CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN MARTÍN JILOTEPEQUE DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 GUATEMALA, MAYO DE 2015

2 Guatemala, 25 de mayo de 2015 Señor Otto René Vielman Estrada Alcalde Municipal Municipalidad de San Martín Jilotepeque Departamento de Chimaltenango Señor (a) Alcalde Municipal : En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los auditores gubernamentales; que fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN MARTÍN JILOTEPEQUE DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 GUATEMALA, MAYO DE 2015

4 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad 5.3 Estados Financieros Balance General Estado de Resultados

5 5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Notas a los Estados Financieros 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno 7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO 9. COMISIÓN DE AUDITORÍA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) Misión (Anexo 2) Estructura Orgánica (Anexo 3) Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4) Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5) Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) Nombramiento Forma Única de Estadística Formulario SR

6 Guatemala, 25 de mayo de 2015 Señor Otto René Vielman Estrada Alcalde Municipal Municipalidad de San Martín Jilotepeque Departamento de Chimaltenango Señor (a) Alcalde Municipal : El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los) Nombramiento (s) No. (s) DAM de fecha 07 de octubre de 2014, he (hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad de San Martín Jilotepeque, del Departamento de Chimaltenango, con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondientes al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la Municipalidad de San Martín Jilotepeque, del Departamento de Chimaltenango, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Recomendaciones de auditoría anterior, no cumplidas Expedientes de personal desactualizados

7 La comisión de auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. Luis Roberto Muñoz Barrera (Coordinador) y Lic. Ismael Valter Aldi Bermudes (Supervisor). El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Lic. LUIS ROBERTO MUÑOZ BARRERA Coordinador Gubernamental Lic. ISMAEL VALTER ALDI BERMUDES Supervisor Gubernamental

8 Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a: abastecimiento domiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros, administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento de desechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento, regulación del transporte, gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales, servicio de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales, reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

9 Contraloría General de Cuentas 2 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas, artículos 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Los Acuerdos Gubernativos Números y Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Nombramiento DAM de fecha 07 de octubre de OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria contenida en los Estados Financieros siguientes: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos y sus respectivas Notas, correspondientes al ejercicio fiscal 2014; asi como el estudio y evaluación de la estructura del control interno y la verificación del cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida por la municipalidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

10 Contraloría General de Cuentas 3 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que las rigen. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondientes al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe a continuación: Del Balance General las cuentas siguientes: Bancos, Propiiedad y Planta en Operacion, Bienes de uso común y Transferencias y Contribucciones de Capital Recibida y Cuentas a Pagar a corto plazo Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Venta de Servicios Transferencias Corrientes del Sector Publico y del área de gastos, Remuneración y Bienes y Servicios Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central.

11 Contraloría General de Cuentas 4 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 011 Servicios Públicos Municipales, 012 Red Vial, y 013 Educación, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: Grupos 0 Servicios Personales, 100 Servicios Personales, 200 Materiales y Suministros y 300 Propiedad Planta y Equipo. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Banco Al 31 de diciembre de 2014, cuenta No.1112, Banco, presenta disponibilidades de efectivo por un valor de Q.155,986.30, integrada por 2 cuentas bancarias como se resume a continuación una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora) y 1 cuentas de los Aportes Constitucionales. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la Municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de Propiedad y Planta en Operación Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta No Propiedad y Planta en Operación, según muestra determinada, presenta en el Balance General el saldo de Q. 13,017,

12 Contraloría General de Cuentas 5 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Bienes de Uso Común Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta No Bienes de Uso Común, según muestra determinada, presenta en el Balance General ya reclasificado el saldo de Q. 40,037, PASIVO Cuentas a Pagar a Corto Plazo Al 31 de diciembre de 2014 la Cuenta No Gastos del Personal a Pagar presenta en el Balance General el saldo de Q.24,418.01, que se refiere a la cuota laboral IGSS. PATRIMONIO Transferencias y Contribuciones de Capital Recibida Al 31 de Diciembre de 2014, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital presenta en el Balance General, el saldo acumulado de Q135,770, Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Ventas de Servicios Al 31 de diciembre de 2014 la cuenta No Venta de Servicios, en el Estado de Resultados presenta el saldo de Q2,876, Transferencias Corrientes Recibidas del Sector Público Al 31 de diciembre de 2014 la cuenta No. 5172, Transferencias Corrientes Recibidas del Sector Publico en el Estado de Resultados presenta el saldo de Q 3,779,335.54

13 Contraloría General de Cuentas 6 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Gastos Remuneraciones Los gastos que corresponden a Remuneraciones Al 31 de diciembre de 2014 ascendió a la cantidad Q9,162,526.78, Cuenta No Remuneraciones. Bienes y Servicios Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta No Bienes y Servicios, según muestra determinada, presenta en el Estado de Resultados ya reclasificado el saldo de Q. 3,844, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2014, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 03 de diciembre de 2013, mediante Acta No , punto tercero. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, ascendió a la cantidad de Q25,374,467.61, el cual tuvo una ampliación de Q8,747,696.05, para un presupuesto vigente de Q34,122,163.66, ejecutándose la cantidad de Q31,355, (91%), en las diferentes clases de ingresos específicos siguientes: Ingresos Tributarios Q441,726.30, Ingresos no Tributarios Q914,558.17, Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública Q1,090,431.80, Ingresos de Operación Q1,856,481.05, Rentas de la Propiedad Q23,823.42, Transferencias Corrientes Q3,779,335.54, y Transferencias de Capital Q23,249,406, este último rubro representa un 74.15% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, ascendió a la cantidad de Q25,374,467.61, el cual tuvo una ampliación de Q8, , para un presupuesto vigente de Q34,122,163.66, ejecutándose la cantidad de Q31,521, (92%) a través de los programas específicos siguientes: En el Programa 01 Actividades Centrales, la cantidad Q5,612,936.80, en el Programa 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad Q5,546,615.94, en el Programa 12

14 Contraloría General de Cuentas 7 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Red Vial la cantidad de Q.11,420,347.05, en el programa 13 Educación la cantidad de Q4,973,611.21, en el programa 14 Salud y Asistencia Social la cantidad de Q626,852.05, en el programa 15 Desarrollo Urbano Y Rural, la cantidad Q488,404.00, en el programa 16 Cultura Deporte y Recreación, la cantidad de Q654,609.00, El programa 17 Educación Ambiental, Reforestal y productividad del Municipio por la cantidad de Q1,051,740.09, el programa 18 Atención al Cumplimiento de ordenanzas, Reglamentos y disposiciones Municipales la cantidad de Q857, y el programa 99 Partidas No asignables a Programa la cantidad de Q288,383.28, de los cuales el programa 12 es el más importante con respecto a la ejecución y representa un % de la misma. La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2014, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de Fecha 21 de enero de 2015, mediante Acta No , punto décimo. Modificaciones presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor de Q8,747,696.05, y transferencias por un valor de Q.9,005,068.10, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registrados adecuadamente en Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo correspondiente Convenios La Municipalidad de San Martín Jilotepeque, Chimaltenango reportó que al 31 de

15 Contraloría General de Cuentas 8 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) diciembre 2014, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipalidad de San Martin Jilotepeque, Chimaltenango reportó que durante el ejercicio 2014, no recibió donaciones Préstamos En el ejercicio fiscal 2014, la Municipalidad de San Martin Jilotepeque, Chimaltenango no percibió ingresos en concepto de préstamos Transferencias La Municipalidad de San Martín Jilotepeque, Chimaltenango, no reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidades u organismos, efectuadas durante el período Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad La Municipalidad de San Martín Jilotepeque Contabilidad Integrada, SICOIN GL., Chimaltenango utiliza el Sistema de Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, en el cual se reflejan los concursos siguientes: adjudicados 17, finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 0, según reporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.

16 Contraloría General de Cuentas 9 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 5.3 Estados Financieros Balance General

17 Contraloría General de Cuentas 10 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estado de Resultados

18 Contraloría General de Cuentas 11 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

19 Contraloría General de Cuentas 12 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

20 Contraloría General de Cuentas 13 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Notas a los Estados Financieros

21 Contraloría General de Cuentas 14 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

22 Contraloría General de Cuentas 15 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

23 Contraloría General de Cuentas 16 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

24 Contraloría General de Cuentas 17 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

25 Contraloría General de Cuentas 18 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

26 Contraloría General de Cuentas 19 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

27 Contraloría General de Cuentas 20 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

28 Contraloría General de Cuentas 21 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

29 Contraloría General de Cuentas 22 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

30 Contraloría General de Cuentas 23 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

31 Contraloría General de Cuentas 24 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

32 Contraloría General de Cuentas 25 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

33 Contraloría General de Cuentas 26 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

34 Contraloría General de Cuentas 27 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

35 Contraloría General de Cuentas 28 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

36 Contraloría General de Cuentas 29 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Recomendaciones de auditoría anterior, no cumplidas Condición Al verificar el seguimiento a recomendaciones de auditorías anteriores, se determinó que no se cumplió con la establecida en el informe de auditoría Financiera y Presupuestaria del ejercicio fiscal 2013, y es la siguiente: Relacionados con el Control Interno, Hallazgo No. 2 Deficiencia en la Programación y Ejecución Presupuestaria. Criterio El Acuerdo Interno No. A emitido por la Contraloría General de Cuentas, por el cual se aprueban las Normas de Auditoria Gubernamental interna y externa, la Norma No. 4.6 que se refiere al Seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones, establece: "La Contraloría General de Cuentas y las Unidades de Auditoría Interna de las entidades del sector público, periódicamente, realizarán el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de los informes de auditoría emitidos. El Auditor del Sector Gubernamental, al redactar el informe correspondiente a la auditoría practicada, debe mencionar el resultado del seguimiento a las recomendaciones del informe de auditoría gubernamental anterior. El incumplimiento a las recomendaciones dará lugar a la aplicación de sanciones por parte de la administración del ente público o por la Contraloría General de Cuentas según corresponda. Y el Acuerdo Interno No. A de la Contraloría General de Cuentas, artículo 1, aprueba la guía denominada Seguimiento y Administración de los Resultados de Auditoria (SARA), la cual en la literal d), numeral 1, estipula que: La autoridad máxima de la entidad examinada, es la persona responsable de disponer las acciones que aseguren la debida y oportuna implementación de las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría emitidos por la Contraloría General de Cuentas. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal no ha cumplido con las recomendaciones de auditorías anteriores, de la Contraloría General de Cuentas.

37 Contraloría General de Cuentas 30 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Efecto Al no cumplir con las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría de la Contraloría General de Cuentas, se continúa con las mismas deficiencias y no se mejora el control interno de la administración municipal. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal para que se dé cumplimiento a las recomendaciones efectuadas por la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables En oficio No ORVE(gghm) de fecha 15 de abril de 2015, el Alcalde Municipal manifiesta lo siguiente: "Vale la pena resaltar e indicar a dicho ente Fiscalizador que derivado a las necesidades emergentes de la población y a la cantidad de pobladores de mencionado municipio. Han surgido necesidades que se han priorizado, posteriormente a su evaluación, análisis y aprobación por parte del Concejo Municipal. A raíz de ello se han girado las instrucciones correspondientes para realizar los cambios siempre y cuando se respeten los lineamientos legales puntualmente, no solo con atender el espíritu real del Plan Operativo Anual POA, ya que dicho plan es el que ha originado la asignación de recursos, y que sean leves las modificaciones presupuestarias". Comentario de Auditoría Se confirma el Hallazgo, porque se comprobó que el Alcalde Municipal, reconoce y acepta que derivado de la diversas necesidades emergente de la población, no le ha dado cumplimiento a las recomendaciones dejada en la auditoria anterior. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 2, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL OTTO RENE VIELMAN ESTRADA 4, Total Q. 4, Hallazgo No. 2 Expedientes de personal desactualizados Condición Se comprobó que en el periodo 2014, la Municipalidad no cuenta con expedientes que contengan los registros del personal que labora en ella, como Actualización de

38 Contraloría General de Cuentas 31 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) datos, Fotografía, antecedentes penales, policiacos, fotocopia de título y/o diploma, constancia de estudios académicos universitarios. Criterio El Acuerdo Interno , de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la Norma 1.11 ARCHIVOS. Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes específicas; independientemente del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o electrónicos. Norma 2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO. Establece: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa Incumplimiento de las autoridades municipales, en no formar expedientes del personal, que refleje el historial y perfil de cada empleado municipal. Efecto No se cuenta con la información oportuna del record laboral y demás datos generales actualizados de los empleados municipales, se corre el riesgo de no contar con controles internos administrativos y de personal municipal. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Secretario Municipal, para sistematizar el control del personal, asi mismo formar los expedientes, del personal de la Municipalidad. Comentario de los Responsables En oficio No ORVE(gghm) de fecha 14 de abril de 2015, "el Secretario

39 Contraloría General de Cuentas 32 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipal manifiesta lo siguiente: El Señor Alcalde Municipal, respetuoso de las recomendaciones de auditoría, ha girado sus instrucciones al señor Secretario Municipal quien es el responsable de velar por la buena administración del Recurso Humano, para que tome en cuenta la recomendación de la presente auditoria e inicie con un proceso de actualización del archivo permanente del personal. Ya que a la fecha se cumplió con un 90% de las actualizaciones correspondientes a la fecha de la auditoria". Comentario de Auditoría Se confirma el Hallazgo, porque se comprobó que el Secretario Municipal, reconoce y acepta, que en su oportunidad no cumplió en actualizar los expedientes del personal que labora en la Municipalidad. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SECRETARIO MUNICIPAL MARCO POLO COLOMA RUIZ 1, Total Q. 1, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoria anterior correspondientes al ejercicio fiscal 2013, con el objeto de verificar el cumplimiento e implementación por parte de la personas responsables, estableciéndose que no se le dio cumplimiento ni se implementaron las mismas, ver hallazgo No. 1, Recomendaciones de auditoría anterior, no cumplidas. 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 OTTO RENE VIELMAN ESTRADA ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /12/ PAULINO CUSANERO YUCUTE SINDICO PRIMERO 01/01/ /12/ MARLENY CANDELARIA HERNANDEZ PATZAN SINDICO SEGUNDO 01/01/ /12/ JULIO ROBERTO NAVAS MARTINEZ CONCEJAL PRIMERO 01/01/ /12/ JOSE VENTURA AGUIN GARCIA CONCEJAL SEGUNDO 01/01/ /12/ VICENTE HOMERO CAJTI GARCIA CONCEJAL TERCERO 01/01/ /12/ FRANCISCO XAJIL CAPIR CONCEJAL CUARTO 01/01/ /12/ GILDA REINA DUARTE AVILA DE LUIS CONCEJAL QUINTO 01/01/ /12/ NELSON EDUARDO MEDINA SOLANO CONCEJAL SEXTO 01/01/ /12/ EDVIN YOBANY VIELMAN ESTRADA CONCEJAL SEPTIMO 01/01/ /12/2014

40 Contraloría General de Cuentas 33 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 11 MAXIMILIANO LOPEZ CAPIR DIRECTOR AFIM 01/01/ /12/ SIMON ESTRADA GUERRA DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/ /12/ MARCO POLO COLOMA RUIZ SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/ /12/ GERSON GADIEL HERNANDEZ MORALES AUDITOR INTERNO 01/01/ /12/ COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Lic. LUIS ROBERTO MUÑOZ BARRERA Coordinador Gubernamental Lic. ISMAEL VALTER ALDI BERMUDES Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

41 Contraloría General de Cuentas 34 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) Ser una municipalidad ejemplar que promueva el desarrollo urbano y rural mediante un Plan de Desarrollo Municipal sostenible, que desarrolla acciones de beneficio municipal, logrando un mayor impacto en la administración transparente, eficaz y eficiente; enfocada al mejoramiento de las condiciones de vida de los habitantes de San Martin Jilotepeque, en un ambiente de respecto, armonía y paz. Misión (Anexo 2) Somos la institución responsables de la administración a nivel Municipal, que impulsa el desarrollo de la población a través de estrategias, planes, programas, y proyectos sociales, económicos, ambientales, culturales, religiosos y deportivos; así mismo brindamos servicios públicos y promovemos la participación ciudadana equitativamente en la toma de decisiones en beneficio del municipio.

42 Contraloría General de Cuentas 35 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estructura Orgánica (Anexo 3)

43 Contraloría General de Cuentas 36 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4)

44 Contraloría General de Cuentas 37 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

45 Contraloría General de Cuentas 38 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

46 Contraloría General de Cuentas 39 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)

47 Contraloría General de Cuentas 40 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

48 Contraloría General de Cuentas 41 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

49 Contraloría General de Cuentas 42 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

50 Contraloría General de Cuentas 43 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)

51 Contraloría General de Cuentas 44 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

52 Contraloría General de Cuentas 45 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)