Oficio 2013.004.CT.AL Loja, 29 de mayo de 2013 Señores EOS ECUADOR OVERSEAS Attn: Sr. Juan Martin Schotel Gerente General Dir: Calle Pública S/N y Av. Carlos Julio Arosemena Km 2 Telf: 02-2201-949 / 04-2201-941 Email: consuelo.torres@eos.med.ec /consutorres64@yahoo.com Guayaquil De mi consideración: Me permito comunicar a usted que la Comisión Técnica del proceso de Licitación de Bienes para la adquisición de un equipo Acelerador Lineal, en sesión efectuada el día martes 28 de mayo de 2013, en referencia a los cuestionamientos planteados mediante sus comunicaciones del 23 del mes en curso, se permite dar la respuesta en los siguientes términos: Referente a la Licitación de Bienes para la Provisión, Instalación, Puesta en Marcha, Entrenamiento Técnico del Personal y Mantenimiento por Cinco Años de un Acelerador Lineal para el Hospital Oncológico de Solca Núcleo de Loja, solicitamos se aclare los puntos que detallamos a continuación: 1. Solicitamos a usted se conceda una extensión para presentar la oferta de 15 días, esto es hasta el 24 de junio; dada la importancia del proyecto nos encontramos negociando condiciones especiales para la misma. Adicionalmente esta licitación requiere de una serie de información y documentos que deben de venir del exterior debidamente legalizados. Se concede la ampliación del plazo de entrega de la oferta de 15 días, esto es hasta el 24 de junio de 2013. 2. En la página 5, Convocatoria, punto 6 y en la página 15, punto 4.4.1. Anticipo, indica: Se otorgará un anticipo del sesenta por ciento (50%) del valor del contrato a la suscripción del mismo. En letras indica 60 (sesenta) y en números está diferente, favor confirmar que el anticipo es del 60%. El anticipo que se otorgará es del cincuenta por ciento (50%). 3. En la página 4, Convocatoria indica: El Presupuesto Referencial es de UN MILLON QUINIENTOS MIL DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTE AMÉRICA CON 00/100 CENTAVOS (USD $ 1 500.000,00), que no incluye IVA. Sin embargo en el Proyecto de Contrato página 44, punto 3.02.10, indica:... El resumen de precios debe incluir dentro del C&F los costos de fabricación de los equipos, transporte externo e interno, bodegaje, manipuleo, seguros, salarios, 1
obligaciones patronales, gastos administrativos, imprevistos, dirección técnica general y de instalación y todos los costos necesarios para la provisión integral del equipo, su instalación, calibración, puesta en marcha, mantenimiento y repuestos necesarios para el presente contrato y entrenamiento técnico del personal. Favor confirmar que se deberá presentar un sólo precio local, el cual no deberá incluir IVA. Se confirma que se deberá presentar el precio local, el mismo que no deberá incluir el IVA. 4. En la página 16, Parámetros, Cumplimiento de las Especificaciones Técnicas, Especificación de las Certificaciones de Funcionamiento, solicitamos aclarar lo siguiente, entendemos que estas especificaciones se refieren al cumplimiento de cada numeral de las especificaciones técnicas de los equipos requeridos, es decir que se otorgaría un puntaje a cada numeral, Ej. 4.10.2.2-5 puntos, 4.10.2.3-1 punto, si cumple o no cumple y de esta forma matemáticamente se puede calificar. Si, está dentro de las especificaciones técnicas en los parámetros de evaluación. 5. En la página 16, Parámetros, Cumplimiento de las Especificaciones Técnicas, Especificación de los Equipos Adicionales, no encontramos ningún punto que se refiera al cumplimiento de las Especificaciones Técnicas del Equipo, tan sólo encontramos puntaje por Equipos Adicionales, que entendemos se refiere sólo a opción de crecimiento de equipos instalados. Los 40 puntos de la suma de los parámetros que constan en la página 16 se deberán sumar a los puntos de las especificaciones técnicas para formar los 40 puntos de los parámetros de evaluación, utilizando para el efecto una regla de tres. 6. En la página 16, Parámetros, Cumplimiento de las Especificaciones Técnicas, Certificado de Fabricación, favor aclarar si se refieren a certificados Ej.: CE, ISO, etc. Los certificados de fabricación se refieren a los otorgados por los organismos internacionales de acuerdo a la procedencia del equipo. 7. Solicitamos se sirvan aclarar qué se entiende por equipo restringido, ya que de acuerdo a la definición del tema del articulo 3.02.27 y a nuestro criterio, equipo restringido es aquel por algún daño no puede realizar uno o más tipos de tratamiento. 2
De acuerdo a lo previsto en el numeral 3.02.27 de los pliegos, equipo restringido es aquel que no puede ser usado al 100% de su capacidad. Pero para efectos de cómputos anuales se considera como equipo restringido cuando el mismo no pueda ser usado normalmente hasta por un lapso de 63 horas consecutivas; luego de lo cual, si el equipo permanece en las mismas condiciones (restringido) se lo considerará fuera de servicio. 8. Solicitamos que para la Firma del Acta de Entrega-Recepción Única del Equipo se acepte que las capacitaciones básicas impartidas al personal designado por la institución estén terminadas, sin perjuicio de que el oferente pueda continuar con su plan de capacitación después de recibido el equipo. Se acepta que las capacitaciones básicas impartidas al personal designado por la institución estén concluidas para la firma del acta, sin perjuicio de que el oferente pueda continuar con su plan de capacitación después de recibido el equipo. 9. Respecto del comisionamiento del equipo, con el ánimo de que no sólo sea el comisionamiento inicial sino el soporte local permanente nos permitimos sugerir que no esté en el proceso, más bien Solca logre un acuerdo con otra Solca que cuentan con físicos preparados. Lo planteado no procede por cuanto no se refiere ni a preguntas, ni a aclaraciones. El comisionamiento se mantiene como está planteado en los pliegos; sin embargo, la forma de realizar el comisionamiento es facultativo del oferente. 10. Dado que es importante realizar un cronograma para la entrega del equipo, esto es: producción, embalaje, tránsito, desaduanización, e instalación, es importante se comprometan a tener el búnker terminado dentro de un plazo que deberá correr luego de la firma del contrato. Favor confirmar el plazo de entrega del búnker. Se mantiene en los términos que están especificados en los pliegos. 11. En la página 24, punto 4.10.1.3, indica: Adicionalmente, el acelerador lineal debe permitir a futuro la incorporación de otras técnicas de radioterapia tal como Radioterapia de Intensidad Modulada IMRT, entendemos que la tecnología IMRT que requieren son "Step and Shoot y Sliding Window además de IGRT 3D con kv. Solamente se utilizará la tecnología IMRT con Step and Shoot y Sliding Window y no se utilizará IGRT. 3
12. En la página 25, punto 4.10.2.1 indica: De 6 MV con características físicas tales que a 100 cm SSD su dosis máxima sea a 1.5 cm (+- 0.2 cm) y su dosis a 10 cm de profundidad sea del 67% (+- 2%). Con posibilidad de crecimiento a una energía fotón de 15MV o 18 MV; y con mayor número de energías electrón. Se valorarán éstas últimas posibilidades. Recomendamos definir un número de energía de electrones, por ejemplo 5 energías distintas. Un gran número de energía de electrones puede generar un gran trabajo extra sin beneficio clínico para el departamento de radioterapia. Se acepta 5 rangos de energía de electrones: 6, 9, 10, 12, 18 MeV. 13. En la página 30, punto 4.12.4, indica: Manuales completos de servicio concernientes a los aspectos de mantenimiento mecánico y electrónico (español - inglés). Solicitamos se apruebe que la información que manejan los ingenieros electrónicos, esto es Manuales de Servicio, sea aceptada sólo en inglés pues información técnica electrónica al ser traducida puede generar interpretaciones que podrían llevar a una mala definición. Se aceptan manuales completos de servicio concernientes a los aspectos de mantenimiento mecánico y electrónico en idioma inglés. 14. En la página 34, punto 4.17.1, indica: Computador mínimo con 6 GB de RAM y tarjeta específica para soportar reconstrucción de imágenes tomográficas, con un procesador CORE i7 o superior. Recomendamos que por la tecnología y manejo de información del equipo el disco duro sea de al menos 20 GB. Se insiste en que la memoria RAM sea de al menos 6 GB y que el disco duro sea de al menos 500 GB. 15. En la página 34, punto 4.17.2, indica: Monitor plano de 22 como mínimo. Esta especificación es excluyente por lo que recomendamos se solicite un Monitor plano de 20" o superior. Se acepta que el monitor plano sea de 20 o superior. 16. En la página 36, punto 4.17.31, indica: El software del Planificador debe ser compatible con el sistema operativo del Tomógrafo Marca: Toshiba, Modelo: Activion16/C-XXG-0104, Serie: 2AA0914149, año de fabricación: 2009. Para poder cumplir con este numeral, SOLCA debe comprometerse a que el tomógrafo de Toshiba mencionado, tenga incluido el paquete de licencias DICOM, lenguaje necesario para que las imágenes sea importadas y exportadas al Sistema del Planificación de Radioterapia. 4
Por ser necesario para el funcionamiento, SOLCA Núcleo de Loja se compromete a adquirir el paquete de licencias para el sistema DICOM. 17. En la página 36, punto 4.17.33 y página 37, punto 4.18.5, indica: UPS en caso de fallo de energía, en estos numerales hablan de UPS pequeños para cada computador del Sistema de Planificación de Radioterapia y para Red de Gestión, que son equipos complementarios y en la página 39, punto 4.20.1, indica: SOLCA incluirá un UPS online para asegurar a todo el sistema y sus respetivos subsistemas contra variaciones de voltaje y permitir el apagado normal del equipo en caso de corte de energía eléctrica, sin embargo, el oferente debe proporcionar y detallar las características técnicas mínimas que para el efecto se requieren. Basado en que la institución proveería un UPS para todo el Sistema creemos pertinente la eliminación de los puntos 4.17.33 y 4.18.5. SOLCA adquirirá un UPS para asignar todo el sistema y se eliminan lo señalado en los numerales 4.17.33 y 4.18.5. 18. En la página 38. punto 4.19.3, indica: Presentar propuesta económica y especificaciones del equipo que permitirían escalar al equipo para realizar Radioterapia guiada por imágenes (IGRT) con posicionamiento automático de tratamiento del paciente y su respectivo sistema de planificación. Existen muchas opciones de IGRT, recomendamos que la propuesta sea para IGRT 3D con kv. No se utilizará la técnica de IGRT. 19. En la página 38. punto 4.19.4, indica: Presentar propuesta económica y especificaciones del equipo que permitirían escalar al equipo para realizar Radioterapia para el tratamiento volumétrico modulado de arco terapia (VMAT) y su respectivo sistema de planificación. Esta propuesta debe incluir el sistema de IGRT o solamente el VMAT isoladamente? La propuesta debe incluir VMAT y su sistema de planificación y no de IGRT. 20. En la página 38. punto 4.19.8, indica: Presentar propuesta económica para incorporar un software de planificación para Braquiterapia. Favor indicar si el equipo de braquiterapia es de tasa alta. Se confirma que el equipo de braquiterapia sea de alta tasa de dosis. 21. En la página 53, Cláusula Octava.- Plazo, en la suscripción del acta para poder firmarla, el área debe estar libre de polvo, climatizada, etc., hacemos énfasis ya que no se podrá instalar el equipo hasta que no esté totalmente lista. Confirmar 5
que para la firma el Acta de Entrega de Obra de Infraestructura del Búnker, el área debe estar totalmente terminada libre de polvo y climatizada. Si se acepta por ser requerimiento técnico. 22. En la página 36, punto 4.17.35, indica: Garantía técnica de dos años contra defectos de fabricación En la página 39, punto 4.21.3, indica: El equipo debe contar al menos con dos años de garantía a partir de la entrega de recepción con inclusión de repuestos Sin embargo en el Proyecto del Contrato, Cláusula Séptima.- Garantías, punto c) indica Garantía técnica.- El contratista, a la firma del contrato, presentará la garantía técnica del fabricante. Esta garantía entrará en vigencia a partir de la recepción del bien y durará UN AÑO. Solicitamos confirmar que la Garantía Técnica solicitada para el sistema es de un año. Se confirma que la garantía técnica entrará en vigencia a partir de la recepción del bien y durará un año. Las especificaciones técnicas para el Acelerador Lineal requiere: 1. En el numeral 4.10.7.6, SOLCA requiere Debe disponer de uno o más controles de mano en la sala de tratamiento para accionar los movimientos del Gantry, colimador, mesa y para configuración manual de los tamaños de campo. A efectos de asegurarse de la compatibilidad del Sistema con imágenes DICOM, creemos importante se deba requerir que exista Integración con el Sistema de Gerenciamiento y Sistema de Planificación con comunicación DICOM y secuenciamiento de campo automático habilitado. Si, debe existir integración del sistema de gerenciamiento y sistema de planificación con comunicación DICOM. 2. En el numeral 4.10.9.3, SOLCA requiere El sistema debe poseer herramientas de software que permitan la comparación de la imagen planificada con la imagen portal adquirida para la corrección del posicionamiento del paciente. A efectos de optimizar los tratamientos de radioterapia creemos se debe de puntualizar la capacidad del equipo para hacer gerenciamiento con IGRT con MV, fusión instantánea y reposicionamiento remoto. Como se contempla en los numerales anteriores, no vamos a requerir IGRT. 3. En el numeral 4.19.2, SOLCA requiere Presentar propuesta económica y especificaciones del equipo que permitirían escalar al equipo para realizar radiocirugías basadas en conos incluido su respectivo sistema de planificación. Detallar las marcas, modelos y procedencia de cada uno de los componentes 6
principales. Desistimos de la propuesta para escalar al equipo para realizar radiocirugías. De igual forma creemos importante SOLCA se asegure que el equipo pueda crecer en el corto plazo incorporando tratamientos como VMAT (o RapidArc) y pueda evaluar el costo actual de ese futuro crecimiento, por lo que igual como el numeral 4.16.2 favor confirmar si requieren propuesta económica, especificaciones técnicas, marca, modelo y procedencia de los componentes / up-grades que el equipo requeriría para poder realizar tratamientos VMAT (o RapidArc). Si, se confirma el requerimiento. Las especificaciones técnicas para el Sistema de Dosimetría requiere: 6. En el numeral 4.14.2, requiere modos de medición paso a paso y continuo, nuestro fabricante, esto es PTW, en base a los años de experiencia, ha determinado que: El movimiento paso a paso es el más preciso en posicionamiento y respetabilidad. La respetabilidad de los errores no es acumulativa de un paso al siguiente. Excelente respuesta para comenzar, parar y retroceder el desplazamiento de los detectores. Con el ánimo de que las especificaciones no sean excluyentes, pedimos a ustedes aceptar modos de medición paso a paso y/o continuo. Se acepta que los modos de medición de dosimetría sean paso a paso y/o continuo. 7. En el numeral 4.14.4, requiere Exactitud de rastreo menor a 0.1mm en todas las dimensiones. Solicitamos se acepte que la exactitud de rastreo sea menor o igual a 0.1mm en todas las dimensiones. Se acepta que la exactitud de rastreo sea menor o igual a 0.1 mm en todas las dimensiones. 8. En el numeral 4.14.15, requiere Con herramientas para creación d tablas clínicas de PDD, TMR, OAR, et a partir de los datos medidos.. Solicitamos se acepte Con herramientas para creación de tablas clínicas de PDD, TMR, OAR y/o OCR, et a partir de los datos medidos. Se acepta. 9. En el numeral 4.14.22, requiere Con dos juegos de cables triaxiales enrollables con conectores tipo TNC de mínimo 15m de longitud cada uno. Esta longitud de cables en nuestro caso no es necesaria ya que como el electrómetro está en la sala de tratamiento usualmente con cableado de 4-6 m es suficiente, por lo que solicitamos se acepte que el mínimo de cable sea desde 4 metros. 7
El cableado debe ser el que satisfaga las necesidades del equipo. Las especificaciones técnicas para Sistemas de Control de calidad requiere: 10. En el numeral 4.16.1 solicita: Matriz para chequeo rutinario de la simetría, planura, dosis, tasa de dosis, energía del haz de radiación y coincidencia de campo luminoso y de radiación. Esta especificación es excluyente ya que está dirigida a las características de un proveedor. El sistema de chequeo diario está dirigido para medir la constancia de los parámetros relevantes del Acelerador Lineal. La verificación de la coincidencia del campo luminoso y de radiación solicitada no es un parámetro de medición diario de acuerdo a la mayoría de protocolos nacionales e internacionales. Existen otras herramientas para medir este parámetro con la más alta precisión. Se acepta que se detalle las herramientas de chequeo necesarios de acuerdo al equipo. 11. En el numeral 4.16.2 SOLCA solicita Que tenga simultáneamente tanto cámaras de ionización como diodos para un resultado óptimo. Las cámaras de ionización tienen mayor estabilidad de la sensibilidad/exactitud con el tiempo, a diferencia de las de arreglo lineal de diodos, por las ventajas técnicas mencionadas anteriormente, se solicitar la eliminación de esta especificación ya que es excluyente por las razones explicadas, además la cámara de ionización permite la alineación del equipo por el campo luminoso (10 x 10; 20 x 20)cm 2 para la medición de la constancia de los parámetros de verificación del haz. Se acepta que tenga cámara de ionización y/o diodos para un resultado óptimo. 12. En el numeral 4.16.4 SOLCA solicita: Mínimo 12 detectores tipo diodo para medir tamaño y coincidencia entre el campo luminoso y radiante. Se solicita eliminar esta característica ya que es excluyente pues el sistema PTW de control de calidad diario no tiene diodos por las razones explicadas en 4.16,2, además permite la alineación del equipo por el campo luminoso (10 x 10; 20 x 20)cm 2 para la medición de la constancia de los parámetros de verificación del haz. Tenemos otros equipos para la determinación precisa del campo luminoso, pero no es parte de este equipo inalámbrico de verificación diaria, por las razones explicadas en 4.16.1. En caso de tener el equipo ofertado detectores con diodos, la cámara debe tener mínimo 12. 8
Referente a la Licitación de Bienes para la Provisión, Instalación, Puesta en Marcha, Entrenamiento Técnico del Personal y Mantenimiento por Cinco Años de un Acelerador Lineal para el Hospital Oncológico de Solca Núcleo de Loja, solicitamos se aclare los puntos que detallamos a continuación: Favor aclarar que el tiempo necesario para comisionar el equipo no se encuentra incluido en el plazo de entrega del Equipo como tal, se trata de un proceso que normalmente no está incluido en la compra de estos equipos y que en aras de realizarlo en conjunto con el Departamento de Física del Hospital y poder explicarlo no debe estar incluido. El comisionamiento del equipo no se incluirá en el plazo de entrega del mismo. Atentamente, Dr. José Molina Manzano PRESIDENTE DE LA COMISIÓN TÉCNICA sisb 9