se refleja en el presente manera safiante urgiendo al estudioso a hurgarlo para rescubrir la dinámica social aquel días. El presente también es un safío. Las repercusiones tecnológicas son enormes; sin embargo, más amenazante es el entorno con el que se relaciona el archivo, es cir constantes factores riesgo a cuales se expone diariamente y que amenazan la conservación l acervo documental. Por consiguiente, se hace necesario estudiar y evaluar las amenazas que se yerguen sobre un archivo, y finir manera integral las medidas específicas para cada caso. Son muchos y variados factores riesgo a que se expone un archivo: catástrofes, plagas hongos e insectos, actos vandálicos, contaminación atmosférica, etc., ante cuales la sociedad y responsables archivos tienen el ber adoptar medidas protección y conservación acuadas. Como se ve, las amenazas a nuestros archivos son muchas, unas más frecuentes que otras, sin embargo, el factor PREVENCIÓN es el que marcará la diferencia junto con la aplicación medidas correctoras efectivas cuando se tenga que enfrentar a una situación catástrofe. II. INTRODUCCIÓN No hay duda. Nuestros archivos están diariamente amenazados por muchos factores alteración, entre que se pue citar la aciz, la presencia organismos biológicos, el robo, etc.. Sin embargo, ninguno el tiene la contunncia structiva sastres, como incendios, inundaciones y terremotos, por citar algunos. Son eventos imprecibles, por lo que la prevención es necesaria para amortiguar sus efectos cuando se presenten, manera que se puedan crear mecanismos que hagan posible la recuperación al menor costo. La planificación catástrofes no es nueva. Des años sesenta ya se tienen registros sobre la conformación grupos institucionales interesados en prevenir la ocurrencia eventos críticos que atenten contra el acervo documental. A diferencia otros procesos relacionados con la conservación documental, pero tan importantes como la preservación o la formación usuarios, la planificación sastres para el salvamento l acervo documental be ser abordada muy seriamente en archivos, sin perjuicio su tamaño o el tipo fondos que conserva, y be ser consirada como prioridad en todos niveles institucionales. No be perrse vista que en archivos cualquier sastre que implique la presencia agua, fuego o fenómenos físicos violentos, implicará también la strucción gran cantidad objetos, muchos el insustituibles. Por consiguiente, la prevención sastres en el proceso planificación tiene que ser tomada con mucha rigurosidad por parte las autoridas competentes. Cuáles son elementos comunes a todos tipos sastres, sean estos naturales, provocados o accintales? 1. Son imprecibles. No es posible, salvo el caso tornados y lluvias torrenciales, prever la ocurrencia una catástrofe. Por ejemplo, es justamente una grieta en una cañería, un sabotaje o una chispa leve, lo que sencana un evento mayores proporciones. Lo único que se pue hacer en estos casos es amortiguar el impacto

4 fenómenos mediante una acuada política planificación, básicamente evaluando factores riesgo que roan las instalaciones y que puen surgir ntro ellas. 2. Descoordinación institucional. Es usual que la persona que scubre un accinte no sepa a quién acudir para solucionarlo o que actúe negligentemente; en consecuencia, aquello pue venir en una catástrofe. Otras veces, el seo por resolver por sí mismo y manera alocada, dificulta granmente el salvamento o impi la recuperación posterior dañados. 3. La violencia fenómenos alteración. La incincia un fenómeno pue traer consigo otros. Por ejemplo, un incendio pue implicar, amás la calcinación total o parcial, la formación plásticos y reacciones químicas que harán l papel un material sumamente frágil y quebradizo a causa l calor. Las pares pósitos y el ambiente se convierten en receptores hollín y partículas combustión. El agua utilizada para su extinción mojará soportes y las encuarnaciones, provocando la aparición colonias microorganismos en un plazo 72 horas. 4. Aislamiento locales afectados. Con frecuencia, sitios don se presentan fenómenos están total o parcialmente socupados personas al momento producirse, haciendo posible la extensión l sastre a otras zonas l edificio. Cuál es entonces la herramienta clave para afrontar estas situaciones? La previsión es la única que se tiene a la mano, por lo cual se ben crear programas que sirvan molo para atacar sistemáticamente este tipo eventualidas, aparte que también hacen ver manera diferente y, por qué no, positivamente, la ocurrencia sastres. La imprevisión conduce a la fatalidad, la planificación lleva al éxito. III. FUNDAMENTACIÓN De acuerdo con su EXTENSIÓN, existen cuatro tipo sastres, a saber: Accinte menor Se trata pequeños accintes, por ejemplo una gotera, la caída un estante, la rotura una ventana y el ingreso consiguiente elementos dañinos a. Por su naturaleza, este tipo eventos no suponen la interrupción servicios institucionales, y tampoco afectan el abastecimiento insumos básicos para el funcionamiento la entidad (agua, luz, res informáticas, etc.). Eso si, no ser solucionados a tiempo, este tipo eventos puen ocasionar graves daños. Los accintes menores o accintales son recurrencia constante, por lo que una correcta evaluación para prevenir sus riesgos pue reducir mucho su aparición. Desastre morado Ocurren bajo situaciones similares a accintes menores, con la única diferencia que el número objetos dañados aumenta notablemente, y por consiguiente su proceso recuperación. El servicio al usuario no se interrumpe. Es preciso que en el planeamiento preventivo se consire el fortalecimiento la preparación l personal, así como una coordinación las labores recuperación. Esto no significa que sea necesario activar por completo el equipo catástrofes. Desastre mayor Estos eventos son provocados al interior las instalaciones por incendios, inundaciones o rrumbamientos partes l edificio, afectando a un número gran objetos. Es posible que la mayoría servicios y suministros quedan paralizados o suspendidos

5 temporalmente, pese a que la situación a lo externo l edificio sea normal. De inmediato se be activar el equipo catástrofes y ornar su intervención una vez que bomberos, la policía y otras autoridas civiles hayan normalizado la situación y el acceso a las instalaciones afectadas. Un sastre estas características pue struir la totalidad fondos y colecciones que se conservan, por lo que la recuperación total es muy reducida. Catástrofe Sucen a raíz situaciones bélicas o fenómenos naturales violentos, como por ejemplo terremotos, erupciones volcánicas, huracanes, slizamientos tierra, inundaciones, lo que producirá vastación. Por consiguiente, las acciones salvamento son muy difíciles, y la recuperación acervos documentales quedará supeditada a las labores rescate la población civil, así como a la reconstrucción edificios que brindan servicios básicos (hospitales, centros comunicaciones y suministro agua y electricidad). La coordinación interinstitucional anticipada las acciones rescate y salvamento, así como la formulación programas conjuntos, pue aliviar la grave crisis cultural sencanada por este tipo eventos. De acuerdo con su NATURALEZA existen tres tipos sastres, a saber: Desastres provocados por el FUEGO El fuego es uno fenómenos más críticos a que se pue enfrentar un archivo; al producirse libera una reacción química violenta que expulsa una gran cantidad calor capaz provocar daños químicos en que nunca se darían en condiciones normales. Amás, durante incendios se generan grans volúmenes humo tóxico, hollín y partículas combustión muy nocivos a humanos y. Los incendios puen ser provocados por malas instalaciones eléctricas en terminados equipos, como cocinas, estufas y calras; también por colillas cigarril mal apagados o por reacciones espontáneas terminados productos. También puen darse por acciones liberadas personas que sean causar un daño a la documentación o personas. Por lo tanto, un incendio bería combatirse en sus etapas tempranas, justo cuando las partículas combustión están en su estado inicial, es cir cuando las emanaciones humo y el calor y las llamas no son perceptibles. Esta es la etapa incipiente. Cuando el fuego es latente, se entra en la segunda etapa, la cual se intifica por la presencia humo, calor, aunque sin llama. A partir la segunda etapa, si la situación no es combatida, las llamas se sarrollan y aumentarán su intensidad. En ese momento se estará en la tercera etapa. Al estallar el fuego en violentas llamaradas y elevarse la temperatura rápidamente, se comienzan a producir grans emanaciones gases y humo muy tóxicos y potentes reacciones en cana. Esta es la cuarta etapa, cuando el fuego aumenta manera exponencial y sus efectos son vastadores. Otras situaciones especiales surgen con el fuego, elementos que son structivos y que actúan paralelamente al fuego. Pue darse la caída estanterías y estructuras arquitectónicas. El uso l agua para extinguir el fuego provocará daños asociados que, usualmente, son mayores que provocados por el mismo fuego. Desastres provocados por el AGUA Su aparición pue darse en cualquier tipo sastre. Des una pequeña rotura cañería, una filtración agua y hasta por un huracán, lluvias torrenciales o en inundaciones. Los efectos nocivos l agua en la documentación a causa un sastre, puen ser inmediatos o mediatos. Los primeros se dan rivados la propia absorción l agua, y se manifiestan por el ensuciamiento y problemas físicos y químicos con el efecto formaciones y contracciones soportes, sangrado tintas, compactación la

6 documentación que se realiza sobre papeles estucados, bilitamiento soportes, reblancimiento las colas encuarnación y las emulsiones fotográficas y snaturalización materiales proteínicos, básicamente l cuero y el pergamino. A mediano y largo plazo pue darse la aparición l bioterioro, concretamente el surgimiento colonias hongos y bacterias en la documentación mojada. Dos o tres días spués que se dio el sastre, es posible que esto suce si se dan condiciones normales temperatura inferiores a 20º C. Desastres provocados por FUERZAS FÍSICAS La fuerza que sencana un terremoto, el impacto un tornado y daños causados por un huracán, puen notarse en el rrumbamiento muros, pares, techos y estanterías. Los caerán al suelo y se dañarán, y si hay filtración agua daños serán mayores. A lo anterior hay que añadir la posibilidad que la rotura conducciones eléctricas origine incendios, o bien que la rotura cañerías provoque inundaciones importantes. Por las causas que originan, sastres puen ser clasificados en tres categorías: Naturales La situación geográfica don está enclavado el edificio archivos es la condición básica para que suceda este tipo eventos. Los daños puen clasificarse ntro la categoría catástrofes. Las causas que provocan son: Metereológicas. Respon a una situación terminada l clima y se origina en una situación atmosférica especial (temporada lluviosa, tormentas torrenciales, vendavales, etc) Climatológicas. Régimen térmico y pluviométrico específico a cada zona propicio para el sarrollo fenómenos climáticos (tornados, huracanes, etc.). La ubicación las instalaciones archivo y la calidad su construcción, así como el acondicionamiento sus alredores, lo protegerán más o menos. Geológicas. Se refiere a terrenos asentados sobre zonas sísmicas o que están influenciados o expuestos a erupciones volcánicas, terremotos, slizamientos o hundimientos, así como a maremotos. Cósmicos. Son las menos probables ya que no es usual que se produzcan lluvias meteoritos, polvo cósmico, etc. Humanas Es inevitable la convivencia l personal un archivo con sus usuarios y visitantes. Esta relación afecta, directa o indirectamente, la documentación que pasa por sus manos. Desgraciadamente, el hombre es uno peores enemigos ella, y sus acciones, por voluntad o scuido, causan graves daños cuantitativos y cualitativos al acervo. Existen seis categorías daños humanos a la documentación: Técnicas. Se refiere al scuido, mala gestión institucional o instalaciones ficientes que propician un eventual sastre. Por ejemplo, ventanas abiertas, negligencia con el fumado, estufas encendidas, o bien situaciones externas como una colisión o el rrumbe un edificio que dañe las instalaciones. Voluntarias. Resultan acciones premeditadas que persiguen un afán exhibicionista o intimidatorio por parte personal l archivo, usuarios y visitantes. La venganza por una situación extrema que se ha tenido que adoptar contra esa persona, pue ser la causa para provocar un daño voluntario. Psicópatas. Un piromaniaco es el ejemplo más claro este tipo casos. Personas con enfermedas mentales y psicológicas que inducen a cometer ciertas acciones que no se puen justificar razonablemente.

7 Sabotajes y terrorismo. Detrás este tipo actos hay un objetivo usualmente político, y centros culturales relevantes han sido frecuentemente blanco el. Vandalismo. Son acciones menos organizadas que las anteriores, pero también enfocan fines políticos. Las acciones son más indiscriminadas y se concentran en afectar bienes y equipos antes que a acervos y colecciones documentales. Sin embargo, se han dado casos en que se queman consirados peligrosos o nocivos para ciertos grupos sociales. Bélicos. Los centros culturales arraigo han sido un objetivo militar directo en casos guerra, aunque también lo han sido indirectamente cuando se provocan daños a instalaciones próximas a el. La intención es acabar con testimonios escritos u orales que puedan representar un peligro para grupos influyentes a nivel político o económico. Accintales En un accinte siempre mediará el error humano. Sin embargo, en el caso que nos correspon, se apunta al daño y a la capacidad structiva componentes que hicieron tonar el accinte, antes que a la intervención l hombre, como por ejemplo la energía, toxicidad, reactividad, etc.. Cuáles categorías accintes pomos citar? Físico o mecánico. La expión calras y sistemas vapor, averías máquinas y caídas objetos por sobrecarga en estanterías, son accintes que se puen presentar Eléctricos. Daños en instalaciones eléctricas y equipos que suministran el fluido, interrupción l servicio por cortocircuitos, todo estos accintes puen provocar un incendio. Conductos agua. La rotura cañerías internas y aquellas que alimentan las instalaciones (duchas, aire acondicionado, servicios sanitarios, calras, etc.), pue ocasionar inundaciones por la dispersión l agua a través pisos, cimientos, pares y tejados. Contaminación ambiental interior. Pue darse un accinte por la presencia agentes contaminantes que pululan en el ambiente interior las instalaciones. Es el caso partículas sólidas, líquidas y gaseosas, cuya presencia pue ocasionar daños en la salud humana y en soportes. Una inundación polvo o condiciones extremas humedad y calor unidas a la suciedad, aceleran las reacciones químicas que alteran y hacen posible la propagación microorganismos. Químicos. La liberación productos tóxicos es frecuente, principalmente en las empresas, laboratorios e instituciones que fabrican bienes a gran escala. Aquí pomos citar el caso productos inflamables que son químicamente nocivos para la documentación, reactivos y tóxicos. Organizacionales. Básicamente por scuido trabajadores cuando manipulan objetos o realizan ciertas tareas. Hay que tener mucho cuidado cuando a lo interno las instituciones se manipulan agua y sustancias inflamables, lo mismo que la sobrecarga enchufes y el uso inapropiado equipos e instalaciones. FENÓMENOS DE DESTRUCCIÓN DOCUMENTAL ASOCIADOS A DESASTRES Cuáles son daños a que se exponen al producirse un sastre? Cuando se produce un sastre también se clara una serie eventos que le están asociados. Los daños que se producen en la documentación se puen clasificar en tres categorías: 1. Daños físicos. Se dan en la estructura física, concretamente con roturas, rasgaduras, pérdida soporte y legibilidad la tinta por la solubilización, pérdidas pigmento en manuscritos iluminados, daños en la encuarnación o en su

8 contenedor, erosión en la superficie registros magnéticos, fotográficos o en vio discos, etc. 2. Daños químicos. La inestabilidad la temperatura y humedad relativa provoca hidrólisis ácida, gradación térmica, snaturalización polímeros, etc., todo lo cual hace que el soporte se bilite, complicando sobremanera su manipulación y produciendo pérdida información. 3. Bioterioro. Se refiere a la proliferación microorganismos y plagas insectos y roedores. IV. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN El diagnóstico la situación ha sido aplicado a cada uno partamentos que conservan y administran parte l acervo documental la institución, concretamente a Departamentos Conservación, Archivo Histórico, Notarial y Servicios Archivísticos Externos (Archivo Intermedio). Para ello se ha utilizado la siguiente plantilla. A. Departamento Conservación AREA PROBABILIDAD CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES DESASTRE DE RIESGO Restauración Incendio Poco probable Corto circuito causado por el equipo o por reactivos químicos, o bien por un sastre natural, error humano o sabotaje. Pérdida o daño a equipos y al patrimonio documental. Capacitar al personal para que pueda dictar y hacer cumplir las pautas y normas para el uso y manipulación equipos y elementos químicos. Activar tectores humo. Utilizar mejor extintores y señalizar. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. Inundación Poco probable Tuberías rotas. Desagües que rebalsen, a raíz un sastre natural, error humano o sabotaje. Alta humedad relativa. Daño biológico a la documentación. Revisar las tuberías y sagües. Fuga en tanques agua Poco probable Corrosión y agrietamiento tanques. Robo Poco probable Escasa vigilancia. Fácil ingreso a talleres y laboratorios. Pocos controles acceso. Aumento la humedad que generaría. Desaparición históricos, herramientas, equipo, materiales, etc. Mantenimiento preventivo a las unidas. Mejorar controles acceso. Restringir el acceso, principalmente noche.

9 Encuarnación Incendio Poco probable Corto circuito por ficiencia en instalaciones eléctricas y presencia materiales inflamables, o por un sastre natural, error humano o sabotaje. Robo Probable Fácil ingreso al área. Escasa vigilancia. Ausencia controles. Documentos expuestos abiertamente en las áreas trabajo. Sabotaje. AREA PROBABILIDAD DESASTRE DE RIESGO Microfilmación Inundación Probable Rompimiento o atascamiento tuberías y pilas en el cuarto oscuro. Fuga agua tanques Todo causado por un sastre natural, error humano o sabotaje. Robo Remota Ingreso no controlado personas ajenas Fotografía y G ra b a ci ó n al área. Sabotaje. Incendio Remota Corto circuito por daño o errores en las instalaciones eléctricas, por un sastre natural, error humano o sabotaje. Inundación Probable Rompimiento o atascamiento tuberías y pilas en el cuarto oscuro. Todo provocado por un sastre natural, error humano o sabotaje. Daño a equipos, maquinaria y suministros Desaparición, así como suministros, equipo y herramientas trabajo Entrenamiento y capacitación al personal sobre incendios. Señalización salidas y alarmas emergencia. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. Poner controles acceso y medidas sobre las personas y. CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES Aumento la humedad y daños en la documentación expuesta. Desaparición. Daño en. Aumento la humedad relativa y daños a suministros y equipo. Dar mantenimiento a las tuberías, sagües y tanques agua caliente. Restringir el acceso. Aumentar la interna. Activar tectores humo. Señalizar y ubicar mejor extintores. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. Dar mantenimiento a las tuberías y sagües Incendio Poco probable Corto circuito por daño o errores en Daño irreparable en Activar tectores humo.

10 las instalaciones eléctricas, sastre natural, error humano o sabotaje., suministros, mobiliario y equipo. Señalizar y ubicar mejor extintores. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. B. Departamento Archivo Histórico AREA PROBABILIDAD CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES DESASTRE DE RIESGO Sala Consulta Terremoto Muy probable Situación geofísica l país Rotura vidrios que puen perforar. Exposición al sol, agua y robo. Desprendimiento materiales constitución. Exposición al polvo y suciedad. Blindar o asegurar vidrios ventanales. Señalizar mejor las rutas evacuación y áreas. Huracán Poco probable Situación climatológica l país Rotura vidrios que puen perforar. Exposición al sol, agua y robo. El piso slizante pone en peligro a personas y. En caso anuncio previo, quitar estantes Sala Consulta, cubrir con cinta adhesiva ventanales y colocar cobertores sobre equipos eléctricos. Si post evento hay vidrios quebrados, cambiar. Sellar las goteras. Robo Probable Escasa vigilancia directa en la Sala. No se revisa a Desaparición históricos o parte el, así como instrumentos Revisar a usuarios al salir l edificio. Hacer vigilancia directa en la Sala Consulta o bien poner a funcionar el

11 Manipuleo irracional doctos. Real usuarios cuando salen por Recepción. No se monitorea el funcionamiento las cámaras circuito cerrado. No hay supervisión directa en el servicio fotocopiado. La manipulación constante por parte operarios, exponen a sufrir daños. scriptivos. Aumento la aciz al exponerse a la luz artificial la máquina reproductora. Dobleces y roturas a carátulas por constante manipulación. circuito cerrado vigilancia. Prohibir el fotocopiado. Habilitar el servicio o uso cámara digital para reproducir. AREA Recinto Ficheros PROBABILIDAD CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES DESASTRE DE RIESGO Sabotaje Remoto Descontento l personal o usuarios Pérdida parcial o total para provocar un estado crisis Fomentar la ética laboral entre funcionarios. Capacitar más a funcionarios sobre recho y cómo servir mejor en la función pública. Incendio Poco probable Corto circuito por daño o errores en las instalaciones eléctricas, sastre natural, error humano o sabotaje. Terremoto Muy probable Situación geofísica l país Daño irreparable o pérdida total en, equipo, mobiliario y suministros. Rotura cristales. Caída cuerpos estantes y salida fichas con lo cual se pier el orn. Aumentar la. Instalar tectores humo. Capacitar a funcionarios en el uso extintores. Aplicar la Ley no fumado. Mejorar la señalización para evacuación en caso emergencia. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. Fijar ficheros a la pared. Huracán Poco probable Situación Rotura Si se anuncia

12 AREA climatológica l país Robo Probable Por scuido usuarios al revisar las fichas, las colocan en sorn, que a algún coleccionista antigüedas le llame la atención una ficha, o bien que, por sabotaje, se las robe. Incendio Poco probable Corto circuito por daño o errores en las instalaciones eléctricas, sastre natural, error humano o DESASTRE PROBABILIDAD DE RIESGO cristales y el ingreso agua que humece las fichas. Extravío permanente referencias uno o más. Pérdida parcial o total la información y mobiliario previamente, cubrir vidrios con cinta adhesiva y con plástico cuerpos ficheros. Cambiar vidrios quebrados. Sellar las goteras y las filtraciones agua en las pares, en caso darse. Reforzar la vigilancia, poniendo a funcionar el circuito cerrado vigilancia con monitoreo constante. Capacitar al personal en el uso correcto extintores. Aplicar la Ley no fumado. Controlar que equipos quen sconectados al CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES sabotaje. Sala Trabajo Terremoto Muy probable Situación geofísica l país Huracán Poco probable Situación climatológica l país Robo Remoto Descontento o malestar algún Rotura vidrios que podrían dañar a. Ingreso agua, sol y aire nocivo para. Rotura vidrios por lo que se exponen al sol, agua y aire. Aparición goteras y filtración agua por las pares. Peligro por piso slizante. Los puen salir volando por el fuerte viento. Pérdida o extravío uno o más. terminar la jornada trabajo. Reforzar las ventanas y puertas en caso aviso l evento. Señalizar mejor las áreas y rutas evacuación. Si el evento se anuncia, be salojarse el área y guardar en pósitos. Sellar las ventanas con cinta adhesiva. Cubrir con plástico fuerte equipos cómputo y correr a un área bajo el mezanine, o no tan expuestos a la intemperie. Sustituir vidrios quebrados. Entrenar al personal en tección filtraciones agua. Reforzar la revisión funcionarios cada vez que salgan l

13 AREA Puente entre la primera y segunda etapa funcionario. Ofrecimiento compra a algún funcionario. Sabotaje Remoto Actitud vengativa algún funcionario por algo que le molesta. Incendio Poco probable Corto circuito por daño o errores en las instalaciones eléctricas, sastre natural, error humano o sabotaje. DESASTRE Huracán (lluvia torrencial) PROBABILIDAD DE RIESGO Poco probable Pérdida o extravío uno o varios. Situación estado crisis en la institución. Pérdida parcial o total la información, equipo y mobiliario edificio. Fortalecer las estrategias motivación a funcionarios, así como la ética laboral. Formación en ética laboral y consecuencias legales un daño este tipo. Mayor capacitación a funcionarios sobre cómo ejercer mejor la función pública. Capacitar a funcionarios en el uso extintores. Aplicar Ley no fumado. Señalizar las rutas evacuación. Activar tectores humo. Habilitar la manguera incendios que está a la salida este recinto. Enseñar cómo se activan las alarmas incendio en corredores. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES Situación climatológica l país Acumulación agua que genera humedad. Filtración agua que hace al piso resbao. Tapar las filtraciones agua. No transitar por esta área. Depósitos 1 al 6 Terremoto Muy probable Situación geofísica l país Huracán Poco probable Situación metereológica l país Robo Poco probable Descontento o malestar algún Es difícil que se n daños estructurales, aunque si la caída. Eventual filtración agua por el techo y pares. Desaparición o pérdida parcial o total Señalizar clarados como vitales e importantes. Señalar mejor las áreas y las rutas evacuación. Si el evento se anuncia previo, se be cubrir con plástico o mara las persianas metálicas corredores aledaños a pasil, para evitar el efecto la humedad en pósitos. Sellar las filtraciones o goteras que sean conocidas. Capacitar a funcionarios en ética profesional y recho.

14 funcionario. Ofrecimiento compra a algún funcionario. Escasa vigilancia directa y supervisión al personal Sabotaje Remoto Actitud vengativa algún funcionario por algo que le molesta. Incendio Poco probable Corto circuito por daño o errores en las instalaciones eléctricas, sastre natural, error humano o sabotaje.. Pérdida vitales para producir un estado crisis institucional. Destrucción vitales por la acción l fuego y, eventualmente, l agua, si se usa como elemento extinción. Motivación a funcionarios mediante charlas y otro tipo estímu. Controlar el ingreso personas al pósito. Vigilar las salidas laterales este sector. Aumentar la capacitación en ética profesional y aspectos legislación. Fortalecer la intificación funcionarios con la institución. Capacitación en uso extintores. Aplicar la Ley no fumar. Asegurar el funcionamiento las alarmas y conectarlas con la estación bomberos. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. AREA Sala Exposiciones DESASTRE Conflicto bélico PROBABILIDAD DE RIESGO Remoto CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES Estallido una crisis sociopolítica interna o un ataque fuerzas extranjeras. Terremoto Muy probable Situación geofísica l país Huracán Poco probable Situación metereológica l país. Destrucción masiva vitales. Caída cristales s ventanales superiores. Desprendimiento acrílicos en exhibición, así como l equipo cómputo la presentación multimedia. Rompimiento l vidrio exhibidores piso y el peligro que dañe. Eventual filtración agua por ventanales. Migrar a otros soportes vitales y guardar en otro sitio inpendiente pósitos propios Entrenar a guardas turno para que inmediato evacuen a las personas que se encuentren en la Sala. Tener a mano las llaves las dos puertas acceso a la Sala, para facilitar la evacuación personas. Señalizar bien las áreas y evacuación. Si el evento se anuncia previo, se ben poner cobertores plástico o lonas sobre el techo la Sala.

15 Robo Probable Descuido guardas, al no estar alertas a las personas que entran y salen la Sala, para revisar lo que llevan. Sabotaje Remoto Actitud vengativa algún funcionario por algo que le molesta. Biblioteca Terremoto Muy probable Situación geofísica l país AREA Robo Probable Ingreso personas no autorizadas al área pósito. Falta control sobre las personas autorizadas a ingresar al área pósito. Secciones abiertas (escaleras) que DESASTRE PROBABILIDAD DE RIESGO facilitan el ingreso a la biblioteca personas no autorizadas. Incendio Poco probable Corto circuito por daño o errores en las instalaciones eléctricas, sastre natural, error humano o sabotaje. Certificaciones Terremoto Muy probable Situación geofísica l país Desaparición o pérdida parcial o total. Pérdida vitales para producir un estado crisis institucional. Debilitamiento amarres la estantería y caída libros. Desaparición o pérdida parcial o total. Vigilar la entrada personas a ver la exposición y verificar las cosas que llevan a su salida. Aumentar la capacitación en ética profesional y aspectos legislación. Fortalecer la intificación funcionarios con la institución. Señalizar bien las áreas y evacuación Vigilar el acceso personas autorizadas y no autorizadas. Clausurar el acceso a la biblioteca por las escaleras internas. Señalizar bien las áreas y evacuación CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES Destrucción vitales por la acción l fuego y, eventualmente, l agua, si se usa como elemento extinción. Caída cristales s ventanales superiores. Capacitación en uso extintores. Aplicar la Ley no fumar. Asegurar el funcionamiento las alarmas y conectarlas con la estación bomberos. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. Señalizar bien las áreas y evacuación Huracán Poco probable Situación metereológica l país. Eventual filtración agua por ventanales. Si el evento se anuncia previo, se ben poner cobertores

16 Incendio Poco probable Corto circuito por daño o errores en las instalaciones eléctricas, sastre natural, error humano o sabotaje. Robo Poco probable Negligencia laboral o error en la aplicación controles, así como su incumplimiento por parte funcionarios. Sabotaje Remoto Actitud vengativa algún funcionario por algo que le molesta. Destrucción vitales por la acción l fuego y, eventualmente, l agua, si se usa como elemento extinción. Pérdida o daño irreparable y sus consecuencias para usuarios. Pérdida vitales para producir un estado crisis institucional. C. Departamento Archivo Notarial plástico o lonas sobre equipos cómputo y lectores microfilm o movilizar a un sitio seguro. Capacitación en uso extintores. Aplicar la Ley no fumar. Asegurar el funcionamiento las alarmas y conectarlas con la estación bomberos. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. Mantener el control l acceso personas autorizadas y no autorizadas a esta oficina. Aumentar la capacitación en ética profesional y aspectos legislación. Fortalecer la intificación funcionarios con la institución. AREA Consultas Notariales DESASTRE PROBABILIDAD DE RIESGO CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES Robo Probable Negligencia Pérdida o daño Un sistema laboral o error irreparable computadorizado control en la aplicación y usuarios para verificar la controles sus volución, consecuencias prestados. así como su legales a nivel Revisión continua las incumplimiento personal e cámaras circuito cerrado por parte institucional vigilancia con sus usuarios. monitoreos correspondientes. Instalación un sistema barras tección objetos en la salida l Departamento, así como censores en tomos protocolo y expedientes índices. Sabotaje Poco probable Actitud Pérdida o Capacitación a funcionarios vengativa strucción en ética profesional, algún parcial o total recho y la intificación funcionario por funcionarios con la algo que le originales, que institución para servir molesta. provocaría un mejor. Pretensión estado crisis Un sistema

17 AREA Manipuleo irracional Probable un usuario o notario saparecer prueba en su contra en un proceso judicial. Supervisión continua en el correcto manejo y acatamiento instrucciones giradas al servicio fotocopiado. Los operarios y usuarios no respetan al 100% las normas conservación. Incendio Poco probable Corto circuito por daño o errores en las instalaciones eléctricas, sastre natural, error DESASTRE PROBABILIDAD DE RIESGO institucional Aumento la aciz al exponerse a la luz artificial la máquina reproductora. Dobleces y roturas por mala manipulación. Pérdida parcial o total la información, equipo y mobiliario. computadorizado control usuarios para verificar la volución facilitados. Revisión continua las cámaras circuito cerrado vigilancia, con sus monitores correspondientes. Reforzar las medidas vigilancia y. Sistema boletas testigo para ubicar prestados y al responsable su custodia. Habilitar el servicio fotocopiado en soporte microfilmado. Habilitar el servicio o uso cámara digital para reproducir. Dotar mayores recursos humanos y equipamiento, con el fin agilizar el proceso facilitación microfilmados y proteger originales. Capacitar a funcionarios en el uso extintores. Hacer cumplir la Ley no fumado. Señalizar las rutas evacuación. Verificar si tectores CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES humano o sabotaje. Terremoto Muy probable Situación geofísica l país Los tomos protocolo y expedientes índices, colocados en la estantería, así como manipulados por el operario la fotocopiadora, podrían caer y teriorarse. humo funcionan y revisar periódicamente. Habilitar la manguera incendios que está cerca las gradas que conducen al pósito inferior. Enseñar cómo se activan las alarmas incendio. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. Evitar en la medida lo posible, la acumulación tomos protocolo y expedientes índices, tanto en la estantería como en escritorios. Señalizar áreas y rutas evacuación. Cerrar con llave las gavetas ficheros.

18 Consulta microfilmación AREA Terremoto Muy probable Situación geofísica l país Incendio Poco probable Corto circuito por daño o errores en las instalaciones eléctricas, sastre natural, error humano o sabotaje. DESASTRE PROBABILIDAD DE RIESGO Robo Probable Negligencia laboral o error en la aplicación controles, así como incumplimiento usuarios a dichas medidas. Sabotaje Actitud vengativa algún funcionario por algo que le molesta. Pretensión un usuario o notario saparecer Las tarjetas scriptivas protoco e índices, saldrían expulsadas ficheros, exponiéndolas a sorn. La situación caos expondría al robo a prestados a usuarios. Expulsión microfichas sus ficheros y su sornamiento. Destrucción o daño irreparable microfichas. Capacitar al agente para que en caso emergencia, no abandone sus funciones y sepa cómo conducirse. Mantener ficheros bien cerrados, para que en caso emergencia no se abran fácilmente. Capacitar al personal en el manejo extintores. Hacer cumplir la Ley No Fumado. Mantener la medida no fumar en áreas cercanas. Revisión periódica tectores humo y l sistema eléctrico. Seguir manteniendo originales y copias en un recinto aparte l Departamento o las instalaciones CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES Pérdida las microfichas Pérdida o strucción parcial o total originales, que provocaría un estado crisis institucional institucionales. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. Reforzar la vigilancia y las medidas. Sistema boletas testigo para ubicar prestados y al responsable su custodia.

19 prueba en su contra en un proceso judicial. Índices Notariales Robo Probable Negligencia laboral o error en la aplicación controles, así como incumplimiento usuarios a dichas medidas. Sabotaje Probable Actitud vengativa algún funcionario por algo que le molesta, así como la pretensión un usuario o notario saparecer prueba en su contra en un proceso judicial. AREA Reproducciones Notariales Incendio Poco probable Corto circuito por daño o errores en las instalaciones eléctricas, sastre DESASTRE PROBABILIDAD DE RIESGO Pérdida. Pérdida o strucción parcial o total que provocaría un estado crisis institucional Daño parcial o total expedientes Instalar sistema alarma contra robo en la puerta y capacitar al personal en su manejo. Reforzar la vigilancia y las medidas. Sistema boletas testigo para ubicar prestados y al responsable su custodia. Capacitación a funcionarios en ética profesional, recho y la intificación funcionarios con la institución para servir mejor. Un sistema computarizado control usuarios, para verificar la volución facilitados. Activar las cámaras circuito cerrado vigilancia con sus monitores respectivos. Reforzar las medidas vigilancia y. Sistema boletas testigo para ubicar prestados y al responsable su custodia. Instalar tectores humo y extintores. Capacitar al personal en su manejo. Hacer cumplir la Ley no fumar en áreas cercanas. CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES natural, error humano o sabotaje. Terremoto Muy probable Situación geofísica l país Sabotaje Probable Actitud vengativa algún funcionario por Caída y sornamiento índices ya ornados, que se mantienen en escritorios para ser archivados en expedientes respectivos. Extravío o pérdida tomos para provocar una Señalizar rutas evacuación. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. Hacer cumplir la Ley No Fumado No hacer agrupaciones índices con estibas muy altas. Archivar inmediatamente que pasan la recepción. Señalizar áreas y rutas evacuación. Capacitar a funcionarios en ética profesional, recho y cómo intificarse más con la institución.

20 Revisión Tomos algo que le molesta. Sabotaje Probable Actitud vengativa algún funcionario por algo que le molesta. Terremoto Muy probable Situación geofísica l país crisis institucional. Extravío o pérdida tomos para provocar una crisis institucional. Caída tomos protocolo y expedientes índices, que se mantienen en escritorios y estantes para su reproducción, revisión, consignar notas marginales y guardar en pósitos. Sistema boletas testigo para ubicar prestados y al responsable su custodia. Confrontación inmediata copias contra originales para agilizar la volución tomos e índices al pósito. Capacitar a funcionarios en ética profesional, recho y cómo intificarse más con la institución. Sistema boletas testigo para ubicar prestados y al responsable su custodia. Confrontación inmediata copias contra originales para agilizar la volución tomos e índices al pósito. En lo posible, no acumular tomos protocolo ni expedientes índices, en el lugar stinado para que van a hacer guardados en pósitos. Señalizar áreas y rutas evacuación. AREA PROBABILIDAD CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES DESASTRE DE RIESGO Incendio Poco probable Corto circuito por daño o errores en las instalaciones eléctricas, sastre natural, error humano o sabotaje. Daño parcial o total en la documentación Instalar extintores y capacitar al personal en su manejo. Mantener la campaña no fumado en áreas cercanas. Revisar periódicamente el sistema eléctrico. Controlar que equipos quen sconectados al terminar la jornada trabajo. Hacer cumplir la Ley No Fumado. Daños en Mantener respaldos equipos por fuera l partamento o movimiento o la institución. caída Área Cómputo Terremoto Muy probable Situación geofísica l país Sabotaje Probable Actitud vengativa algún funcionario por algo que le molesta. Daños en equipo y pérdida información Hacer respaldos la información periódicamente. Sistema boletas testigo para ubicar prestados y al responsable