Quiero organizar un evento y no tengo ni idea de cómo empezar!

Transcripción

1 Quiero organizar un evento y no tengo ni idea de cómo empezar! Pues poquito a poco, por el principio. De momento, si estás leyendo esto será porque ya cuentas con lo más importante: la motivación y las ganas de ayudar. Sí, lo más importante, desde luego. Porque muchas veces un evento genera un trabajo que no estarías dispuesto a asumir si la causa no lo mereciera. Y en Theodora creemos que de verdad lo merece. Así que una vez que tenemos muy claro por qué y para quién vamos a organizar este evento, vamos a por lo demás. Antes de empezar Piensa qué tipo de evento quieres hacer. Las posibilidades son infinitas y cuanto más original y divertida sea la idea más fácil será convocar a la gente para que colabore y mejor te lo vas a pasar tú! Hay voluntarios que han organizado torneos de fútbol, de pádel, bingos Otros han cruzado el estrecho de Gibraltar a nado o han corrido una maratón, las posibilidades son infinitas!

2 Eso sí, tengas la idea que tengas, siempre tienes que tener en cuenta que necesitarás: - Recursos materiales. Tienes el material necesario para el evento? Mesas, sillas, microfonía si fuera necesaria - Recursos humanos. Estás tú sólo o tienes amigos que te echarán una mano? Es muy importante que cuentes con ayuda el día del evento, que si no va a ser difícil que lo disfrutes. - Lugar de celebración. Vas a organizar un torneo de fútbol? Quizás puedan ayudarte en el Colegio de tu hijo. Y las pistas de padel de tu comunidad? Se pueden solicitar? - Balance de Ingresos y Gastos. Siempre, siempre antes de empezar tienes que pensar de dónde vendrán tus ingresos (donativos, cobro de entrada, sorteo de regalos ) y tus gastos (comida, bebida, alquiler de equipos). - Partida para imprevistos. No está de más tener prevista una partida de imprevistos, aunque suene a paradoja, por si algo se rompe a última hora o falla algún colaborador. busca siempre la mejor fecha posible. - Fecha. Piensa que no siempre la fecha que te viene bien a ti es la mejor para los demás. Un torneo de fútbol en enero en León? Quizás paséis algo de frío. Y un campeonato de pádel en Madrid en agosto? A lo mejor tus vecinos están de vacaciones Tu fiesta coincide con el Real Madrid- Barcelona? Pregunta, infórmate y - Marca unas expectativas realistas. No pretendas conseguir millones con un evento, se empieza poquito a poquito! Y ten en cuenta que cada ayuda, por pequeña o grande que sea, es muy importante. Una visita de un Doctor Sonrisa a un niño hospitalizado cuesta diez euros. Ves lo importante que serán esos euros para ese pequeño y su familia?

3 Cuéntalo, que se entere todo el mundo! El mundo online ha revolucionado la comunicación en las ONG por su bajo coste y las inmensas posibilidades que ofrece, así que aprovechémoslo! Piensa en los recursos que podemos utilizar: - Correo electrónico. Se tarda muy poquito en enviar tu invitación a toda tu base de datos. - Facebook. Crea un evento, personaliza tu foto de perfil - Twitter. Crea un hastag divertido y envíaselo a todos tus amigos. - Blog. Y si tienes un blog, no dejes de contarlo! Pero no podemos olvidar la comunicación tradicional, que es mucho más efectiva en según qué ocasiones. Pregúntanos porque ponemos a tu disposición todo el material que sea posible. - Carteles. Descarga el cartel personalizable que te ofrecemos y ponlo donde todo el mundo pueda verlo: en tu ascensor, en el portal, en el bar de la esquina, el colegio de tus hijos - Invitaciones personalizables. Buzonea, deja algunos ejemplos en la tienda a la que vas todos los días, tiendas infantiles si se trata de un evento familiar. Piensa dónde está tu público. - Teléfono. Llama, no hay nada más convicente que la comunicación personal! - Convocatoria y notas de prensa en medios locales. Si tu evento es original, tienes muchas posibilidades de que lo promocionen. Pero sobre todo que no se te olvide que, además de la causa solidaria, tienes una historia que contar: la tuya. Personaliza tu evento, mantén a la gente informada, cuenta los retos a los que te enfrentas, las dificultades piensa que la mayoría de la gente que te ayudará serán tus amigos, familia y conocidos. Seguro que ver tu esfuerzo les ayudará a implicarse. Además, que no se te olvide utilizar siempre una comunicación coherente con la causa. Fundación Theodora trabaja con infancia, por lo que todos los temas relativos a alcohol, tabaco o juego están muy lejos de nosotros.

4 Captación de fondos Uno de los secretos para hacer una captación de fondos efectiva es que sea muy, muy sencillo donar. Tenlo en cuenta a la hora de organizar tu evento. Huchas, venta de objetos, de entradas, donativos online hay muchas maneras de captar fondos. Nosotros ponemos a tu disposición: - Hucha. Podemos enviarte huchas con la imagen de Fundación Theodora - donativo online: Además, es imprescindible ser 100% transparentes a la hora de comunicarlo. Si la donación íntegra de tus invitados se destinará a dilo! Y si no, también. Detalla tu plan de ingresos y gastos y ten previsto que habrá cosas que, paradójicamente, no podrás prever, así que destina una partida para ello. Ponemos a tu disposición un cuadro de ingresos y gastos, pero intenta personalizarlo al máximo. Como sabes, cada visita de un Doctor Sonrisa a un niño hospitalizado nos cuesta diez euros, así que personaliza la donación en sonrisas. Hay que tener en cuenta que siempre hay que solicitar los permisos pertinentes para recaudar fondos en lugares públicos (autoridades locales) y privados (pedir permiso al dueño del establecimiento).

5 El Día del Evento Disfruta del gran día. Recuerda que todo lo que haces tiene un único objetivo: ayudar a que un niño hospitalizado sonría, así que tú también tienes que hacerlo! Y no te olvides de controlar a la perfección los mensajes clave de la Fundación Theodora. Ese día tú eres nuestro embajador. Haz fotos que después puedas enviar para dar las gracias, pero ten en cuenta que si se identifica a los menores, deberás contar con el permiso de sus padres y la Fiscalía de Menores de tu comunidad para publicarlas. También podemos ofrecerte un modelo de solicitud, pero recuerda que la responsabilidad es de quien publica la foto. Cada evento es una magnífica oportunidad para comunicar, así que te ayudaremos con todo el material que nos sea posible. De bien nacidos es ser agradecidos. Nunca, nunca te olvides de dar las gracias a todos los que te han ayudado. Ten siempre muy presente que sin ellos no hay evento. Que un poquito de ayuda de todos es mucho. Utiliza las formas de comunicación a tu alcance para hacerles partícipes del objetivo conseguido: mail, redes sociales, teléfono Y personaliza la donación. Ya sabes, cada diez euros es un niño visitado, cada sonrisa suma! Es muy sencillo calcular la cantidad de niños a los que vas a ayudar, pues cuéntalo! Ejemplos de eventos solidarios Aprovecha ocasiones que ya se celebran: bodas, bautizos y comuniones, eventos de final de curso en colegios y academias, carreras en asociaciones, fiestas de barrio, fiestas de pueblo y dales un toque solidario. - Recicla: mercadillos de segunda mano, intercambios de tiempo

6 - Pon un reto a subasta: Un voluntario de Theodora cruzó a nado el estrecho de Gibraltar y pidió que sus amigos patrocinaran cada metro del recorrido a través de Otro va a correr tres carreras de larga distancia bajo el mismo modelo. Puedes hacer lo mismo con una carrera popular, o el reto que se te ocurra! - Venta de pasteles, fruta, dulces típicos. Cocina por una buena causa. También puedes vender merchandising de la Fundación Theodora tanto el día el evento como todo el año si dispones de las instalaciones. - Concierto Solidario. Tienes un grupo de amigos que sabe tocar? Pues ya tienes medio evento listo! - Torneo solidario. De fútbol, pádel, tenis, canicas, pingpong, dominó, de mus Gestión de donativos La forma de ingresar los donativos a la Fundación Theodora es muy sencilla: - Ingreso bancario en la cuenta de La Caixa ES identificando el evento con los datos en el asunto. - Crear un evento en Perfecto para facilitar la participación en retos y eventos online.