VIDEOCONFERENCIA CONFORMACIÓN Y FUNCIONES DE LAS COMISIONES DE PERSONAL

Transcripción

1 VIDEOCONFERENCIA CONFORMACIÓN Y FUNCIONES DE LAS COMISIONES DE PERSONAL JUSTIFICACIÓN DE LA VIDEOCONFERENCIA. La Comisión Nacional de Personal del SENA, en reunión del 26 de marzo de 2010, según consta en el Acta No. 079, consideró que en algunas regionales del SENA hay comisiones de personal que no tienen claras sus funciones ni la delimitación de las temáticas que deben abordar en el ámbito de su competencia, algunas de las cuales por disposición legal están reservadas a la Comisión Nacional de Personal, por ende se programó la presente videoconferencia, cuyo objetivo está encaminado a precisar la conformación, funciones y competencias atribuidas a la Comisión Nacional de Personal y comisiones regionales de personal del SENA, así como también aclarar las dudas que surjan al respecto. NORMATIVIDAD Ley 909 de 2004 (art. 16) Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Decreto 1228 de 2005 Por la cual se reglamenta el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal

2 Decreto 760 de 2005 Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisión Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funciones Reglamento de la Comisión Nacional de Personal del SENA (Acta 64 del 15 y 16 de octubre de 2008) CONFORMACIÓN DE LAS COMISIONES DE PERSONAL. La comisiones de personal se conforman según lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 y lo establecido en el Decreto reglamentario 1228 de Para el caso de las comisiones de personal municipales, distritales, departamentales y nacional para la concertación, a que se refiere el parágrafo del artículo 16 de la Ley 909 de , se debe observar lo dispuesto en el Acuerdo No. 109 del 3 de septiembre de 2009, expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC 2. Es de aclarar que las comisiones de personal municipal, distrital, departamental y nacional para la concertación tienen su conformación y funciones separadas a las que se refiere el artículo 16 de la Ley 909 y el Decreto reglamentario 1228 de El parágrafo del artículo 16 de la Ley 909 de 200,4 establece lo siguiente: PARÁGRAFO. Con el propósito de que sirvan de escenario de concertación entre los empleados y la administración existirán Comisiones de Personal Municipales, Distritales, Departamentales y Nacional, cuya conformación y funciones serán determinadas por el reglamento, que para el efecto expida la Comisión Nacional del Servicio Civil 2 El artículo 4 del Acuerdo No. 109 de 2009 estable las funciones que deben cumplir las Comisiones de Personal Municipales, Distritales, Departamentales y Nacional para la Concertación.

3 Lo anterior significa que las comisiones de personal nacional y regionales que deben existir en los organismos y entidades regulados por la Ley 909 de 2004, como es el caso del SENA, no asumen funciones de concertación. CONFORMACIÓN DE LAS COMISIONES DE PERSONAL Las comisiones de personal de carácter nacional y regional o seccional se conforman atendiendo lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 y el Decreto 1228 de 2005, que al respecto señalan: Ley 909 de 2004 ARTÍCULO 16. LAS COMISIONES DE PERSONAL. 1. En todos los organismos y entidades reguladas por esta ley deberá existir una Comisión de Personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismo designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados deben ser de carrera administrativa y elegidos por votación directa de los empleados. En igual forma, se integrarán Comisiones de Personal en cada una de las dependencias regionales o seccionales de las entidades. Decreto 1228 de ARTÍCULO 1o. En todos los organismos y entidades regulados por la Ley 909 de 2004 deberá existir una Comisión de Personal conformada por dos (2) 3 El Decreto 1228 de 2005 reglamentó el artículo 16 de la Ley 909 de 2004, excepto su parágrafo que fue reglamentado por el Acuerdo No. 109 de 2009 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC.

4 representantes del organismo o entidad, designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera. Los dos representantes que para el efecto designe el jefe del organismo o entidad serán empleados públicos de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa. Los dos representantes de los empleados serán elegidos por votación directa de los empleados públicos del organismo o entidad y cada uno tendrá un suplente que deberá acreditar los mismos requisitos y condiciones del titular. No podrán participar en la votación los empleados cuya vinculación sea de carácter provisional o temporal. En igual forma se integrarán Comisiones de Personal en cada una de las dependencias regionales o seccionales de los organismos o entidades. INTEGRACIÓN DE LA COMISIÓN NACIONAL DE PERSONAL. La Comisión Nacional de Personal del SENA está integrada por dos (2) representantes de la entidad designados por el Director General del SENA y dos (2) representantes de los empleados que son de carrera administrativa elegidos por votación directa de los empleados. Los representantes de los empleados cuentan con dos (2) suplentes. En virtud de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 1 del Decreto 1228 de 2005, la comisión nacional de

5 personal del SENA expidió su reglamento interno para regular su funcionamiento 4. En el reglamento interno que aprobó la Comisión Nacional de Personal del SENA se indica la forma en que debe quedar integrada la Comisión Nacional de Personal, la elección del presidente y la designación de la persona que asumirá la Secretaría de la Comisión así como las funciones que deben cumplir unos y otros 5. INTEGRACIÓN DE LAS COMISIONES REGIONALES DE PERSONAL. En atención a lo dispuesto en el inciso 1 del artículo 16 de la Ley 909 de 2004 y el artículo 1 del Decreto 1228 de en cada una de las regionales del SENA se deben integrar comisiones de personal en la misma forma que se integra la Comisión Nacional de Personal. En la actualidad, existen en el SENA veintitrés (23) comisiones de personal, incluida la Comisión Nacional de Personal del SENA. Las regionales del SENA que no tienen conformada comisión regional de personal son. (Completar). PROCEDIMIENTO Y CALIDADES PARA INTEGRAR LA COMISIONES DE PERSONAL. 4 Mediante Acta No. 64 del 15 y 16 de octubre de 2008 se reformó el Reglamento de la Comisión Nacional de Personal del SENA. 5 Ver Acta No. 64 del 15 y 16 de octubre de En el inciso 1 del Artículo 16 de la Ley 909 de 2004 se indica: En igual forma, se integrarán Comisiones de Personal en cada una de las dependencias regionales o seccionales de la entidades, indicación que se repite en el artículo 1 del Decreto 1228 de 2005.

6 El procedimiento que se debe seguir para integrar las comisiones de personal de carácter nacional y regional o seccional y las calidades que deben acreditar sus integrantes, está establecido en el capítulo II del Decreto 1228 de 2005 que al respecto dispone: CAPITULO II. REPRESENTANTES DE LOS EMPLEADOS EN LA COMISIÓN DE PERSONAL. ARTÍCULO 4o. Para la elección de los representantes de los empleados en la Comisión de Personal y los suplentes, el Jefe de la entidad o de la dependencia regional o seccional, según sea el caso, convocará a elecciones con una antelación no inferior a treinta (30) días hábiles al vencimiento del respectivo periodo. ARTÍCULO 5o. La convocatoria se divulgará ampliamente y contendrá por lo menos la siguiente información: 5.1. Fecha y objeto de la convocatoria Funciones de la Comisión de Personal Calidades que deben acreditar los aspirantes Unidad o dependencia en la cual se inscribirán los candidatos Requisitos para la inscripción y plazos para hacerla Lugar, día y hora en que se abrirá y se cerrará la votación; y 5.7. Lugar, día y hora en que se efectuará el escrutinio general y la declaración de la elección. ARTÍCULO 6o. Los aspirantes a ser representantes de los empleados en la Comisión de Personal deberán acreditar las siguientes calidades: 6.1. No haber sido sancionados disciplinariamente durante el año anterior a la fecha de la inscripción de la candidatura; y 6.2. Ser empleados de carrera administrativa.

7 ARTÍCULO 7o. Los candidatos a ser representantes de los empleados ante la Comisión de Personal deberán inscribirse y acreditar las calidades exigidas en el artículo anterior, ante el Jefe de la Unidad de Personal o ante quien haga sus veces en la respectiva entidad o en la dependencia regional o seccional, dentro de los cinco (5) días siguientes a la divulgación de la convocatoria. Si dentro de dicho término no se inscribieren por lo menos cuatro (4) candidatos o los inscritos no acreditaren los requisitos exigidos, este término se prorrogará por un lapso igual. ARTÍCULO 8o. El Jefe de la Unidad de Personal o quien haga sus veces, el día hábil siguiente al vencimiento del término previsto en este decreto para la inscripción de los candidatos, divulgará ampliamente la lista de los inscritos que hubieren reunido los requisitos exigidos. Para efectos de la respectiva elección el Jefe de la Unidad de Personal o quien haga sus veces en la entidad o en la dependencia regional o seccional, organizará las mesas de votación, de tal manera que garantice el derecho a votar. La Elección será vigilada por los jurados de votación que designe el citado empleado, dentro de los tres días siguientes a la divulgación de candidatos inscritos. La notificación a los jurados se efectuará mediante la publicación de la lista respectiva el día hábil siguiente al de su designación. ARTÍCULO 9o. Corresponderá a los jurados de votación: 9.1. Recibir y verificar los documentos y los elementos de la mesa de votación Revisar la urna Instalar la mesa de votación Vigilar el proceso de votación Verificar la identidad de los votantes Realizar el escrutinio de los votos y consignar los resultados en el acta de escrutinio; y 9.7. Firmar las actas.

8 ARTÍCULO 10. El Jefe de la Unidad de Personal o quien haga sus veces en la entidad o en la dependencia regional o seccional publicará durante los dos (2) días anteriores a la elección, la lista general de votantes con indicación del documento de identidad y del número y ubicación de la mesa de votación en la que les corresponderá votar. ARTÍCULO 11. Las votaciones se efectuarán en un solo día y se abrirán y se cerrarán en las horas previstas en la convocatoria. Cerrada la votación, uno de los miembros del jurado leerá en voz alta el número total de sufragantes y se dejará constancia en el acta de escrutinio y en la lista general de sufragantes. Surtido el anterior trámite la urna se abrirá públicamente y se contarán uno a uno los votos en ella depositados sin desdoblarlos; si el número de ellos superare el número de empleados públicos que sufragaron, se introducirán de nuevo en la urna y se sacarán al azar tantos votos cuanto sean los excedentes y sin desdoblarlos se incinerarán en el acto. De tal evento se dejará constancia en el acta de escrutinio. ARTÍCULO 12. Los jurados procederán a hacer el escrutinio y a anotar en la correspondiente acta el número de votos emitidos en favor de cada candidato, así como el de los votos en blanco. Los votos que no permitan identificar claramente la decisión del votante no serán computados. Una vez terminado el escrutinio se leerá el resultado en voz alta y el jurado o jurados entregarán al Jefe de la Unidad de Personal o a quien haga sus veces los votos y los demás documentos utilizados. De lo todo lo anterior se dejará constancia en el acta de escrutinio que será firmada por los miembros del jurado de votación y entregada al Jefe de la Unidad de Personal o a quien haga sus veces. ARTÍCULO 13. Los candidatos podrán en el acto mismo del escrutinio presentar reclamaciones por escrito, las cuales serán

9 resueltas por el Jefe de la Unidad de personal o por quien haga sus veces de la respectiva entidad o de las regionales o seccionales. Resueltas las reclamaciones o solicitudes, el Jefe de Personal o quien haga sus veces publicará los resultados de las votaciones. ARTÍCULO 14. Serán elegidos como representantes de los empleados en la Comisión de Personal, los candidatos que obtengan mayoría de votos en estricto orden. Como suplentes serán elegidos los que obtengan el tercero y cuarto lugar, quienes en su orden reemplazarán a los principales. ARTÍCULO 15. Si el mayor número de votos fuere igual para dos de los candidatos, estos serán elegidos como representantes de los empleados ante la Comisión de personal. Si el número de votos a favor de más de dos candidatos fuere igual, la elección se decidirá a la suerte. ARTÍCULO 16. Los representantes de los empleados en la Comisión de Personal y sus suplentes serán elegidos para períodos de dos (2) años, que se contarán a partir de la fecha de la comunicación de la elección. Los representantes de los empleados y sus suplentes no podrán ser reelegidos para el período siguiente. ARTÍCULO 17. Las faltas temporales de los representantes de los empleados en la Comisión de Personal serán llenadas por los suplentes. En caso de falta absoluta de un representante de los empleados el suplente asumirá tal calidad hasta el final el período. En caso de que por alguna circunstancia el número de los representantes de los empleados en la Comisión de Personal no se ajuste a lo establecido en la Ley 909 de 2004, se convocará a elecciones dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que se tenga conocimiento de tal hecho.

10 ARTÍCULO 18. Cuando el número de empleados públicos de carrera de una dependencia regional o seccional no permita la conformación de la Comisión de Personal, estos participarán en la elección convocada por el jefe de la entidad a la cual pertenece la dependencia regional o seccional. ARTÍCULO 19. Dentro del mes siguiente a la publicación del presente decreto, las entidades convocarán a elección de los representantes de los empleados ante la Comisión de Personal, de acuerdo a lo establecido en el presente decreto. Elegidos los representantes, quedará sin efecto la designación del representante de los empleados a la Comisión de Personal existente. ARTÍCULO 20. En las entidades en las cuales no haya personal de carrera administrativa, o el número de empleados de carrera no haga posible la conformación de la Comisión de Personal podrán participar como electores o aspirantes, las personas que se encuentren vinculadas en calidad de provisionales. De lo anterior es menester aclarar que mientras la designación de los dos (2) representantes de la administración ante la Comisión Nacional de Personal del SENA y Comisión de Personal de la Dirección General la realiza el Director General del SENA, mediante acto administrativa ( resolución) que expide para el efecto; en el caso de las regionales del SENA, la designación de los representantes de la administración ante la Comisión Regional de Personal le corresponde hacerla al respectivo Director Regional mediante acto administrativo (resolución), para un período de dos (2) años, en ambos casos. FUNCIONES DE LAS COMISIONES DE PERSONAL

11 Las funciones que le corresponde cumplir a las comisiones de personal en general, son las establecidas en el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 y lo señalado en el parágrafo del artículo 1 del Decreto 1228 de Ley 909 de 2004 ARTÍCULO 16. LAS COMISIONES DE PERSONAL. 1. (.) Esta Comisión se reunirá por lo menos una vez al mes y será convocada por cualquiera de sus integrantes o por el jefe de personal de la entidad u organismo o quien haga sus veces, quien será el secretario de la misma y llevará en estricto orden y rigurosidad las Actas de las reuniones. La Comisión elegirá de su seno un presidente. 2. Además de las asignadas en otras normas, las Comisiones de Personal cumplirán las siguientes funciones: a) Velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para el efecto, la Comisión de Personal deberá elaborar los informes y atender las solicitudes que aquella requiera; b) Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial;

12 c) Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes; d) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman sus empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos; e) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos; f) Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa; g) Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en esta ley; h) Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento; i) Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional; j) Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley o el reglamento.

13 3. Las Comisiones de Personal de las entidades públicas deberán informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil de todas las incidencias que se produzcan en los procesos de selección, evaluación del desempeño y de los encargos. Trimestralmente enviarán a la Comisión Nacional del Servicio Civil un informe detallado de sus actuaciones y del cumplimiento de sus funciones. En cualquier momento la Comisión Nacional del Servicio Civil podrá asumir el conocimiento de los asuntos o enviar un delegado suyo para que elabore un informe al respecto y se adopten las decisiones que correspondan. Establecer el reglamento al que se someterá su funcionamiento 7. Es preciso acotar que las funciones asignadas a las Comisiones de Personal en los literales d) y e) del artículo 16 de la Ley 909 de 2004 no podrán ser ejercidas por las Comisiones de Personal de las dependencias regionales o seccionales de las entidades, por cuanto son de competencia exclusiva de la Comisión Nacional de Personal, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 760 de El parágrafo del artículo 1 del Decreto 1228 de 2005 establece: PARAGRAFO. Las Comisiones de Personal establecerán du reglamento de funcionamiento 8 El artículo 6 del Decreto 760 de 2005 establece: Artículo 6. Las funciones asignadas a las Comisiones de Personal, en los literales d) y e) del artículo 16 de la Ley 909 de 2004 no podrán ser ejercidas por las Comisiones de Personal de las dependencias regionales o seccionales de las entidades.

14 FUNCIONES EXCLUSIVAS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE PERSONAL DEL SENA Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes; Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman sus empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos (Literal d del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, por disposición del artículo 6 del 760 de 2005) 9. Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos (Literal e del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, por disposición del artículo 6 del Decreto 760 de 2005). 9 La Comisión Nacional de Personal debe observar el procedimiento señalado en el artículo 31 del Decreto 760 de 2005.

15 Informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil dentro del los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de reunión, a través del secretario de la Comisión de Personal, todas las incidencias que se produzcan en relación con los procesos de selección, evaluación del desempeño y de los encargos; además, trimestralmente se le enviará a la Comisión Nacional del Servicio Civil un informe detallado de sus actuaciones y del cumplimiento de sus funciones 10. Hacer seguimiento al cumplimiento de las reuniones y de las funciones por parte de las Comisiones Regionales de Personal 11. Establecer mecanismos para propender por la capacitación de sus integrantes, entre ellos, podrá promover la realización de encuentros zonales nacionales 12 Velar porque la Comisiones Regionales de Personal adopten su propio reglamento 13. Asumir el conocimiento de los asuntos propios de su competencia que se surjan en las regionales donde no exista Comisión de Personal. Estas funciones por su incidencia y naturaleza la debe asumir la Comisión Nacional de Personal del SENA. 10 Ver literal j) del artículo 5 de la reforma al Reglamento de la Comisión Nacional de Personal, aprobado mediante Acta No. 64 del 15 y 16 de octubre de Ver literal l) del artículo 5 del reglamento. 12 Ver artículo 10 del reglamento. 13 Ver artículo 10 del reglamento.

16 FUNCIONES DE LAS COMISIONES REGIONALES DE PERSONAL. Reunirse por lo menos una vez al mes y será convocada por cualquiera de sus integrantes o por el jefe de personal de la entidad u organismo o quien haga sus veces, quien será el secretario de la misma y llevará en estricto orden y rigurosidad las Actas de las reuniones. Elegir de su seno un presidente. Velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para el efecto, la Comisión de Personal deberá elaborar los informes y atender las solicitudes que aquella requiera; Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial. Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir

17 los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes. Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa. Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en la ley 909 de Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento; Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional; Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley Informar, a través de la Comisión Nacional de Personal, a la Comisión Nacional del Servicio Civil de todas las incidencias que se produzcan en los procesos de selección, evaluación del

18 desempeño y de los encargos en su respectiva regional. Establecer el reglamento a que se someterá su funcionamiento. Enviar a la Comisión Nacional de Personal los informes trimestrales ordenados en la Ley 909 de FUNCIONES DEL SECRETARIO DE LA COMISIÓN DE PERSONAL. De acuerdo con lo señalado en el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 y lo establecido en el artículo 3 del Decreto 1228 de 2005, el Jefe de la Unidad de Personal o quien haga sus veces en los organismos y entidades regulados por la Ley 909 de 2004, será el Secretario de la Comisión de Personal, quien no tendrá voto, y en ningún caso podrá ser miembro de la misma, debiendo cumplir las siguientes funciones 14 : Convocar a los integrantes de la comisión de personal a reuniones ordinarias o extraordinarias. Con la citación deberá enviar la propuesta de orden del día, el proyecto de acta de la sesión anterior y los documentos referentes a la sesión Preparar la agenda de las reuniones y la información necesaria para las sesiones, en cumplimiento de las instrucciones que le imparta el presidente de la comisión. 14 Ver artículo 4 del Reglamento de la Comisión Nacional de Personal

19 Elaborar las actas de las reuniones y llevar su archivo en estricto orden y rigurosidad. Estas actas deberán contener un resumen de lo acontecido en la sesión, especificando sitio, hora, asistentes, acuerdos, determinaciones, constancias y conclusiones. Comunicar oportunamente las decisiones de la Comisión a quien ésta disponga. Hacer seguimiento a la ejecución de las decisiones tomadas por la Comisión y rendir informe a los integrantes de la Comisión al momento de conocer el estado de dicha ejecución. Rendir oportunamente los informes que les solicite la Comisión Nacional del Servicio Civil, previa presentación a los integrantes de la Comisión para su aprobación. Realizar las gestiones necesarias para que las respuestas a las intervenciones de la Oficina de Control Interno se realicen dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Efectuar los trámites administrativos necesarios para que los integrantes de la Comisión de Personal que residan fuera de la sede de la Comisión, cuenten con un día de anticipación a la fecha de la reunión, con los pasajes y viáticos para su desplazamiento y estadía.

20 Presentar bimestralmente a la Comisión Nacional de Personal los informes que deben enviar mensualmente las Comisiones Regionales de Personal de la entidad ( Está función es exclusiva de la Comisión Nacional de Personal). Las demás funciones propias de su cargo. CONTENIDO DE LAS RECLAMACIONES QUE SE PRESENTAN ANTE LAS COMISIONES DE PERSONAL. El artículo 4 del Decreto 760 de 2005 establece que las reclamaciones se podrán presentar por cualquier medio y contendrán por lo menos la siguiente información 15 : 1. Órgano al que se dirige. 2. Nombres y apellidos completos del peticionario y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección. 3. Objeto de la reclamación. 4. Razones en que se apoya. 5. Pruebas que pretende hacer valer. 6. Fecha en que sucedieron los hechos que fundamentan la reclamación, y 7. Suscripción de la reclamación. En caso que la reclamación se presente de forma verbal, la persona que la recibe deberá elevarla a escrito y sugerir que la firme, en caso de que se niegue, se dejará constancia de ello por escrito. DECISIONES DE LAS COMISIONES DE PERSONAL Según lo dispuesto en el segundo inciso del artículo 16 de la Ley 909 de 2004 y lo señalado en el artículo 7 15 Ver artículo 4 del Decreto 760 de 2005

21 del Decreto 760 de 2005 las decisiones que toman las comisiones de personal tienen las siguientes características: Se tomarán por mayoría absoluta. En caso de empate se repetirá nuevamente la votación y en caso de persistir, éste se dirimirá por el Jefe de Control Interno de Gestión de la respectiva entidad 16. Las decisiones deberán ser motivadas y se adoptarán con fundamento en los documentos aportados por el solicitante y en las pruebas que se hubieren practicado 17. En la parte resolutiva se indicarán los recursos que procedan contra los mismos, el órgano o autoridad ante quien deben interponerse y los plazos para hacerlo 18. NOTA. Se recomienda a las comisiones de personal que las decisiones contra las cuales proceda recurso, se adopten mediante auto como anexo de la respetiva acta, con el fin de concretar el punto y preservar la reserva de los demás asuntos que no guardan relación alguna con la reclamación presentada y tampoco son de interés para el reclamante. DERECHO PREFERENTE AL ENCARGO 16 El aparte resaltado fue declarado condicionalmente exequible por la Corte Constitucional mediante Sentencia C del 8 de febrero de 2006, Magistrado Ponente Dr. Rodrigo Escobar Gil, en el entendido que el Jefe de Control Interno de Gestión sólo podrá dirimir el empate, cuando no haya participado en la evaluación del desempeño del respectivo empleado de carrera. 17 Ver artículo 7 del Decreto 760 de Ver artículo 8 del Decreto 760 de 2005

22 De conformidad con lo previsto en los artículos 24 de la Ley 909 de 2004 y 8º del Decreto 1227 de 2005, los empleados de carrera tienen derecho a ser encargados cuando concurran las siguientes condiciones: 1. Que se esté surtiendo un proceso de selección para proveer cargos de carrera, o en su defecto, que medie la correspondiente autorización de la CNSC. 2. Que se requiera proveer un cargo de carrera en forma temporal; y 3. Que existan empleados de carrera que desempeñen cargos inmediatamente inferiores que acrediten los requisitos, posean las aptitudes y habilidades para su desempeño que no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año y que su última evaluación hubiese sido sobresaliente, quienes, en tal caso, tendrían derecho preferencial a ser encargados del empleo. 4. De no existir empleados en las condiciones precitadas se deberán tener en cuenta los servidores del grado inmediatamente inferior que se encuentren en las mismas circunstancias y así sucesivamente. De conformidad con pronunciamiento de la CNSC en oficio del 15 de junio de 2006, este derecho preferente de los empleados de carrera de ser encargados se agota con el otorgamiento de un encargo y por ende la Administración no se encontraría

23 en la obligación de conceder un nuevo encargo bajo esa modalidad al servidor que viene disfrutando de esta situación administrativa. Posteriormente, con oficio del 21 de enero de 2008, la CNSC, atendiendo consulta sobre la situación de encargo, manifestó: (Subraya). 19 Consulta del 21 de enero de 2008 Comisión Nacional del Servicio Civil.