FECHA DE APROBACION: REEMPLAZA A:

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1 S E N C I C O DIRECTIVA CODIGO: GG-SG TITULO: ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DEL SERVICIO NACIONAL DE NORMALIZACION, CAPACITACIÓN E INVESTIGACIÓN PARA LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN SENCICO APROBADO POR: GERENCIA GENERAL FECHA DE APROBACION: REEMPLAZA A: Nº Pág.: FECHA DE PUBLICACIÓN: Ninguna OBJETO Establecer las normas y procedimientos para la organización de los archivos del SENCICO a nivel nacional y establecer mecanismos de protección para la documentación ante posibles siniestros. 2.- FINALIDAD Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos en los archivos del SENCICO. Mantener organizada la documentación, de manera integral y orgánica, garantizando la integridad y conservación del patrimonio documental Cautelar la conservación de los documentos de valor permanente. Facilitar la localización de los documentos para la recuperación inmediata de la información. Programar y coordinar la eliminación periódica de los documentos con periodos de retención vencidos. Establecer los mecanismos de contingencia ante casos de siniestros, para salvaguardar vidas humanas y los archivos considerados valiosos. 3.- BASE LEGAL D.L Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación. Resolución Jefatural N AGN-J Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos. 4.- ALCANCE La presente Directiva, rige a partir de la fecha de su aprobación y es de cumplimiento obligatorio para todas los dependencias de la Sede Central y Gerencias Zonales del SENCICO. 5.- NORMAS GENERALES 5.1 La Oficina de Secretaría General es la dependencia encargada de velar 1

2 y supervisar la organización y custodia de los archivos que mantienen las diferentes Unidades Orgánicas del SENCICO. 5.2 Todas las dependencias orgánicas tienen la obligación de organizar sus archivos con aquellos documentos que elaboran para fines internos y externos y también con aquellos documentos provenientes del exterior. 5.3 La organización de documentos comienza, desde que se inicia el trámite de destino del documento, cuyo original o copia se destina a los distintos niveles de archivos como son : el de gestión, el periférico y el central. 6.- NORMAS ESPECIFICAS 6.1. De la Organización de los Archivos de Gestión y Periféricos: Los archivos de gestión deben estar ubicados en lugares de fácil acceso a las personas responsables de su administración y manejo. De preferencia deberá mantenerse un sólo archivo de gestión por área o Gerencia Zonal Para la clasificación y archivo de los documentos, los responsables deberán utilizar las series documentales de su área, aprobadas por el Comité de Evaluación de Documentos La clasificación de documentos en los archivos de gestión y periféricos será del tipo orgánico funcional y /o por asunto cuando el caso lo requiera La ordenación de documentos en los archivos de gestión y periféricos, se realizará de acuerdo al sistema alfabético, numérico o una combinación de ambos. Los documentos dentro de cada unidad de archivamiento se ordenarán según el sistema más conveniente Las unidades de archivamiento ( archivadores de palanca, files, etc) deberán ser organizadas de acuerdo a los formatos A y B del Anexo N 1 de la presente directiva El responsable de los archivos de cada una de las áreas, periódicamente, deberá revisar los plazos de retención de sus series documentales, para de esta manera, proceder a su remisión al Archivo Central, de ser el caso. 6.2 De la Transferencia de documentación y Organización del Archivo Central: La Transferencia de documentos es un procedimiento archivístico, que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro, al 2

3 vencimiento de los periodos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos de nuestra Institución La transferencia se efectuará de los archivos de gestión a los archivos periféricos ( si los hubiere) y luego al Archivo Central Toda transferencia de documentos deberá efectuarse utilizando el formato de transferencia de documentos en original y copia, el mismo que en anexo forma parte de la presente directiva. Se utilizará un formato por cada Serie Documental La remisión de documentación al Archivo Central para su custodia, procede cuando la serie documental ha sido calificada como de carácter temporal que tiene un periodo de retención en el Archivo Central o como una serie de carácter permanente. No se recibirán documentos para su custodia en el Archivo Central, si no cumplen con estas características, bajo responsabilidad del encargado de dicho Archivo Para la remisión debe utilizarse el formato: Inventario de Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión o Periférico al Archivo Central, el mismo que en anexo N 2 forma parte de la presente directiva Los documentos deberán ser enviados debidamente empastados, de acuerdo al siguiente detalle: Serie documental temporal: con cartulina foldkote c. 14 Serie documental permanente : con cartulina plastificada (de preferencia en color negro) Deberán ser rotulados de acuerdo al formato A indicado en el anexo 1 de la presente directiva. El modelo de empaste que se utilice deberá ser uniforme por cada serie documental La clasificación de la documentación recibida por el Archivo Central, se regirá por el principio de procedencia administrativa y el principio de orden original. De acuerdo a dichos principios, la clasificación se hará respetando la unidad orgánica de origen de los documentos y manteniendo el orden que se les ha dado. 6.3 De la eliminación de documentos La eliminación de documentos es un procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nación El Archivo Central, a través de la Oficina de Secretaría General solicitará al Archivo General de la Nación, la autorización para la eliminación de los documentos, al vencimiento de los periodos de retención, establecidos en el Programa de Control de Documentos de 3

4 nuestra Institución Las áreas que tengan documentos con periodos de retención vencidos, deberán remitir el formato de solicitud de eliminación de documentos a la Oficina de Secretaría General, a fin de que ésta proceda a realizar las gestiones ante el Archivo General de la Nación. Para dicho trámite utilizarán el formato de solicitud de eliminación, que en anexo N 3 forma parte de la presente directiva Las Gerencias Zonales realizarán las gestiones de autorización de eliminación de documentos a través del archivo departamental o regional de su localidad. 6.4 De los Servicios Archivísticos El Servicio Archivístico que brinda el Archivo Central del SENCICO, consiste en un proceso a través del cual pone a disposición de los usuarios la documentación de las diferentes dependencias con fines de información El Archivo Central, a solicitud de los interesados prestará servicios archivísticos, a través de las modalidades de consulta y préstamo de los documentos en custodia, para lo cual el solicitante presentará el formato de solicitud que en Anexo N 4, forma parte de la presente directiva Cuando lo indicado en el punto esté referido a documentos de su misma área, sólo se requerirá la firma del jefe responsable, pero cuando se trate de documentos de otras áreas, la solicitud deberá ser visada además por el responsable del área de donde procede la documentación Los documentos podrán ser revisados por el solicitante, en el mismo ambiente del Archivo Central, bajo la modalidad de consulta. También podrán ser trasladados a sus oficinas, bajo la modalidad de préstamo por un periodo máximo de una semana; plazo que puede prorrogarse con la autorización del responsable del Archivo Central. 6.5 De las Medidas para la Prevención de Siniestros en los Archivos El Archivo Central deberá contar con un extintor de polvo químico seco, cuya fecha de vencimiento será controlada por el responsable del Archivo Central y por personal designado por el Departamento de Abastecimiento Las Areas de la Sede Central y las Gerencias Zonales, deberán contar con un extintor de polvo químico seco, en sus archivos. a) Medidas Preventivas Revisión de los riesgos internos y externos del local como: ubicación 4

5 geográfica, muros de contención, paredes, techos, ventanas, etc. Tener conocimiento de la ubicación del Tablero de control de energía eléctrica que abastece a las áreas y de la llave general de agua. Revisar periódicamente en coordinación con el Departamento de Abastecimientos, los sistemas de electricidad y agua Evitar colocar obstáculos en pasadizos y puertas de las oficinas Mantener operativos los equipos de extinción en polvo químico seco, asimismo el Archivo Central debe contar, con sistemas de detección de humo. Capacitar a los responsables de los archivos en los procedimientos que deben seguir, para rescatar los documentos en caso de incendio y/o inundaciones. Realizar entrenamiento en el manejo de los equipos contra incendio y proponer la realización de simulacros para todo el personal. La Sede Central y Sedes Zonales deben contar con un Directorio Telefónico de Emergencias y Contactos en caso de siniestros. b) Medidas Durante un Siniestro Ante un eventual y no deseado siniestro como un incendio, inundación o terremoto, es prioridad fundamental la integridad física de las personas; sólo si la emergencia está bajo control y no existe ningún riesgo para las personas en el recinto, se debe optar por salvar el acervo documental y los bienes patrimoniales existentes. b.1 ) En caso de incendios Cortar activamente el fluido eléctrico Activar los extintores en el foco de inicio de propagación del fuego Evacuar la documentación afectada priorizando la más valiosa. En caso de ser necesario llamar a los contactos de emergencias: Bomberos, etc. b.2) En caso de inundaciones Corte inmediato de la llave general del agua Cubrir los documentos con plásticos Expulsar el agua empozada, mediante esponjas, baldes, recogedores, etc. Evacuar los documentos afectados a áreas ventiladas. c) Después del Siniestro Una vez apagado el fuego y la brasa, ventilar la zona afectada Aislar los documentos afectados utilizando para ello: cajas o cubetas plásticas, priorizando los documentos más valiosos. Dejar al final los materiales ilesos y protegidos, si no fuera posible 5

6 su desplazamiento. La documentación húmeda deberá secarse por ventilación, colocando papeles absorbentes entre las hojas para evitar que se peguen entre si. Los documentos serán extendidos sobres mesas o anaqueles para su secado por ventilación natural o artificial. Nunca deberá exponerse al calor ni a las incidencias directas de los rayos solares. Posteriormente se iniciará la restauración de los documentos 7.- RESPONSABILIDADES 7.1 Los funcionarios, jefes y todo el personal que tiene a su cargo un Archivo son responsables del cumplimiento de la presente Directiva en la parte que les corresponde. 8.- ANEXOS Anexo N 1: Formatos A y B Anexo N 2: Inventario de Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión o Periférico al Archivo Central Anexo N 3 : Solicitud de Eliminación Anexo N 4: Solicitud para Acceso de Información del Archivo Central REGISTRESE Y COMUNIQUESE ARQ. LUIS SOLARI LAZARTE Gerente General 6