Torre Edicampo, P.H. Avenida Francisco de Miranda cruce con Avenida El Parque Urbanización Campo Alegre Caracas Venezuela Apartado (P.O. Box) 1286 Caracas 1010-A, Venezuela U.S. Mailing Address: Baker & McKenzie M-287 Jet Cargo International P.O. Box 020010 Miami, Florida 33102-0010, USA Tel: +58 212 276 5111 Fax: +58 212 264 1532 / 1637 Cable: ABOGADO-CARACAS www.bakernet.com INFORME ESPECIAL EL REGISTRO NACIONAL DE EMPRESAS Y ESTABLECIMIENTOS NUEVAS NORMAS PARA LA OBTENCIÓN DE SOLVENCIAS LABORALES Mediante la Resolución N 4.524 del 21 de marzo de 2006, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N 38.402 de fecha 21 de marzo de 2006 (la Resolución ), el Ministerio del Trabajo dio creación al Registro Nacional de Empresas y Establecimientos (el RNE ) y desarrolló la normativa para la obtención, vigencia, control y revocatoria de la solvencia laboral, en cumplimiento del mandato previsto en el Decreto Presidencial N 4.248 del 30 de enero de 2006 publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N 38.371 de fecha 02 de febrero de 2006 (el Decreto ). De la misma forma, mediante la Resolución N 4.525 del 22 de marzo de 2006, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N 38.403 de fecha 22 de marzo de 2006, el Ministerio del Trabajo estableció que el RNE comenzará a funcionar a partir del 03 de abril de 2006, y contará con Unidades Regionales, las cuales estarán a cargo de un Jefe de Unidad, estarán subordinadas al Inspector Jefe de la respectiva Inspectoría del Trabajo, y se identificarán en el portal web del Ministerio del Trabajo www.mintra.gov.ve. Maturín Pto. La Cruz Valencia Edificio Ofi-Pro-Airiños Centro Comercial Plaza Mayor Edificio Torre Venezuela, Piso N 4 Piso 2, Ofic. 203 y 204 Edif. 5, Núcleo C, Piso 2, Ofic. N2-13 Av. Bolívar cruce con Calle 154 Av. Luis del Valle García Av. Prolongación Paseo Colón (Misael Delgado), Urb. La Alegría Maturín, Edo. Monagas, Venezuela Lechería, Edo. Anzoátegui, Venezuela Valencia, Edo. Carabobo, Venezuela Tel: +58 291 642 1812 Tel: +58 281 281 7822 Tel: +58 241 824 8711 Fax: +58 291 641 3789 Fax: +58 281 282 0235 Fax: +58 241 824 6166 Baker & McKenzie, S.C. es miembro de Baker & McKenzie International, una Verein suiza.
2 1. Naturaleza y Finalidades del RNE: El RNE es un registro único, público y de carácter obligatorio, cuya finalidad es consolidar y concentrar los datos en materia del trabajo y de la seguridad social de todas las empresas y establecimientos del país, recopilando información que servirá de base para el otorgamiento y revocatoria de la solvencia laboral. 2. Quiénes deben inscribirse en el RNE Deben inscribirse en el RNE todas las empresas y establecimientos sometidos a la legislación laboral y de seguridad social. 3. Procedimiento para inscribirse en el RNE Para inscribirse en el RNE, la empresa o establecimiento debe: (i) llenar la Solicitud de Inscripción, a través del Sistema de Registro Nacional de Empresas y Establecimientos (el Sistema del RNE ), la cual estará disponible en el portal web del Ministerio del Trabajo (www.mintra.gov.ve); y (ii) consignar los recaudos aplicables que a continuación se enumeran en la fecha que fije el Sistema del RNE, ante la oficina del Ministerio del Trabajo que le sea indicada. Los recaudos que se solicitarán a efectos de realizar la inscripción son los siguientes: 1. Dos (2) impresiones de la Solicitud de Inscripción; 2. Copia del documento constitutivo, última reforma estatutaria y designación de la junta directiva vigente; 3. Copia del Registro de Información Fiscal (RIF); 4. Copia del Número de Identificación Tributaria (NIT), de ser el caso; 5. La llamada Cédula del Patrono o Empresa (Forma 14-01) expedida por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), o en su defecto la
3 Constancia de no Afiliado, tanto de la empresa solicitante como de sus sucursales; 6. Comprobante de Inscripción en el Registro Nacional de Aportantes (RNA) llevado por el Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), de ser el caso; 7. Constancia de Afiliación al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda expedida por la entidad bancaria u Oficio de Empresa No Afiliada al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda, expedida por el Consejo Nacional de la Vivienda (CONAVI); 8. Copia del Certificado de Registro de Inscripción por ante la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), de ser el caso, y finalmente: 9. Nómina de trabajadores, la cual deberá ser consignada en forma impresa en el formato de nómina dispuesto a tal efecto en el portal web del Ministerio del Trabajo www.mintra.gov.ve. En caso de que se detecte alguna omisión o incumplimiento de los requisitos antes enunciados, se dará al solicitante un plazo que no excederá de quince (15) días hábiles para su debida subsanación. Si el funcionario verifica el cumplimiento de todos los requisitos, se emitirá el Certificado de Registro contentivo del Número de Identificación Laboral (NIL). En dicho Certificado se hará constar que la empresa o establecimiento se encuentra debidamente inscrita en el RNE. 4. Información que las empresas o establecimientos deben incluir en la Solicitud de Inscripción o Actualización de Empresas y Establecimientos. En el portal web del Ministerio del Trabajo se encuentra un Instructivo para el Llenado de la Solicitud de Inscripción o Actualización en el Registro Nacional de
4 Empresas y Establecimientos (el Instructivo ). Recomendamos revisar este Instructivo cuidadosamente. A continuación un resumen de la información que debe ser indicada en la Solicitud de Inscripción o Actualización de acuerdo con el Instructivo: Ubicación geográfica de la empresa o establecimiento. Características del local donde opera el centro de trabajo. Condición de actividad de la empresa o establecimiento. Identificación del establecimiento. Organización jurídica de la empresa o establecimiento. Datos del Registro Mercantil. Capital social y capital pagado de la empresa. Organización económica (información estructural, sede central y sucursales). Inscripción o registro en instituciones y organismos públicos o privados (número de RIF, número de NIT, número de inscripción ante el IVSS, número de contrato de electricidad o cuenta contrato, número de contrato de servicio de agua, número de servicio nacional de contrataciones, número de patente de industria y comercio o certificado de actividad comercial). Actividad económica que desarrolla y sector al que pertenece la empresa o establecimiento. Condición laboral y personal ocupado (empleados, obreros, Aprendices INCE, trabajadores adolescentes, trabajadores extranjeros, trabajadores
5 discapacitados, personal fijo, personal contratado, personal a destajo, días y horas laboradas, utilidades, vacaciones, jornadas de trabajo, trabajadores contratados mediante terceros). Componentes institucionales de fiscalización (información relacionada con el deber de inscripción y pago de cotizaciones al IVSS, al INCE y al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda, el cumplimiento de ciertas obligaciones establecidas en la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo, y la obligación de guarderías infantiles, programa de alimentación, prestación de antigüedad, convenciones colectivas de trabajo, organizaciones patronales y sindicales). Datos del solicitante. A continuación un resumen de la información que según el Instructivo debe incluirse en la Solicitud de Inscripción/Actualización de sucursales: Ubicación geográfica de la empresa propietaria. Identificación de la empresa propietaria. Características del local donde opera el centro de trabajo de la sucursal. Condición de actividad de la sucursal. Identificación de la sucursal. Condición laboral y personal ocupado (empleados, obreros, Aprendices INCE, trabajadores adolescentes, trabajadores extranjeros, trabajadores discapacitados, días y horas laboradas, utilidades, vacaciones, jornadas de trabajo, trabajadores contratados mediante terceros).
6 Datos del solicitante. Adicionalmente, deberán presentarse los siguientes recaudos: (i) dos (2) impresiones de la Solicitud de Inscripción; (ii) Cédula del Patrono o Empresa (Forma 14-01) expedida por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), o Constancia de no Afiliado, de la sucursal; y (iii) nómina de trabajadores, consignada en el formato dispuesto a tal efecto en el portal web del Ministerio del Trabajo www.mintra.gov.ve. 5. Revocatoria del NIL Lo funcionarios quedan facultados para verificar la veracidad de los datos y documentos suministrados por la empresa o establecimiento, y en caso de detectar alguna falsedad o alteración, se procederá a la revocatoria del NIL. 6. Inscripción de Sucursales Si la empresa o establecimiento tuviera sucursales, deberá inscribirlas en el RNE en forma simultánea a la inscripción de la empresa o establecimiento. Si la sucursal se constituyera con posterioridad, deberá ser inscrita en el RNE dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al inicio de sus operaciones, utilizando la Solicitud de Inscripción de Sucursales. 7. Actualización del RNE El representante de la empresa o establecimiento deberá comunicar cualquier modificación en la información suministrada para la inscripción en el RNE, llenando la Solicitud de Actualización a través del Sistema del RNE y consignando los recaudos en la fecha fijada por el Sistema del RNE.
7 8. Declaración Trimestral Las empresas o establecimientos deberán, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la culminación de cada trimestre del año, suministrar la información relativa a empleo, horas trabajadas y salarios pagados del respectivo trimestre, utilizando el formato de Declaración Trimestral dispuesto a través del Sistema del RNE. La primera Declaración Trimestral ante el RNE será efectuada con respecto al segundo trimestre del presente año 2006. 9. Plazo para la inscripción o actualización en el RNE Las empresas o establecimientos obligados deberán solicitar su inscripción en el RNE dentro de los ciento veinte (120) días hábiles siguientes a la publicación de la Resolución (es decir, siguientes al día 21 de marzo de 2006, fecha en que la Resolución fue publicada en la Gaceta Oficial). Por su parte, las empresas que ya se encontraban inscritas en el llamado Registro Nacional de Establecimientos instrumentando por la Resolución 2.921 del Ministerio del Trabajo del 14 de abril de 1998, deberán actualizar sus datos ante el RNE dentro del mismo lapso. 10. Sobre la Solvencia Laboral De acuerdo con la Resolución, las empresas o establecimientos estarán obligadas a solicitar la expedición de la solvencia laboral por cada contrato, convenio o acuerdo que pretendan suscribir con cualquier órgano, ente o empresa del Estado. Para la obtención de la solvencia, será necesario inscribirse previamente en el RNE. La solvencia tendrá vigencia por un (1) año a partir de la fecha de su emisión, y será válida en todo el territorio nacional.
8 10.1. Procedimiento para la obtención de la solvencia laboral. La solicitud de solvencia laboral se tramitará por vía electrónica, para lo cual la empresa deberá llenar la Solicitud de Solvencia Laboral que estará disponible en el Sistema del RNE en el portal web del Ministerio del Trabajo. En esta solicitud deberán indicarse los datos correspondientes a las Solvencias previamente otorgadas por el INCE y el CONAVI. Por su parte, el cumplimiento de las obligaciones derivadas del Sistema de Seguridad Social será verificado de oficio por el funcionario del trabajo, quien dispondrá de un lapso de cinco (5) días hábiles para otorgar o negar la solvencia a partir de la fecha de la solicitud. 10.2. Negativa o revocatoria de la solvencia laboral La solvencia laboral podrá ser negada o revocada cuando: la empresa o establecimiento 1. No cumpla con la obligación de declaración trimestral prevista en el artículo 9 de la Resolución; o 2. Incurra en alguno de los supuestos previstos en el artículo 4 del Decreto citado al inicio de este Informe Especial; o 3. Desacate las órdenes impartidas por los funcionarios competentes en materia de supervisión o inspección del trabajo, relativas al cumplimiento de obligaciones laborales fundamentales y de la seguridad social; o 4. Desacate cualquier decisión emanada de los tribunales con competencia en materia del trabajo o la seguridad social. Contra la decisión de negativa o revocatoria de solvencia se podrán interponer los recursos previstos en la Ley Orgánica de Procedimientos administrativos.
9 11. Nota especial sobre las empresas contratistas en materia de transporte de hidrocarburos inflamables y combustibles La Resolución no deroga la Resolución Conjunta de los Ministerios de Energía y Minas (hoy Energía y Petróleo) y del Trabajo Nros. 034 y 2.203 de fecha 1 de marzo de 2002 y publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N 37.411 de fecha 25 de marzo de 2002, mediante la cual se estableció que el Ministerio del Trabajo certificará mediante solvencia el cumplimiento de la normativa laboral por parte de las empresas transportistas de hidrocarburos inflamables y combustibles, a los fines de que éstas puedan ejercer actividades o celebrar contratos con las empresas distribuidoras mayoristas. 12. Se deroga la Resolución N 2.921 sobre el Registro Nacional de Establecimientos La Resolución deroga la Resolución N 2.921 de fecha 14 de abril de 1998 y publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela N 36.435 de fecha 17 de abril de 1998, relativa al Registro Nacional de Establecimientos. La información contenida en este último Registro será transferida al RNE (de allí que las empresas inscritas en dicho Registro deban actualizar sus datos en el RNE). Atentamente, Departamento de Derecho Laboral Nota: Esta información es confidencial y no puede utilizarse, copiarse o distribuirse sin permiso expreso de sus autores.