CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE PACHALUM, DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHÉ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

2 Señor Marvin Roel Estrada Alvarado Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal Guatemala, 27 de mayo de 2013 En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 Señor Marvin Roel Estrada Alvarado Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal Guatemala, 27 de mayo de 2013 En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

4 Señor Marvin Roel Estrada Alvarado Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal Guatemala, 27 de mayo de 2013 En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

5 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE PACHALUM, DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHÉ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

6 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas informáticos utilizados por la Entidad 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General 6.2 Estado de Resultados 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

7 6.4 Notas a los Estados Financieros 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) 11.2 Visión (Anexo 2) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) 11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) 11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

8 Señor Marvin Roel Estrada Alvarado Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal Guatemala, 27 de mayo de 2013 El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los) Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM de fecha 29 de agosto 2012 he (hemos) efectuado, en la (el) Municipalidad de Pachalum, del Departamento de El Quiché con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido Del 01 de Enero al 31 de Diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera 1. Falta de reclasificación de la cuenta Construcciones en Proceso HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera

9 1. 2. Falta de Manuales de Procedimientos Memoria de actividades enviada extemporáneamente al Congreso de la República La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Lic. Federico Mendez Palomo (Coordinador) y Lic. Jose Carmen Alvizuris Garcia (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Lic. FEDERICO MENDEZ PALOMO Coordinador Gubernamental Lic. JOSE CARMEN ALVIZURIS GARCIA Supervisor Gubernamental

10 1 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

11 2 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM de fecha 29 de agosto OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, así como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia relativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

12 3 Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de Pachalum, del Departamento de El Quiché, correspondiente al período comprendido Del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos, Fondos en Avance, Construcciones en Proceso, Bienes de uso Común, Activo Intangible Bruto yotras Cuentas por Pagar a Corto Plazo Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Venta de Servicios e Intereses y del área de gastos, las cuentas Transferencias Otorgadas al Sector Privado Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01, Actividades Centrales; 11 Servicios Públicos; 99 Partidas no Asignables, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes: 0 SERVICIOS PERSONALES y 100 SERVICIOS NO PERSONALES, mediante la aplicación de pruebas selectivas.

13 4 Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1112, Bancos, presenta disponibilidades de efectivo por un valor de Q.3,172,274.82, integrado por una cuenta bancaria como se resume a continuación: Una Cuenta unica del Tesoro (Pagadora). El saldo individual de la cuenta bancaria según los registros contables de la municipalidad, fue conciliado con los estados de cuenta emitidos por el banco al 31 de diciembre de Anticipos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta Anticipos, presenta en el Balance General el saldo de Q.574,739.39, correspondientes a anticipos a contratistas para la ejecución de obras, los cuales no se amortizaron al cierre del ejercicio fiscal, siendo los siguientes: No. NOMBRE DEL PROYECTO TOTAL ANTICIPO 1 Mejoramiento Camino Rural, Tramo Final, Cuesta el Incienso Moritas Bajas. 109, Mejoramiento Camino Rural entrada al Instituto Tecnológico, Pachalum Quiche 116, Construcción de la Escuela Oficial Rural Mixta del Caserío Tres Palos, Pachalum, Quiche 34, Construcción de Puente Colgante Peatonal (hamaca) San Vicente rio Motagua, Pachalum, Quiche 156, Construcción Escuela Rural, Caserío Laguna Seca, Pachalum, Quiche 5, Mejoramiento Camino Rural, Caserío El Naranjito, Aldea Moritas, Cuesta Reginaldo Valdez, Pachalum, 108, Quiche 7 Construcción de Rampa Peatonal, Instituto Tecnológico, Pachalum, Quiche 43, TOTAL 574,739.39

14 5 Transferencias y Contribuciones de Capital recibidas Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas, presentan un saldo acumulado de Q72,446, Resultado del Ejercicio El Resultado del Ejercicio 2012, ascendió a la cantidad de -Q122, Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Transferencias Corrientes Recibidas Las Transferencias Corrientes del Sector público Recibidas por la municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No Transferencias Corrientes del Sector Público ascienden a la cantidad de Q1,851, Gastos Gastos de Consumo Los Gastos de consumo se integran por remuneraciones y bienes y servicios. Las remuneraciones registradas en la Cuenta 6111 en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q1,489, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de Fecha 13 de diciembre de 2011, mediante Acta No

15 6 Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q9,500,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q4,640,074.26, para un presupuesto vigente de Q14,140,074.26, ejecutándose la cantidad de Q13,900, (98%), en las diferentes clases de ingresos específicas siguientes: Ingresos Tributarios Q122,872.40, Ingresos no Tributarios Q476,066.33, Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública Q8,680.00, Ingresos de Operación Q195,337.00, Rentas de la Propiedad Q826.76, Transferencias Corrientes Q1,890,374.24, y Transferencias de Capital Q11,206,554.93, este último rubro representa un 81% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q9,500,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q4,640,074.26, para un presupuesto vigente de Q14,140,074.26, ejecutándose la cantidad de Q10,738, (76%) a través de los programas específicos siguientes: En el Programa 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q2,198,100.44; en el Programa 11 Salud y Medio Ambiente, la cantidad de Q209,956.43; en el Programa 12 Red Vial, la cantidad de Q3,773,143.40; en el Programa 13 Gestión Educativa, la cantidad de Q1,258,048.94; en el Programa 14 Cultura y Deportes, la cantidad de Q1,087,391.67, y en el Programa 15 Desarrollo Social, la cantidad de Q2,211,424.70, de los cuales el programa 12 es el mas importante con respecto a la ejecución y represente un 35% de los mismos. La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejrcicio fiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 14 de marzo de 2013, mediante Acta No Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó Ampliaciones y Transferencias presupuestarias por un valor de Q4,640,074.26, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto del Sistema Contable.

16 7 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de cuentas, en el plazo establecido para el efecto Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la, en el plazo correspondiente Convenios La Municipañlidad de Pachalum, El Quiché, reportó que al 31 de diciembre 2012, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipañlidad de Pachalum, El Quiché, reportó que durante el ejercicio 2012, no recibió ninguna donación Préstamos En el ejercicio fiscal 2012, la Municipalidad no percibió ningún ingresos en concepto de préstamos Transferencias La Municipalidad no reportó transferencias o traslados de fondos a otras entidades u organismos durante el período Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La Municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL.

17 8 Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contratacioes y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS durante el año 2012 la cantidad de 121 concursos, de los cuales 8 estàn adjudicados y terminados y 113 fueron publicaciones sin concurso. Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.

18 9 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General

19 Estado de Resultados

20 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

21 Notas a los Estados Financieros

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27 18 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de reclasificación de la cuenta Construcciones en Proceso Condición Al revisar la integración de la cuenta Construcciones en Proceso al 31 de diciembre 2012, se determinó que existen construcciones de períodos anteriores que ya fueron terminadas y que no han sido trasladados a la cuenta final que les corresponde. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en las Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, en el numeral 2.4 especifica: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa La Dirección Financiera no ha revisado ésta cuenta para saber que es lo que aún se encuentra en proceso de construcción y que es lo que ya finalizó para trasladarlo a donde corresponde. Efecto En el Balance General se refleja un monto alto de la cuenta Construcciones en Proceso, por no haberse trasladado algunos proyectos ya terminados a la cuenta de Activo correspondiente.

28 19 Recomendación Que el Director Municipal de Planificación informe al Secretario y la AFIM para coordinar el trabajo de liquidación de proyectos y así sacarlos de la cuenta transitoria de Construcciones en Proceso. Comentario de los Responsables Esta situación se presenta por el desconocimiento del proceso de operación en el sistema, pues se ha solicitado al asesor del Sistema SICOIN GL del Ministerio de Finanzas Publicas, pero ha manifestado que por la carga de trabajo que ha tenido, no ha sido posible presentarse para dar la asesoría en esa área, sin embargo ha manifestado que informado de esta situación fiscalizadora y que ha sido objeto de hallazgo, se va a presentar de inmediato para darle solución a esta deficiencia. Comentario de Auditoría Se procede a la confirmación del presente hallazgo en virtud que lo manifestado por las autoridades municipales, no aportan ninguna base que justifique su desvanecimiento, por lo que se procederá con el aspecto sancionatorio que corresponda. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL MARVIN ROEL ESTRADA ALVARADO 2, DIRECTOR AFIM ROMULO BELARMINO JIMENEZ RAMOS 2, Total Q. 4, HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de Manuales de Procedimientos Condición La municipalidad de Pachalum no cuenta con los manuales de procedimientos que regulen las actividades que realiza el personal de la misma.

29 20 Criterio De conformidad con el numeral 1.10 de la normas generales de control interno gubernamentales, Manuales de Funciones y Procedimientos. La máxima autoridad de cada ente público, debe crear los mecanismos para la elaboración e implantación de manuales de funciones y procedimientos de cada puesto, de los procesos sustantivos dentro de la organización, para el apoyo de las diferentes actividades de la entidad. Causa El Concejo Municipal de Pachalum, en ningún momento procedió a la implementación del manual de procedimientos de la municipalidad. Efecto La falta de Manual de procedimientos no permite delimitar la actividad, función y responsabilidad de cada uno de los empleados que laboran en la Municipalidad. Recomendación Al Alcalde Municipal para que en forma inmediata implemente el Manual de Funciones y Responsabilidades. Comentario de los Responsables En este caso podemos exponer que existen los manuales relacionados a las funciones y procedimientos de cada puesto, por lo que sí le damos cumplimiento a los establecido en el numeral 1.10 de las Normas de Aplicación General del Control Interno, ya que a través del Acuerdo del Consejo Municipal No se aprobaron los manuales: Manual de puestos y Atribuciones de la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal AFIM, que contiene las funciones y procedimientos de cada puesto; Manual de Organización y Puestos de la Oficina de Servicios Públicos Municipales OSPM y Manual de Organización Municipal, así como el Reglamento de Juzgado de Asuntos Municipales, los cuales contienen las funciones y procedimientos en cada uno de los casos. Comentario de Auditoría Se procede a la confirmación del presente hallazgo en virtud que lo manifestado por las autoridades municipales, no aportan ninguna base que justifique su desvanecimiento, por lo que se procederá con el aspecto sancionatorio que corresponda. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 3, para:

30 21 Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL MARVIN ROEL ESTRADA ALVARADO 2, DIRECTOR AFIM ROMULO BELARMINO JIMENEZ RAMOS 2, Total Q. 4, Hallazgo No. 2 Memoria de actividades enviada extemporáneamente al Congreso de la República Condición La municipalidad de Pachalum presentó extemporáneamente la memoria de labores 2012 a donde corresponde. Criterio El Decreto y , Código Municipal y sus Reformas, en el Artículo 84. Atribuciones del Secretario, literal d)especifica: Redactar la memoria anual de labores y presentarla al Concejo Municipal, durante la primera quincena del mes de enero de cada año, remitiendo ejemplares de ella al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la República y al Concejo Municipal de Desarrollo y a los medios de comunicación a su alcance. Causa En el departamento de Relaciones Publicas, se encuentra la memoria de labores, la cual no ha sido entregada debido a errores en la impresión de la misma Efecto La falta de la memoria de labores, no permite que se conozca en un momento determinado, la ejecución del trabajo realizado por la Corporación Municipal durante el año respectivo. Recomendación Se recomienda a la Secretaria Municipal, que cada año elabore y envie la memoria de labores a las instituciones correspondientes. Comentario de los Responsables Por la deficiencia de control interno de este hallazgo relacionada a la memoria de labores no concluida, exponemos lo siguiente: Que se cumplió con la elaboración de la memoria de labores del año recién pasado en el tiempo estipulado por la ley, pues se contaba con la misma en la Municipalidad, pero al hacerle una revisión se pudo constatar que al momento de la impresión se cometieron errores, con nombres de proyectos equivocados y con algunos otros errores por parte de la

31 22 imprenta, por lo que se devolvió a la misma para se hiciera las correcciones correspondientes, habiéndose aprobado dicho documento por el Consejo municipal, según el punto cuarto del Acta No como se puede demostrar con este documento adjunto. Comentario de Auditoría Se procede a la confirmación del presente hallazgo en virtud que lo manifestado por las autoridades municipales, no aportan ninguna base que justifique su desvanecimiento, por lo que se procederá con el aspecto sancionatorio que corresponda. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SECRETARIA MUNICIPAL GLENDA ARACELY ESTRADA CORTAVE 2, Total Q. 2, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior correspondientes al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que se le dio cumplimiento a las mismas.

32 23 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 MARIO JOBEL BARRIOS GRAMAJO ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /01/ MARVIN ROEL ESTRADA ALVARADO ALCALDE MUNICIPAL 15/01/ /12/ HERMAN ADALBERTO QUEZADA CABRERA CONCEJAL I 01/01/ /01/ JOSE GABRIEL CORDOVA GONZALEZ CONCEJAL I 15/01/ /12/ MARIO RENE DUQUE CONCEJAL II 01/01/ /01/ JUAN PABLO PADILLA ESTRADA CONCEJAL II 15/01/ /12/ JUAN LEONARDO ORTEGA CATALAN CONCEJAL III 01/01/ /01/ JOSUE ESTRADA Y ESTRADA CONCEJAL III 15/01/ /12/ HERMAN ROEL VALDEZ SOTO CONCEJAL IV 15/01/ /12/ RAFAEL AUGUSTO ELIAS ESTRADA SINDICO I 01/01/ /01/ MARIO RENE DUQUE SINDICO I 15/01/ /12/ CIPRIANO GONZALEZ SINDICO II 01/01/ /01/ ERNESTO FLORES ESTRADA SINDICO II 15/01/ /12/ ROMULO BELARMINO JIMENEZ RAMOS DIRECTOR AFIM 01/01/ /12/ IRMA CONSUELO VALDEZ ESTRADA DIRECTORA DMP 01/01/ /12/ ESAU DE JESUS BELTETON ZECEÑA AUDITOR INTERNO 15/01/ /12/ MARTA LIDIA GARCIA SICAJA AUDITOR INTERNO 01/01/ /01/ ASTRID LIZETH ELIAS VALDEZ SECRETARIA MUNICIPAL 01/01/ /01/ GLENDA ARACELY ESTRADA CORTAVE SECRETARIA MUNICIPAL 15/01/ /12/2012

33 COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Lic. FEDERICO MENDEZ PALOMO Coordinador Gubernamental Lic. JOSE CARMEN ALVIZURIS GARCIA Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

34 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) Planificar y ejecutar las estrategias y políticas necesarias para modernizar la Municipalidad y brindar un buen servicio a la población Visión (Anexo 2) En el año 2013, el municipio de Pachalum, es un municipio próspero. Sus autoridades son representativas de la población, representación que se sustenta en la participación constante, consciente y efectiva de los vecinos en la identificación de sus problemas y soluciones. Su gestión pública es manejada con transparencia hacia la población. Presta especial importancia a acciones que formentan el desarrollo económico equilibrado, que además le abre las puertas para una mayor cooperación de las organizaciones con presencia en el área, así como del gobierno central Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Consejo Municipal, el cual se integra por el Alcalde, los Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien se constituye como el jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige la administración municipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y de decisión. El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos que conocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes: Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes; Salud y asistencia Social; Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda; Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales; Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana; De finanzas; De probidad; De los derechos humanos y de la paz; De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra forma

35 26 de proyección social. El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario. La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para la función municipal, siendo las siguientes: Dirección Municipal de planificación Oficina Municipal de la Mujer Administración Financiera Integrada Municipal. Asimismo, la municipalidad deberá contar con un Auditor Interno, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien reporta ante el Concejo Municipal.

36 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4) 1. Obras por Contrato

37 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) 1. Proyectos por Administracion 2. Proyectos por Administracion

38 29 3. Proyectos por Administracion

39 30

40 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) 1. Proyectos de Inversion Social

41 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) 1. Proyectos con el COCODE

42 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8) 1. Por Fuente y Afectacin