CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE PATULUL, DEL DEPARTAMENTO DE SUCHITEPÉQUEZ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

2 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Gilberto Alejandro Pérez Crispín Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Gilberto Alejandro Pérez Crispín Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

4 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Gilberto Alejandro Pérez Crispín Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

5 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE PATULUL, DEL DEPARTAMENTO DE SUCHITEPÉQUEZ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

6 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera Limitaciones al Alcance Otras Limitaciones 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas informáticos utilizados por la Entidad 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General

7 6.2 Estado de Resultados 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 6.4 Notas a los Estados Financieros 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) 11.2 Visión (Anexo 2) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) 11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) 11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

8 1. 2. Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Gilberto Alejandro Pérez Crispín Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los) Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM de fecha 29 de agosto 2012 he (hemos) efectuado, en la (el) Municipalidad de Patulul, del Departamento de Suchitepéquez con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido Del 01 de enero al 31 de diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Cuentas de Balance General sin depurar Atraso en la Rendición de Cuentas HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

9 Área Financiera Falta de arqueos periódicos Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales Inexistencia de Plan Anual de Compras La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Rigoberto Cruz Ixcaragua Sunum (Coordinador) y Lic. Walter Augusto Merida Castillo (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA RIGOBERTO CRUZ IXCARAGUA SUNUM Coordinador Gubernamental Lic. WALTER AUGUSTO MERIDA CASTILLO Supervisor Gubernamental

10 1 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

11 2 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM de fecha 29 de agosto OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, así como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia relativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

12 3 Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de Patulul, del Departamento de Suchitepéquez, correspondiente al período comprendido Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos, Propiedad, Planta y Equipo y Préstamos Internos de Largo Plazo. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Venta de Servicios y Transferencias Corrientes del Sector Público y del área de gastos, las cuentas Remuneraciones y Bienes y Servicios Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Pùblico de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 11 Servicios Públicos Municipales y 99 Partidas no Asignables a Otros Programas, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes: 0 Servicios Personales, 01 Servicios No Personales y 07 Servicios de la Deuda Pública y Amortización de Otros Pasivos, mediante la aplicación de pruebas selectivas.

13 4 Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. Limitaciones al Alcance No existieron limitaciones que afectaron el alcance de la misma, sin embargo, existieron otras limitaciones que se detallan a continuación. Otras Limitaciones Se presentaron e impidieron obtener un grado razonable de confiabilidad sobre la información financiera, cumplimiento de aspectos legales, técnicos, por la falta de entrega en forma inmediata de los cuadros anexos, limitando la confiabilidad y entrega de la información. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1112, Bancos, presenta disponibilidades de Q.3,683,803.51, integrada por 02 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (CUT), Una Cuenta receptora, abiertas en el Sistema Bancario Nacional. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de Propiedad, Planta y Equipo Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No presenta un saldo de Q.52,937, integrado por las siguientes cuentas: Cuenta 1231 Propiedad y

14 5 Planta en Operación Q.5,215,421.03; Cuenta 1232 Maquinaria y Equipo Q.1,781,398.05; Cuenta 1233 Tierras y Terrenos Q.5,856,104.32; Cuenta 1234 Construcciones en Proceso Q.20,336,172.86; Cuenta 1235 Equipo Militar y de Seguridad Q.15,500.00; Cuenta 1237 Otros Activos Fijos Q.221, y Bienes de Uso Común Q.19,511, (Ver hallazgo No. 1, relacionados con Control Interno). Préstamos Internos a Largo Plazo Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No. 2232, Préstamos Internos a Largo Plazo, presenta un saldo por pagar de Q.5,665, en concepto de Préstamos con la entidad: Instituto Nacional de Fomento Municipal. Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: INGRESOS Y GASTOS Ingresos Venta de Servicios La cuenta 5141 Venta de Servicios recaudadas y registradas al 31 de diciembre de 2012, ascienden a la cantidad de Q.2,268, Transferencias corrientes recibidas La cuenta 5172 Transferencias Corrientes del Sector Público recaudadas y registradas al 31 de diciembre de 2012, ascienden a la cantidad de Q.2,297, Gastos Gastos de Consumo La cuenta 6110 Gastos de Consumo se integra por remuneraciones, bienes y servicios y Depreciación y Amortización, los que ascienden al 31 de diciembre de 2012 a la cantidad de Q.12,598,

15 6 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El presupuesto de ingresos y egresos fue aprobado mediante el Acuerdo No , contenido en el punto noveno de fecha 7 de diciembre de 2011 y la Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 10 de enero del 2013, mediante Acta No punto cuarto. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q.21,189,100.00, el cual tuvo una ampliación de Q.19,902,396.00, para un presupuesto vigente de Q.41,091,496.00, ejecutándose la cantidad de Q.26,390, (64%), en las diferentes clases de ingresos especificas siguientes: Ingresos Tributarios Q.1,438,552.91, Ingresos no Tributarios Q.798,067.01, Ventas de Bienes y Servicios de la Administración Pública Q.737,083.00, Ingresos de Operación Q.1,532,182.52, Rentas de la Propiedad Q22,285.99, Transferencias Corrientes Q.2,297,089.12, Transferencias de Capital Q.14,564,893.03, Endeudamiento Público Interno Q.5,000,000.00, siendo las Transferencias de Capital el que representa un 55% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal. Egresos El Presu puesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q.21,189, el cual tuvo una ampliación de Q.19,902,396.00, para un presupuesto vigente de Q.41,091,496.00, ejecutándose la cantidad de Q.23,607, (57%) a través de los programas específicos siguientes: En el Programa 01 Actidades Centrales Q.5,647,378.53, 11 Servicios Públicos Municipales Q.10,351,881.31, 12 Salud y Asistencia Social Q.5,735.00, 13 Servicios Basicos de Educación por Administración Q.957,239.49, 14 Red Vial Q.4,442,079.31, 15 Desarrollo Urbano y Rural Q.313,783.85, 16 Fomento a la Cultura y al Reporte Q.148, y 99 Partidas no Asignables a Programas Q.1,740,897.95, siendo el programa 11 es el más importante con respecto a la ejecución y representa un 44% de la misma. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor de Q.19,902, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y se registro adecuadamente en el Módulo de Presupuesto del Sistema Contable.

16 7 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, POA fue actualizado por las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias realizadas en el periodo, así mismo se verifico que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas en el plazo establecido para el efecto Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoria Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas en el plazo correspondiente Convenios La Municipalidad de Patulul, Suchitepéquez, reportó que al 31 de diciembre de 2012, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipalidad de Patulul al 31 de diciembre de 2012, no reportó ninguna donación Préstamos En el ejercicio fiscal 2012, la Municipalidad percibió ingresos en concepto de préstamo la cantidad de Q.5,000,000.00, de conformidad con el contrato siguiente: No. No. DE CONTRATO Mejoramiento Sistema de Agua Potable, Cabecera Municipal DESTINO ACREEDOR VALORES Q. INFOM Q. 5,000, Transferencias La Municipalidad por el período 2012, no reportó transferencias o traslados a diversas entidades u organismos.

17 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La Municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-GL. Sistema de Información de Contrataciones y adquisiciones Se verifico que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, en el cual se reflejan los concursos siguientes: adjudicados 8, finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 0, según reporte de Guatecompras generado el 21 de marzo Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos.

18 9 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General

19 Estado de Resultados

20 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

21 Notas a los Estados Financieros

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34 25 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

35 26 Área Financiera Hallazgo No. 1 Cuentas de Balance General sin depurar Condición Al 31 de diciembre de 2012, el balance general de la Municipalidad presenta en la Cuenta No.1234, Construcciones en proceso, la cantidad de Q.20,336,172.86, valor que incluye obras concluidas y ejecutadas por la municipalidad. Criterio El Acuerdo Número A-09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, numeral 5.5 REGISTRO DE LAS OPERACIONES CONTABLES, establece: "La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables. Causa Incumplimiento a la normativa de control interno establecida, por parte del Director de la AFIM, al no depurar la cuenta construcciones en proceso. Efecto No se cuenta con información contable-financiera, confiable y oportuna, relacionada con la cuenta propiedad, planta y equipo, para la adecuada toma de decisiones.no se cuenta con información contable-financiera, confiable y oportuna, relacionada con la cuenta propiedad, planta y equipo, para la adecuada toma de decisiones.

36 27 Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de la AFIM, para que mensualmente depuren las cuentas de activo y estas se mantengan actualizadas. Comentario de los Responsables En oficio sin número de fecha uno de febrero del presente año, adjuntando la documentación de soporte, los señores funcionarios manifestarón lo siguiente: Que esto se deriva debido a que se traen obras de arrastre de Administraciones anteriores, le adjuntamos un balance general firmado y sellado por los indicados en el hallazgo, en donde podemos observar que el monto de la Cuenta No haciende a la cantidad de Q , generado al 31 de Diciembre del 2,011 que era responsabilidad de la Administración anterior poder rebajar dicha cuenta. Luego a continuación le presentamos la integración de dicha cuenta para que se evalué el procedimiento ya que las obras no se han podido depurar del balance durante el período asignado por motivo de falta de recursos financieros para pagar las obras. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, debido a que los responsables no llenan con fundamento sus comentarios. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL GILBERTO ALEJANDRO PEREZ CRISPIN 5, DIRECTOR AFIM JACOB ANTONIO PALACIOS KESTLER 5, Total Q. 10, Hallazgo No. 2 Atraso en la Rendición de Cuentas Condición Se confirmó que el proceso de la rendición de cuentas mensuales de la municipalidad, durante el ejercicio 2012, específicamente los meses de enero y diciembre se cumplió en forma extemporánea, según conocimiento de recepción electrónica de cada mes descrito.

37 28 Criterio El Acuerdo Interno de la Contraloría General de Cuentas A-37-06, del Sub Contralor de Probidad y Encargado del Despacho, indica en e l artículo 2 Plazos, períodos y contenido de la información: Todas las municipalidades y sus empresas, deberán presentar la información en los formatos electrónicos definidos por MFP, SEGEPLAN y la Contraloría General de Cuentas, conforme las siguientes disposiciones: I.., II.., III en los primeros cinco días de cada mes: a).., b) Las municipalidades y sus empresas que operan SIAF-MUNI y SIAFITO MUNI deberán entregar: b.1).., b.2).., b.3) Copia de la base de datos, encriptada inmediatamente después de haber generado la caja municipal de movimientos diario (reporte PGRIT03 y PGRIT04), en un medio magnético u óptico debidamente rotulado, con el código y nombre de la entidad y período a que corresponde la información. inciso c) Para las municipalidades y sus empresa que operan con el Sistema de Contabilidad Integrada en modalidad Web (SICOIN WEB) deberán entregar su información de la Caja Consolidada (Reporte PGRIT01) y Caja de Movimiento diario (Reporte PGRIT02), generada por el sistema en forma electrónica en un medio magnético u óptico. Causa Las operaciones financieras y presupuestarias de la municipalidad, no se han trabajado en forma diaria, ocasionando los atrasos en la rendición de cuentas mensual. Efecto La entidad fiscalizadora, al no tener las rendiciones de cuentas oportunamente, le obstruye la actividad de fiscalización y de orientación, ocasionando que los portales de transparencia, no se encuentren actualizados. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a la Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal, para que mantenga al día las operaciones contables y financieras, dando como resultado la eficaz y oportuna entrega de la rendición de cuentas al ente fiscalizador. Comentario de los Responsables En base al Acta No de fecha 27 de febrero de 2013, según oficios de notificaciones Nos. DAM y DAM , ambos de fecha 18 de enero de 2013, los señores funcionarios no se manifestaron de acuerdo a dichas notificaciones para desvanecer sus descargos.

38 29 Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, debido a que los responsables no comentaron ni presentaron pruebas de descargo que desvaneciera el mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 12, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL GILBERTO ALEJANDRO PEREZ CRISPIN 4, DIRECTOR AFIM JACOB ANTONIO PALACIOS KESTLER 4, Total Q. 8, HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de arqueos periódicos Condición Se determinó que el Director de la Administración Financiera Integrada Municipal, no realizó corte de caja y arqueo de valores, al 31 de diciembre de 2012, y por consiguiente no cumplió con enviar certificación del acta que documente este corte de caja a la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 98, (Reformado por el artículo 28 del Decreto Número del Congreso del República de Guatemala), establece: Competencia y funciones de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal. Inciso e) Remitir a la Contraloría General de Cuentas, certificación del acta que documente el corte de caja y arqueo de valores municipales, a más tardar cinco (5) días hábiles después de efectuadas esas operaciones. Causa Inobservancia por parte del Director de AFIM, a la normativa establecida en el Código Municipal, con respecto a, que debe efectuarse periódicamente, corte de

39 30 caja y arqueo de valores, como medio de control, para determinar los saldos reales existentes. Efecto Falta de información financiera, oportuna y confiable, que permita la adecuada toma de decisiones, por parte de las autoridades de la Municipalidad, para administrar eficientemente los recursos. y a la Contraloría General de Cuentas para efectos de fiscalización. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AFIM, a efecto que a los fondos municipales realice periódicamente corte de caja y arqueo de valores, debiendo dejar constancia en acta suscrita con los demás responsables. Asimismo, debe enviar a la Contraloría General de Cuentas, certificación del acta del corte de caja y arqueo de valores, con los documentos de soporte adjuntos, a más tardar 5 días hábiles después de efectuadas las operaciones. Comentario de los Responsables En base al Acta No de fecha 27 de febrero de 2013, según oficios de notificaciones Nos. DAM y DAM , ambos de fecha 18 de enero de 2013, los señores funcionarios no se manifestaron de acuerdo a dichas notificaciones para desvanecer sus descargos. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, debido a que los responsables no comentaron ni presentaron pruebas de descargo que desvaneciera el mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 1, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL GILBERTO ALEJANDRO PEREZ CRISPIN 4, DIRECTOR AFIM JACOB ANTONIO PALACIOS KESTLER 4, Total Q. 8, Hallazgo No. 2 Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales Condición De acuerdo a la verificación realizada en la municipalidad se comprobó que no

40 31 existe una programación de fechas o un día específico para pagos aprobada por el Concejo Municipal, hacia los proveedores. Criterio El Manual de Administración Financiera Municipal MAFIN versión II Norma establece: El concejo deberá aprobar el o los días de pago y entrega de cheques dentro de cada semana, correspondiente a los compromisos contraídos por la Municipalidad y sus empresas. Causa Incumplimiento de las normas y procedimientos legales relacionados a los pagos de proveedores. Efecto No se tiene control de los días de pago y entrega de cheques dentro de cada semana, correspondiente a los compromisos contraídos por la Municipalidad y sus empresas. Recomendación El Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal para que programe los días de pago para los proveedores y trasladárselos para que el mismo sea aprobado. Comentario de los Responsables En base al Acta No de fecha 27 de febrero de 2013, según oficios de notificaciones Nos. DAM y DAM , ambos de fecha 18 de enero de 2013, los señores funcionarios no se manifestaron de acuerdo a dichas notificaciones para desvanecer sus descargos. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, debido a que los responsables no comentaron ni presentaron pruebas de descargo que desvaneciera el mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL GILBERTO ALEJANDRO PEREZ CRISPIN 4, DIRECTOR AFIM JACOB ANTONIO PALACIOS KESTLER 4, Total Q. 8,000.00

41 32 Hallazgo No. 3 Inexistencia de Plan Anual de Compras Condición Se solicitó a las autoridades Municipales que presentaran la constancia de haber remitido a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas, la programación anual de compras, suministros y contrataciones a realizar en el ejercicio fiscal 2012, pero no fue presentado a esta comisión de auditoría. Criterio El Acuerdo Gubernativo No , del Ministerio de Finanzas Públicas, de fecha 23 de diciembre de Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas, Artículo 41. Atribuciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Numeral 7. Indica: Requerir de todas las entidades del sector público sus programas de compras, para su optimización y elaboración de estadísticas. Causa Las personas responsables, no están cumpliendo con el envío de la información respectiva. Efecto La Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas no cuenta con información oportuna de la programación de compras, para su optimización y elaboración de estadísticas. Las adquisiciones no se realizan dentro de un marco de transparencia. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones por escrito al Jefe de Compras para que de inmediato cumpla con remitir a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas, la programación anual de compras, suministros y contrataciones a realizar en el ejercicio fiscal correspondiente, de forma oportuna, y sin atrasos. Comentario de los Responsables En base al Acta No de fecha 27 de febrero de 2013, según oficios de notificaciones Nos. DAM y DAM , ambos de fecha 18 de enero de 2013, los señores funcionarios no se manifestaron de acuerdo a dichas notificaciones para desvanecer sus descargos.

42 33 Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, debido a que los responsables no comentaron ni presentaron pruebas de descargo que desvaneciera el mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL GILBERTO ALEJANDRO PEREZ CRISPIN 4, DIRECTOR AFIM JACOB ANTONIO PALACIOS KESTLER 4, Total Q. 8, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la Auditoria anterior correspondiente al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que se le dio cumplimiento. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 BENJAMIN ELICEO BACHAN SABUC DIRECTOR DMP 01/01/ /01/ CESAR AUGUSTO CALDERON URIBIO SINDICO II 01/01/ /01/ FILADELFO VALENZUELA LOPEZ SINDICO I 01/01/ /01/ JACOB ANTONIO PALACIOS KESTLER DIRECTOR AFIM 15/01/ /12/ JORGE ALFREDO MARROQUIN ALONZO CONCEJAL IV 01/01/ /01/ MARVIN GUILFREDO MIRANDA PAZ CONCEJAL V 01/01/ /01/ MAYRA LILIANA FUENTES GARCIA CONCEJAL III 01/01/ /01/ ROLANDO ENRIQUE DIAZ ROSALES DIRECTOR DMP 15/01/ /12/ SERGIO ARMANDO TUMACAJ CANEL SECRETARIO 01/01/ /01/ DONAL IVAN MAZARIEGOS MACHUCA ALCALDE 01/01/ /01/ EDGAR ROLANDO OLIVA CUELLAR CONCEJAL I 01/01/ /01/ INGRID NOEMI GARCIA ARGUETA CONCEJAL II 01/01/ /01/ GILBERTO ALEJANDRO PEREZ CRISPIN ALCALDE MUNICIPAL 15/01/ /12/ OSCAR MACKDONAL ESPAÑA RUIZ CONCEJAL I 15/01/ /12/ JULIO RAMIRO RODRIGUEZ ALDANA CONCEJAL II 15/01/ /12/ EDWIN ANTONIO GARCIA DE LEON CONCEJAL III 15/01/ /12/ JORGE RAMIRO MARCOS BRITO CONCEJAL IV 15/01/ /12/ HORACIO ISMAEL RAMOS GARCIA CONCEJAL V 15/01/ /12/ CARLOS HUMBERTO DURAN SINDICO I 15/01/ /12/ GLORIA ESPERANZA LOPEZ PEREZ DE BARRIOS SINDICO II 15/01/ /12/ ARTURO ANTONIO HERNANDEZ GARCIA AUDITOR INTERNO 15/01/ /12/ MARIO LETONA SANTIZO SECRETARIO 15/01/ /12/ ANABELLA CANDELARIA MENDEZ SOTOJ AUDITORA INTERNA 01/01/ /01/ CARLOS ENRIQUE TOBIAS VILLAGRAN SECRETARIO 01/01/ /01/2012

43 34 25 ROCAEL DE LEON VILLATORO DIRECTOR AFIM 01/01/ /01/2012

44 COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA RIGOBERTO CRUZ IXCARAGUA SUNUM Coordinador Gubernamental Lic. WALTER AUGUSTO MERIDA CASTILLO Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

45 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) Somos una municipalidad democrática que promueve los valores y fortalece la organización y desarrollo de las comunidades urbanas y rurales, en la línea de gestón y autogestión, incidiendo en las decisiones políticas, económicas, sociales y culturales a nivel local y nacional, para mejorar la calidad de vida de la población Visión (Anexo 2) Ser un gobierno municipal moderno, transparente, eficiente, auto sostenible, democrático, representativo de los intereses de la población del municipio, con capacidad técnica, administrativa y financiera para promover la participación comunitaria de forma organizada e integral Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra por el Alcalde, los Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal para un periodo de cuatro años pudiendo ser reelectos. El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien constituye el jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el concejo y dirige la administración municipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y de decisión. El concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos que conocerá durante todo el año siendo las siguientes: 1-Educacion, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes 2-Salud y asistencia social 3-Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda 4-Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales 5-Descetralizacion, fortalecimiento municipal y participación ciudadana 6-De finanzas 7-De probidad 8-De los derechos humanos y de la paz 9-De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra forma de proyección Social

46 37 10-De transporte El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario Municipal. La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para la función municipal, siendo las siguientes: 1-Administracion Financiera Integrada Municipal-DAFIM 2-Direccion Municipal de Planificación-DMP 3-Oficina Municipal de la Mujer-OMM 4-Unidad de Servicios Públicos Municipales-USPM 5-Unidad de Gestión Ambiental-UGAM 6-Juzgado de Asuntos Municipales-JAM Asimismo la municipalidad cuenta con un Auditor Interno, quien vela por la correcta ejecución presupuestaria y dentro de sus funciones está la de implementar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien se reporta ante el Concejo Municipal.

47 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)

48 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)

49 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)

50 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) 1. Reporte de Ejecuciòn de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo

51 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)