MANUAL DE USUARIO PROGRAMA DE BECAS NACIONALES-TERCER NIVEL

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1 2014 MANUAL DE USUARIO PROGRAMA DE BECAS NACIONALES-TERCER NIVEL POLITICA DE CUOTAS GERENCIA DE BECAS

2 Contenido GENERALIDADES DEL PROGRAMA... 4 OBJETIVO... 4 INICIO DE FINANCIAMIENTO DE ESTUDIOS... 5 MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO... 5 RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO... 5 MANUTENCIÓN:... 6 MANUTENCIÓN PERIODO DE NIVELACIÓN ACADÉMICA O PRE UNIVERSITARIO... 6 MANUTENCIÓN PERIODO DE ESTUDIOS DE CARRERA... 6 PASAJES:... 6 TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO... 6 OBTENCIÓN DE CUPO DE ESTUDIOS EN UNA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR DEL PAÍS... Error! Marcador no definido. OBTENCIÓN DE CUPOS DE ESTUDIOS EN UNA UNIVERSIDAD PÚBLICA O PARTICULAR... Error! Marcador no definido. OBTENCIÓN DE CUPO DE ESTUDIOS DE MANERA INDIVIDUAL... Error! Marcador no definido. OBTENCIÓN DE CUPO POR MEDIO DEL SISTEMA NACIONAL DE NIVELACIÓN Y ADMISIÓN (SNNA)... 7 CONDICIÓN DE ESTUDIOS DE PERSONAS CON ESTUDIOS EN CURSO... Error! Marcador no definido. INICIO DE POSTULACIÓN PARA APLICAR A LA BECA... 7 REQUISITOS PARA POSTULAR A LA BECA... 8 POSTULACIÓN... 9 PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA ADJUDICACIÓN DE BECA... 9 PRESENTACIÓN DE POSTULACIÓN... 9 ADJUDICACIÓN DE POSTULACIONES... 9 NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN DE BECA PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA FORMALIZAR EL FINANCIAMIENTO DE LA BECA CÓMO SE CALCULAN EL MONTO DE FINANCIAMIENTO DE LA BECA FIRMA DE CONTRATO PRIMER DESEMBOLSO GERENCIA DE BECAS Página 2

3 DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PRIMER PAGO SEGUIMIENTO ACADÉMICO Y FINANCIERO: SEGUNDO Y POSTERIORES DESEMBOLSOS PERIODICIDAD DE PAGOS MANUTENCIÓN PASAJES SEGUIMIENTO ACADÉMICO SOLICITUDES DE BECARIOS EN EL TRANSCURSO DE LA VIDA DE LA BECA SOLICITUDES COMITÉ DE BECAS DEL IECE SOLICITUDES GERENTES REGIONALES DEL IECE SOLICITUDES GERENTE DE BECAS SUSPENSIÓN TEMPORAL DE BECA SUSPENSIÓN DEFINITIVA DE BECA FIN DE ESTUDIOS Y FIN DE LA PARTE ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA BECA ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA BECA FINIQUITO DE LA BECA GERENCIA DE BECAS Página 3

4 GENERALIDADES DEL PROGRAMA OBJETIVO La beca es un financiamiento no reembolsable que tiene por objetivo financiar los estudios de tercer nivel, técnico o tecnológico superior de los/as ecuatorianos/as o extranjeros/as (con residencia permanente en el país o que porten el carné de refugiados/as) en una Institución de Educación Superior (IES) del país. El Programa de Becas Nacionales para estudios de tercer nivel mantiene habilitados nueve componentes de beca, por medio de los cuales procura solventar las necesidades académicas reflejadas por la población ecuatoriana. Los componentes de beca son: Beca para Beneficiarios del Bono de Desarrollo Humano (BDH). Beca para personas que forman parte del Grupo de Alto Rendimiento (GAR). Beca por Movilidad Territorial. Beca para personas que pertenecen a un Pueblo o una Nacionalidad. Beca para Deportistas de Alto Rendimiento. Beca para Personas con Discapacidad. Beca por Solidaridad. Beca para Héroes o Heroínas Nacionales o sus descendientes directos. Beca para beneficiarios/as del Política de Cuotas. El requisito fundamental para postular a la beca es cursar estudios en modalidad presencial. Los requisitos adicionales para postular o acceder a las becas ofertadas estarán ajustados al grupo de la población al que se pretende beneficiar con el financiamiento, por lo cual cada beca tendrá parámetros específicos a ser cumplidos por los postulantes. Estudios de tercer nivel, técnico o tecnológico superior Requisito indispensable: Estudiar en Modalidad Presencial En Instituciones de Educación Superior públicas o particulares

5 INICIO DE FINANCIAMIENTO DE ESTUDIOS El Programa de Becas Nacionales-Tercer Nivel,Beca para beneficiarios/as de Política de Cuotas procura financiar el inicio de estudios de personas que hayan sido declaradas como beneficiarios/as de la política de cuotas y cumplan con los criterios de vulnerabilidad establecidos por el SNNA. Todos los interesados en postular deberán haber sido admitidos en una Institución de Educación Superior (IES) particular o cofinanciada para cursar estudios de tercer nivel, técnico o tecnológico superior, en modalidad presencial y formar parte del listado remitido por el SNNA al IECE para la validación de ser beneficiario del proceso Política de Cuotas. El financiamiento contempla el periodo de duración de la carrera académica y partirá desde la fecha de adjudicación de la beca. MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO La beca está constituida por un financiamiento parcial de los estudios a realizarse y define como monto máximo referencial al valor del Salario Básico Unificado (SBU) vigente al año de estudios. Se contemplará el financiamiento del periodo cursado en nivelación académica o preuniversitario y la duración de la carrera de tercer nivel, técnico o tecnológico superior, desde el primer semestre hasta el último periodo requerido para la culminación de estudios. Todos los valores a acreditarse por concepto de beca iniciarán desde la fecha en la que se adjudique la beca a favor del postulante. Adicionalmente, para aquellos estudiantes que residan en la Provincia de Galápagos y que deban movilizarse al territorio continental del Ecuador, para la realización de sus estudios de nivel técnico, tecnológico superior o tercer nivel; se financiará el rubro de pasajes por un monto máximo de 500 USD. RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO Programa de Becas Nacionales Financiamiento parcial Cobertura del rubro de manutención Para residentes de la Provincia de Galápagos - Rubro de Pasajes GERENCIA DE BECAS Página 5

6 MANUTENCIÓN: MANUTENCIÓN PERIODO DE NIVELACIÓN ACADÉMICA O PRE UNIVERSITARIO La beca financiará un valor máximo mensual de medio (1/2) Salario Básico Unificado (SBU) vigente durante el periodo de Nivelación Académica o Pre-Universitario MANUTENCIÓN PERIODO DE ESTUDIOS DE CARRERA La beca financiará un valor máximo mensual de un (1) Salario Básico Unificado (SBU) vigente para los estudios de carrera desde el primer semestre hasta el último periodo requerido para la culminación de estudios de tercer nivel, técnico o tecnológico superior. PASAJES: El rubro financiará el costo de un pasaje aéreo de ida (al inicio de estudios, ruta Galápagos - Ecuador) y uno de retorno (al fin de estudios, ruta Ecuador - Galápagos), en clase económica o turista para los estudiantes que residen en la provincia de Galápagos y deban movilizarse al territorio continental del Ecuador, para la realización de sus estudios de nivel técnico, tecnológico superior o tercer nivel. Este rubro está sujeto a justificación a través de las respectivas facturas originales o electrónicas a nombre del/a becario/a y presentación de los pases de abordaje originales; de no contar con los últimos, deberá presentar una certificación de viaje emitido por la aerolínea. TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO MODALIDAD DE ESTUDIOS PRESENCIAL Nivel Técnico o Tecnológico Superior Hasta 3 años Tercer Nivel Hasta 7 años GERENCIA DE BECAS Página 6

7 Se podrán financiar todos los programas de estudios independientemente del área de conocimiento para tercer nivel por un tiempo máximo de 7 años y se financiará estudios de nivel técnico o tecnológico superior por un tiempo máximo de 3 años. OBTENCIÓN DE CUPO POR MEDIO DEL SISTEMA NACIONAL DE NIVELACIÓN Y ADMISIÓN (SNNA) Los pasos para inscribirse a rendir la Evaluación Nacional para la Educación Superior (SNNA) estarán publicados en la siguiente página web (ww.snna.gob.ec) y que se detallan a continuación: 1. Ingreso a la página web del SNNA. 2. Inscripción para rendir la Evaluación Nacional para la Educación Superior (ENES). a. Creación y registro de un usuario dentro del sistema. b. Ingreso de datos personales y académicos. 3. Acudir al recinto designado para rendir la Evaluación Nacional para la Educación Superior (ENES) en la fecha notificada. 4. Con el puntaje obtenido en la Evaluación Nacional para la Educación Superior, postular a un cupo de estudios acorde a las preferencias ingresadas. 5. Aceptar o Rechazar el cupo de estudios designado. a. En el caso de aceptar el cupo, imprimir el comprobante remitido a su correo electrónico. b. En el caso de rechazar el cupo, pasará a la fase de re-postulación donde contará con la oportunidad de acceder a un cupo de estudios disponible. INICIO DE POSTULACIÓN PARA APLICAR A LA BECA Los requisitos para la postulación a la Beca para beneficiarios/as de Política de Cuotas estarán publicados en nuestra página web o podrán ser consultados en cualquiera de las agencias del IECE a nivel nacional. Para dar inicio con la postulación a la beca, el analista de becas del IECE verificará el cumplimiento de los requisitos solicitados para la postulación a la Beca Política de cuotas, los cuales serán utilizados como criterios de selección previo a la adjudicación de la beca. Una vez adjudicada la beca, se remitirá la notificación individual a cada uno de los nuevos adjudicatarios del componente de beca. La notificación constará con la siguiente información: GERENCIA DE BECAS Página 7

8 Notificación de Adjudicación de la beca * Listado de Requisitos a presentarse en las oficinas del IECE. * Presentación con información sobre los derechos y obligaciones como becarios * Notificación del periodo máximo para la firma del contrato REQUISITOS PARA POSTULAR A LA BECA Para postulantes que están iniciando estudios Fotocopia o archivo digital de la cédula de ciudadanía y certificado de votación vigente del/la solicitante, en caso de haber sufragado; o, fotocopia a color o archivo digital del pasaporte, documento de identificación o carné de refugiado/a, en el caso de ser extranjeros/as. Declaración dentro del formulario formato IECE, el formato está disponible para su descarga en la página web del IECE. Certificado de no adeudar al IECE, el documento se lo puede obtener de la página web del IECE, con el ingreso de su número de cédula. Título de Bachiller o su equivalente, o Acta de Grado refrendada en el Ministerio de Educación. Certificado bancario con el número y tipo de cuenta personal en el Ecuador (o del apoderado de ser el caso). Fotocopia de la planilla de servicio básico del último mes. Foto tamaño carnet. Declaración dentro del formulario o solicitud de postulación de acreditar situación económica adversa. Documento que evidencie la condición auto reportada a través de encuesta desarrollada por el Sistema Nacional de Nivelación y Admisión (SNNA), para confirmar su condición de vulnerabilidad: a) Certificado de pertenecer a un pueblo o nacionalidad ecuatoriana emitido por las organizaciones de base y avalado por la CODENPE, CODAE O CODEPMOC, o b) Declaración dentro del formulario o solicitud de postulación al programa; o c) En el caso de que el beneficiario/a del BDH sea de quien depende económicamente, adjuntar su fotocopia de la cédula y certificado de votación vigente, d) Declaración de adversidad económica en la que se identifique el quintil de GERENCIA DE BECAS Página 8

9 ingresos al que pertenece: Q1, Q2, Q3, Q4 o Q5; o e) Fotocopia del carné de discapacidad (40%) emitido por la entidad pública componente. POSTULACIÓN Para postular al componente de Beca para beneficiarios/as de Política de Cuotas el interesado deberá entregar el listado total de requisitos mínimos solicitados en una de las agencias del IECE a nivel nacional, el IECE no dará paso al ingreso de la postulación a la beca previo la entrega de la totalidad de documentos. PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA ADJUDICACIÓN DE BECA ENTREGA DE DOCUMENTOS EN OFICINAS DEL IECE Revisión de documentos entregados 3 días hábiles PRESENTACIÓ N DE POSTULACION ES El Analista preparará un informe técnico con los documentos entregados 7 días hábiles ADJUDICACIÓN DE BECA Se presenta el caso a consideración del Comité 2 días hábiles Notificación de adjudicación de beca PRESENTACIÓN DE POSTULACIÓN Los analistas de becas revisan los documentos entregados para el ingreso de la postulación y preparará un informe técnico para la presentación del caso a consideración del Comité de Becas del IECE, en caso de detectar alguna novedad en los documentos proporcionados el Analista tomará contacto con el postulante para solicitar la aclaración o la presentación de documentación adicional. Una vez elaborado el Informe técnico, la totalidad de casos serán remitidos a la Gerencia de Becas del IECE para ser presentados en Comité de Becas, el Comité se reúne una vez por semana. ADJUDICACIÓN DE POSTULACIONES Para realizar las adjudicaciones de becas del Programa de Becas Nacionales se realizan reuniones cada quince días, en estas reuniones se analizan todos los expedientes que han completado sus postulaciones y reúnen todos los requisitos exigidos en la etapa de postulación. El comité tiene la potestad de solicitar información adicional a los postulantes cuyas postulaciones no tengan información clara sobre modalidad de estudios, institución de educación superior, cumplimiento de requisitos específicos, etc. GERENCIA DE BECAS Página 9

10 Si las postulaciones no cuentan con observaciones por parte del comité, son aprobadas y esta aprobación se notifica a través de correo electrónico a los ahora adjudicatarios de beca del programa Nacional de Becas. NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN DE BECA Las notificaciones se realizan a través de correo electrónico a los adjudicatarios, esta notificación se la hace hasta 8días después de la reunión del comité. El correo de notificación consta de los siguientes documentos: - Fecha máxima para la firma del contrato de beca - Carta de Adjudicación de la beca - Presentación con el contenido de las obligaciones y derechos adquiridos al ser becario/a. - Bases de Postulación. PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA FORMALIZAR EL FINANCIAMIENTO DE LA BECA CONTRATO DE BECA PRIMER PAGO CÓMO SE CALCULAN EL MONTO DE FINANCIAMIENTO DE LA BECA El cálculo de valores toma como insumo la información otorgada por la Institución de Educación Superior (IES), donde consta el periodo de estudios que cada becario deberá cursar previo la obtención de su título, por lo cual es fundamental que el becario acuda a la firma del contrato con el documento emitido por la universidad donde conste las fechas desde y hasta cuando cursará estudios de nivelación académica y de carrera, en lo posible el certificado deberá contar con la fecha exacta de inicio y finalización de clases. Con esta información el analista procederá a realizar el cálculo de los valores a reconocerse por concepto de beca para cada uno de los periodos de estudio, acorde al Salario Básico Unificado vigente del año en curso. FIRMA DE CONTRATO Con la proyección de valores a reconocerse para el periodo de estudios a realizarse en el año en curso, se procederá con la firma de su contrato de financiamiento. GERENCIA DE BECAS Página 10

11 PRIMER DESEMBOLSO DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PRIMER PAGO El documento que habilita al pago del primer desembolso (1er pago del 1er trimestre) es: - La firma del contrato de financiamiento SEGUIMIENTO ACADÉMICO Y FINANCIERO: SEGUNDO Y POSTERIORES DESEMBOLSOS Presentación trimestral de certificado de asistencia regular a clases, emitido por la Institución de Educación Superior donde esta cursando estudios Presentación al final de cada periodo académico del certificado de pase de semestre/año y el certificado notas obtenidas por medio del cual se acredite un promedio acumulado de 8/10 o su equivalente PERIODICIDAD DE PAGOS MANUTENCIÓN Los pagos se realizan de manera trimestral, cada 3 meses calendario, de acuerdo a la periodicidad establecida con el becario al momento de la suscripción de su contrato. El becario debe tomar en cuenta cuáles son las fechas programadas para sus pagos de tal forma que remita con la debida anticipación a su analista los documentos de seguimiento académico correspondientes. PASAJES Los pagos se efectuarán uno al inicio de los estudios y otro al fin de los estudios con la presentación de las cotizaciones de pasajes en alguna aerolínea del país. GERENCIA DE BECAS Página 11

12 SEGUIMIENTO ACADÉMICO El becario debe presentar obligatoriamente su récord académico oficial una vez que la universidad lo emita al final de cada período de estudios, con esto su analista verificará el desempeño académico del becario. Se debe recordar que el becario debe cumplir con sus estudios en los tiempos establecidos en el contrato de financiamiento, en este sentido, se deberá notificar de cualquier alteración en la programación de estudios inmediatamente después de conocido el hecho para establecer los procesos administrativos correspondientes con respecto a la beca. SOLICITUDES DE BECARIOS EN EL TRANSCURSO DE LA VIDA DE LA BECA Todo becario podrá elevar una solicitud dirigida al Comité de Becas del IECE, al Gerente Regional o a la Gerencia de Becas, la misma que debe ser entregada al analista para la revisión del caso y la documentación correspondiente; las siguientes solicitudes para que sean conocidas y resueltas en el pleno del mismo: SOLICITUDES COMITÉ DE BECAS DEL IECE DESISTIMIENTO, ABANDONO, SUSPENSIÓN DEFINITIVA O TEMPORAL E INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES Solicitud firmada Documentos de respaldo de la solicitud planteada SOLICITUDES GERENTES REGIONALES DEL IECE Resolver las solicitudes de los adjudicatarios, exceptuando casos de cambios de universidad o financiamiento. Resolver las solicitudes de los/as becarios/as referentes a cambio de rubros que no afecten el presupuesto, diferimiento del inicio del periodo de compensación sin financiamiento adicional y otras presentadas por los/as becarios/as; SOLICITUDES GERENTE DE BECAS Resolver las solicitudes de cambio de universidad y financiamiento. GERENCIA DE BECAS Página 12

13 SUSPENSIÓN TEMPORAL DE BECA En caso de que el becario incurra en incumplimiento de sus obligaciones, el área responsable de Becas del IECE, pondrá los mismos en conocimiento del Comité de Becas. La suspensión temporal de la beca implica, suspensión de los desembolsos en los casos de: - Enfermedad, incapacidad mental o física que impida al becario/a de manera temporal, la continuación de sus actividades educativas, debidamente justificadas, máximo por un (1) período académico. - Privación de la libertad, que impida al becario de manera temporal, la continuación de sus actividades educativas, debidamente justificadas, máximo por un (1) período académico. - Por perdida injustificada de una materia, crédito, semestre o año académico. - Por no acreditar un promedio acumulado mínimo de 8.00/10.00 o su equivalente. - Una vez sucedido el hecho, el becario deberá informar al IECE, en un plazo no mayor al requerido para el siguiente desembolso, caso contrario la becas quedará suspendida de manera definitiva. Una vez suspendida la causa por la cual se suspendió de manera temporal la ejecución de la beca, el becario deberá informar al IECE, para continuar percibiendo el beneficio de la misma. SUSPENSIÓN DEFINITIVA DE BECA Se dará por incurrir en las siguientes causales: - Abandono de estudios, entendido como inasistencia injustificada por (1) periodo académico, el mismo que no ha sido subsanado, antes del inicio del nuevo periodo de estudios. - Expulsión de la Institución de Educación Superior. - Comprobación de la entrega de documentos falsificados o adulterados. - Por pérdida injustificada por segunda ocasión, de una materia, crédito, semestre o año académico. - Por no acreditar por segunda ocasión, un promedio acumulado mínimo solicitado para la beca. - Enfermedad, fallecimiento, incapacidad mental o física que impida al becario/a, la continuación de sus actividades académicas en forma definitiva, debidamente justificada y comprobada por los mecanismos que estime pertinentes el Comité de Becas, las cuales impidan al becario/a continuar sus estudios. - Renuncia de manera justificada a la beca concedida, previo análisis y resolución del Comité de Becas del IECE, el cual podrá exonerar de la prohibición de aplicar a otro programa de beca del Gobierno Nacional. GERENCIA DE BECAS Página 13

14 FIN DE ESTUDIOS Y FIN DE LA PARTE ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA BECA Financiamiento de manutención: Entregar el reporte final de notas acumuladas En el caso de financiamiento de pasajes: Facturas del pasaje y comprobante de abordaje ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS El becario debe presentar obligatoriamente los siguientes documentos: - Copia del récord de notas final que indique el número de créditos y las notas correspondientes - En el caso de haber financiado el rubro de pasajes se deberá presentar lo siguiente: facturas originales o electrónicas a nombre del/a becario/a y presentación de los pases de abordaje originales; de no contar con los últimos, deberá presentar una certificación de viaje emitido por la aerolínea. LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA BECA La liquidación financiera consiste en un balance final de cuentas en donde se analizan los montos entregados al becario y los justificativos que se hayan presentado con respecto a los pagos recibidos. Si el resultado de este cálculo arroja un valor negativo, se puede realizar un desembolso al becario para reembolsar aquellos valores que estando debidamente justificados deben acreditarse a su favor por el periodo de estudios cursado. Si el resultado de este cálculo arroja un valor positivo, se debe realizar la restitución de valores al IECE, al no haberse justificado debidamente. Si el resultado de este cálculo no arroja ni un valor positivo ni negativo, es decir, es igual a cero, significa que los valores desembolsados por concepto de beca y los justificativos otorgados del seguimiento académico satisfacen las obligaciones asumidas por el IECE y por el Becario en el periodo de estudios cursado. FINIQUITO DE LA BECA La beca se entiende como finiquitada una vez que el becario ha cumplido con todas las obligaciones académicas y financieras que conforman la beca, el proceso se formaliza con la firma de una Acta de Finiquito, por medio de la que se da constancia de la liquidación financiera efectuada. GERENCIA DE BECAS Página 14