CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE LA GOMERA DEPARTAMENTO DE ESCUINTLA AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 GUATEMALA, MAYO DE 2014

2 Guatemala, 26 de mayo de 2014 Señor Francisco Javier Vásquez Montepeque Alcalde Municipal Municipalidad de la Gomera Departamento de Escuintla Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 Guatemala, 26 de mayo de 2014 Señor Francisco Javier Vásquez Montepeque Alcalde Municipal Municipalidad de la Gomera Departamento de Escuintla Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los auditores gubernamentales; que oportunamente fueron nombrados para el efecto y, quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

4 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE LA GOMERA DEPARTAMENTO DE ESCUINTLA AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 GUATEMALA, MAYO DE 2014

5 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General 6.2 Estado de Resultados

6 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 6.4 Notas a los Estados Financieros 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Visión (Anexo 1) 11.2 Misión (Anexo 2) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) Nombramiento Forma Única de Estadística Formulario SR

7 Guatemala, 26 de mayo de 2014 Señor Francisco Javier Vásquez Montepeque Alcalde Municipal Municipalidad de la Gomera Departamento de Escuintla Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los) Nombramiento (s) No. (s) DAM de fecha 28 de agosto de 2013, he (hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad de la Gomera, del Departamento de Escuintla, con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondientes al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la Municipalidad de la Gomera, del Departamento de Escuintla, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Diferencia en saldos de cuenta del Balance General contra registros auxiliares Deficiente archivo para el resguardo de la información financiera Falta de control en el almacén

8 HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Falta de información en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP- La Municipalidad no cuenta con Programación de Pagos Falta de arqueos periódicos La comisión de auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. Marco Tulio Argueta Garcia (Coordinador) y Lic. Julio Tadeo Moran Reyes (Supervisor). El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Lic. MARCO TULIO ARGUETA GARCIA Coordinador Gubernamental Lic. JULIO TADEO MORAN REYES Supervisor Gubernamental

9 Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a: abastecimiento domiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros, administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento de desechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento, regulación del transporte, gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales, servicio de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales, reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

10 Contraloría General de Cuentas 2 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Nombramiento DAM de fecha 28 de agosto de OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria contenida en los Estados Financieros siguientes: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos y sus respectivas Notas, correspondientes al ejercicio fiscal 2013; asi como el estudio y evaluación de la estructura del control interno y la verificación del cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida por la municipalidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,

11 Contraloría General de Cuentas 3 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que las rigen. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondientes al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe a continuación: Del Balance General las cuentas siguientes: Bancos, Propiedad,Planta, Equipo. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Impuestos Indirectos, Venta de Servicios, Transferencias Corrientes del Sector Público y del área de gastos, las cuentas: Remuneraciones, Bienes y Servicios. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Ingresos Tributarios y Transferencias de Capital. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 12 Red Via, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 00 Servicios Personales, 01 Servicios no Personales.

12 Contraloría General de Cuentas 4 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta No Bancos, presenta disponibilidades por un valor de Q.1,884,455.00, integrada por 2 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), BANRURAL, Cuenta Única del Tesoro (Receptora), Crédito Hipotecario Nacional, abiertas en el Sistema Bancario Nacional. Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta No presenta un saldo de Q.36,039,188.50, integrado por las siguientes cuentas: 1231 Propiedad y Planta en Operación Q. 26,106,593.17, 1232 Maquinaria y Equipo Q., 3,499,951.12, 1233 Tierras y Terrenos Q. 122,108.41, 1234, Construcciones en Proceso Q.102,074,297.33, 1235 Equipo Militar y de Seguridad Q.15,068.00, 1237 Otros Activos Fijos Q. 386,667.80, 1238 Bienes de Uso Común Q. 5,908,800.00, los saldos de las cuentas según el Balance General, concilian con los registros del Inventario General de la Municipalidad a esa fecha.

13 Contraloría General de Cuentas 5 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) PASIVO Prestamos Internos de Largo Plazo Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 2232 Préstamos Interno a Largo Plazo, presenta un saldo por pagar de Q. 25,683,537.62, en concepto de Préstamos con las siguiente entidades: No. Contrato Destino Acreedor Valor 1 Mercado Municipal 2,166, Funcionamiento 1,570, Inversión Banrural 1,123, Inversión Banrural 5,566, Inversión Banrural 2,702, Inversión B c o. 3,483, Inmobiliario Inversión Banrural 3,570, Inversión C.H.N. 3,200, Inversión C.H.N. 1,600, Inversión C.H.N. 700, TOTAL 25,683, Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Estado de Resultados Ingresos y Egresos Ingresos Impuestos Directos La Cuenta 5111 Impuestos directos tiene un saldo al 31 de diciembre de 2013 de Q. 1,392,694.03

14 Contraloría General de Cuentas 6 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Venta de Servicios Las Ventas de Servicios Durante el Ejercicio fiscal 2013 ascendieron a la CANTIDAD de Q. 4,201, Transferencias Corrientes Las Transferencias corrientes del sector público y recaudadas Registradas al 31 de diciembre de 2013, ascienden a la CANTIDAD de Q.5, 804, Gastos Gastos de Consumo Los Gastos de Consumo sí Integran porciones Remuneraciones Q. 16,419,626.18, bienes y Servicios Q. 12,343,608.56, Los Que en el Ejercicio 2013 ascienden a la CANTIDAD de Q.28, 763, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2013, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 27 de noviembre de 2012, mediante Acta No La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2013, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 14 de enero de 2014, mediante Acta No Ingresos El presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2013, ascendió a la cantidad de Q. 79,299,660.00, el cual tuvo una ampliación de Q. 34,015,218.96, para un presupuesto vigente de Q. 113,314,878.96, ejecutándose la cantidad de Q. 88,932, (78% en relación al presupuesto vigente), en las diferentes Clases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad de Q.25,223,740.00, 11 Ingresos No Tributarios, la cantidad de Q. 4,830,199.73, 13 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública, la cantidad de Q.1,590,839.62, 14 Ingresos de Operación, la cantidad de Q. 2,613,819.93, 15 Rentas de la Propiedad, la cantidad de Q. 878,783.93, 16 Transferencias Corrientes, la cantidad de Q. 5,804,870.44, 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q. 40,066,634.16, 18 Recursos Propios de Capital, la cantidad de Q.69,750.00, 24 Endeudamiento Público Interno Q. 7,854,

15 Contraloría General de Cuentas 7 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Egresos El presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2013, asciende a la cantidad de Q. 79,299,660.00, el cual tuvo una ampliación de Q. 34,015,218.96, para un presupuesto vigente de Q. 113,314,878.96, ejecutándose la cantidad de Q. 87,509, ( 77%en relación al presupuesto vigente) a través de los programas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q.27,562,661.92, 11 Salud y Ambiente, la cantidad de Q. 13,556,093.68, 12 Red Vial, la cantidad de Q. 28,657,698.24, 13 Educación, la cantidad de Q.2.252,056.90, 14 Cultura y Deportes, la cantidad de Q.4,279,536.09, 15 Alumbrado Público, la cantidad de Q. 185,433.30, 99 Partidas No Asignables a Programas, Q.11,015, Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizo ampliaciones presupuestarias por un valor de Q.34,015, y transferencias por un valor de Q. 4,739,224.82, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto Plan Anual de Auditoría El plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo correspondiente Convenios La Municipalidad de la Gomera, Escuintla, reporto que al 31 de diciembre de 2013, tiene convenios vigentes los cuales se detallan a Continuación: No. De Convenio Fecha Entidad Finalidad Recurso a Utiliza IGSS Cuota Laboral y Patronal Fondos Propios

16 Contraloría General de Cuentas 8 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Plan de prestaciones Cuota Laboral Fondos Propios Plan de prestaciones Cuota Patronal Fondos Propios Donaciones La Municipalidad no percibió ningún tipo de ingresos por concepto de Donaciones Préstamos La Municipalidad reportó que el Banrural, Banco Inmobiliario y Crédito Hipotecario Nacional, otorgaron Prestamos Programáticos de Política Fisca y Desarrollo Institucional por valor de Q. 25,683, No. Contrato Destino Acreedor Valor 1 Mercado Municipal 2,166, Funcionamiento 1,570, Inversión Banrural 1,123, Inversión Banrural 5,566, Inversión Banrural 2,702, Inversión Bco. Inmobiliario 3,483, Inversión Banrural 3,570, Inversión C.H.N. 3,200, Inversión C.H.N. 1,600, Inversión C.H.N. 700, TOTAL 25,683, Transferencias La Municipalidad no realizó transferencias a instituciones u organizaciones durante el período Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,

17 Contraloría General de Cuentas 9 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) adjudicó 6 concursos finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 0, según reporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad no cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo. (Ver hallazgo No. 2 relacionado de Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables)

18 Contraloría General de Cuentas 10 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General

19 Contraloría General de Cuentas 11 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 6.2 Estado de Resultados

20 Contraloría General de Cuentas 12 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

21 Contraloría General de Cuentas 13 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 6.4 Notas a los Estados Financieros

22 Contraloría General de Cuentas 14 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

26 Contraloría General de Cuentas 18 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Diferencia en saldos de cuenta del Balance General contra registros auxiliares Condición En el examen de auditoría practicado al Balance General en la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, se observó que existen incongruencias entre saldos del Estado Financiero y el libro de Inventarios, ya que en el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013, en el rubro Propiedad, Planta y Equipo cuenta No consignan saldo de Q.138,113, y en el libro de inventarios saldo de Q. 29, 822, Criterio El acuerdo Número 09-03, de fecha 08 de julio de 2,003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, aprueba Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas Aplicables al Sistema De Contabilidad Integrada Gubernamental en Norma 5.7 Conciliación de Saldo Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para la adecuada y oportuna conciliación de saldos. Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a la normatividad emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, quienes velarán, en su respectivo ámbito, porque se apliquen los procedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica, adecuada y oportuna. Norma 5.8 Análisis De La Información Procesada establece: La máxima autoridad de cada ente público, debe normar que toda la información financiera, sea analizada con criterios técnicos. Las unidades especializadas de cada ente público son las responsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda la información procesada, así como la interpretación de los resultados para asegurar que la misma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que se generan periódicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no confrontó los saldos del Libro de Inventarios con los registros en el Balance general durante el ejercicio fiscal.

27 Contraloría General de Cuentas 19 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Efecto Los estados financieros y los registros auxiliares, no presentan saldos confiables, lo cual repercute en la toma de decisiones. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que proceda a efectuar la conciliación respectiva y que los estados financieros y sus registros auxiliares presenten los mismos saldos. Observar y cumplir la normativa legal vigente. Comentario de los Responsables En Oficio No RAU/UFIM de fecha 31 de marzo de 2014, el Director de AFIM, manifiesta lo siguiente: Se efectuaran las conciliaciones respectivas con el fin que los estados financieros y registros auxiliares presenten los mismos saldos en las cuentas 1234 y 1230 respectivamente. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que el Director de AFIM, en su comentario no presento argumentos valederos para su desvanecimiento. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM JOSE RICARDO AVENDAÑO URIAS 4, Total Q. 4, Hallazgo No. 2 Deficiente archivo para el resguardo de la información financiera Condición Se determinó que los documentos originales de ingresos y egresos, así como toda la documentación que respalda las operaciones financieras, no se encuentran archivados de forma segura y en un lugar específico. Criterio El Acuerdo Número de fecha 08 de julio de 2,003 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas aprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, 1 Normas de Aplicación General 1.11 Archivos, indica: Es

28 Contraloría General de Cuentas 20 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal Volumen II, establece: Archivos de Soporte. Se deberá archivar la documentación de soporte de los registros de las transacciones financieras, siguiendo un orden lógico, de manera que sea fácil su localización, en un lugar adecuado. Se adoptarán las medidas de seguridad contra robos, incendios u otro riesgo, manteniéndolos por el tiempo que establece la Contraloría General de Cuentas. La Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal (AFIM), debe conservar la evidencia documental que respalda las operaciones que dieron origen a los registros contables, evitando que no salga de la institución por el tiempo que señalan las disposiciones legales, con la finalidad de que al efectuarse revisiones, exámenes de auditoría e investigaciones, la documentación se encuentre en las áreas respectivas. Causa Incumplimiento de la normativa legal para el resguardo de documentación por parte del Director de Administración Integrada Municipal, al no implementar un procedimiento y asignación de espacio físico y orden de la documentación de las diferentes operaciones financieras y administrativas que tiene la Municipalidad. Efecto Riesgo de pérdida, extravío o destrucción de los documentos originales de ingresos y egresos; así mismo, dificultad para localizar la documentación necesaria para cualquier consulta. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal para que asigne un espacio físico y este a su vez al Director de Administración Financiera Integral Municipal, para que ordene en forma Lógica, los documentos originales de ingresos y egresos archivándolos en ordenadamente y cronológicamente, que permitan su fácil localización y se resguarden en un lugar específico, adecuado y Seguro. Comentario de los Responsables En Oficio No RAU/UFIM de fecha 31 de marzo de 2014, el Director de Administración Financiera Municipal, manifiesta lo siguiente: Se procederá a asignar un espacio fìsico adecuado y que a su vez se ordenen los documentos

29 Contraloría General de Cuentas 21 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) originales de ingresos y egresos de manera ordenada de manera que se pueda localizar y se resguardar en un lugar especìfico, adecuado y seguro. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que el Director de AFIM, en su comentario aceptó el incumplimiento de lo normado en la Ley. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM JOSE RICARDO AVENDAÑO URIAS 3, Total Q. 3, Hallazgo No. 3 Falta de control en el almacén Condición En la revisión efectuada, en el área de Almacén, se estableció que no se tiene control de los bienes, materiales y suministros que son utilizados por la Municipalidad. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, -MAFIM- Primera Versión. IV Modulo de Almacén. 1 Procedimientos para el Control de Almacén de Bienes y Suministros. Sub numeral 1.1 Almacén de Suministros, 1.2 Disposiciones Generales, indica: Las diferentes dependencias municipales, para solicitar bienes, materiales o suministros al almacén, deberán hacerlo por medio del formulario Solicitud / entrega de Bienes. Los interesados obtendrán del Guardalmacén el formulario Solicitud / entrega de Bienes, quien lo entregará por medio de conocimiento, en el entendido de que si dicho formulario no es utilizado, será devuelto al Guardalmacén para su archivo. Al llenar el formulario Solicitud / entrega de Bienes, en éste solo debe incluirse artículos que se encuentren en existencia en el almacén municipal. Por los bienes, materiales o suministros que no haya existencia en el almacén, se llenará, por parte del interesado, una Solicitud / entrega de Bienes y su trámite se ajustará a los procedimientos de autorización establecidos. 1.3 Atribuciones del Guardalmacén. El Guardalmacén para recibir e ingresar al almacén, utilizará el formulario Recepción de Bienes y Servicios. Controlar por medio de tarjetas numeradas y autorizadas, el ingreso, salida y existencia de los bienes y/o artículos, bajo su responsabilidad, tanto en

30 Contraloría General de Cuentas 22 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) unidades como en valores. Reportes de Almacén 1.4 Reportes de Almacén. El Guardalmacén elaborará mensualmente, un detalle de las existencias de almacén debidamente valorizado y totalizado y lo enviará a la tesorería municipal, al cual adjuntará las copias respectivas Recepción de Bienes y Solicitudes y Entrega de Bienes/Servicios, al final de este reporte. El saldo para el mes siguiente, tiene que quedar integrado, comprobándose por medio del detalle de bienes y/o artículos que se encuentran en existencia al finalizar el mes. Es parte de la rutina, la fecha y firma del Guardalmacén. Causa El Director de Administración Financiera de Integración Municipal no ha implementado los controles sobre los ingresos y salidas de materiales en el Almacén. Efecto Riesgo de pérdida de control en el ingreso, salida y utilización de los materiales y suministros adquiridos por la Municipalidad. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director AFIM para implementar de los mecanismos establecidos para un mejor control de los bienes, materiales y suministros que ingresan y egresan de la bodega o almacén; así también darle capacitación a la persona encargada del almacén, para realizar los inventarios mensuales de los materiales y suministros. Comentario de los Responsables En Oficio No RAU/UFIM de fecha 31 de marzo de 2014, el Director de Administración Financiera Municipal, manifiesta lo siguiente: Se giraràn instrucciones para implementar los mecanismos establecidos para un mejor control de los bienes, materiales y suministros que ingresa y egresan del almacèn, asi tambièn la capacitaciòn debida a la persona del almacèn. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que el Alcalde Municipal, en su comentario aceptó el incumplimiento de lo normado en la Ley. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para:

31 Contraloría General de Cuentas 23 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL FRANCISCO JAVIER VASQUEZ MONTEPEQUE 3, DIRECTOR AFIM JOSE RICARDO AVENDAÑO URIAS 3, Total Q. 6, HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de información en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP- Condición En el examen de auditoría realizado en el presupuesto de egresos por programa específicamente el programa 12 Red Vial, se determino que de parte de la Municipalidad, no se cumplió con actualizar el avance físico y financiero de los proyectos de obra ejecutados durante el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013, en el Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP. El cual asciende a Q.960, Criterio El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el ejercicio fiscal 2013, articulo 57 segundo párrafo, Información del Sistema Nacional de Inversión Pública, el cual establece: La Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia pondrá a disposición de los ciudadanos guatemaltecos, a través de su sitio de internet, la información de los proyectos de inversión pública, contenida en el Sistema Nacional de Inversión Pública, tomando como base la información de programación y de avance físico y financiero que las Entidades responsables de los proyectos le trasladen, según tiempos establecidos. Las entidades de la Administración Central, Entidades Descentralizadas y entidades Autónomas, incluyendo las Municipalidades y sus empresas, así como cualquier persona nacional o extrajera que por delegación del Estado reciba o administre fondos públicos, según convenio o contratos suscritos o ejecute proyectos a través de fideicomisos, deberá registrar mensualmente en el módulo de seguimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública, el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.

32 Contraloría General de Cuentas 24 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Causa Inobservancia de la legislación por parte del Director Municipal de Planificación, al no realizar la actualización de la información del avance físico y financiero de los proyectos ejecutados por la municipalidad. Efecto Falta de información digital para conocimiento de la población relacionada al avance físico y financiero de las obras municipales. Al no actualizar en el Sistema de Inversión Pública, los interesados no cuentan con información confiable y oportuna. Recomendación El señor alcalde debe girar instrucciones precisas al Director Municipal de Planificación para que proceda a ingresar mensualmente, al portal del Sistema de Inversión Pública, la información del avance físico y financiero de los proyectos ejecutados por la municipalidad. Comentario de los Responsables En Oficio No RAU/UFIM de fecha 31 de marzo de 2014, el Director Municipal de Planificación, manifiesta lo siguiente: Se giraràn las instrucciones al Director Municipal de Planificaciòn para que se proceda a ingresar mensualmente al portal del Sistema de inversiòn pùblica, la informaciòn del avance fìsico y financiero de los proyectos ejecutados por esta municipalidad. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que el Director de DMP, en su comentario aceptó el incumplimiento de lo normado en la Ley. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ENCARGADO DMP EMERSON ANIBAL BAUTISTA ALARCON 7, Total Q. 7, Hallazgo No. 2 La Municipalidad no cuenta con Programación de Pagos Condición Durante el transcurso de la auditoría se pudo observar que la Dirección de

33 Contraloría General de Cuentas 25 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Administración Financiera Integrada Municipal, no cuenta con una programación adecuada de pagos a sus proveedores. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM- Versión I, II Módulo de Tesorería, 1 Principios Generales, 1.7 Programación de pagos, establece: Fijar calendario de pagos estableciendo un día a las semana para pagos de proveedores y servicios, que conforme los criterios legales hayan sido devengados. Causa Inobservancia de la legislación relacionada al establecimiento de días específicos para el pago de proveedores y servicios. Efecto Provoca descontrol en la forma que se realizan los distintos pagos, y la información no es oportuna. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire sus instrucciones para que el Director de Administración Financiera Integral Municipal AFIM-, cumpla con lo establecido en el Manual de Administración Financiera Municipal MAFIM- Comentario de los Responsables En Oficio No RAU/UFIM de fecha 31 de marzo de 2014, el Alcalde Municipal y el Director de Administración Financiera Municipal, manifiestan lo siguiente: Se procederá a realizar una adecuada programación para realizar los pagos a los proveedores, siguiendo las recomendaciones dadas. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que las autoridades, en su comentario aceptó el incumplimiento de lo normado en la Ley. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM JOSE RICARDO AVENDAÑO URIAS 4, Total Q. 4,000.00

34 Contraloría General de Cuentas 26 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Hallazgo No. 3 Falta de arqueos periódicos Condición Se comprobó que el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no realiza corte de caja y arqueo de valores periódicos, ya que se le solicitó que presentara las actas que documentan los mismos en forma mensual y constancia del envío de la certificación a la Contraloría General de Cuentas, Criterio El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala Código Municipal, Artículo 98, reformado por el artículo 28 del Decreto Número Competencia y Funciones de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, literal e) el cual establece: Remitir a la Contraloría General de Cuentas, certificación del acta que documenta el corte de caja y arqueo de valores municipales, a más tardar cinco días (5) hábiles después de efectuadas esas operaciones. Causa Incumplimiento de la normativa legal por parte del Director de Administracion Financiera Integrada Municipal, pues no cumple con efectuar los cortes de caja y arqueos de valores en forma mensual. Efecto Por la falta de los cortes de caja y arqueos de valores se corre el riesgo de detectar errores oportunamente. Asimismo, falta de confiabilidad de los saldos bancarios que puedan presentarse en un momento determinado. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que mensualmente realice Cortes de Caja y Arqueo de Valores y registrarlos en acta detallada, certificación de ésta, debe remitirse a la Contraloría General de Cuentas, adjunto a la rendición de cuentas mensual, en lo sucesivo de cumplir con esta actividad y así cumplir con la Normativa legal. Comentario de los Responsables En Oficio No RAU/UFIM de fecha 31 de marzo de 2014, el Director de Administración Financiera Municipal, manifiestan lo siguiente: Se giraràn las instrucciones respectivas para cumplir con la normativa legal

35 Contraloría General de Cuentas 27 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que el Director de AFIM, en su comentario no presento argumentos valederos para su desvanecimiento. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 1, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM JOSE RICARDO AVENDAÑO URIAS 3, Total Q. 3, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría correspondiente al ejercicio fiscal 2012, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que no se le dio cumplimiento y no se implementaron las mismas. (Ver hallazgo No. 1 de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables) 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 FRANCISCO JAVIER VASQUEZ MONTEPEQUE ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /12/ ANGEL ALFREDO ROSALES JURADO SINDICO PRIMERO MUNICIPAL 01/01/ /12/ SAMUEL ESTUARDO CORONADO REYES SINDICO SEGUNDO MUNICIPAL 01/01/ /12/ RAFAEL LOPEZ FLORES CONCEJAL PRIMERO MUNICIPAL 01/01/ /12/ NOE DE JESUS MURALLES VALENZUELA CONCEJAL SEGUNDO MUNICIPAL 01/01/ /12/ MARTIN CASTELLANOS ESTRADA CONCEJAL TERCERO MUNICIPAL 01/01/ /12/ RICARDO GOMEZ GARCIA CONCEJAL CUARTO MUNICIPAL 01/01/ /12/ RAUL CISNEROS GRIJALVA CONCEJAL QUINTO MUNICIPAL 01/01/ /12/ JOSE RICARDO AVENDAÑO URIAS DIRECTOR AFIM 01/01/ /12/ EMERSON ANIBAL BAUTISTA ALARCON ENCARGADO DMP 01/01/ /12/2013

36 Contraloría General de Cuentas 28 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Lic. MARCO TULIO ARGUETA GARCIA Coordinador Gubernamental Lic. JULIO TADEO MORAN REYES Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

37 Contraloría General de Cuentas 29 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Visión (Anexo 1) Somos una entidad que promueve el desarrollo del municipio a través de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales y educativas las cuales contribuyen a satisfacer las necesidades y calidad de vida de los vecinos el municipio de la Gomera a través del mejoramiento de los servicios, generamos oportunidades mediante la creación de programas que permitan la participación de los habitantes, siendo éstos poseedores de un nivel competitivo, el cual nos permite reafirmar nuestro compromiso con el municipio para lograr el desarrollo integral guardando equilibrio en el uso adecuado y racional de los recursos Misión (Anexo 2) La Municipalidad de la Gomera, como institución de interés público se caracterizara por impulsar el desarrollo del municipio, a corto, mediano y largo plazo definiendo estrategias que permitan de manera integral el Bienestar común, de todos sus habitantes creando un marco de confianza y sostenibilidad con políticas públicas de desarrollo

38 Contraloría General de Cuentas 30 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)

39 Contraloría General de Cuentas 31 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4)

40 Contraloría General de Cuentas 32 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo

41 Contraloría General de Cuentas 33 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Intangible) (Anexo 6)